Expediente financiero

La página del expediente financiero reúne la parte económica de un expediente: los ingresos y costes que espera (estimaciones), los ingresos y costes que realmente se producen (importes reales), y las facturas, facturas de proveedor, documentos y comentarios que los acompañan. También lleva las finanzas del expediente por sus pasos de aprobación y cierre. La parte operativa del mismo expediente está en la página del expediente.

Para abrir un expediente financiero, seleccione su Job ID en la página Workflow Finance, seleccione Finance en el expediente o seleccione Job Finance en el menú de tareas de una de sus órdenes de trabajo. Los enlaces de finanzas de los informes, paneles, facturas y facturas de proveedor también lo abren. Para las partidas «for WO» de una sola orden de trabajo, consulte Finanzas de la orden de trabajo.

Cómo funciona un expediente financiero

Cada expediente financiero pasa por estos pasos:

1. Draft: usted añade las estimaciones, por ejemplo inicializándolas a partir de las partidas predeterminadas del flujo de trabajo o de un presupuesto.
2. Approval Requested: alguien solicita la aprobación de las estimaciones. Ya no se pueden modificar.
3. Approved: las estimaciones están aprobadas y bloqueadas, y TrakIT las copia a los importes reales. A partir de ese momento, usted registra las cifras reales, emite facturas y registra facturas de proveedor.
4. Request for Closing: alguien solicita el cierre del expediente financiero. Los importes reales ya no se pueden modificar.
5. Closed: el expediente financiero está terminado.

Un expediente financiero también puede pasar a Cancelled antes de que se aprueben sus estimaciones, y uno cerrado o cancelado se puede reabrir. Consulte Estado del expediente. Para seguir las finanzas de un expediente desde el presupuesto hasta los pagos, consulte Del presupuesto al pago.

Empresas y monedas

Las finanzas se llevan por separado para cada empresa que trabaja en el expediente. Cada empresa tiene sus propias partidas, estado, moneda, comentarios y registro de auditoría. Elija la empresa en la primera lista bajo el título (su texto de ayuda es Company Selection). La lista muestra las empresas a las que tiene acceso; si hay más de una, la página se abre en la primera empresa que tiene partidas en el expediente.

La segunda lista (Currency Selection) es la moneda financiera del expediente para esa empresa. Todos los importes de la página están en esta moneda, salvo que se indique otra. Solo puede cambiarla mientras el estado sea Draft y aún no haya estimaciones, si su rol puede actualizar las estimaciones.

La parte superior de la página

El título es la forma abreviada de la referencia del expediente de su empresa (por ejemplo T/D) y la referencia del expediente, que abre el expediente.

A la derecha:

Control	Qué hace
Share	Comparte el enlace al expediente financiero, o lo copia. El enlace requiere iniciar sesión en TrakIT.
Actions	Ejecuta una acción que su empresa ha configurado para las finanzas de los expedientes, para la empresa seleccionada. TrakIT le pide primero que confirme; las acciones no se pueden deshacer. El botón solo aparece si existen acciones de este tipo y su rol puede añadir partidas.
PDF	Print abre un resumen imprimible del expediente financiero en una ventana nueva; Download lo guarda como FinJob seguido del ID del expediente. El resumen contiene la información del expediente, el resumen de partidas, Ops Data Display, la calificación crediticia del cliente, las estimaciones, los importes reales (una vez aprobados), los comentarios y la rentabilidad por categoría de partidas. Solo muestra lo que su rol le permite ver.

Job Information

El recuadro Job Information muestra los datos del expediente. Los campos que aparecen dependen del flujo de trabajo.

Campo	Muestra
Workflow, Job ID	El flujo de trabajo y el número del expediente en TrakIT.
Workflow Serial	El número de serie del expediente en su flujo de trabajo, si lo tiene.
Job Type, Commodity	Los datos del expediente.
Cliente, cargador, receptor	Las entidades, con los nombres que su empresa usa para estos tipos de entidad. El icono de información junto al cliente muestra sus datos.
Work Orders	El número de órdenes de trabajo, con el número de contenedores de 20’, de 40’ y de otros tamaños. Account Lines Mismatch en rojo significa que algunas partidas «for WO» no tienen una línea por cada orden de trabajo: revíselas en la pestaña Estimates o Actuals.
Work Order ID o First WO	La orden de trabajo, o la primera si el expediente tiene varias. Si todas las órdenes de trabajo están canceladas, muestra la primera cancelada.
Total Weight/Volume	Los totales de las órdenes de trabajo, en kilogramos y metros cúbicos.
Created	Cuándo se creó el expediente.
Services	Los servicios del expediente.
Quotation	El presupuesto a partir del cual se inicializaron las partidas, si lo hay. Selecciónelo para abrir el presupuesto.

Account Summary

El recuadro Account Summary compara las estimaciones con los importes reales, en la moneda financiera.

Fila	Muestra
Income	El total de las partidas de ingreso.
Expenses	El total de las partidas de gasto.
Gross Margin	Los ingresos menos los gastos, y el margen como porcentaje de los ingresos. Aparece en rojo, con un icono de advertencia (Insufficient Margin), cuando es inferior al margen requerido.
Req. Margin	El margen mínimo definido para el flujo de trabajo del expediente: un importe fijo, o un porcentaje de los ingresos, los gastos o los suplidos (por ejemplo (10% Inc)).
Disbursements	El total de las partidas de suplido: importes que usted paga por cuenta del cliente y que le repercute. No forman parte del margen.
Rev/Exp Recognition	La fecha de reconocimiento de ingresos y gastos, o Pending.

Las columnas Actuals y % Diff se rellenan una vez aprobadas las estimaciones. Una flecha junto a un importe real indica si está por encima o por debajo de la estimación: verde cuando eso favorece al margen (más ingresos, menos gastos) y roja en caso contrario. % Diff muestra la diferencia como importe y como porcentaje.

Las filas Income, Gross Margin y Req. Margin solo aparecen si su rol tiene acceso a las partidas de ingreso.

Export descarga todas las partidas del expediente para la empresa seleccionada en un archivo de Excel: las estimaciones, y los importes reales si su rol puede actualizarlos, con sus impuestos, entidades, facturas, facturas de proveedor y observaciones. Las partidas eliminadas se incluyen en rojo, con (Deleted) después del nombre y quién las eliminó. El botón aparece si su rol puede actualizar las estimaciones.

Fecha de reconocimiento de ingresos y gastos

La fecha de reconocimiento es la fecha en la que cuentan los ingresos y gastos del expediente, por ejemplo en los informes de rentabilidad. Pertenece a todo el expediente, no a una sola empresa. Si el flujo de trabajo del expediente está configurado con un evento de reconocimiento, TrakIT rellena la fecha cuando ese evento se registra en las órdenes de trabajo.

Para establecerla o cambiarla a mano:

1. Seleccione el lápiz junto a Rev/Exp Recognition (Modify Rev/Exp Recognition).
2. En Select Date, elija la fecha, o seleccione Clear Date para quitarla.
3. Seleccione Save.

La fecha puede ser de hasta un año en el pasado y de hasta tres meses en el futuro. Las comprobaciones propias de su empresa también pueden rechazar el cambio. El cambio queda registrado en la pestaña Audit Log y en el registro de auditoría del expediente.

Ops Data Display y calificación crediticia del cliente

Si el flujo de trabajo muestra algunos campos de datos del expediente en la cabecera de finanzas, el recuadro Ops Data Display lista los que usted puede ver.

El recuadro Customer Credit Rating muestra el crédito configurado para el cliente del expediente: Credit Type (Full Credit en verde, Partial Credit en ámbar, No Credit en rojo), Credit History, Credit Days, Credit Limit y Remarks. Si el cliente no tiene ninguno, muestra – No Credit History Found –.

Estado del expediente

El recuadro Job Status muestra el estado del expediente financiero para la empresa seleccionada y los botones de los pasos siguientes. Empty significa que el estado es Draft y que aún no hay estimaciones.

Botón	Cuándo	Qué hace
Request Approval	Draft	Solicita la aprobación de las estimaciones. El expediente necesita al menos una estimación.
Approve Estimates	Draft o Approval Requested	Aprueba y bloquea las estimaciones, y crea a partir de ellas los importes reales (véase más abajo).
Reject Estimates	Approval Requested	Devuelve las estimaciones a Draft. Las observaciones son obligatorias.
Cancel Request	Approval Requested o Request for Closing	Retira la solicitud: vuelve a Draft o a Approved.
Reverse Approved	Approved	Devuelve el expediente a Draft y elimina los importes reales, para que se puedan modificar las estimaciones. No es posible en cuanto un importe real figura en una factura o en una factura de proveedor. Las observaciones son obligatorias.
Request Closing	Approved	Solicita el cierre del expediente financiero.
Close Job	Approved o Request for Closing	Cierra el expediente financiero. No es posible mientras el expediente tenga facturas no aprobadas o facturas de proveedor no validadas.
Reject Closing	Request for Closing	Devuelve el expediente a Approved. Las observaciones son obligatorias.
Cancel Job	Draft o Approval Requested	Cancela el expediente financiero. Las observaciones son obligatorias.
Reopen Job	Closed o Cancelled	Reabre el expediente financiero: vuelve a Approved si tiene importes reales y, si no, a Draft. Las observaciones son obligatorias.
Create Quote	Approved, Request for Closing o Closed	Crea un presupuesto a partir del expediente.

Cada botón solo aparece si su rol lo permite; consulte Quién puede usar esta página.

Cuando se aprueban las estimaciones:

• Cada estimación que tiene una tarifa, o que pertenece a una orden de trabajo, se copia a los importes reales con sus impuestos.
• Los importes reales de ingreso y de suplido sin entidad a la que facturar reciben el cliente del expediente, salvo que el concepto indique otro tipo de entidad. Las partidas cuyo concepto indica un tipo de entidad predeterminado, como el transportista por carretera o el agente de aduanas, reciben esa entidad de las órdenes de trabajo.
• Se eliminan las estimaciones que no tienen tarifa y que ningún usuario ha modificado nunca.
• Según el concepto, una partida copiada ya está aprobada o queda a la espera de aprobación.
• La página pasa a la pestaña Actuals.

Antes de aprobar, TrakIT comprueba que los campos obligatorios del cliente estén rellenados. Las comprobaciones propias de su empresa también pueden impedir cualquier cambio de estado, y después pueden ejecutarse acciones configuradas por su empresa.

TrakIT notifica a los usuarios que se han suscrito a estos eventos en el grupo Jobs de las notificaciones de finanzas, en System > Notifications, para la empresa, si tienen acceso al flujo de trabajo del expediente: por ejemplo, cuando se solicita la aprobación, cuando las estimaciones se aprueban o se rechazan, y cuando el expediente se cierra o se cancela. La persona que solicitó la aprobación o el cierre también recibe un correo electrónico cuando su solicitud se aprueba, se rechaza o se cancela.

Cambiar el estado

1. Seleccione el botón en el recuadro Job Status.
2. En la ventana que se abre, por ejemplo Request For Approval o Close Job, escriba las observaciones en Remarks. Son obligatorias para rechazar, revertir, cancelar o reabrir.
3. Seleccione el botón de la parte inferior, por ejemplo Request, Approve o Close.

Las observaciones se guardan en la pestaña Audit Log y se incluyen en los correos electrónicos. Si otra persona ha cambiado el estado después de que usted abriera la página, TrakIT le pide que actualice la página y lo vuelva a intentar.

Crear un presupuesto a partir del expediente

Create Quote inicia un presupuesto nuevo basado en el expediente, por ejemplo para volver a presupuestar el mismo servicio.

1. Seleccione Create Quote en el recuadro Job Status.
2. En Create New Quote, escriba el título en Title.
3. Rellene lo que necesite:
   • Validity: el número de días de validez del presupuesto.
   • Hide Total y Restricted: las opciones del presupuesto; consulte Presupuesto.
   • Notify Users: los usuarios de la empresa a los que notificar.
   • Internal Remarks, External Remarks y Terms & Conditions.
4. Seleccione Create.

El presupuesto nuevo es un borrador para la empresa seleccionada, con el flujo de trabajo y la moneda del expediente, con el cliente, el cargador, el receptor, el tipo de expediente y los servicios del expediente, y con el transportista y el transportista por carretera de su primera orden de trabajo. Recibe una copia de las partidas reales del expediente con sus impuestos, excepto las partidas «for WO», y los datos de nivel de expediente de la primera orden de trabajo. Después, TrakIT abre el presupuesto.

Pestañas

Las pestañas bajo los recuadros son:

Pestaña	Aparece
Estimates	Siempre. Un candado verde abierto hasta que se aprueban las estimaciones; después, uno rojo cerrado.
Actuals	Una vez aprobadas las estimaciones. Un candado verde abierto mientras el estado es Approved o Request for Closing.
Invoices	Una vez aprobadas las estimaciones, si su rol puede leer las facturas.
Bills	Una vez aprobadas las estimaciones, si su rol puede leer las facturas de proveedor.
Documents, Analyse	Siempre.
Comments	Si su rol puede ver los comentarios de las órdenes de trabajo.
Audit Log	Si su rol puede ver el registro de auditoría de finanzas.

La mayoría de las pestañas muestran un número, por ejemplo Estimates (12). La página se abre en Estimates hasta que se aprueban las estimaciones, y en Actuals a partir de entonces.

Pestaña Estimates

La pestaña Estimates lista las partidas que prevé para el expediente: lo que cobrará al cliente (ingresos), lo que pagará a los proveedores (gastos) y lo que pagará y repercutirá (suplidos). Las partidas se agrupan en Income Accounts, Expense Accounts y Disbursement Accounts.

Puede modificar las estimaciones mientras el estado sea Draft, si su rol puede actualizar las estimaciones. Los botones de la derecha son:

• Initialize Accounts: rellena una lista vacía; consulte Inicializar las partidas.
• Add Account…: añade una partida.
• Get Rates: valora las estimaciones a partir de las tarifas publicadas de su empresa, si su empresa usa la gestión de tarifas y su rol puede obtener tarifas. Consulte Get Rates.
• Quick Edit: modifica las tarifas y cantidades de muchas partidas a la vez; consulte Edición rápida.
• Tasks: actúa sobre las partidas seleccionadas; consulte Trabajar con varias partidas.

Columna	Muestra
Account Name	El concepto, el ID de la orden de trabajo entre paréntesis para una partida «for WO», el detalle de la partida y el nombre local de la partida. El grupo de partidas, si lo hay, aparece en rojo encima; las observaciones internas (Int:) y externas (Ext:), debajo. Seleccione el nombre para abrir la partida.
Code	El código de la partida.
Applies	Cómo se calcula la cantidad; consulte Applies.
WO	Para una partida «for WO», la orden de trabajo, con el tamaño y el número de su contenedor o su ID de carga. Un icono de advertencia ámbar significa que la orden de trabajo está cancelada.
Rate	La tarifa en la moneda financiera, en rojo si es negativa. Para una partida en otra moneda, la tarifa en esa moneda se muestra debajo, en gris.
Quantity, Total	La cantidad y la tarifa multiplicada por la cantidad.
Tax Name, Tax Amount, Total + Tax	Los impuestos de la partida y sus importes, y el total con impuestos.
Entity	A quién se factura o quién le factura. Para un suplido, Inv: es la entidad a la que se factura y Bill: la entidad que le factura.
Updated By	Quién modificó la partida por última vez, o System, y cuándo.

La última fila muestra la (Column Sum) de los totales: los ingresos menos los gastos. Los suplidos no se cuentan.

Encima de la lista:

• Accounts Found muestra el número de partidas y el número de las que ha seleccionado.
• Search busca partidas por nombre de partida, código, ID de orden de trabajo o número de contenedor.
• Group WO Accounts muestra cada concepto «for WO» en una sola fila, con el número de órdenes de trabajo, la cantidad total y los totales. Seleccione la fila para ver u ocultar sus órdenes de trabajo. La casilla aparece cuando el expediente tiene más de una orden de trabajo y partidas «for WO». TrakIT recuerda su elección.
• Para cambiar el orden de las partidas, arrástrelas por el icono de flechas. Esto funciona mientras el estado es Draft y no hay ninguna búsqueda en curso.

Cuando abre la página con el estado Draft, TrakIT recalcula las cantidades a partir de las órdenes de trabajo, como hace Actualizar las cantidades, e indica cuántas partidas ha actualizado.

Inicializar las partidas

Initialize Accounts rellena en un solo paso una lista de estimaciones vacía. Aparece mientras el estado es Draft y no hay estimaciones.

1. Seleccione Initialize Accounts.
2. Elija una opción:
   • Initialize From Workflow Default Accounts: las partidas predeterminadas configuradas para el flujo de trabajo y la empresa. Solo está disponible si el flujo de trabajo tiene alguna.
   • Initialize From Quotation: las partidas de un presupuesto. Elíjalo en la lista, que muestra los presupuestos aprobados, generados y finalizados de la empresa para el cliente y el flujo de trabajo del expediente, y los que no tienen cliente o flujo de trabajo.
3. Seleccione Initialize.

A partir de las partidas predeterminadas del flujo de trabajo, TrakIT añade las partidas que corresponden a los servicios y tipos de expediente de este expediente, con sus tarifas, observaciones, grupos de partidas e impuestos predeterminados. Una partida predeterminada «for WO» recibe una línea por cada orden de trabajo no cancelada. Las partidas de ingreso y de suplido reciben el cliente del expediente como entidad a la que facturar, salvo que el concepto indique otro tipo de entidad.

A partir de un presupuesto, TrakIT copia sus partidas con sus entidades, observaciones e impuestos, vuelve a calcular las cantidades para el expediente y vincula el presupuesto al expediente. Si el presupuesto está en otra moneda, sus tarifas pasan a ser tarifas en esa moneda.

Si su empresa usa la gestión de tarifas y su rol puede obtener tarifas, TrakIT también valora las partidas a partir de las tarifas publicadas después de inicializarlas desde el flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo está configurado para omitir la aprobación de las estimaciones, TrakIT aprueba las estimaciones de inmediato y pasa a la pestaña Actuals.

Añadir o modificar una partida

Para añadir una partida:

1. En la pestaña Estimates (estado Draft) o en la pestaña Actuals (estado Approved), seleccione Add Account….
2. En Add New Account, elija el tipo de partida en Account Type: Income, Expense o Disbursement.
3. Elija el concepto en Account Master. La lista muestra los conceptos activos de ese tipo de la empresa, como categoría, nombre y código. Si el flujo de trabajo limita las partidas que usa, solo aparecen las que corresponden a los servicios y tipos de expediente de este expediente.
4. Rellene los campos que se describen a continuación.
5. Seleccione Add.

Para modificar una partida, seleccione su nombre en la lista. La ventana se llama Update Account, o View Account cuando no puede modificarla. Cambie los campos y seleccione Save.

Campo	Notas
Account Detail	Hasta 50 caracteres, que se añaden al nombre de la partida. Úselo para distinguir dos líneas del mismo concepto: no se puede añadir dos veces el mismo concepto con el mismo detalle.
Applies	Cómo se calcula la cantidad; consulte Applies.
Work Orders	Para una partida «for WO» nueva: las órdenes de trabajo a las que corresponde. Al principio están seleccionadas todas las órdenes de trabajo; seleccione el número para ver la lista y cambiarla. Las órdenes de trabajo canceladas no se pueden seleccionar. TrakIT añade una línea por orden de trabajo.
Invoice Entity Type, Invoice To	Para las partidas de ingreso y de suplido: a quién se factura. Elija el tipo de entidad, escriba en Invoice To y elija la entidad.
Billing Entity Type, Billed By	Para las partidas de gasto y de suplido: quién le factura.
Account Group	Para las partidas de ingreso y de suplido, si su empresa tiene grupos de partidas. En el documento de la factura, las partidas de un grupo aparecen en una sola línea con el nombre del grupo.
Rate	La tarifa por unidad. Elija la moneda en la lista de al lado. Puede escribir hasta 4 decimales; TrakIT redondea la tarifa a los decimales de la moneda al guardar.
Quantity	Se calcula a partir de Applies. Solo la escribe usted para las partidas Manual y «for WO». No puede ser cero ni negativa, y puede tener hasta 4 decimales.
Base Currency, Exchange Rate	Para una tarifa en otra moneda: la tarifa en la moneda financiera y el tipo de cambio. Si su empresa toma los tipos de su tabla de tipos de cambio, TrakIT rellena el más reciente. Si no, introduzca el tipo de cambio o el importe en moneda base, o seleccione Get Rate para buscar el tipo en Internet.
Internal Remarks	Hasta 500 caracteres, para sus compañeros.
External Remarks	Hasta 300 caracteres. Se imprimen bajo la línea de la partida en la factura.

Al elegir el concepto, TrakIT establece el tipo de entidad: el tipo indicado en el concepto, que entonces no puede cambiar, o, si no lo hay, el cliente para facturar y el transportista por carretera para las facturas que usted recibe. Para el cliente rellena el cliente del expediente y, para el transportista por carretera, el transportista por carretera de la primera orden de trabajo. Si un concepto está restringido a un tipo de entidad, la entidad debe ser de ese tipo.

Qué puede modificar:

• Las estimaciones se pueden modificar mientras el estado es Draft, si su rol puede actualizar las estimaciones.
• Los importes reales se pueden modificar mientras el estado es Approved, si su rol puede actualizar los importes reales, hasta que la partida figure en una factura aprobada, una factura de proveedor validada o un asiento interno aprobado. La entidad a la que se factura se puede cambiar hasta que la partida figure en una factura, y la entidad que le factura, hasta que figure en una factura de proveedor.
• En una partida existente, Applies no se puede cambiar a «for WO» ni desde «for WO».
• Salvo que su empresa lo permita, se rechaza un cambio que deje en negativo los ingresos reales de una entidad.

Si modifica un importe real ya aprobado, vuelve a quedar a la espera de aprobación. Si la partida figura en una factura o en una factura de proveedor en borrador, su total se actualiza.

Campo Applies

Opción	Cantidad
per referencia del expediente (aparece como per Job en la lista)	1 para todo el expediente.
per WO	El número de órdenes de trabajo no canceladas.
per m3	El volumen total de las órdenes de trabajo.
per Kg, per Ton	El peso total de las órdenes de trabajo, en kilogramos o toneladas.
per TEU	1 por cada contenedor de 20’ y 2 por cada contenedor de 40’ o 45’.
per 20’, per 40’	El número de contenedores de 20’, o de contenedores de 40’ y 45’.
for WO’ (aparece como for WO en la lista)	Una línea por cada orden de trabajo, con su propia cantidad, 1 por defecto.
Manual	La cantidad que usted escribe, 1 por defecto.

Las cantidades calculadas se toman de las órdenes de trabajo del expediente, sin contar las canceladas.

Impuestos de una partida

Una vez guardada una partida, sus impuestos aparecen en la parte inferior de la ventana, o bien – No taxes applicable –. Si su rol puede modificar los impuestos y usted puede modificar la partida:

• Para añadir un impuesto, seleccione Add Tax…, elija el impuesto en Add New Tax y seleccione Add. Cada impuesto se puede añadir una vez. Un impuesto que solo se aplica a las partidas de ingreso o solo a las de gasto no se puede añadir al otro tipo.
• Para quitar un impuesto, seleccione la cruz roja de su fila.
• Reset Taxes sustituye los impuestos por los impuestos predeterminados configurados en el flujo de trabajo para la partida.

Añadir o quitar un impuesto hace que un importe real aprobado vuelva a quedar a la espera de aprobación.

Eliminar una partida

1. Abra la partida.
2. Seleccione la cruz de la parte inferior izquierda (Delete Account).
3. En Confirm Delete Account?, seleccione Yes.

Una partida que figura en una factura o en una factura de proveedor no se puede eliminar. Para eliminar varias partidas, use Delete Accounts.

Pestaña Actuals

La pestaña Actuals lista los ingresos, gastos y suplidos reales del expediente. Aparece una vez aprobadas las estimaciones y empieza siendo una copia de ellas. Puede añadir y modificar importes reales mientras el estado sea Approved, si su rol lo permite.

Los botones de la derecha son Add Account… (añadir una partida), Quick Edit (edición rápida) y Tasks (trabajar con varias partidas). La búsqueda, Group WO Accounts, el cambio de orden y la (Column Sum) funcionan como en la pestaña Estimates.

Las columnas son las de las estimaciones, más:

Columna	Muestra
Appr	Si la partida necesita aprobación: gris para Approval not required, ámbar para Waiting for Approval y verde para Approved.
Docs	El número de documentos de la partida. Seleccione el icono del signo más para añadir documentos a la partida, o el número para abrir la pestaña Documents con el nombre de la partida en el cuadro de búsqueda.
Estimated	El total de la estimación de la que procede el importe real.
Quantity	Una flecha indica una cantidad superior o inferior a la estimación. Un icono de advertencia ámbar (Qty does not match Ops) significa que la cantidad ya no coincide con las órdenes de trabajo; consulte Actualizar las cantidades.
Total	Para los ingresos y los gastos, una flecha indica si el total está por encima o por debajo de la estimación: verde cuando eso favorece al margen y roja en caso contrario. Sitúe el puntero encima para ver en cuánto.
Inv/Bill/IPost	Para los ingresos, la factura (Draft en ámbar, Approved en verde) o Not Invoiced. Para los gastos, la factura de proveedor (Received en ámbar, Validated en verde) o No Bill Received. Los suplidos muestran ambas. Una partida que figura en un asiento interno muestra IPost: y su número. Seleccione un número para abrirlo.

Aprobar partidas

Algunos conceptos están configurados para que sus importes reales necesiten aprobación. Una factura con una partida de este tipo no se puede aprobar, ni una factura de proveedor se puede validar, hasta que la partida esté aprobada.

1. Seleccione las partidas a la espera de aprobación.
2. Seleccione Tasks > Approve Accounts.

Approve Accounts aparece atenuado si no hay ninguna partida a la espera o si su rol no puede aprobar estimaciones.

Ocultar partidas

Puede ocultar los importes reales que no necesita ver, por ejemplo líneas vacías. Ocultar una partida solo la saca de la lista: sigue contando en los totales. El número de partidas ocultas se muestra en rojo junto a Accounts Found.

• Para ocultar partidas, selecciónelas y seleccione Tasks > Hide Accounts.
• Para ver las partidas ocultas, seleccione Tasks > Show Hidden. Se muestran en rojo; Hide Hidden vuelve a sacarlas de la lista.
• Para que las partidas ocultas vuelvan a ser visibles de forma definitiva, muéstrelas, selecciónelas y seleccione Tasks > Show Accounts.

Trabajar con varias partidas

Para trabajar con varias partidas a la vez, marque sus casillas o use el icono del encabezado de la columna para seleccionarlas todas o ninguna. En las partidas «for WO» agrupadas, el icono de la fila del grupo selecciona sus órdenes de trabajo. Después, elija una tarea en el menú Tasks. Las tareas que no puede usar aparecen atenuadas.

Tarea	En	Qué hace
Approve Accounts	Importes reales	Aprueba las partidas a la espera de aprobación.
Assign Entity	Ambos	Establece las entidades a las que facturar o que le facturan.
Create Bill	Importes reales	Crea una factura de proveedor a partir de las partidas de gasto y de suplido seleccionadas.
Set Amount/Tax	Ambos	Establece la tarifa o el impuesto de las partidas.
Duplicate Accounts	Ambos	Crea copias de las partidas.
Delete Accounts	Ambos	Elimina las partidas, tras su confirmación. Se omiten los importes reales que figuran en una factura o en una factura de proveedor. TrakIT indica cuántas se han eliminado.
Show Hidden, Hide Hidden, Hide Accounts, Show Accounts	Importes reales	Ocultar o mostrar partidas.
Refresh Quantity	Ambos	Actualiza las cantidades.

Las tareas están disponibles en la pestaña Estimates mientras el estado es Draft, y en la pestaña Actuals mientras es Approved. Si su empresa la ha configurado, la pestaña Actuals tiene una tarea más, por ejemplo Payment Request: comprueba las partidas seleccionadas según las reglas de su empresa, crea un PDF a partir de un formulario, lo añade a los documentos del expediente y lo envía por correo electrónico a las personas configuradas para ello.

Edición rápida

Quick Edit modifica las tarifas y cantidades de muchas partidas en una sola ventana.

1. Seleccione Quick Edit. Quick Edit Accounts lista las partidas de la pestaña, o las encontradas por la búsqueda.
2. Cambie el campo Rate de las partidas, y el campo Quantity de las partidas Manual y «for WO». Para una partida en otra moneda, la tarifa está en esa moneda.
3. Seleccione Save.

Las partidas guardadas se ponen en verde. Una partida que no se ha podido guardar se pone en ámbar, con el motivo bajo su nombre. Los importes reales que figuran en una factura aprobada o en una factura de proveedor validada no se pueden modificar. Para una partida en otra moneda, TrakIT calcula el importe en moneda base con el tipo más reciente de la tabla de tipos de cambio o, si su empresa introduce los tipos de cambio a mano, con el tipo de cambio propio de la partida.

Close le pide confirmación si tiene cambios sin guardar. La columna Inv/Bill muestra I para una factura y B para una factura de proveedor: en verde cuando está aprobada o validada, en ámbar cuando aún no lo está y en rojo cuando no hay ninguna.

Asignar entidades

1. Seleccione las partidas y, después, Tasks > Assign Entity.
2. En Invoice To, para las partidas de ingreso y de suplido, elija el tipo en Type y la entidad en Entity.
3. En Billed By, para las partidas de gasto y de suplido, elija el tipo en Type y la entidad en Entity. Puede rellenar un lado o ambos.
4. En Options, elija Assign accounts without entity para rellenar solo las partidas que aún no tienen entidad, y Replace entity on accounts para sustituir también la entidad en las demás.
5. Seleccione Assign.

La entidad debe estar permitida para la empresa. Una partida que ya figura en una factura o en una factura de proveedor no se modifica; en un suplido, solo se modifica el lado que aún no figura en una factura o en una factura de proveedor. TrakIT indica cuántas partidas se han asignado y cuántas no se han modificado. Las partidas no modificadas se muestran en rojo: sitúe el puntero sobre una para ver por qué.

Establecer el importe o el impuesto

1. Seleccione las partidas y, después, Tasks > Set Amount/Tax.
2. Para establecer la tarifa, seleccione Set Amount e introdúzcala. Déjela vacía para borrar la tarifa. Si todas las partidas seleccionadas tienen la misma tarifa, aparece ya rellenada.
3. Para establecer un impuesto, seleccione Set Tax y elija el impuesto, o – Remove Taxes – para quitar todos sus impuestos.
4. Seleccione Save.

Todas las partidas seleccionadas deben estar en la misma moneda. La tarifa está en esa moneda; para las partidas en otra moneda, TrakIT calcula el importe en moneda base como en Edición rápida. Un impuesto solo se añade a las partidas que aún no tienen ninguno, y solo se quita de las que tienen alguno. Las partidas que figuran en una factura aprobada o en una factura de proveedor validada no se modifican. TrakIT indica cuántas partidas se han guardado y cuántas no se han modificado.

Duplicar partidas

1. Seleccione las partidas y, después, Tasks > Duplicate Accounts.
2. Introduzca el número de copias en Number of copies, de 1 a 10.
3. Seleccione Duplicate.

Cada copia recibe los mismos datos, tarifa, cantidad, entidades e impuestos, con un número añadido a su detalle de la partida, por ejemplo Port charges (2). Las copias de importes reales no figuran en ninguna factura ni factura de proveedor, y quedan a la espera de aprobación si su concepto lo requiere.

Actualizar las cantidades

Cuando cambian las órdenes de trabajo, por ejemplo cuando se añade una orden de trabajo o se corrige un peso, las cantidades de las partidas pueden quedar desactualizadas.

1. Seleccione Tasks > Refresh Quantity.
2. En Refresh Quantities, seleccione Yes.

TrakIT vuelve a calcular las cantidades a partir de las órdenes de trabajo: las de las estimaciones mientras las finanzas del expediente aún no están aprobadas, y las de los importes reales a partir de entonces. No se modifican las partidas que se aplican por referencia del expediente, «for WO» o Manual, ni las que figuran en una factura aprobada o en una factura de proveedor validada. TrakIT indica cuántas partidas se han actualizado.

Crear una factura de proveedor

Una factura de proveedor registra lo que un proveedor le cobra. Puede crearla a partir de los importes reales o desde la pestaña Bills.

Desde los importes reales:

1. Seleccione las partidas de gasto y de suplido que ha facturado el proveedor.
2. Seleccione Tasks > Create Bill.

Desde la pestaña Bills:

1. Seleccione Create New….
2. En Create New Bill, elija el tipo de entidad en Entity Type y, en Entity, la entidad que le ha facturado. TrakIT toma todos los importes reales de esa entidad que aún no figuran en una factura de proveedor, y los que no tienen ninguna entidad que le facture.

Después, en Create New Bill:

1. Introduzca Bill Number: el número que figura en la factura del proveedor, de hasta 30 caracteres. TrakIT lo guarda en mayúsculas y sin espacios.
2. Compruebe Currency. Total Amount muestra el total de las partidas en esa moneda, antes de impuestos.
3. Introduzca la fecha de la factura en Bill Date y la fecha en que la recibió (Bill Received On).
4. Rellene Bill Due In (el número de días después de la fecha de la factura, de 0 a 365) y Remarks si es necesario.
5. Para validar la factura de proveedor de inmediato, seleccione Validate bill after creation. Déjelo sin marcar si va a añadir más partidas a la factura.
6. Seleccione Create Bill.

Las partidas no pueden incluir partidas de ingreso ni partidas que ya figuren en una factura de proveedor, y todas deben tener tarifa. Todas deben estar facturadas por la misma entidad, o no tener ninguna, y al menos una debe tener entidad. La fecha de la factura no puede ser futura ni de hace más de 5 años, y la factura no puede haberse recibido antes de su fecha. Si la factura de proveedor no se puede validar, se crea igualmente y TrakIT indica por qué. Para trabajar con la factura de proveedor, ábrala desde la pestaña Bills: consulte Factura de proveedor.

Pestaña Invoices

La pestaña Invoices lista las facturas, notas de cargo y facturas rectificativas del expediente para la empresa, con su Date, Type, Number, Entity, Amount y Status. Los importes de las facturas rectificativas son negativos. Las que están en borrador y las canceladas aparecen en gris. Seleccione un número para abrir la factura.

Estado	Significa
Draft	Aún no aprobada.
Approved	Aprobada.
Reversed	Aprobada y después revertida mediante una factura rectificativa.
Cancelled	Cancelada antes de su aprobación.

R junto al estado indica una factura rectificativa que hace referencia a una factura.

La lista está vacía si su rol no tiene acceso a las partidas de ingreso.

Crear una factura, una nota de cargo o una factura rectificativa

Puede crear facturas mientras el estado sea Approved.

1. Seleccione Create New….
2. En Create New, elija el tipo en Type: Invoice, Debit Note o Credit Note.
3. Elija el tipo de entidad en Entity Type y, en Entity, la entidad a la que facturar. Las listas muestran las entidades de los importes reales de ingreso y de suplido del expediente.
4. Compruebe Currency. La lista muestra las monedas del expediente; seleccione Show All Currencies para elegir otra.
5. Compruebe Profit Center. De entrada contiene el centro de beneficio predeterminado de la entidad.
6. Para una factura, compruebe Credit Period: el número de días, de 0 a 365, que tiene el cliente para pagar. De entrada contiene los días de crédito de la entidad para la empresa y la moneda, o el valor predeterminado de la empresa. Puede cambiarlo si su rol lo permite.
7. Para una factura rectificativa que revierte una factura, introduzca Ref. Invoice Number.
8. Seleccione Create.

TrakIT crea un borrador con la fecha de hoy y le añade los importes reales de ingreso y de suplido de la entidad que aún no figuran en una factura: los que tienen un importe distinto de cero para una factura o una nota de cargo, y los que tienen un importe negativo para una factura rectificativa. Una factura rectificativa con número de factura de referencia recibe en su lugar las líneas de esa factura. Abra la factura nueva desde la lista para revisarla y aprobarla: consulte Factura. Las facturas rectificativas requieren el permiso que las autoriza.

Pestaña Bills

La pestaña Bills lista las facturas de proveedor que incluyen partidas del expediente para la empresa:

Columna	Muestra
ID, Bill Date	El número de la factura de proveedor en TrakIT y su fecha.
Bill Num	El número de factura del proveedor. Selecciónelo para abrir la factura de proveedor.
Bill Seq	El número de secuencia que TrakIT da a la factura de proveedor al validarla.
Jobs	Los expedientes de la factura de proveedor: una factura de proveedor puede abarcar varios expedientes.
Entity, Currency, Billed Amt	Quién le ha facturado, y el importe.
Status	Received, Submitted, Disputed, Rejected, Validated o Finalised. Las facturas de proveedor en disputa aparecen en rojo.

Para crear una factura de proveedor, seleccione Create New…: consulte Crear una factura de proveedor. Puede crear facturas de proveedor mientras el estado sea Approved.

Pestaña Documents

La pestaña Documents lista los documentos financieros del expediente para la empresa: los documentos subidos aquí o para una partida, los documentos creados por TrakIT y los archivos adjuntos a las facturas del expediente. Los documentos de las partidas de ingreso solo aparecen si su rol tiene acceso a las partidas de ingreso. Su empresa también puede limitar qué documentos financieros ve usted.

Columna	Muestra
Casilla, iconos	Seleccione un documento para enviarlo por correo electrónico. Los iconos lo descargan y lo previsualizan.
Title	El título del documento.
Account (Actual)	La partida a la que corresponde el documento, y su orden de trabajo, si la hay.
File Name, File Size	El archivo.
Uploaded By	Quién lo añadió, y cuándo.
Iconos de lápiz y de cancelación	Editar el documento, o cancelarlo. Un documento cancelado aparece en rojo y no se puede descargar ni enviar por correo electrónico; el icono de flechas lo restaura.

Los archivos adjuntos a una factura se modifican y se cancelan en la pestaña Files de esa factura. El documento definitivo de una factura no se puede cancelar.

Search busca documentos por título o nombre de archivo.

Añadir documentos

Puede añadir documentos mientras el estado sea Draft, Approval Requested o Approved, si su rol puede subir documentos.

1. Seleccione Add Documents, o el icono del signo más de la columna Docs de un importe real para añadir documentos a esa partida.
2. En Upload Documents, arrastre los archivos al cuadro o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.
3. Seleccione Upload More Files para añadir otros, o Close.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y debe ser de uno de los tipos indicados en Allowed Files. Cada documento recibe como título el nombre de su archivo.

Editar un documento

1. Seleccione el lápiz de la fila del documento.
2. En Edit Document, cambie Title o File Name (sin su extensión). Sin título, se usa el nombre del archivo.
3. Seleccione Update.

Enviar documentos por correo electrónico

1. Marque la casilla de cada documento que quiera enviar.
2. Seleccione Email Documents.
3. En Email Document(s), compruebe Subject y Message.
4. En Recipients, introduzca las direcciones de correo electrónico, separadas por comas o puntos y coma. Add Myself añade su dirección; el otro enlace (por ejemplo Add Customer) añade las direcciones de finanzas del cliente del expediente, o sus direcciones generales si no tiene.
5. Para enviar enlaces de descarga en lugar de los archivos, seleccione Send links instead of attachments. Los enlaces funcionan durante 7 días. TrakIT recuerda esta elección.
6. Seleccione Send.

El correo electrónico lista los documentos y la referencia, el flujo de trabajo, el cliente y la mercancía del expediente. Si los archivos son demasiado grandes para adjuntarlos, envíe enlaces en su lugar. Para enviar documentos por correo electrónico se necesita acceso a las partidas de ingreso.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios financieros del expediente para la empresa. Son independientes de los comentarios operativos del expediente: seleccione Show Ops Comments para incluirlos también. Aparecen marcados con Ops. TrakIT recuerda esta elección.

Los comentarios funcionan como en una orden de trabajo (véase Comentarios), salvo que los comentarios financieros no tienen la opción Visible externally: el cliente nunca los ve. Los destinatarios reciben una notificación si se han suscrito a Comments en el grupo Jobs de las notificaciones de finanzas, en System > Notifications.

Pestaña Analyse

La pestaña Analyse compara la rentabilidad estimada y la real del expediente para la empresa. Elija la vista en la lista; TrakIT la recuerda.

Vista	Una fila por
Account Master Summary	Concepto.
Account Category Summary	Categoría de partidas.
Work Order Profitability	Orden de trabajo, con su Work Order ID, Container, Type y Status (su último evento).

Para cada fila, la tabla muestra Income, Expense, Margin y Margin % de Estimates y de Actuals, y Deviation: cuánto difiere el margen real del estimado, como Amount y como %. Los márgenes negativos aparecen en rojo, y las flechas indican dónde los importes reales están por encima o por debajo de las estimaciones. La última fila contiene los totales. Los suplidos no se incluyen.

En Work Order Profitability, cada orden de trabajo recibe sus partidas «for WO», las partidas que se aplican por orden de trabajo y las que se aplican por contenedor de 20’ o de 40’ que corresponden a su contenedor. La fila For Job contiene las partidas que se aplican por referencia del expediente. Las partidas que se aplican por m3, por kg, por tonelada, por TEU o de forma manual no aparecen en esta vista.

Export descarga la vista en un archivo de Excel, si su rol puede exportar. Para ver esta pestaña necesita poder leer las estimaciones y los importes reales y tener acceso a las partidas de ingreso; si no, la pestaña muestra – Your profile does not have access to this information –.

Pestaña Audit Log

La pestaña Audit Log lista lo que se ha hecho en las finanzas del expediente para la empresa: partidas añadidas, modificadas y eliminadas, impuestos, cambios de estado, documentos, comentarios y cambios en la fecha de reconocimiento.

Columna	Muestra
Time & Date, User	Cuándo, y quién, o System.
Account Type	Income, Expense o Disbursement, para una entrada relativa a una partida.
Action, Information	Qué se hizo, y los detalles, como los valores anterior y nuevo.

Escriba en el cuadro de búsqueda para filtrar por usuario, acción o información. Las cargas de la página se excluyen; seleccione Include Page Loads para listarlas también. Si su rol no tiene acceso a las partidas de ingreso, solo se listan las entradas relativas a partidas de gasto y de suplido.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Job Finance para abrir la página, y usted debe tener acceso al flujo de trabajo del expediente. Lo demás depende de estos permisos:

Sección	Permiso	Le permite
Job Finance	Read Estimates, Read Actuals	Ver las estimaciones y los importes reales.
Job Finance	Access Income Accounts	Ver las partidas de ingreso, los totales de ingresos y los márgenes, la lista de facturas, los documentos de ingresos y la pestaña Analyse, y enviar documentos por correo electrónico.
Job Finance	Initialize Accounts	Inicializar las estimaciones.
Job Finance	Add Account	Usar Add Account… (para añadir también se necesita Update Estimates o Update Actuals), el botón Actions y, en los importes reales, Quick Edit, Duplicate Accounts y Delete Accounts.
Job Finance	Update Estimates	Modificar las estimaciones y usar sus tareas, cambiar la moneda financiera y usar Export en el resumen de partidas.
Job Finance	Update Actuals	Modificar los importes reales y usar en ellos Assign Entity, Set Amount/Tax, Create Bill y Refresh Quantity.
Job Finance	Modify Taxes	Añadir, quitar y restablecer los impuestos de una partida.
Job Finance	Request Estimate Approval	Request Approval, y cancelar la solicitud.
Job Finance	Approve Estimate	Approve Estimates, Reject Estimates y Approve Accounts.
Job Finance	Reverse Approval	Reverse Approved.
Job Finance	Request Closing	Request Closing, y cancelar la solicitud.
Job Finance	Close Job	Close Job y Reject Closing.
Job Finance	Cancel Job, Re-open Job	Cancel Job y Reopen Job.
Job Finance	Update Rev/Exp	Establecer la fecha de reconocimiento.
Job Finance	Upload Document	Añadir, editar, cancelar y restaurar documentos.
Job Finance	View Audit Log	Ver la pestaña Audit Log.
Job Finance	Export	Exportar la pestaña Analyse.
Invoices	Read, Create	Ver la pestaña Invoices y crear facturas.
Invoices	Allow Credit Notes, Change Credit Days	Crear facturas rectificativas y cambiar el plazo de pago.
Bills	Read, Create	Ver la pestaña Bills y crear facturas de proveedor.
Bills	Validate	Validar una factura de proveedor al crearla.
Quotations	Create	Create Quote.
Work Orders	View Comments	Ver la pestaña Comments.
Rate Management	Get Rates	Usar Get Rates y que las estimaciones nuevas se valoren a partir de las tarifas publicadas.