Configurar la contabilidad

Antes de que TrakIT pueda llevar la contabilidad de una empresa, la empresa necesita una moneda base, un plan de cuentas, cuentas predeterminadas para las contabilizaciones automáticas, formas de pago vinculadas a cuentas de banco y de caja, y un ejercicio. Esta página lista los pasos en el orden que mejor funciona. Realícelos para cada empresa que vaya a llevar su contabilidad en TrakIT.

Algunos pasos son solo para administradores del sistema; los demás necesitan los permisos que se indican en la página Contabilidad.

1. Definir la moneda base

La contabilidad se lleva en la Default Currency de la empresa. La define un administrador del sistema:

1. Seleccione Admin > Masters > Companies y, a continuación, la empresa.
2. Seleccione el icono de lápiz (Modify Company).
3. En Finance Settings, elija la Default Currency. Debe ser una de las Available Currencies de la empresa, si están definidas.
4. Seleccione Update.

Elíjala con cuidado: la moneda predeterminada no se puede cambiar una vez que la empresa tiene un ejercicio abierto, ni una vez que se ha contabilizado algo en su contabilidad.

2. Inicializar el plan de cuentas

1. Seleccione System > Chart of Accounts.
2. Si tiene acceso a más de una empresa, elija la empresa.
3. Seleccione Initialize.

Initialize solo aparece mientras la empresa no tiene plan de cuentas y una vez definida su moneda predeterminada. TrakIT carga un plan estándar para el país de la empresa si existe, o uno general. Crea los grupos de cuentas y un primer nivel de cuentas, con los códigos 1xxx para el activo, 2xxx para el pasivo, 3xxx para el patrimonio neto, 4xxx para los ingresos y 5xxx para los gastos. Las cuentas se muestran en cinco pestañas: Assets, Equity, Liabilities, Revenue y Expense.

Los grupos solo proceden de esta plantilla: no puede añadir grupos más adelante.

3. Añadir las cuentas en las que contabiliza

Las cuentas que crea la plantilla son cuentas padre (se muestran con un icono de carpeta): organizan el plan y muestran el total de las cuentas que dependen de ellas, pero no se puede contabilizar nada en ellas. Los asientos van a cuentas hijas, que usted añade debajo.

Para añadir una cuenta debajo de una cuenta padre:

1. En la página del plan de cuentas, seleccione la cuenta padre.
2. En la pestaña Sub-Accounts, seleccione Add….
3. Elija el Account Type: Child para una cuenta que recibe contabilizaciones, Parent para otro nivel de agrupación.
4. Escriba el Account Code y el Account Name.
5. Para una cuenta hija, elija la Currency. Deje [Company Currency] salvo que la cuenta se lleve en una moneda extranjera, por ejemplo una cuenta bancaria en dólares estadounidenses.
6. Seleccione Add.

También puede seleccionar Add New en la página del plan de cuentas y elegir allí el Group y el Parent. Una cuenta hija siempre necesita una cuenta padre.

Los códigos pueden contener letras, dígitos y . - / _. TrakIT elimina los espacios y los guarda en mayúsculas. Un código solo se puede usar una vez en la empresa para la misma moneda.

Después de crear una cuenta, su tipo, grupo, cuenta padre y moneda no se pueden cambiar, así que compruébelos antes de guardar. Una cuenta con saldo no se puede desactivar, y una cuenta en la que se ha contabilizado no se puede eliminar.

Como mínimo, añada estas cuentas hijas:

Cuenta	Normalmente bajo	Necesaria para
Cuentas de banco y de caja	Activo: cuentas bancarias, caja chica	Cobros y pagos.
Cuentas a cobrar	Activo: cuentas a cobrar	Facturas y cobros.
Cuentas a pagar	Pasivo: cuentas a pagar	Facturas de proveedor y pagos.
Ingresos	Ingresos	Facturas.
Gastos	Gastos	Facturas de proveedor.
Resultados de ejercicios anteriores	Patrimonio neto: resultados de ejercicios anteriores	Cerrar un ejercicio. Consulte el paso 4.
Impuesto sobre las ventas	Pasivo	Facturas con impuestos.
Impuesto sobre las compras	Activo	Facturas de proveedor con impuestos, si recupera el impuesto.
Retención soportada	Activo	Facturas en las que el cliente practica una retención.
Retención practicada a pagar	Pasivo	Facturas de proveedor en las que usted practica una retención al proveedor.
Descuentos y bonificaciones	Ingresos	Facturas con ajustes.
Diferencias de cambio	Gastos	Cobros y pagos en otras monedas, y revalorización de divisas.

4. Marcar la cuenta de resultados de ejercicios anteriores

Al cerrar un ejercicio, su beneficio o pérdida se traspasa a la cuenta cuyo Special Code es RE.

1. En la página del plan de cuentas, seleccione la cuenta de resultados de ejercicios anteriores.
2. Seleccione el icono de lápiz (Modify).
3. En Special Code, escriba RE.
4. Seleccione Update.

La cuenta debe ser una cuenta hija activa de un grupo de Equity, en la moneda de la empresa. Solo una cuenta de la empresa puede tener el código. RE es el único código especial.

5. Elegir las cuentas predeterminadas

Las cuentas predeterminadas indican a TrakIT adónde van las contabilizaciones automáticas. Están en el panel Auto-Posting Default Accounts de la parte superior de la página del plan de cuentas, que ven los usuarios que pueden actualizar el plan una vez inicializado.

1. Elija una cuenta en cada cuadro que necesite.
2. Seleccione Save Defaults.

Cada cuadro solo ofrece cuentas hijas activas de la empresa, en la moneda de la empresa, de una categoría:

Cuenta predeterminada	Ofrece	Se usa para	Necesaria
Default AR Account	Activo	Se carga cuando se contabiliza una factura y se abona cuando se contabiliza un cobro.	Siempre, para facturas y cobros.
Default Income Account	Ingresos	Se abona por las líneas de factura cuyo concepto no tiene cuenta contable propia.	Cuando existen esas líneas.
Default AP Account	Pasivo	Se abona cuando se contabiliza una factura de proveedor y se carga cuando se contabiliza un pago.	Siempre, para facturas de proveedor y pagos.
Default Expense Account	Gastos	Se carga por las líneas de factura de proveedor cuyo concepto no tiene cuenta contable propia; se abona por los ajustes de las facturas de proveedor.	Siempre, para facturas de proveedor.
Sales Tax Account	Pasivo	Se abona con el impuesto de las facturas.	Para facturas con impuestos.
Purchase Tax Account	Activo	Se carga con el impuesto de las facturas de proveedor.	Opcional. Sin ella, el impuesto de cada línea de factura de proveedor va a la cuenta de gastos de esa línea.
Withheld Tax Account	Activo	Se carga con el impuesto que los clientes retienen de una factura.	Para facturas con retención.
Withholding Tax Payable	Pasivo	Se abona con el impuesto que usted retiene a un proveedor en una factura de proveedor.	Para facturas de proveedor con retención.
Discounts & Allowances	Ingresos	Se carga con los ajustes de las facturas.	Para facturas con ajustes.
FX Gain/Loss Account	Gastos	Recibe las diferencias de cambio realizadas y no realizadas.	Para cobros y pagos en otras monedas, y para la revalorización de divisas.

Cuando un documento necesita una cuenta predeterminada que no está definida, no se puede finalizar: el mensaje indica la cuenta que falta. Consulte Contabilización automática.

6. Vincular los conceptos a cuentas contables (opcional)

Cada línea de una factura, factura de proveedor o asiento interno usa un concepto, como un cargo de flete o de manipulación. Puede enviar cada concepto a su propia cuenta contable, por ejemplo para mantener separados los ingresos por flete y los ingresos por almacenaje. Las líneas cuyo concepto no tiene ninguna van a la Default Income Account o a la Default Expense Account.

1. Seleccione Admin > Masters > Finance Masters y, a continuación, la pestaña Account Masters.
2. Elija la empresa y, a continuación, seleccione el concepto.
3. En Select Action, elija Modify Account.
4. En COA Account, elija la cuenta contable, o – Not Mapped (use default) –.
5. Seleccione Save.

Para ello se necesita el permiso Update en Finance Masters.

7. Vincular las formas de pago a cuentas de banco y de caja

Un cobro o pago se contabiliza en la cuenta de banco o de caja de su forma de pago. Las vincula un administrador del sistema:

1. Seleccione Admin > Masters > Finance Masters y, a continuación, la pestaña Payment Methods.
2. Seleccione Add, o el icono de lápiz de una forma de pago existente.
3. Escriba el Payment Mode Name y elija la Company.
4. En COA Account, elija la cuenta de banco o de caja. La lista muestra las cuentas de activo de la empresa, incluidas las cuentas en moneda extranjera.
5. Seleccione Save.

Una forma de pago para [Global] no puede tener cuenta, así que los cobros y pagos de una empresa que lleva su contabilidad en TrakIT necesitan formas de pago configuradas para esa empresa. Una forma de pago cuya cuenta está en moneda extranjera solo se puede usar para cobros y pagos en esa moneda.

8. Crear el primer ejercicio

En la pestaña Financial Years de Finance Masters, cree el primer ejercicio de la empresa. Su fecha de inicio es importante: los saldos de apertura se contabilizan en esa fecha, y nada con fecha anterior puede pasar a la contabilidad. Un ejercicio no se puede modificar ni eliminar una vez creado. Consulte Ejercicios.

9. Cargar los tipos de cambio

Si la empresa trabaja con más de una moneda, asegúrese de que existen los tipos de cambio entre su moneda base y cada una de las demás monedas, y manténgalos al día. Los cobros, pagos, asientos internos y revalorizaciones en otra moneda no se contabilizan sin un tipo. Consulte Contabilidad multidivisa.

10. Introducir los saldos de apertura

Si la empresa viene de otro sistema contable, introduzca los saldos que tenían sus cuentas al inicio del primer ejercicio en la página Saldos de apertura: seleccione Opening Balances en la parte superior de la página del plan de cuentas.

11. Cambiar el sistema financiero a TrakIT

Un administrador del sistema hace esto en último lugar:

1. Seleccione Admin > Masters > Companies y, a continuación, la empresa.
2. Seleccione la pestaña Finance System.
3. En Select finance system to use, seleccione el logotipo de TrakIT.

A partir de ese momento, siempre que la empresa tenga un plan de cuentas, finalizar una factura, factura de proveedor, cobro o pago y aprobar un asiento interno los contabiliza en la contabilidad. Si falta algo que la contabilización necesita, como una cuenta predeterminada o un ejercicio abierto, el documento no se puede finalizar ni aprobar hasta que se corrija. Por eso este paso es el último.

El cambio no contabiliza los documentos finalizados o aprobados antes de él. En Synchronisation Settings, en la misma pestaña, un administrador del sistema puede activar Invoices y Bills. TrakIT busca entonces cada 5 minutos las facturas, facturas rectificativas y facturas de proveedor finalizadas que aún no ha sincronizado, incluidas las más antiguas, y las contabiliza. Un documento que no puede contabilizar, por ejemplo porque ningún ejercicio abierto cubre su fecha, recibe en su lugar el mensaje de error como referencia de sincronización. Los cobros, pagos y asientos internos solo se contabilizan cuando se finalizan o se aprueban.

12. Comprobar la contabilidad

Abra el balance de sumas y saldos a fecha del primer día del ejercicio. Debe mostrar los saldos de apertura y ninguna diferencia entre el debe y el haber: debe coincidir con el balance de sumas y saldos de cierre de su sistema anterior.