Expediente

La página del expediente muestra un expediente: su cabecera, las órdenes de trabajo que agrupa y lo que pertenece al expediente en su conjunto, como sus documentos y comentarios. Su título es la referencia del expediente.

Para abrir un expediente, seleccione su referencia del expediente en la página Expedientes o en una de sus órdenes de trabajo. En un teléfono, consulte Expediente en la aplicación móvil.

Cabecera del expediente

La cabecera muestra los datos del expediente. Los campos que aparecen dependen del flujo de trabajo.

Campo	Muestra
Workflow	El flujo de trabajo del expediente.
Job ID	El número del expediente en TrakIT.
WO Count	El número de órdenes de trabajo, más el número de canceladas, por ejemplo 3 (+1 cancelled).
Customer, Shipper, Receiver	Las entidades. Seleccione el icono de información para ver los datos de una entidad.
Total Weight, Total Volume	Los totales de las órdenes de trabajo, en kilogramos y metros cúbicos.
Job Type, Cargo Type, Commodity, Incoterms	Los datos del expediente.
Quotation	El presupuesto vinculado al expediente. Selecciónelo para abrir el presupuesto.
Workflow Serial	El número de serie del expediente en su flujo de trabajo, si lo tiene.

Debajo de los campos, la página muestra cuándo se creó el expediente.

Encima de la cabecera:

• Finance abre la página de finanzas del expediente en una pestaña nueva. Solo aparece si el flujo de trabajo tiene finanzas.
• El icono de compartir (Share Job Link) comparte o copia el enlace al expediente.
• Las etiquetas marcan el expediente. Para añadir una, escriba una etiqueta de al menos 3 caracteres en Add a Tag y pulse Intro, o elija una de las sugerencias; para quitar una, seleccione la cruz que tiene al lado. Puede cambiar las etiquetas si su rol puede crear o actualizar órdenes de trabajo.

Vincular un presupuesto

1. Seleccione el icono del lápiz junto a Quotation.
2. En Link to Quotation, elija el presupuesto en Select Quotation.
3. Seleccione Save.

Vincularlo solo registra el presupuesto en el expediente y sus órdenes de trabajo: no copia ninguna partida a las finanzas del expediente, y el expediente no aparece en la pestaña Jobs del presupuesto. Para llevar los precios del presupuesto a las finanzas, consulte Convertir el presupuesto en un expediente.

Pestaña Work Orders

La pestaña Work Orders lista las órdenes de trabajo del expediente. Las columnas se definen para su empresa.

• Seleccione un ID de orden de trabajo para abrir la orden de trabajo.
• Un número de contenedor abre los datos del contenedor en una pestaña nueva. Un icono de advertencia ámbar junto a él significa que el número no es válido para el flujo de trabajo.
• Las órdenes de trabajo canceladas se muestran en rosa, y las cerradas en gris.
• El icono de copiar en el encabezado de las columnas de contenedor, peso e ID de orden de trabajo copia toda la columna.

Si no tiene acceso a algunas de las órdenes de trabajo del expediente, la lista no las muestra, y una nota lo indica debajo.

Para acotar la lista, use el panel Filters y, después, seleccione Search. De forma predeterminada muestra todas las órdenes de trabajo excepto las canceladas; Reset vuelve a ese estado.

Filtro	Encuentra
WO Status	Active, Abandoned, Cancelled o Closed.
Services	Órdenes de trabajo con los servicios seleccionados, si el expediente tiene más de uno.
Entity Type	Órdenes de trabajo con un transportista por carretera, transportista por carretera de retorno, agente de fianzas o agente de aduanas determinado. Elija el tipo y, después, la entidad.
Completed Event	Órdenes de trabajo en las que el evento está realizado, entre dos fechas si las introduce. NA Status incluye solo los eventos marcados como no aplicables (NA Only), o los excluye (Exclude NA).
Not Completed Event	Órdenes de trabajo en las que el evento todavía no está realizado.
Data	Órdenes de trabajo en las que coincide un campo de datos. Search Mode puede ser Partial Match, Exact Match, Not Like, Empty, Not Empty, Number Range o Date Range.
Multi-Value Search	Una lista de hasta 100 números de Container o números de Workorder ID.

Para exportar la lista a un archivo de Excel con las mismas columnas, seleccione Export.

Cambiar varias órdenes de trabajo a la vez

1. Marque la casilla de cada orden de trabajo que quiera cambiar. Para seleccionar un intervalo, seleccione la primera y, después, mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione la última. El icono del encabezado selecciona todas o ninguna.
2. Seleccione Action….
3. En Modify Workorders, elija la acción en Select Action y rellene lo que pida.
4. Seleccione Submit.

Acción	Qué hace
Close Workorders	Cierra las órdenes de trabajo.
Cancel Workorders	Cancela las órdenes de trabajo. Elija un Reason e introduzca los Reason Details.
Re-Open Workorders	Reabre las órdenes de trabajo.
Change tipo de entidad	Define el transportista por carretera, el transportista por carretera de retorno, el agente de fianzas, el agente de aduanas o el transportista de las órdenes de trabajo. Para vaciarlo en su lugar, seleccione Remove.
Change Load Type	Define el código del tipo de carga. Seleccione ? para elegirlo en una lista.
Update Container Numbers	Define los números de contenedor, en el orden de las órdenes de trabajo seleccionadas. Introduzca un número por orden de trabajo, separados por comas, puntos y comas o saltos de línea. Seleccione Allow containers from other jobs para usar contenedores que ya están en otros expedientes.
Add Service(s), Remove Service(s), Change Service(s)	Añade, quita o cambia los servicios de las órdenes de trabajo. Después, TrakIT restablece cada orden de trabajo para que sus eventos y datos coincidan con sus servicios, conservando los valores ya introducidos. Esto necesita el permiso Reset, y no se puede quitar un servicio que el flujo de trabajo exige.

Las órdenes de trabajo cerradas y canceladas no se pueden cambiar, salvo para reabrirlas. En la mayoría de las acciones, si algunas órdenes de trabajo no se pueden cambiar, TrakIT cambia las demás y lista las que ha omitido. Un cambio de servicios es todo o nada: si falla una orden de trabajo, no se cambia ninguna.

Pestaña Documents

La pestaña Documents lista los documentos adjuntos al expediente en su conjunto, y la lista de comprobación de documentos del expediente. Los documentos añadidos a una orden de trabajo solo aparecen en esa orden de trabajo. Los documentos que añada aquí son para todo el expediente. Por lo demás, los documentos se añaden, se envían por correo electrónico y se gestionan igual que en una orden de trabajo: véase Documentos.

Pestaña Items

Si el flujo de trabajo usa artículos de almacén, la pestaña Items lista los artículos de todas las órdenes de trabajo del expediente, con su cantidad, peso, volumen y si están confirmados, y los totales al pie. Seleccione Export para descargar la lista como un archivo de Excel.

Pestaña Tracking

Si su empresa ha configurado el seguimiento de transportistas, la pestaña Tracking muestra lo que las navieras informan sobre los contenedores del expediente: el puerto de descarga, la hora de llegada y los últimos eventos. La pestaña aparece cuando una de las órdenes de trabajo activas del expediente tiene un número de contenedor y un transportista cuya Shipping Line (SCAC) está en seguimiento, o cuando el expediente ya se ha consultado antes.

TrakIT consulta el expediente con cada transportista de forma programada, por su documento de transporte, su reserva o sus números de contenedor. Para cada transportista, la parte superior de la pestaña muestra el estado del seguimiento, qué referencia encontró el expediente, cuándo se consultó por última vez y cuándo se consultará la próxima, y el último error, si lo hay.

Estado	Significa
Tracking	El expediente se consulta según la programación.
Done	El seguimiento se ha detenido: el expediente no tiene órdenes de trabajo de contenedor activas con este transportista, o sus contenedores llegaron hace tiempo.
Not found	El transportista no reconoció el expediente después de varios intentos. TrakIT lo consulta una vez al día.

La lista muestra una fila por contenedor:

Columna	Muestra
Container	El número de contenedor. Los contenedores que informa el transportista y que no están en este expediente aparecen en gris, con la nota Not in this job.
Carrier	La naviera.
POL, Port of Discharge	El puerto de carga y el puerto de descarga.
Arrival	Cuándo llegó el contenedor (ATA) o, si no, cuándo se espera: ETA para una estimación, PLN para una hora planificada.
Vessel / Voyage	El buque y el viaje.
Last Event	El último evento que informó el transportista, con su lugar y su hora.
Note	Por ejemplo No container events from the carrier. Una nota en rojo significa que TrakIT no pudo actualizar un campo de la orden de trabajo.

Las horas están en su zona horaria. Seleccione un contenedor para ver, en Carrier Events, todos los eventos que el transportista ha enviado para él, del más reciente al más antiguo. Según cómo esté configurado el seguimiento de transportistas, TrakIT también copia valores como la hora de llegada y el puerto de descarga en los campos de las órdenes de trabajo.

Para consultar el expediente en el acto, seleccione Track now. Puede hacerlo una vez cada 5 minutos por expediente, salvo que sea administrador del sistema. También vuelve a iniciar el seguimiento de un expediente que está en Done o Not found.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios del expediente. Son los mismos comentarios que en cada una de las órdenes de trabajo del expediente: véase Comentarios.

Pestaña Audit Log

La pestaña Audit Log lista los cambios realizados en el expediente y sus órdenes de trabajo. Solo aparece si su rol puede ver el registro de auditoría.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Work Orders:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página.
Update, Close/Cancel o Re-open	Seleccionar órdenes de trabajo y usar Action…. Cambiar las entidades y el tipo de carga necesita Update; cerrar y cancelar necesitan Close/Cancel; reabrir necesita Re-open; cambiar los servicios necesita además Reset.
Export	Exportar la lista de órdenes de trabajo.
View Document List	Ver los documentos de la pestaña Documents.
Update Events & Data	Seleccionar Track now en la pestaña Tracking.
View Comments, Add Comments	Ver y añadir comentarios.
View Audit Log	Ver la pestaña Audit Log.