Orden de trabajo

La página de la orden de trabajo de la aplicación móvil muestra una orden de trabajo: un contenedor o una carga de un expediente. Tiene la misma información que la página Orden de trabajo de la versión para ordenador, organizada en pestañas para una pantalla pequeña. En su teléfono o su tableta puede registrar eventos, rellenar campos de datos, cambiar observaciones, añadir documentos, fotos y firmas, posponer alertas de KPI (indicadores clave de rendimiento) y publicar comentarios.

Para abrir una orden de trabajo:

• En un expediente, seleccione la orden de trabajo o, en la pestaña Items del expediente, la orden de trabajo de un artículo.
• En una actividad registrada para una orden de trabajo, seleccione la orden de trabajo en los detalles de la actividad.
• En las pantallas Entrada al patio, Salida del patio, Movimiento de equipo y Operaciones con mercancía, seleccione el ID de la orden de trabajo que se muestra para el contenedor.

Algunas cosas solo se pueden hacer en TrakIT en un ordenador: el menú de tareas (como Modify Header, cerrar, cancelar, duplicar o eliminar la orden de trabajo, o crear un PDF), las banderas, compartir, Actions, la pestaña Forms, añadir o confirmar artículos, añadir o quitar activos, la lista de ubicaciones, cambiar los detalles de un documento, enviar documentos por correo electrónico, gestionar la lista de comprobación de documentos, las mediciones, los comentarios de voz y las exportaciones.

La parte superior de la página

• La flecha de la izquierda (Back to Job) le devuelve al expediente de la orden de trabajo.
• El título muestra Work Order y el número de la orden de trabajo. El icono que hay delante muestra la prioridad de la orden de trabajo.
• Debajo del título: el nombre que da su instalación a la referencia del expediente, la referencia del expediente, que también abre el expediente, y entre paréntesis el número de órdenes de trabajo del expediente que no están canceladas.
• A la derecha, el estado: Active en verde, Abandoned en rojo, o Cancelled o Closed en gris. En una orden de trabajo cerrada o cancelada, la línea de debajo muestra cuándo se cerró o se canceló y, en una cancelada, el motivo. Consulte Estados de las órdenes de trabajo.

Icono de prioridad	Prioridad
Cuadrado rojo con un signo de exclamación	1 - Critical
Cuadrado ámbar con una flecha hacia arriba	2 - High
Cuadrado verde	3 - Normal
Cuadrado azul con una flecha hacia abajo	4 - Low
Cuadrado gris con una flecha hacia abajo	5 - Very Low
Icono de pausa gris	6 - On Hold

Pestañas

La primera pestaña es Header. Las demás pestañas dependen del flujo de trabajo: un administrador las elige para cada flujo de trabajo. Aparecen en este orden: Events, Data, Items, Documents, KPIs, Comments, Photos y Yard Moves, y después Audit Log si su rol puede consultar el registro de auditoría. Yard Moves necesita además Read en la sección Yard Moves. Deslice la barra de pestañas hacia un lado para ver todas las pestañas.

La mayoría de las pestañas muestran un recuento, por ejemplo Events (12). Documents muestra un icono ámbar cuando no hay documentos. KPIs muestra un icono rojo cuando hay una alerta de KPI activa, uno ámbar cuando las alertas están pospuestas, y uno gris en los demás casos.

La página se abre en Events, o en la primera pestaña si el flujo de trabajo no tiene pestaña Events. Cada pestaña se carga la primera vez que la selecciona y después se queda como está, salvo tras sus propios cambios. Para ver los cambios que otras personas han hecho desde que abrió la orden de trabajo, vuelva a cargar la página.

Si su rol no puede ver lo que contiene una pestaña, la pestaña muestra Permission denied: seguido de lo que falta, por ejemplo Permission denied: view documents.

Pestaña Header

La pestaña Header muestra los detalles de la orden de trabajo, sus observaciones y, si el flujo de trabajo los usa, sus activos y sus órdenes de trabajo vinculadas. Aquí solo se pueden cambiar las observaciones.

El primer recuadro lista los campos de la orden de trabajo:

• Workflow y Responsible Person.
• Los campos de cabecera que muestra el flujo de trabajo, con los nombres que les da el flujo de trabajo: por ejemplo el cliente, el cargador, el receptor y el transportista, el número de contenedor, el tipo de carga, el número de precinto, el tamaño, el peso y el volumen, el tipo de expediente, los países y los incoterms. Consulte Los campos de cabecera. Invalid junto al número de contenedor significa que el número no es válido para el flujo de trabajo.
• Created By, con la fecha en que se creó la orden de trabajo, y Last Event, el último evento con su fecha. Si el flujo de trabajo muestra el cliente, Customer Status muestra el último evento que puede ver el cliente.
• Location List: las ubicaciones a las que va la orden de trabajo, en orden, si el flujo de trabajo usa listas de ubicaciones. [ No locations added ] significa que la lista está vacía. Para cambiar la lista, use la lista de ubicaciones de la versión para ordenador.
• Services: los servicios de la orden de trabajo.
• Quotation: el presupuesto vinculado al expediente, si lo hay.

Si el flujo de trabajo muestra algunos eventos o campos de datos en la cabecera, el recuadro Data Display los lista con sus valores. Omite los campos que su rol no puede ver.

Observaciones

Tres recuadros muestran Internal Remarks, Remarks For Customer y Remarks For Job, o None. Funcionan como en la versión para ordenador: consulte Observaciones.

Para cambiar las observaciones:

1. Seleccione el lápiz junto a Internal Remarks, Remarks For Customer o Remarks For Job.
2. Introduzca las observaciones.
3. Para las observaciones internas y las observaciones para el cliente, si el expediente tiene más de una orden de trabajo, seleccione Apply to Job para escribir las mismas observaciones en todas las órdenes de trabajo del expediente. Esto sustituye sus observaciones.
4. Seleccione Save.

Las observaciones para el expediente son comunes a todas sus órdenes de trabajo. El lápiz aparece si su rol tiene Update Remarks y la orden de trabajo está activa o abandonada. A diferencia de la versión para ordenador, la aplicación móvil no envía las nuevas observaciones por correo electrónico a nadie.

Activos

Si el flujo de trabajo usa activos, el recuadro Assets lista los activos de la orden de trabajo, como camiones, remolques o equipos, por tipo y nombre, o indica No Assets. Sin el permiso View Assets, indica You do not have the permission to view work order assets. Para añadir o quitar activos, use la versión para ordenador: consulte Activos.

Órdenes de trabajo vinculadas

Si la orden de trabajo se creó a partir de otra, o si a partir de ella se crearon otras órdenes de trabajo, el recuadro Linked Work Orders las muestra:

• Parent: la orden de trabajo a partir de la cual se creó esta.
• Child Work Orders: las órdenes de trabajo creadas a partir de esta, con su número de contenedor o su ID de carga. Omite las órdenes de trabajo a las que usted no tiene acceso.

Seleccione una orden de trabajo para abrirla. Consulte Órdenes de trabajo vinculadas e hijas.

Pestaña Events

La pestaña Events lista los eventos de la orden de trabajo: los pasos del flujo de trabajo, cada uno registrado con una fecha y una hora. Para saber qué son los eventos y cómo los comprueba TrakIT, consulte la pestaña Events de la versión para ordenador.

Cada evento es una tarjeta con su nombre, su valor, sus observaciones, y quién lo cambió por última vez y cuándo.

• La primera tarjeta, WO Created, muestra cuándo se creó la orden de trabajo y quién la creó. En una orden de trabajo cerrada o cancelada, la última tarjeta, WO Closed o WO Cancelled, muestra cuándo y quién, o Auto-closed si la cerró TrakIT.
• Una estrella indica que es un evento requerido. Un evento en cursiva con * es meramente informativo.
• Un icono de rayo indica que el evento desencadena acciones.
• Un pequeño cuadrado de color delante del nombre muestra el color de fondo del campo, si tiene uno.
• Un icono de candado indica que puede ver el evento, pero no cambiarlo.
• Active Show descriptions para mostrar la descripción de cada evento debajo de su nombre. TrakIT recuerda el ajuste en su dispositivo.

Para registrar un evento, seleccione su tarjeta: consulte Registrar un evento o cambiar un campo de datos.

Read only en la parte superior significa que no puede cambiar ningún evento de esta orden de trabajo: su rol no tiene Update Events & Data, o la orden de trabajo está cerrada o cancelada. El flujo de trabajo también puede hacer que algunos eventos sean de solo consulta, u ocultarlos, para su rol.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos de la orden de trabajo, como números de referencia, nombres o importes, y funciona como la pestaña Events. Seleccione la tarjeta de un campo para cambiarlo.

Los campos calculados los determina TrakIT y no se pueden cambiar. En el caso de una ubicación o una entidad, si también puede usar TrakIT en un ordenador, View abre la ubicación o la entidad en la versión para ordenador, en una pestaña nueva.

Registrar un evento o cambiar un campo de datos

1. En la pestaña Events o Data, seleccione la tarjeta del evento o del campo de datos. Se abre el editor, con la descripción del campo en la parte superior.
2. Introduzca el valor. Lo que introduce depende del campo: consulte la tabla siguiente.
3. En Remarks, introduzca observaciones si es necesario, o elíjalas de la lista si el flujo de trabajo ofrece una. Remarks required if Value entered significa que debe introducir observaciones junto con un valor.
4. Si el expediente tiene más de una orden de trabajo, seleccione Apply to Job para registrar el mismo valor en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente. Aparece ya seleccionado para los campos que se aplican a todo el expediente.
5. Seleccione Save.

Campo	Qué introduce
Evento	La fecha y la hora en Date and Time: se necesitan ambas. La fecha puede ser de hasta 2 años atrás, o cualquier fecha pasada en el caso de un evento meramente informativo, y no posterior a hoy. Now rellena la fecha y la hora actuales.
Fecha	La fecha en Date. Aparece un cuadro de hora si el campo ya tiene un valor, o después de seleccionar Now.
Ubicación o entidad	Escriba al menos 2 caracteres en Value y elija de la lista. La cruz del cuadro lo vacía.
Lugar	Empiece a escribir una dirección en Place y elija una de las sugerencias: un lugar que escriba sin elegirlo no se guarda. Open on map muestra el lugar guardado en Google Maps.
Lista	Elija el valor en Value, o varios valores si el campo lo permite. Algunas listas le permiten escribir un valor que no está en la lista.
Enlace	Una dirección web en Link. Open la abre.
Número o importe	Un número en Value.
Texto	Texto en Value.

En un evento o una fecha, NA registra no aplicable y TBA registra pendiente de confirmar, salvo que el campo no los permita. Clear vacía la fecha.

Las horas están en la zona horaria de su usuario de TrakIT, y Now toma la hora de su teléfono o su tableta, así que mantenga en su dispositivo la misma zona horaria que en TrakIT: consulte La zona horaria de su dispositivo.

TrakIT comprueba el valor igual que en la versión para ordenador; por ejemplo, los eventos deben registrarse en orden: consulte Cuando un valor no se guarda. Si el valor se rechaza, el motivo aparece en el editor y no se guarda nada. Si otra persona guardó el campo después de que usted abriera la pestaña, TrakIT lo indica, vuelve a cargar la pestaña con el valor de esa persona y le pide que cierre el editor y lo intente de nuevo.

Cuando el guardado completa los eventos y datos requeridos de la orden de trabajo, la orden de trabajo se cierra automáticamente: TrakIT indica Saved successfully and Work Order Closed y las tarjetas pasan a ser de solo lectura. Para la regla, consulte la pestaña Events de la versión para ordenador.

Mientras el editor está abierto, si sale de la página, su navegador le pide que lo confirme, porque el cambio aún no se ha guardado.

Pestaña Items

La pestaña Items lista los artículos de almacén de la orden de trabajo, en solo lectura. Los artículos se añaden, se cambian y se confirman en la versión para ordenador: consulte Pestaña Items.

Cada artículo muestra su nombre y su código, la cantidad y la unidad, el peso en kg y el volumen en m³, su número de serie y su código SA, la zona y la ubicación de almacenamiento si el flujo de trabajo usa almacenes, su referencia y sus observaciones, y quién lo cambió por última vez y cuándo. Una referencia en gris es la referencia del movimiento de almacén, que se muestra cuando el artículo no tiene una propia. El peso y el volumen totales están al final.

Pestaña Documents

La pestaña Documents lista los documentos de la orden de trabajo y de su expediente: primero los de todo el expediente, en For Job, y después los solo de esta orden de trabajo, en For this Work Order only.

Cada documento muestra su título, el nombre y el tamaño del archivo, los elementos de la lista de comprobación a los que está vinculado, y quién lo subió y cuándo. (external) después del nombre significa que lo subió un usuario externo.

• Ext significa que los usuarios externos, como el cliente, pueden verlo.
• Los documentos Cancelled aparecen atenuados.
• Los documentos Fixed no se pueden eliminar.
• View abre el documento en una ventana nueva, y el icono de descarga lo descarga. No aparecen si su rol no puede abrir el documento, por ejemplo un documento limitado a roles que usted no tiene.

Añadir un documento

1. Seleccione Add Document.
2. Elija de dónde procede el documento:
   • Upload File: cualquier archivo de su teléfono o su tableta.
   • Upload from Gallery: fotos y vídeos de su galería.
   • Take a Photo: hace una sola foto con la cámara. Si su navegador no puede mostrar la cámara en la página, se abre en su lugar la propia cámara de su teléfono.
   • Upload Signature: consulte Añadir una firma.
3. En Upload Document, compruebe el Title. Parte del nombre del archivo. Cuando sube varios archivos a la vez, cada uno recibe como título el nombre de su archivo.
4. Para añadir el documento a todo el expediente, de modo que aparezca en todas las órdenes de trabajo del expediente, seleccione Share with Job.
5. Para que los usuarios externos, como el cliente, puedan verlo, seleccione External Access.
6. En Document Checklist, seleccione los elementos de la lista de comprobación a los que corresponde el documento, si los hay, y después elija su nuevo estado: Have Original, Have Copy, Have Draft, Have Telex, Need Stamp, Paid, Partial o Requires Validation. TrakIT parte del último estado que usted usó.
7. Seleccione Upload.

Cada archivo puede tener hasta 20 MB y debe ser de un tipo que permita su instalación. Si no elige elementos de la lista de comprobación, TrakIT vincula el documento a los elementos cuyo patrón de nombre coincide con el nombre del archivo. Cuando Take a Photo muestra la cámara en la página, la foto se titula Img seguido de la fecha y la hora.

En una orden de trabajo cerrada o cancelada solo puede añadir documentos para todo el expediente: Share with Job aparece ya seleccionado, y Add Document solo aparece si su rol tiene Allow Shared Document. Share with Job no se puede seleccionar si su rol no tiene Allow Shared Document, ni External Access si no tiene Allow External Access to Document.

Para cambiar los detalles de un documento, enviar documentos por correo electrónico, o actualizar o solicitar la lista de comprobación de documentos, use la versión para ordenador.

Añadir una firma

Puede pedir a alguien que firme en la pantalla, por ejemplo para confirmar una entrega, y añadir la firma como documento.

1. Seleccione Add Document y, después, Upload Signature.
2. Firme en el panel de firma con el dedo o con un lápiz óptico. Clear lo vacía.
3. Seleccione Use Signature.
4. En Upload Document, elija las opciones como para cualquier documento: consulte Añadir un documento.
5. Seleccione Upload.

La firma se guarda como una imagen PNG titulada Signature.

Cancelar, volver a activar o eliminar un documento

• Para cancelar un documento, seleccione Cancel en él y, después, Yes. Al cancelarlo también se quitan su acceso externo y sus vínculos con la lista de comprobación. Para volver a activar un documento cancelado, seleccione Reinstate y, después, Yes.
• Para eliminar un documento, seleccione su icono de eliminar y, después, Yes. Esto no se puede deshacer. Si el documento lo subió otra persona, esa persona recibe un correo electrónico. El icono de eliminar no aparece en los documentos fijos, ni si el flujo de trabajo impide que se eliminen documentos.

Pestaña KPIs

La pestaña KPIs lista los KPI de la orden de trabajo: el tiempo permitido entre eventos y el tiempo empleado. Consulte la pestaña KPIs de la versión para ordenador.

Cada KPI muestra:

• Un icono de alerta: rojo cuando el KPI supera su objetivo, ámbar cuando la alerta está pospuesta, gris en los demás casos.
• Su nombre, y si cuenta Business Hours o Calendar Hours.
• Los momentos entre los que corre. Current significa que cuenta hasta ahora.
• Target, el tiempo permitido, y Actual, el tiempo empleado, en rojo cuando supera el objetivo. Un día laborable tiene 8 horas. Closed significa que el KPI está completado.
• Snoozed till, con quién la pospuso, si la alerta está pospuesta.

Posponer una alerta

Si su rol tiene KPI Snooze, un KPI con una alerta en una orden de trabajo activa tiene un cuadro de fecha y uno de hora.

1. Elija la fecha y la hora hasta las que posponer la alerta.
2. Si el expediente tiene más de una orden de trabajo, seleccione Apply to Job para posponer el mismo KPI en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente.
3. Seleccione Save.

Para terminar un aplazamiento, vacíe la fecha y seleccione Save. Puede posponer una alerta como máximo el número de días definido en Snooze Limit for KPIs, en la configuración de la aplicación; una fecha posterior da Date Too Far.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios del expediente: los mismos comentarios aparecen en el expediente y en todas sus órdenes de trabajo. Los más recientes aparecen primero, de 10 en 10: seleccione Load more para ver los anteriores.

Cada comentario muestra su texto, quién lo publicó y cuándo, y su estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. [Visible to Customer] significa que el cliente puede verlo en el portal. Un comentario de voz aparece como Audio comment (play it on the desktop).

• Para publicar un comentario, escríbalo en Add a comment, seleccione Visible to Customer si el cliente debe verlo, y seleccione Post. Al publicarlo, usted se añade a los destinatarios de comentarios; consulte Quién recibe aviso de los comentarios nuevos.
• Si su rol puede actualizar comentarios, elija el estado de un comentario en la lista del propio comentario. Se guarda de inmediato.
• Para eliminar su propio comentario, seleccione su icono de eliminar y, después, Yes. Puede eliminar un comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación, salvo que ya se haya enviado por correo electrónico.

En el teléfono, los comentarios son texto sin formato; no puede grabar un comentario de voz ni cambiar los destinatarios de comentarios.

Pestaña Photos

La pestaña Photos muestra las fotos de la orden de trabajo, con sus títulos. Seleccione una foto para verla a tamaño completo en una pestaña nueva.

Añadir fotos

• Para añadir fotos de su galería, seleccione Add Photos y elija una o varias fotos. Se suben de inmediato.
• Para hacer fotos, seleccione Take Photo. Seleccione Take photo para cada foto: cada una se sube de inmediato, y su miniatura, en la parte inferior, aparece atenuada mientras se sube y después con un borde verde, o rojo si ha fallado. Seleccione Close cuando termine. Si su teléfono lo permite, unos iconos arriba a la derecha encienden el flash y cambian de cámara.

Take Photo solo aparece si su navegador puede usar la cámara en la página. La primera vez, su navegador le pide permiso para usar la cámara; si lo rechaza, TrakIT indica Please allow camera permission. Consulte Funciones que usan su navegador o su dispositivo.

Cada foto puede tener hasta 20 MB. Las fotos reciben como título la fecha y la hora en que se añadieron: las fotos que hace empiezan por Img, y las de su galería por Upl.

Para eliminar una foto, seleccione su cruz roja y, después, Yes.

Las fotos se pueden añadir y eliminar mientras la orden de trabajo está activa o abandonada.

Pestaña Yard Moves

La pestaña Yard Moves lista los movimientos de patio vinculados a la orden de trabajo, en solo lectura. Cada movimiento muestra la clase de movimiento, como Gate In o In Stack, y su ID de movimiento; cuándo se realizó, o Planned; el contenedor y su tipo; el sentido (Import, Export u Other); Full o Empty; el modo (Truck o Rail); la zona y la posición; los servicios; las observaciones; quién lo registró; y cuántas fotos tiene. Los movimientos cancelados aparecen atenuados, con un icono de cancelado.

Pestaña Audit Log

La pestaña Audit Log lista lo que se ha hecho en la orden de trabajo, primero lo más reciente: qué tipo de cambio, cuándo, los detalles y quién lo hizo. Muestra 50 entradas cada vez: seleccione Load more para ver las anteriores.

Los cambios hechos en todo el expediente, como los eventos guardados con Apply to Job, están en el registro de auditoría del expediente: consulte el expediente. Para filtrar o exportar el registro, use la pestaña Audit Log de la versión para ordenador.

Mensajes

Mensaje	Qué significa
Invalid Resource	La orden de trabajo no existe, o usted no tiene acceso a su flujo de trabajo. Consulte En la aplicación móvil.
Saved successfully and Work Order Closed	Su guardado completó la orden de trabajo, y TrakIT la cerró.
Event Changed o Data Changed	Otra persona guardó el campo después de que usted abriera la pestaña. TrakIT vuelve a cargar la pestaña: cierre el editor y vuelva a intentarlo.
No changes to save	El valor y las observaciones son los mismos que antes.
Time is required	Eligió una fecha para un evento, o una fecha de aplazamiento, sin hora.
Place must be selected from the list	Elija el lugar entre las sugerencias mientras escribe.
File size cannot exceed 20MB	Elija un archivo más pequeño.
Invalid File Extension	Su instalación no permite este tipo de archivo.
Document with same title, file name and size already exists	El documento ya está ahí.
Work Order is Closed.	En una orden de trabajo cerrada o cancelada, añada el documento para todo el expediente, con Share with Job.
Date Too Far	La fecha de aplazamiento supera el límite de aplazamiento.
Unable to reach the server	No se pudo contactar con TrakIT, por ejemplo porque su teléfono o su tableta no tiene conexión. Vuelva a intentarlo cuando vuelva a estar en línea.

Quién puede usar esta página

• Su usuario necesita el modo de acceso PWA: consulte Acceso de los usuarios.
• Su rol necesita Read en la sección Work Orders, y usted debe tener acceso al flujo de trabajo de la orden de trabajo: consulte Workflow Access. Sin Read, la página muestra Authorization Failed: consulte En la aplicación móvil.
• Los usuarios externos que abren un enlace a una orden de trabajo van en su lugar a la orden de trabajo en el portal.

Cada parte de la página necesita su propio permiso en la sección Work Orders:

Para	Permisos
Observaciones	Update Remarks
Activos	View Assets
Eventos y datos	View Events & Data para verlos, Update Events & Data para cambiarlos. El acceso a los flujos de trabajo puede ocultar eventos y campos de datos a su rol, o hacerlos de solo consulta.
Documentos	View Document List, Upload Document (Add Document), Allow Shared Document (Share with Job), Allow External Access to Document (External Access), Preview/Download Internal Document y Preview/Download External Document (View y descarga), Cancel Document, Reinstate Document, Delete Document, View Document Checklist (la lista de comprobación al añadir documentos)
KPI	View KPIs, KPI Snooze
Comentarios	View Comments, Add Comments, Update Comments (para cambiar el estado de un comentario), Delete Comment
Fotos	View Photos, Add Photos, Delete Photos
Registro de auditoría	View Audit Log

La pestaña Yard Moves necesita Read en la sección Yard Moves. Los enlaces View de las ubicaciones y las entidades solo aparecen si su usuario también puede usar TrakIT en un ordenador.