Orden de trabajo

La página de la orden de trabajo muestra una orden de trabajo: un contenedor o una carga de un expediente. Muestra la cabecera de la orden de trabajo, sus tareas y pestañas para sus eventos, sus datos, sus documentos y más. Las partes que aparecen dependen del flujo de trabajo y de sus permisos.

Para abrir una orden de trabajo, seleccione su ID en la página Expedientes, en su expediente o en cualquier otro lugar en el que TrakIT la muestre. Para pasar a otra orden de trabajo, abra el menú de tareas (consulte Tareas) e introduzca una referencia del expediente, un contenedor, un ID de carga o un ID de orden de trabajo. En un teléfono, consulte Orden de trabajo en la aplicación móvil.

La parte superior de la página

La primera línea muestra el expediente: su referencia, que abre el expediente, un icono de copiar, el número de órdenes de trabajo del expediente que no están canceladas y el ID del expediente.

A la derecha:

Control	Qué hace
Bandera	Marca la orden de trabajo con una bandera de color: Red, Amber, Green, Blue o Gray, o Clear. Las banderas son personales: solo usted ve las suyas.
PDF	Crea un PDF de la orden de trabajo.
Share	Comparte el enlace a la orden de trabajo, o lo copia. Para usar el enlace hay que iniciar sesión en TrakIT.
Actions	Ejecuta una acción que su empresa ha configurado para las órdenes de trabajo. TrakIT le pide primero que confirme; las acciones no se pueden deshacer.
Estado	Active, Abandoned, Cancelled o Closed, con la fecha en que se cerró o se canceló. Para una orden de trabajo cancelada, el icono de ayuda emergente muestra el motivo.

Una orden de trabajo pasa al estado Abandoned cuando no recibe ningún evento nuevo durante un número de días definido para su instalación o para su flujo de trabajo, contados desde su último evento que no sea meramente informativo, o desde su creación si no tiene ninguno. Su instalación también puede hacer que las órdenes de trabajo abandonadas se cierren automáticamente: cada domingo, TrakIT cierra aquellas cuyo último evento tiene más antigüedad que un número de días definido, de al menos 90. Para saber cómo pasan las órdenes de trabajo de un estado a otro, consulte Estados de las órdenes de trabajo.

Tareas

Sitúe el puntero sobre el número de la orden de trabajo, o selecciónelo, para abrir el menú de tareas. El icono que hay delante del número muestra la prioridad de la orden de trabajo. Las tareas que usted no puede usar aparecen en gris.

Tarea	Qué hace
Modify Header	Abre Modificar una orden de trabajo.
Reset Work Order	Reconstruye los eventos y los datos.
Change referencia del expediente	Cambia la referencia del expediente, o mueve órdenes de trabajo a otro expediente.
Change Workflow/Services	Cambia el flujo de trabajo o los servicios.
Duplicate Work Order	Crea copias de la orden de trabajo.
Close or Cancel Work Order, Re-open Work Order	Cierra, cancela o reabre la orden de trabajo.
Delete Work Order	Elimina una orden de trabajo creada hace menos de 96 horas que no tiene documentos ni artículos confirmados en un almacén.
Create Location	Añade una ubicación a TrakIT. El cliente del trabajo, si lo hay, se rellena como propietario de la ubicación; cámbielo o bórrelo antes de guardar.
Location List	Abre la lista de ubicaciones.
Job Finance, WO Finance	Abren las páginas de finanzas del expediente y de la orden de trabajo, si el flujo de trabajo tiene finanzas.
Measurements	Abre el registro de mediciones.
Create PDF	Crea un PDF de la orden de trabajo.

La mayoría de las tareas solo funcionan mientras la orden de trabajo está activa o abandonada.

Cabecera

El recuadro Header muestra los detalles de la orden de trabajo. Seleccione su título para plegarlo o volver a desplegarlo; el lápiz abre Modificar una orden de trabajo.

Los campos dependen de los campos de cabecera del flujo de trabajo: por ejemplo el cliente, el cargador, el receptor y el transportista, el número de contenedor, el tipo de carga, el número de precinto, el tamaño, el peso y el volumen, el tipo de expediente, los países y los incoterms. Un icono de información junto a una entidad o una persona muestra sus datos. Un icono de advertencia ámbar junto al número de contenedor significa que el número no es válido para el flujo de trabajo. Last Event y Customer Status muestran el último evento, y el último evento que puede ver el cliente.

Debajo:

• Services: los servicios de la orden de trabajo. Seleccione un servicio para ver lo que incluye; el icono del camión permite cambiarlos.
• Internal Remarks, Remarks For Customer y Remarks For Job: consulte Observaciones.
• Quotation: el presupuesto vinculado al expediente. Consulte Vincular un presupuesto.
• Los eventos y los campos de datos configurados para mostrarse en la cabecera, si los hay.

Observaciones

1. Seleccione el lápiz junto a Internal Remarks, Remarks For Customer o Remarks For Job.
2. Introduzca las observaciones.
3. Para las observaciones internas y las observaciones para el cliente, seleccione Apply to Job para escribir las mismas observaciones en todas las órdenes de trabajo del expediente, sustituyendo las suyas.
4. En Notify Users, elija los usuarios a los que enviar las nuevas observaciones por correo electrónico.
5. Seleccione Save.

Las observaciones para el expediente son comunes a todas sus órdenes de trabajo. Para cambiar las observaciones se necesita el permiso Update Remarks, y la orden de trabajo debe estar activa o abandonada.

Vincular un presupuesto

1. Seleccione el lápiz junto a Quotation.
2. En Link to Quotation, elija el presupuesto en Select Quotation, o — para desvincularlo. La lista muestra los presupuestos aprobados, generados y finalizados de la empresa del flujo de trabajo que corresponden al flujo de trabajo y al cliente, incluidos los que no tienen flujo de trabajo o cliente.
3. Seleccione Save.

El presupuesto se vincula a todo el expediente.

Detalles del tipo de carga

Seleccione el icono de información junto a Load Type para ver la longitud, la altura, la anchura y la descripción del tipo de carga.

Lista de ubicaciones

El campo Location List muestra las ubicaciones a las que va la orden de trabajo, en orden. Aparece si el flujo de trabajo usa listas de ubicaciones.

Para cambiar la lista, seleccione el icono del mapa que tiene al lado, o Location List en el menú de tareas:

1. En Selection Type, elija dónde buscar ubicaciones: Global, Company, Workflow o Entities (las ubicaciones de las entidades del expediente y de la orden de trabajo).
2. Escriba en Select Location, elija una ubicación y seleccione el icono más para añadirla.
3. Use los iconos de cada ubicación para subirla, bajarla o eliminarla.
4. Para dar la misma lista a todas las órdenes de trabajo del expediente, seleccione Apply to Job.

Cada ubicación es una tarjeta numerada con su ciudad y, si están rellenados, su dirección, su contacto, su teléfono y sus instrucciones especiales. Entre las tarjetas, la página muestra la distancia y el tiempo de trayecto de una ubicación a la siguiente y, arriba, el total. Seleccione el marcador rojo de una tarjeta para mostrar la ubicación en el mapa que hay junto a la lista.

Para corregir los datos de una ubicación, como su dirección o su contacto, seleccione el icono del lápiz de su tarjeta para abrir Modify Location. Save o Cancel le devuelve a la lista. El lápiz aparece si su rol tiene Update en la sección Geo Data & Locations, y la ventana emergente necesita además Read en esa sección.

Activos

Si el flujo de trabajo usa activos, el recuadro Assets lista los activos de la orden de trabajo, como camiones, remolques o equipos.

Añadir un activo

1. Seleccione el icono más (Add Asset).
2. Elija la empresa en Company, el tipo de activo en Asset Type, a quién pertenece el activo en Belongs To y el activo en Asset Name. TrakIT indica si el activo ya está en otras órdenes de trabajo activas.
3. En If an asset of same type already exists, elija Do not add, Replace asset of same type o Allow multiple assets of same type.
4. Seleccione Save.

También se añaden los activos vinculados al activo. Algunos campos de datos de la orden de trabajo pueden rellenarse a partir del activo.

Detalles del activo

Seleccione el icono de información junto a un activo para ver su tipo, su categoría, su número de serie, su propietario, sus observaciones y sus campos. En el caso de un activo con GPS, y si su rol lo permite, los detalles muestran también su última posición en un mapa.

Quitar un activo

Seleccione la cruz roja del activo y, a continuación, Yes. También se quitan los activos vinculados a él.

Órdenes de trabajo vinculadas e hijas

Si la orden de trabajo se creó a partir de otra, Parent Work Order muestra esa orden de trabajo, con las columnas de detalle del expediente configuradas para su flujo de trabajo. Si a partir de esta se crearon otras órdenes de trabajo, Child Work Orders las lista. Seleccione cualquiera de los dos títulos para plegar la tabla o volver a desplegarla.

Child Work Orders omite las órdenes de trabajo que sus listas de órdenes de trabajo no le mostrarían, y una orden de trabajo padre que usted no puede ver se muestra solo con su ID.

Cambiar la referencia del expediente

Change referencia del expediente en el menú de tareas cambia la referencia del expediente de la orden de trabajo, o mueve algunas de sus órdenes de trabajo a otro expediente. Cuando la orden de trabajo tiene más de un número de días, definido para su instalación (3 por defecto), solo el soporte de TrakIT puede cambiar la referencia.

1. Introduzca la nueva referencia del expediente en New.
2. Si el expediente tiene varias órdenes de trabajo, elija el alcance en Select Scope:
   • All work orders in job: cambia la referencia de todo el expediente.
   • This work order only: mueve esta orden de trabajo a un expediente nuevo.
   • Selected work orders only: mueve las órdenes de trabajo que seleccione a un expediente nuevo. Puede pegar una lista de ID de órdenes de trabajo o de números de contenedor, uno por línea, y seleccionar Select.
3. Para mover las órdenes de trabajo a un expediente que ya existe, seleccione Allow joining with existing job.
4. Seleccione Apply Change.

Un expediente nuevo recibe el cliente, el cargador, el receptor, el tipo de mercancía, la mercancía y la moneda del anterior, y una copia de sus datos financieros a nivel de expediente. Los datos financieros propios de las órdenes de trabajo se van con ellas. Los comentarios no se copian. Un expediente que se queda sin órdenes de trabajo se elimina. Las órdenes de trabajo no se pueden mover a un expediente de otro flujo de trabajo o de otro tipo de expediente, ni cuando sus partidas figuran en una factura o una factura de proveedor aprobada. Si una de las órdenes de trabajo seleccionadas no se puede mover, no se mueve ninguna, y la lista indica el motivo.

Cambiar el flujo de trabajo o los servicios

1. Seleccione Change Workflow/Services en el menú de tareas, o el icono del camión junto a Services.
2. Elija el flujo de trabajo en Select Workflow, o los servicios en Select Services.
3. En Applies To, elija Whole Job o This WO Only. Un flujo de trabajo nuevo siempre se aplica a todo el expediente.
4. Seleccione Save.

Precaución

Cambiar el flujo de trabajo elimina y vuelve a crear los eventos y los datos de las órdenes de trabajo. Los valores solo se conservan para los eventos y los campos de datos cuyos códigos coinciden en el nuevo flujo de trabajo. Cambiar los servicios añade o quita eventos y datos para que correspondan a los servicios.

Mediciones

El Measurement Log registra las mediciones tomadas para la orden de trabajo, con su hora y quién las añadió.

1. Elija el tipo de medición, si el flujo de trabajo tiene más de uno.
2. En Add New Measurement, introduzca la hora y el valor.
3. Seleccione el icono más.

El valor debe estar dentro de los límites definidos para el tipo de medición. Los tipos de medición los asigna al flujo de trabajo un administrador.

Restablecer los eventos y los datos

Reset Work Order reconstruye los eventos y los datos de la orden de trabajo a partir de la definición actual del flujo de trabajo, por ejemplo después de que el flujo de trabajo haya cambiado.

1. Seleccione Reset Work Order en el menú de tareas.
2. Para vaciar también las fechas de los eventos y los valores introducidos, seleccione Clear event dates and user data. Si no, los valores se conservan.
3. Seleccione Reset.

Duplicar una orden de trabajo

1. Seleccione Duplicate Work Order en el menú de tareas.
2. Introduzca el número de copias, de 1 a 200.
3. Para crear las copias sin sus eventos ni sus datos, seleccione Clear Events/Data for duplicate WO.
4. Para crearlas en otro flujo de trabajo, seleccione Change Workflow, elija el flujo de trabajo en Target Workflow e introduzca la nueva referencia del expediente en New.
5. Seleccione Create.

En el mismo flujo de trabajo, las copias se incorporan al mismo expediente, sin el número de contenedor ni el ID de carga, y reciben los datos financieros propios de la orden de trabajo. Con una nueva referencia del expediente o con otro flujo de trabajo, TrakIT crea un único expediente nuevo para todas las copias; si ese flujo de trabajo numera sus expedientes automáticamente, usa su propio número. Las copias reciben la lista de ubicaciones, los servicios y los valores de los eventos y los datos que se aplican a todo el expediente.

Cada copia se guarda por separado. Si una copia falla, las creadas antes se conservan, y TrakIT indica cuántas se han creado.

Cerrar, cancelar o reabrir

1. Seleccione Close or Cancel Work Order en el menú de tareas, o Re-open Work Order para una orden de trabajo cerrada o cancelada.
2. Para cerrar o cancelar, elija Close Work Order o Cancel Work Order. Para cancelar, elija también el motivo en Reason for Cancellation e introduzca los detalles.
3. Para hacer lo mismo con las demás órdenes de trabajo del expediente, seleccione Apply to all open WO in Job o, al reabrir, la opción que reabre todas las órdenes de trabajo cerradas o canceladas del expediente.
4. Seleccione Yes.

Una orden de trabajo con artículos de almacén sin confirmar no se puede cerrar, y una con artículos confirmados no se puede cancelar. Cuando usted cancela una orden de trabajo en esta página, su responsable recibe un correo electrónico, salvo que sea usted. Una orden de trabajo cancelada sale del seguimiento de retrasos, y sus movimientos de patio dejan de estar vinculados a ella. Una orden de trabajo cuyo contenedor está en uso en otra orden de trabajo activa del flujo de trabajo no se puede reabrir.

Crear un PDF

1. Seleccione PDF, o Create PDF en el menú de tareas.
2. En Select sections to include in PDF, desmarque las secciones que no quiera: Internal Remarks, Customer Remarks, Remarks for Job, Events, Data, Items, Documents, KPIs and Alerts, Comments y Job Details (las demás órdenes de trabajo del expediente).
3. Seleccione Create.

El PDF se descarga con el nombre WO seguido del número de la orden de trabajo.

Eliminar una orden de trabajo

Puede eliminar una orden de trabajo activa o abandonada en las 96 horas siguientes a su creación, si no tiene documentos ni artículos confirmados en un almacén.

1. Seleccione Delete Work Order en el menú de tareas.
2. Seleccione Delete.

Esta operación no se puede deshacer. Un expediente que se queda sin órdenes de trabajo también se elimina. Si abrió la orden de trabajo desde una lista, TrakIT actualiza la lista y cierra la pestaña de la orden de trabajo; si no, le lleva a la página Expedientes.

Pestañas

Las pestañas que hay debajo de la cabecera dependen del flujo de trabajo: un administrador las elige para cada flujo de trabajo. Audit Log aparece si su rol puede consultar el registro de auditoría. La mayoría de las pestañas muestran un recuento, por ejemplo Events (12); los recuentos de Events y Data solo incluyen las filas que su rol puede ver. Documents muestra un icono ámbar cuando no hay documentos, y KPIs un icono de alerta de color. La página se abre en Events, o en la primera pestaña si el flujo de trabajo no tiene pestaña Events.

Si tiene cambios sin guardar cuando cambia de pestaña, TrakIT le pide que confirme.

Pestaña Events

La pestaña Events lista los eventos de la orden de trabajo: los pasos del flujo de trabajo, cada uno registrado con una fecha y una hora. La primera fila muestra cuándo se creó la orden de trabajo y, en una orden de trabajo cerrada o cancelada, la última fila muestra cuándo se cerró o se canceló.

• Una estrella indica que el evento es obligatorio. Los eventos en cursiva con * son meramente informativos.
• Un icono de rayo indica que el evento desencadena acciones.
• Use Search para buscar un evento por su nombre. Show Codes añade los códigos y Show Descriptions añade las descripciones; TrakIT recuerda ambas opciones.

Para registrar eventos:

1. Seleccione el cuadro de fecha del evento. En el selector de fecha, en Quick Select, elija Current Date/Time, Not Applicable (NA), To Be Advised (TBA) o Clear, o elija la hora y la fecha. El icono del reloj fija el evento en la hora actual de su zona horaria.
2. Introduzca observaciones en Remarks si es necesario.
3. Si el expediente tiene varias órdenes de trabajo, seleccione Apply To Job para registrar el mismo evento en todas sus órdenes de trabajo abiertas. Esta opción aparece ya seleccionada para los eventos que se aplican a todo el expediente.
4. Seleccione Save. Al desplazarse hacia abajo, un segundo botón Save permanece arriba a la derecha.

TrakIT comprueba y guarda cada fila modificada, y muestra Saved! o el motivo en la fila. Las comprobaciones son las mismas que en la página Eventos y datos: por ejemplo, los eventos deben registrarse en orden, y no pueden estar más de 5 minutos en el futuro salvo que sean meramente informativos. Una fila que no se guarda conserva lo que ha introducido, excepto una marcada como Event Changed o Data Changed: otra persona la guardó después de que usted abriera la página, y ahora muestra su valor. Si las comprobaciones propias del flujo de trabajo rechazan el guardado, no se guarda nada.

Cuando todos los eventos y datos obligatorios de la orden de trabajo están rellenados con un valor distinto de TBA, la orden de trabajo se cierra automáticamente. NA cuenta como valor.

Puede cambiar los eventos mientras la orden de trabajo está activa o abandonada, si su rol puede actualizar eventos y datos. Sin ese permiso, la pestaña indica No permission to update debajo de la lista. El flujo de trabajo también puede hacer que algunos eventos sean de solo consulta, u ocultarlos, para su rol.

Export descarga la pestaña en un archivo Excel.

Detalles de eventos y datos

Seleccione el icono de información de una fila para ver la descripción del evento o del campo de datos. More Info muestra su código, los servicios a los que pertenece, cómo se calcula o se comprueba, y las acciones que desencadena, con cuándo se ejecutó cada una y el resultado.

Actualizar varias órdenes de trabajo a la vez

Si el expediente tiene varias órdenes de trabajo, el icono Edit Multiple WO de una fila abre ese evento o campo de datos para todas las órdenes de trabajo del expediente.

1. Introduzca el valor y las observaciones de cada orden de trabajo. Para copiar el valor y las observaciones de una fila en las demás, seleccione el icono verde de copiar de esa fila.
2. Desmarque la casilla de cualquier orden de trabajo que no quiera cambiar.
3. Seleccione Save.

Las órdenes de trabajo cerradas y canceladas se muestran en gris y no se pueden cambiar.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos de la orden de trabajo, como números de referencia, nombres o importes, y funciona como la pestaña Events: introduzca el valor en Value y las observaciones en Remarks y, a continuación, seleccione Save.

Según el campo, usted escribe el valor, elige una fecha, elige una ubicación o una entidad de una lista (escriba al menos 2 caracteres), o elige uno o varios valores de una lista. Los campos calculados los determina TrakIT y no se pueden cambiar.

Pestaña Items

La pestaña Items lista los artículos de almacén de la orden de trabajo. Para saber cómo funciona el almacenaje, consulte Almacenes y Almacenaje: recibir artículos y darles salida.

La lista muestra la cantidad, la unidad, el peso, el volumen, el número de serie, la ubicación de almacenamiento, el código SA, la referencia y las observaciones de cada artículo, con los totales al final. Seleccione el nombre de un artículo para abrir el artículo. Export descarga la lista en un archivo Excel.

Si el flujo de trabajo usa almacenes, elija el almacén y el sentido (Inbound u Outbound) encima de la lista antes de añadir artículos. No se pueden cambiar una vez que la orden de trabajo tiene artículos.

Añadir un artículo

1. Seleccione Add Item.
2. Elija la zona en Area y el artículo en Item. Para los artículos en salida, solo se muestran los artículos con existencias.
3. En Storage Owner, elija Not Owned, o el cliente, para listar las ubicaciones de almacenamiento reservadas a ellos.
4. Elija adónde va el artículo, en Select Storage, o de dónde tomarlo, en Select Source: By Storage, By Transaction o By Customer. Con By Transaction, seleccione Same Job Only para ver solo las existencias recibidas en este expediente. La lista muestra las existencias y su antigüedad.
5. Introduzca la cantidad en Quantity y, si es necesario, Total Weight, Total Volume y, para los artículos en entrada, Reference. Para un artículo con número de serie, introduzca en su lugar el número de serie en Serial No. Añada Remarks si es necesario.
6. Seleccione Save.

Para cambiar o eliminar un artículo que aún no está confirmado, seleccione su icono del lápiz o de la cruz.

Confirmar los artículos

Añadir artículos no cambia las existencias. Cuando los artículos se hayan movido, seleccione Commit Inbound o Commit Outbound:

• Cada artículo necesita una ubicación de almacenamiento y una cantidad.
• El flujo de trabajo puede exigir que antes se haya realizado un evento.
• Los artículos en entrada deben caber en sus ubicaciones de almacenamiento, contando juntos todos los artículos destinados a la misma ubicación de almacenamiento. Los artículos en salida deben estar en existencias.

Después de la confirmación, los artículos no se pueden cambiar, y la orden de trabajo no se puede cancelar ni eliminar. Para deshacer la confirmación, seleccione Cancel Inbound o Cancel Outbound; una confirmación de entrada solo se puede cancelar mientras no se haya sacado nada de sus existencias.

Pestaña Documents

La pestaña Documents tiene dos partes: Documents Uploaded, los documentos de la orden de trabajo y los del expediente, y Document Checklist, los documentos que necesita el expediente.

Documents Uploaded

La lista muestra primero los documentos de todo el expediente, en For Job, y después los documentos solo de esta orden de trabajo, en For this Work Order only. Para acotarla, elija un tipo de documento, como Uploaded By User o External Access, o escriba parte de un título o de un nombre de archivo, y seleccione el icono del embudo.

Para cada documento, la lista muestra su título, el nombre y el tamaño del archivo, los elementos de la lista de comprobación a los que está vinculado, su fecha de caducidad en Expiry (en rojo una vez caducado) y quién lo subió. Ext significa que los usuarios externos, como el cliente, pueden verlo; un transportista por carretera solo ve los documentos propios de la orden de trabajo, no los de todo el expediente. Los documentos cancelados aparecen atenuados. Unos iconos permiten descargar, previsualizar e imprimir un documento y, si tiene una ubicación, mostrar en un mapa dónde se capturó.

Sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de una fila para ver más opciones:

Elemento del menú	Qué hace
Modify	Cambia los detalles del documento.
Share Link	Muestra un enlace al documento que funciona durante 7 días, sin iniciar sesión en TrakIT. Seleccione Copy Link para copiarlo.
Cancel Document, Reinstate Document…	Cancela el documento, o vuelve a activar uno cancelado. Al cancelarlo también se quitan su acceso externo y sus vínculos con la lista de comprobación.
Delete Document	Elimina el documento definitivamente, y envía un correo electrónico a la persona que lo subió, si fue otra persona. Algunos documentos, como los generados a partir de ciertos formularios, no se pueden eliminar, y un flujo de trabajo puede impedir que se eliminen documentos.

Los documentos limitados a ciertos roles aparecen en gris si usted no tiene ninguno de esos roles, y no puede abrirlos.

Añadir documentos

1. Seleccione Add Documents.
2. En Select Document Scope, elija la referencia del expediente (para todo el expediente) o This Work Order Only.
3. En External Access, elija Internal Only o Allow Access. Aparece el resto del formulario.
4. Rellene lo que necesite:
   • Notify Users: los usuarios a los que avisar por correo electrónico de los nuevos documentos, con un mensaje opcional en Instructions.
   • Role Access: los roles que pueden ver los documentos. Déjelo vacío para todos los roles.
   • Update Document Checklist: los elementos de la lista de comprobación a los que corresponden los documentos, y su nuevo estado.
   • Document Title: un título para los documentos. Sin título, cada documento recibe como título el nombre de su archivo.
   • Expiry Date.
5. Arrastre los archivos al recuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede tener hasta 20 MB y debe ser de uno de los tipos indicados en el formulario. Si no elige elementos de la lista de comprobación, TrakIT vincula los documentos a los elementos cuyo patrón de nombre coincide con el nombre del archivo. También puede enviar documentos a TrakIT por correo electrónico: consulte Subir documentos.

Modificar un documento

1. Sitúe el puntero sobre el icono de menú del documento y seleccione Modify.
2. Cambie el título en New Title, el nombre del archivo (sin su extensión) en File Name, los roles en Role Access, los elementos de la lista de comprobación a los que está vinculado y su estado en Checklist Status, la fecha en Expiry Date, o Allow External Access.
3. Seleccione Save.

Enviar documentos por correo electrónico

1. Marque la casilla de cada documento que quiera enviar.
2. Seleccione Email Docs.
3. En Email Document(s), introduzca el asunto en Subject y el mensaje en Message.
4. Elija los destinatarios en Recipients:
   • En Myself, marque su propia dirección.
   • El cliente, el transportista por carretera y los agentes del expediente que tienen direcciones de correo electrónico aparecen con sus direcciones General, Finance y Management. Marque las direcciones a las que enviar el correo. A una parte que no tenga nada marcado no se le envía el correo.
   • Other Emails: otras direcciones, separadas por comas o puntos y comas.
5. Para enviar enlaces de descarga en lugar de archivos, seleccione Send links instead of attachments. Los enlaces funcionan durante 7 días.
6. Seleccione Send.

TrakIT recuerda sus destinatarios y sus opciones para la próxima vez.

Document Checklist

La lista de comprobación muestra los documentos que necesita el expediente, los del flujo de trabajo y los que se hayan añadido para este expediente, e indica si cada uno requiere un Original o una Copy, su Status y quién lo actualizó por última vez. Una estrella marca un documento obligatorio; una insignia muestra cuántos documentos tiene vinculados. La lista de comprobación es la misma en todas las órdenes de trabajo del expediente.

Para cambiar el estado de un elemento de la lista de comprobación, seleccione su fila y elija el estado en Update Document Status. Se guarda de inmediato.

Para añadir un documento a la lista de comprobación de este expediente, seleccione Add, introduzca el nombre en Document Name y seleccione Add. Para cambiar o eliminar uno añadido para este expediente, seleccione su icono del lápiz. Los elementos de la lista de comprobación que proceden del flujo de trabajo no se pueden cambiar aquí.

Solicitar documentos

Puede pedir por correo electrónico los documentos de la lista de comprobación.

1. Marque la casilla de cada elemento de la lista de comprobación que quiera solicitar.
2. Seleccione Request Documents.
3. Revise Subject y Message, y elija los destinatarios en Recipients.
4. En Options, elija Include Upload Links for each document, o Request to email documents to me.
5. Seleccione Send Request.

Con los enlaces de subida, los destinatarios pueden subir cada documento sin iniciar sesión en TrakIT durante 24 horas. Un documento subido pasa a ser un documento del expediente con acceso externo, y su elemento de la lista de comprobación recibe el estado Requires Validation. Usted recibe un correo electrónico por cada uno.

Pestaña KPIs

La pestaña KPIs lista los KPI (indicadores clave de rendimiento) de la orden de trabajo: el tiempo permitido entre eventos y el tiempo empleado. Para los KPI de varias órdenes de trabajo, consulte los informes de KPI.

Columna	Muestra
Icono de alerta	Rojo cuando el KPI supera su objetivo, ámbar cuando la alerta está pospuesta, gris en los demás casos.
KPI, Type	El KPI, y si cuenta Business Hours o Calendar Hours.
Start, End	Los momentos entre los que corre el KPI. Current significa que cuenta hasta ahora.
Target, Actual	El tiempo permitido y el tiempo empleado, en días y horas. Actual está en rojo cuando supera el objetivo. Un día laborable tiene 8 horas.
Closed	Yes cuando el KPI está completado.
Snooze Till, Ack By	Hasta cuándo está pospuesta la alerta, y quién la pospuso.

Para posponer una alerta:

1. En Snooze Till, elija la fecha hasta la que posponerla. Puede llegar como máximo a un número de días definido para su instalación en la configuración de la aplicación.
2. Para posponer el mismo KPI en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente, seleccione Apply to Job.
3. Seleccione Save.

Para terminar un aplazamiento, borre la fecha y seleccione Save.

Pestaña Forms

La pestaña Forms crea documentos PDF a partir de los formularios configurados para el flujo de trabajo, rellenados con los datos de la orden de trabajo. Para saber cómo configuran los administradores estos formularios, consulte Configurar las plantillas de documentos.

1. Elija el formulario en Select Form. La vista previa lo muestra a la derecha; puede escribir en los campos editables. Save y Load conservan en su navegador los valores escritos para más adelante.
2. Para un formulario de expediente dirigido a una entidad, elíjala en Filter.
3. Configure External Access para que los usuarios externos, como el cliente, puedan ver el documento. Cada vez que elige un formulario, parte del ajuste Default External Access del formulario; ese ajuste está desactivado salvo que se haya activado en la definición del formulario.
4. Si el formulario usa su firma, active Signature Permission.
5. En Select Option, elija Generate PDF Only o Generate PDF & Email.
6. Seleccione Generate, o Generate & Email.

El PDF se añade a los documentos de la orden de trabajo, o a los del expediente en el caso de los formularios de expediente, salvo que el flujo de trabajo indique otra cosa; en ese caso se descarga. El flujo de trabajo también puede registrar un evento cuando se genera el formulario. Algunos formularios solo se pueden generar una vez, solo después de que se hayan rellenado ciertos eventos o campos, o solo por ciertos roles; la página explica por qué no se puede generar un formulario.

Con Generate PDF & Email, elija los destinatarios: Myself, el cliente, el transportista por carretera, el agente de fianzas y el agente de aduanas, u otras direcciones. Para cada una de esas partes, marque las direcciones de correo electrónico que se usarán: General, Finance o Management. Una parte sin direcciones de correo electrónico no aparece en la lista. Revise Email Subject y Message, y seleccione Send. En el caso de un formulario de orden de trabajo, también puede generarlo para todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios del expediente: los mismos comentarios aparecen en el expediente y en todas sus órdenes de trabajo.

• Sort muestra primero los más recientes o los más antiguos; Show muestra solo los comentarios con un estado concreto.
• Cada comentario tiene un estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Si su rol puede actualizar comentarios, seleccione el estado para cambiarlo.
• Seleccione el icono de ampliar para leer un comentario largo a pantalla completa.

Publicar un comentario

1. Seleccione Add….
2. Escriba el comentario. Puede darle formato y añadir enlaces, imágenes y tablas.
3. Visible externally está seleccionado de forma predeterminada: así el cliente puede ver el comentario en el portal y lo recibe por correo electrónico. Desmárquelo para un comentario interno.
4. Seleccione Post.

Para grabar en su lugar un comentario de voz, seleccione el botón del micrófono y, a continuación, Start Recording, Stop y Post. Una grabación puede durar hasta 5 minutos. Los comentarios de voz nunca son visibles para el cliente. Si la página lleva abierta más de un día, la grabación no se publica y TrakIT indica You do not have permission to add comments here. Please reload the page and try again. Vuelva a cargar la página y repita la grabación.

Puede eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación.

Quién recibe aviso de los comentarios nuevos

Comment Recipients lista los usuarios que reciben aviso de los comentarios nuevos. Usted se añade a la lista cuando publica un comentario. Un destinatario solo recibe un correo electrónico si se ha suscrito a las notificaciones de comentarios, en System > Notifications.

Si su rol puede añadir comentarios, puede cambiar la lista:

• Para añadir un usuario, seleccione Add, elija el usuario en Add New User y seleccione Add User. La lista ofrece los usuarios internos activos con dirección de correo electrónico que pueden abrir el expediente: los usuarios de su flujo de trabajo y los administradores del sistema.
• Para quitar un destinatario, seleccione la cruz roja junto a su nombre.

Pestaña Yard Moves

La pestaña Yard Moves lista los movimientos de patio vinculados a la orden de trabajo: los movimientos planificados en gris, los movimientos realizados, y los movimientos cancelados en rojo. Para cada movimiento muestra el Move ID, cuándo se realizó, el contenedor y su tipo, la clase de movimiento (como Gate In o In Stack), el sentido, si el contenedor estaba lleno o vacío, el modo, la zona y la posición, las fotos y las observaciones.

Ubicación del movimiento

Seleccione el marcador rojo junto a una posición para ver en un mapa dónde se registró el movimiento.

Pestaña Photos

La pestaña Photos muestra las fotos de la orden de trabajo, con sus títulos y quién las añadió. Seleccione una foto para verla a tamaño completo, y use Search Title para buscar fotos por título.

Añadir fotos

1. Seleccione Add Photos.
2. Arrastre las fotos al recuadro, o seleccione el botón para elegirlas. La subida empieza de inmediato.

Cada foto puede tener hasta 20 MB. Cada foto recibe como título el nombre de su archivo.

Para hacer una foto con la cámara de su dispositivo, seleccione Take Photo.

Si la página lleva abierta más de un día, la subida se detiene con You do not have permission to add files here. Please reload the page and try again. Vuelva a cargar la página y añada de nuevo las fotos.

Cambiar o eliminar una foto

1. Seleccione el título de la foto.
2. En Modify Title, cambie el título en Title y seleccione Update, o seleccione el icono de eliminar para eliminar la foto.

Las fotos se pueden añadir y cambiar mientras la orden de trabajo está activa o abandonada.

Pestaña Audit Log

La pestaña Audit Log lista lo que se ha hecho en la orden de trabajo: quién lo hizo, cuándo y qué, como eventos actualizados, documentos añadidos o el cierre de la orden de trabajo. Los cambios hechos en todo el expediente, como los eventos guardados con Apply To Job, están en el registro de auditoría del expediente.

Filtre la lista por User, Action o Information, y seleccione Search. Seleccione Show Exact Time para ver fechas en lugar del tiempo transcurrido. Export descarga la lista en un archivo Excel.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Work Orders para abrir una orden de trabajo, y usted debe tener acceso a su flujo de trabajo. Todo lo demás necesita su propio permiso en la sección Work Orders:

Para	Permisos
Cabecera y tareas	Update (Modify Header, lista de ubicaciones, Actions), Update Remarks, Change referencia del expediente, Change Workflow, Change Services, Duplicate, Close/Cancel, Re-open, Reset, Delete, PDF Create
Activos	View Assets, Assign Asset, Remove Asset
Mediciones	View Measurement, Add Measurement, Delete Measurement
Eventos y datos	View Events & Data, Update Events & Data, Export Events & Data
Artículos	Add Item, Delete Item (también necesario para cambiar un artículo), Commit Items, Cancel Items, Export
Documentos	View Document List, Upload Document, Allow Shared Document (para los documentos del expediente), Allow External Access to Document, Allow Rename Document Title, Preview/Download Internal Document, Preview/Download External Document, Cancel Document, Reinstate Document, Delete Document, View Document Checklist, Update Document Checklist, Email Documents
KPI	View KPIs, KPI Snooze
Formularios	Generate Form
Comentarios	View Comments, Add Comments (también para añadir o quitar destinatarios), Update Comments (para cambiar el estado de un comentario), Delete Comment
Fotos	View Photos, Add Photos, Delete Photos (eliminar también requiere Add Photos)
Registro de auditoría	View Audit Log

Otras secciones: Read en Job Finance para los enlaces a finanzas, Read en Yard Moves para la pestaña Yard Moves, y en Geo Data & Locations, Create Location para Create Location (guardar la ubicación nueva necesita además Create), Update para corregir los datos de una ubicación desde la lista de ubicaciones, y Read para abrir la ventana emergente de la ubicación en ambos casos.