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Glosario

Este glosario explica las palabras que encontrará en TrakIT y en este sitio de ayuda. Cada entrada da una definición breve y enlaza con la página que explica el término en detalle. Los términos del módulo de contabilidad, como cuenta contable o asiento contable, están en el Glosario y preguntas frecuentes de contabilidad.

Algunos nombres se definen para su instalación, así que TrakIT puede mostrar una palabra distinta de la de esta página: la referencia del expediente (de forma predeterminada, Transport Document), el ID de carga (de forma predeterminada, Manifest) y los tipos de entidad.

Algo que TrakIT hace por sí mismo cuando cambia un evento o un campo de datos de una orden de trabajo, o un número determinado de horas antes o después de su fecha: por ejemplo, enviar un correo electrónico o un mensaje, generar un documento, actualizar otro campo o cerrar la orden de trabajo. Las acciones se configuran en cada evento o campo de datos de un flujo de trabajo. Consulte la pestaña Actions.

El soporte de TrakIT también puede añadir acciones que se ejecutan después de una operación en otros registros, o que usted inicia desde un botón Actions en la página de un registro. Consulte Validaciones y acciones.

Una tarea, llamada o reunión con fecha, con un tipo, un propietario y, si hace falta, un equipo, un recordatorio y una periodicidad. Una actividad puede ser de un cliente, un activo o un cliente potencial, o ser general. Consulte Actividades.

Un camión, un remolque, un equipo o cualquier otra cosa que usen sus órdenes de trabajo. Cada activo tiene un tipo, de entre los tipos de activo que configura el soporte de TrakIT, y puede añadirse a órdenes de trabajo. Consulte Gestión de activos.

Un usuario que puede hacer todo en TrakIT. Un administrador del sistema no necesita roles, ve todos los menús, empresas y flujos de trabajo, y no está limitado por los filtros personalizados ni por el acceso a los flujos de trabajo; su línea de usuario muestra SysAdmin en lugar de roles. Varias páginas de configuración son solo para los administradores del sistema. El soporte de TrakIT convierte a un usuario en administrador del sistema. Consulte Quién configura TrakIT y Administradores del sistema.

Un sitio que guarda existencias de artículos. Un almacén se divide en zonas, y cada zona en ubicaciones de almacenamiento. Las órdenes de trabajo reciben artículos en un almacén y les dan salida, y TrakIT calcula las existencias a partir de estos movimientos. Los almacenes se configuran en Admin > Masters > Warehouses & Yards. Consulte Almacenes.

Algo que se tiene en existencias en un almacén, con su código, nombre, unidad y niveles de existencias. Cada artículo pertenece a un tipo de artículo, de entre los que configura el soporte de TrakIT. Los artículos entran y salen con las órdenes de trabajo, y cada entrada o salida es un movimiento de almacén. Consulte Almacenes y Maestro de artículos.

Un registro que compensa entre sí líneas de ingreso y de gasto de los expedientes de su empresa, por ejemplo cuando uno de sus expedientes hace un trabajo para otro, en lugar de facturar a un cliente o de recibir una factura de proveedor. Consulte Asientos internos.

Las tres medidas de una zona de un patio de contenedores, y las coordenadas de cada posición de pila en ella: las bahías, a lo ancho de la zona; las filas; y los niveles, es decir, cuántos contenedores de altura se pueden apilar. Consulte Posiciones del patio.

La búsqueda situada bajo el menú principal que encuentra una orden de trabajo, una entidad, un activo, un usuario, una factura o una factura de proveedor desde cualquier página. Consulte Búsqueda rápida.

Uno de los campos fijos de la cabecera de una orden de trabajo, como la referencia del expediente, el cliente, el número de contenedor, el tipo de carga o el número de precinto. A diferencia de los eventos y los campos de datos, los campos de cabecera son los mismos en todos los flujos de trabajo: cada flujo de trabajo elige cuáles muestran sus órdenes de trabajo, cuáles son obligatorios y cuáles ven los usuarios externos. Consulte Los campos de cabecera, la pestaña Header Fields y Cabecera.

Un valor registrado en una orden de trabajo, como un número de referencia, un nombre, una fecha, un importe, una ubicación o una entidad. Cada flujo de trabajo tiene sus propios campos de datos, creados a partir de los campos de datos maestros, y un campo de datos puede aplicarse a todo el expediente. Los campos de datos calculados los calcula TrakIT. Los campos de datos se rellenan en la pestaña Data de la orden de trabajo y se configuran en Definiciones de eventos y datos. El antiguo sitio de ayuda los llamaba «work order data».

Otros registros, como las entidades, los activos, las facturas y los usuarios, tienen sus propios campos de datos, configurados en Admin > Masters > Data Fields. Consulte Campos de datos.

Una empresa que espera ganar como cliente, cuyo seguimiento se hace en CRM > Leads desde el primer contacto hasta que la gana o la pierde. Un cliente potencial ganado puede convertirse en una entidad. Consulte Clientes potenciales.

Un cobro registra el dinero recibido de una entidad, como un cliente, y se asigna a sus facturas. Un pago registra el dinero pagado a una entidad, como un proveedor, y se asigna a sus facturas de proveedor. Ambos se aprueban y después se finalizan. Consulte Cobros y pagos.

Uno de los cargos a partir de los cuales se crean las partidas, como el flete marítimo o la manipulación. Cada empresa tiene sus propios conceptos, en tres árboles: ingresos, gastos y suplidos. Se configuran en Admin > Masters > Finance Masters. Consulte la pestaña Account Masters.

El contenedor marítimo que transporta una orden de trabajo, identificado por su número de contenedor. Una orden de trabajo transporta un contenedor, o una carga sin contenedor, identificada por su ID de carga. Un icono de advertencia ámbar junto a un número de contenedor significa que el número no es válido para el flujo de trabajo. Yards > Container Master lista todos los contenedores que conoce TrakIT. Consulte Lista de contenedores.

Cargos por retener el contenedor de un transportista más allá de sus días libres: la demora mientras permanece en el puerto o la terminal, la detención mientras está fuera. En TrakIT puede seguirlos como tipos de seguimiento del seguimiento de retrasos, configurados en Admin > Masters > Master Tables. Consulte Delay Tracking.

Los días que se puede retener un contenedor antes de que empiecen los cargos por retraso. Cuando un contenedor entra en el seguimiento de retrasos, TrakIT toma sus días libres y sus tarifas de las definiciones de costes de retraso del flujo de trabajo o, si no, los días libres predeterminados del flujo de trabajo. Los días libres son días naturales, fines de semana y festivos incluidos. Consulte Días libres y cargos y Cómo se hace el seguimiento de los contenedores.

El nombre predeterminado (Transport Document) de la referencia del expediente, abreviado como T/D. El antiguo sitio de ayuda hablaba del número T/D.

Una persona jurídica que TrakIT mantiene separada, con su propio país, sus monedas, su numeración de facturas y su configuración de finanzas. Cada usuario, flujo de trabajo y factura pertenece a una empresa, y cada entidad tiene una empresa responsable. Los usuarios trabajan en su propia empresa y en las demás que les asigne un administrador del sistema. Consulte Empresas.

Un enlace que abre una página de TrakIT sin iniciar sesión en TrakIT: una orden de trabajo, los envíos de un cliente (un enlace de seguimiento), un extracto de facturas, una sola factura, o un formulario para subir un documento solicitado. Un enlace compartido funciona hasta que caduca, se agota o se revoca. Los administradores del sistema ven y revocan los enlaces compartidos en Admin > SysAdmin Pages > Shared Links. Consulte Enlaces compartidos.

Un enlace compartido que muestra a un cliente la lista de sus envíos, desde la que puede abrir cada orden de trabajo, sin iniciar sesión en TrakIT. Se emite con Issue a Tracking Link en la página de la entidad del cliente, y funciona durante 15 días. Los formularios y las plantillas de mensaje también pueden incluir uno. Consulte Compartir un enlace.

Una organización con la que trabaja TrakIT, como un cliente, un transportista, un transportista por carretera, un agente, un banco o una autoridad. Los expedientes, las órdenes de trabajo, los presupuestos, las facturas y las facturas de proveedor hacen referencia a entidades. Cada entidad tiene un tipo de entidad principal, puede tener también otros tipos, y tiene una empresa responsable. Las entidades se gestionan en System > Entity Management. Consulte Gestión de entidades.

«Shipment» (envío) es el nombre que la API y el antiguo sitio de ayuda usan para un expediente. El portal externo lo llama «job».

Toda orden de trabajo tiene uno de estos estados:

Estado Significa
Active Abierta y en curso.
Abandoned Sigue abierta, pero su último evento, sin contar los eventos meramente informativos, tiene más antigüedad que un número de días definido para su instalación o para su flujo de trabajo. Si tiene eventos o campos de datos requeridos, vuelve a estar activa cuando se registra un evento con fecha dentro de ese número de días. Su instalación también puede hacer que las órdenes de trabajo abandonadas se cierren automáticamente.
Closed Completada: cerrada por un usuario, o por TrakIT cuando todos sus eventos y campos de datos obligatorios tienen un valor distinto de TBA.
Cancelled Cancelada por un usuario, con un motivo.

Una orden de trabajo cerrada o cancelada se puede reabrir. Consulte Cerrar, cancelar o reabrir. Para saber cómo pasan las órdenes de trabajo de un estado a otro, consulte Estados de las órdenes de trabajo.

Los dos conjuntos de partidas de un expediente financiero. Las estimaciones son los ingresos y los costes que espera. Una vez aprobadas, TrakIT las copia en los importes reales, donde usted registra los ingresos y los costes que realmente se producen, emite facturas e introduce facturas de proveedor. Consulte la pestaña Estimates y la pestaña Actuals.

Un paso de una orden de trabajo que se registra con una fecha y una hora, como una descarga, una entrada al patio o una entrega. Cada flujo de trabajo tiene sus propios eventos, creados a partir de los eventos maestros. Un evento puede ser obligatorio o meramente informativo, y puede aplicarse a todo el expediente. Los eventos se registran en la pestaña Events de la orden de trabajo o en Operations > Events & Data, y se configuran en Definiciones de eventos y datos.

Un expediente agrupa las órdenes de trabajo de un envío o encargo, por ejemplo los contenedores de un conocimiento de embarque. Pertenece a un flujo de trabajo y contiene lo que comparten sus órdenes de trabajo, como el cliente, el cargador y el receptor, los tipos de expediente, los eventos y datos a nivel de expediente, y las finanzas. Cada expediente tiene un ID de expediente, el número que le da TrakIT, y una referencia del expediente. La API y el antiguo sitio de ayuda llaman a un expediente «shipment» (envío); el portal externo lo llama «job». Consulte Expediente.

La parte financiera de un expediente: sus estimaciones e importes reales, sus facturas, facturas de proveedor y documentos. Se lleva por separado para cada empresa que trabaja en el expediente, cada una con su propia moneda y su propio estado. El estado va de Draft, pasando por Approval Requested, Approved y Request for Closing, a Closed, y también puede ser Cancelled. Ábralo con Finance en el expediente, o desde Finance > Jobs. Consulte Expediente financiero y Del presupuesto al pago.

Lo que usted cobra a un cliente, emitido para un expediente o de forma independiente. Una factura es un borrador con un número de proforma hasta que se aprueba y recibe su número definitivo; después se finaliza, lo que la contabiliza si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT. Las notas de cargo y las facturas rectificativas se guardan y se gestionan con las facturas. Consulte Factura.

Una factura que recibe de un proveedor o de otra entidad. Le asigna las partidas de gasto y de suplido de sus expedientes que cubre, la valida y después la finaliza. Consulte Factura de proveedor.

La definición de una clase de expediente de principio a fin: sus eventos y campos de datos, sus campos de cabecera, documentos, formularios, finanzas, KPI, seguimiento de retrasos y el aspecto de sus órdenes de trabajo. Todo expediente sigue un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo tiene un tipo (Import, Export, Round Trip o Non-Shipment), pertenece a un grupo de flujos de trabajo y a una empresa responsable, y está asignado a dos zonas geográficas de Geo Data. Usted ve los expedientes de los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Consulte Definiciones de flujos de trabajo y Flujo de trabajo.

Una plantilla que TrakIT rellena con los datos de un registro para crear un documento, normalmente un PDF: un documento de orden de trabajo o de expediente, una factura, un presupuesto, un justificante o una factura de proveedor, un documento de movimiento de patio, o el diseño de un informe avanzado. Los diseños de los correos electrónicos que envía TrakIT también son formularios. Los formularios se listan en Admin > Form Definitions, y los documentos de órdenes de trabajo y de expedientes se generan en la pestaña Forms de la orden de trabajo. Consulte Definiciones de formularios y Configurar las plantillas de documentos.

El árbol de zonas geográficas con las que trabaja TrakIT: Global y, después, regiones, agrupaciones, países, estados, sectores y ciudades, y bajo cada ciudad sus ubicaciones. Cada empresa pertenece a un país del árbol, cada flujo de trabajo está asignado a dos zonas geográficas del árbol, y los usuarios obtienen acceso a los flujos de trabajo a través de las zonas geográficas que tienen asignadas. Consulte Geo Data.

Un grupo de flujos de trabajo, por ejemplo por línea de negocio o por región. Todo flujo de trabajo pertenece a un grupo, y el grupo decide si sus flujos de trabajo usan finanzas. Cuando hay más de un grupo, páginas como Operations > Jobs muestran una pestaña para cada uno. Consulte Grupos de flujos de trabajo.

Un conjunto de usuarios internos de una empresa, con un nombre, como un equipo o un departamento. Siempre que TrakIT envía algo a usuarios, como un informe, un recordatorio o el correo electrónico de una acción de evento, puede elegir un grupo en lugar de nombrar a cada persona. Consulte Grupos de usuarios.

Las horas que cuenta un KPI cuando está configurado con In Business Hours: de 09:00 a 17:00, hora local, los días que no son días de fin de semana ni festivos de un país elegido. Un día laborable tiene 8 horas. Los demás KPI cuentan horas naturales, y el seguimiento de retrasos siempre cuenta días naturales. Consulte Festivos por país.

El identificador de una carga que no tiene contenedor, que se usa en una orden de trabajo en lugar del número de contenedor. Su nombre se define para su instalación con Default Name for Load en la Configuración de la aplicación: de forma predeterminada, Manifest, lo que da etiquetas como Container/Manifest.

TrakIT tiene cuatro clases de informe, en Reports:

  • Informes interactivos: informes ya preparados con cifras, un gráfico y una tabla, que se ejecutan en pantalla.
  • Informes de flujo de trabajo: archivos de las órdenes de trabajo de un flujo de trabajo, enviados por correo electrónico de forma programada a clientes o a sus usuarios.
  • Informes avanzados: informes que usted diseña sobre las órdenes de trabajo de cualquier flujo de trabajo, entregados por correo electrónico, a un servidor FTP o a una dirección web.
  • Informes de consulta: informes basados en una consulta a la base de datos que el soporte de TrakIT escribe para usted.

Para elegir entre ellos, y para programar y compartir informes, consulte Programar y compartir informes.

Un indicador clave de rendimiento: el tiempo entre dos eventos de una orden de trabajo, medido frente a un objetivo. Cuando un KPI supera su objetivo, o queda por debajo si está configurado así, genera una alerta, que puede posponer hasta un número de días definido para su instalación. Un KPI cuenta en horas naturales o en horario laboral. Consulte la pestaña KPIs, la pestaña KPIs de un flujo de trabajo y Informes de KPI.

La lista de los documentos que necesita un expediente, que indica si cada uno necesita un original o una copia, y su estado. Procede del flujo de trabajo, usted puede añadir documentos para un expediente concreto, y es la misma en todas las órdenes de trabajo del expediente. Consulte Document Checklist.

Un movimiento de un contenedor o de un camión en un patio de contenedores: por la puerta (Gate In y Gate Out), dentro del patio (como In Stack o Reposition), o un trabajo sobre un contenedor y su mercancía (como Stuffing o Stripping). Un movimiento puede planificarse primero y realizarse después, normalmente con la aplicación para dispositivos móviles, y puede vincularse a una orden de trabajo. Consulte Movimientos de patio.

No aplicable: lo que registra para un evento o campo de datos que no se aplica a la orden de trabajo, por ejemplo con Not Applicable (NA) en el selector de fecha de un evento. NA cuenta como valor, así que un evento obligatorio con NA no mantiene abierta la orden de trabajo. Consulte la pestaña Events.

Los correos electrónicos, mensajes de chat y mensajes de texto que TrakIT le envía sobre lo que usted elija: cambios en órdenes de trabajo, entidades y activos, alertas de KPI, actualizaciones de eventos y datos, días libres que se agotan, y los pasos de expedientes, facturas, facturas de proveedor, presupuestos, cobros y pagos. Se eligen en System > Notifications. Consulte Notificaciones.

Un contenedor o una carga de un expediente, y la unidad de la que TrakIT hace el seguimiento: tiene su propia cabecera, sus eventos, campos de datos, documentos, KPI y estado, y sigue el flujo de trabajo del expediente. Cada orden de trabajo tiene un ID de orden de trabajo; orden de trabajo se abrevia a menudo como WO. Consulte Orden de trabajo.

Una página de widgets, cada uno una cifra, un gráfico o una tabla a partir de datos de TrakIT, en Analytics > Dashboards. Puede crear sus propios paneles, compartirlos y copiar plantillas. Consulte Paneles.

En finanzas, una línea de cargo de un expediente financiero, un presupuesto, una factura o una factura de proveedor. Cada partida se crea a partir de un concepto, como el flete marítimo o la manipulación, y es una partida de ingreso, de gasto o de suplido: lo que cobra al cliente, lo que paga a los proveedores, o lo que paga por cuenta del cliente y le repercute. No es una cuenta contable. Consulte la pestaña Estimates.

Un patio de contenedores: un lugar que guarda contenedores, dividido en zonas y posiciones de pila. Los patios se configuran en Admin > Masters > Warehouses & Yards, y se gestionan desde el menú Yards. Consulte Inventario del patio.

Los precios que ofrece a un cliente para un expediente, y los costes que espera, antes de que exista el expediente. Una vez aprobado un presupuesto, puede generarlo como PDF, enviarlo por correo electrónico y crear el expediente a partir de él. Un presupuesto también puede servir de plantilla para nuevos presupuestos. Consulte Presupuesto y Del presupuesto al pago.

La referencia que identifica un expediente, por ejemplo su número de conocimiento de embarque. El soporte de TrakIT define su nombre para su instalación: de forma predeterminada, Transport Document, abreviado como T/D. Un flujo de trabajo puede numerar sus expedientes automáticamente. Para cambiar la referencia de un expediente, use Change seguido de su nombre en el menú de tareas de una orden de trabajo. Consulte Cabecera del expediente y Cambiar la referencia del expediente.

El usuario responsable de una orden de trabajo. Se define al crear el expediente: de forma predeterminada, usted o el responsable predeterminado del flujo de trabajo. El responsable recibe un correo electrónico cuando otro usuario cancela la orden de trabajo en su página y, si su instalación los envía, recibe correos electrónicos diarios sobre las órdenes de trabajo abandonadas. Consulte Cabecera del expediente.

Un conjunto de permisos con un nombre. Sus roles deciden lo que puede ver y hacer en TrakIT, y sus permisos se suman. Un usuario interno puede tener varios roles internos; un usuario externo tiene como máximo un rol del portal. Los administradores del sistema no necesitan roles. Consulte Gestión de roles y Roles y permisos.

Seguir cuánto tiempo pasa fuera un contenedor, por ejemplo desde la descarga hasta que se devuelve el contenedor vacío, y calcular los cargos de los días que superan sus días libres. Cada tipo de seguimiento, como la demora o la detención, tiene eventos que lo inician y lo detienen, definidos en los eventos del flujo de trabajo. Operations > Delay Tracking lista los contenedores en seguimiento. Consulte Seguimiento de retrasos.

Lo que ofrece un flujo de trabajo dentro de un expediente, como el despacho de aduanas o el transporte por carretera. Cada orden de trabajo registra los servicios que usa, y los eventos, campos de datos, KPI, partidas predeterminadas y formularios de un flujo de trabajo pueden limitarse a algunos servicios. Consulte Workflow Services.

El equipo de soporte de TrakIT. Configura lo que solo él puede cambiar en su instalación, como los tipos de entidad, de activo, de artículo, de carga y de impuesto, los nombres de la referencia del expediente y de los tipos de entidad, los campos de datos calculados y las plantillas de correo electrónico, y convierte a usuarios en administradores del sistema. Póngase en contacto con él mediante System > Request Management, el enlace Support del pie de página, o el chat de soporte si su instalación lo tiene. Consulte Obtener ayuda.

Las listas compartidas de las que se sirven los flujos de trabajo y los registros, en Admin > Masters > Master Tables: los eventos y campos de datos maestros a partir de los cuales se crean los flujos de trabajo, los servicios, los tipos de expediente, las definiciones de KPI, los tipos de carga, los tipos de seguimiento de retrasos, los tipos de documento, los motivos, las plantillas de mensaje y más. Un flujo de trabajo añade un evento o campo de datos maestro y le da su propio código y su propia configuración, de modo que un elemento maestro puede servir a muchos flujos de trabajo. Solo los administradores del sistema cambian las tablas maestras, y el soporte de TrakIT añade los tipos de carga. Consulte Tablas maestras.

Pendiente de confirmar: lo que registra para un evento o campo de datos cuyo valor aún no se conoce, por ejemplo con To Be Advised (TBA) en el selector de fecha de un evento. Un evento o campo de datos obligatorio con TBA no está completo, así que la orden de trabajo sigue abierta. Consulte la pestaña Events.

Los términos de la contabilidad de TrakIT, como plan de cuentas, cuenta contable, asiento contable, ejercicio, moneda base y revalorización de divisas, se explican en el Glosario y preguntas frecuentes de contabilidad.

El tipo de contenedor, u otra carga, que transporta una orden de trabajo, con un código de cuatro caracteres: para los contenedores, el código ISO de tamaño y tipo, como 22G1 o 45G1. El soporte de TrakIT añade los tipos de carga. Consulte Load Types.

La clase de una entidad. TrakIT tiene diez tipos de entidad. El soporte de TrakIT define sus nombres para su instalación, así que los suyos pueden diferir de los nombres estándar que figuran a continuación.

Nombre estándar Qué es
Customer La entidad para la que se hace un expediente.
Shipper, Receiver El cargador y el receptor de un expediente. Al crear un expediente, son el cliente salvo que elija otra entidad.
Carrier La naviera, la aerolínea u otro transportista principal.
Transporter La empresa que transporta el contenedor o la carga de una orden de trabajo. Una orden de trabajo también puede tener un transportista por carretera de retorno, cuyo nombre también se define para su instalación.
Bond Agent El agente que proporciona la fianza aduanera.
Clearing Agent El agente que despacha las mercancías en la aduana.
Bank, Authority, Other Los bancos, las autoridades y las demás organizaciones con las que trata.

Consulte Tipos de entidad y pestañas.

Una clase de expediente que ofrece un flujo de trabajo, como puerta a puerta o puerto a puerto. Al crear un expediente, usted selecciona los tipos de expediente que se aplican, y un expediente puede tener varios. Los eventos, campos de datos, KPI, partidas predeterminadas y costes de retraso de un flujo de trabajo pueden limitarse a algunos tipos de expediente. Consulte Job Types.

Un lugar bajo una ciudad en Geo Data, como un puerto, un patio, un almacén, una oficina o las instalaciones de un cliente. La lista de ubicaciones de una orden de trabajo contiene las ubicaciones a las que va, en orden, y cada almacén y cada patio de contenedores tiene una ubicación. Consulte Lista de ubicaciones.

Una persona ajena a su empresa que inicia sesión en el portal externo de TrakIT, como un miembro del personal de un cliente o de un transportista por carretera. Un usuario externo tiene como máximo un rol del portal y solo ve lo que concierne a las entidades a las que está vinculado. Consulte Usuarios externos.

Un miembro de su propio personal que usa TrakIT. Los usuarios internos tienen uno o varios roles internos, trabajan en los flujos de trabajo y las empresas a los que tienen acceso, y pueden ser miembros de grupos de usuarios. Consulte Usuarios internos.

Una parte de un patio de contenedores que contiene posiciones de pila, dispuestas en bahías, filas y niveles. Consulte Posiciones del patio.