Actividad

La página Activity Details muestra una actividad: su título, detalles, estado y campos, con sus archivos, comentarios y registro de acciones.

Para abrirla, seleccione el título de una actividad en la página Actividades, en un cliente, un activo o un cliente potencial, o en un correo electrónico de recordatorio o de invitación. ◄ Activity List le devuelve a la lista. En un teléfono, consulte Actividad en la aplicación móvil.

Puede abrir una actividad de la que es propietario o que ha creado, o cuyo propietario está en una de sus empresas. Solo su propietario y su creador pueden cambiarla.

La actividad

La página muestra el estado arriba a la derecha y, después, el título y los detalles, y estos campos: Date/Time, Duration, Reminder, Type, Owner, For, Team Assigned, Created By, Last Updated y Recurrence. For, Team Assigned y Recurrence solo aparecen cuando están definidos. For indica para qué es la actividad, por ejemplo un cliente, un activo o un cliente potencial: selecciónelo para abrir ese registro. En una actividad que TrakIT ha creado a partir de una periodicidad, View series lista todas las actividades de la serie.

Cambiar el estado

• Mark as Completed o Cancel Activity cierra una actividad planificada, en curso o con retraso.
• Re-Open Activity vuelve a abrir una actividad terminada o cancelada: pasa a estar planificada, en curso o con retraso, según sus fechas.

Estos botones necesitan el permiso Update.

Cambiar una actividad

Puede cambiar una actividad mientras no esté terminada ni cancelada.

1. Seleccione el icono del lápiz (Edit Activity).
2. Cambie el Title, el Detail, la Date/Time, el Type, la Duration, el Reminder, el Team Assigned o la Recurrence.
3. Seleccione Update.

El propietario y aquello para lo que es la actividad no se pueden cambiar. Cuando ya existe la siguiente actividad de una serie, tampoco se pueden cambiar la fecha ni la periodicidad. Si la actividad tiene una invitación de calendario, TrakIT le envía una invitación actualizada a usted y al equipo.

Eliminar una actividad

1. Seleccione el icono de la papelera (Delete Activity). La página muestra la actividad tal como se va a eliminar.
2. Seleccione Delete.

Solo la persona que creó la actividad, o un administrador del sistema, puede eliminarla, y solo mientras no esté terminada ni cancelada. Si tenía una invitación de calendario, TrakIT envía una cancelación.

Pestaña Activity Files

La pestaña Activity Files lista los archivos adjuntos a la actividad, con su título, tipo, estado, fecha de caducidad y tamaño. Seleccione un icono para descargar, previsualizar o imprimir un archivo.

Para añadir archivos mientras la actividad está abierta (ni terminada ni cancelada):

1. Seleccione Add Files.
2. Introduzca un File Title y elija un Document Type, un Document Status y un Document Expiry si hace falta.
3. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza en el acto.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB, de los tipos indicados en el cuadro de diálogo. Para cambiar los datos de un archivo, cancelarlo o eliminarlo, seleccione su icono del lápiz (Modify Document).

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios sobre la actividad. Para publicar uno, seleccione Add…, escriba el comentario y seleccione Post; para grabar un comentario de voz, seleccione el botón del micrófono. Puede ordenar los comentarios, mostrarlos por estado y cambiar el estado de un comentario. Los comentarios de las actividades no se envían por correo electrónico, ni siquiera a los usuarios que figuran en Comment Recipients.

Puede eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación, si su rol tiene el permiso Delete Comment en la sección Work Orders.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho con la actividad y cuándo: la creación, los cambios (con cada campo cambiado), los cambios de estado y las invitaciones de calendario. Use Search para encontrar un usuario, una acción o un valor, y Show Page Loads para incluir las visualizaciones de página. Seleccione Export para descargar el registro como un archivo de Excel. El tiempo durante el que se conserva el registro depende de la política de conservación de datos de su instalación.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Activities:

Permiso	Le permite
Read	Descargar, previsualizar e imprimir archivos.
Update	Cambiar la actividad y su estado, añadir y cambiar archivos, y publicar comentarios.
Delete	Eliminar las actividades que ha creado.