Finanzas pendientes

La página Finance Pending muestra las partidas reales de una empresa que todavía no se han facturado ni incluido en una factura de proveedor, o que figuran en una factura o una factura de proveedor que todavía es un borrador. Utilícela para encontrar el trabajo que está hecho pero no facturado, los costes que todavía no cubre ninguna factura de proveedor y cuánto tiempo llevan esperando. Para saber qué hacer con ellos, consulte Ver lo que queda pendiente.

Para abrirla, seleccione Analytics > Finance Pending.

La página tiene cuatro recuadros, uno por cada tipo de partida pendiente. Seleccione un recuadro para ver sus cifras, sus gráficos y la lista de sus partidas. Desde la lista, abra el expediente financiero, la orden de trabajo o el borrador de factura o de factura de proveedor.

Qué partidas cuentan

La página tiene en cuenta los importes reales de los expedientes y las partidas que no pertenecen a ningún expediente (partidas ad hoc). Excluye:

las estimaciones y las partidas de los presupuestos;
las partidas de los expedientes cuyas finanzas están canceladas;
las partidas liquidadas mediante un asiento interno;
las partidas de ingreso, si su rol no puede verlas. La página indica entonces Income accounts are not shown to you, so the invoice boxes hold disbursements only.

Ve las partidas de los expedientes de los flujos de trabajo a los que tiene acceso, y las partidas ad hoc, que no pertenecen a ningún flujo de trabajo. Los administradores del sistema ven las partidas de todos los flujos de trabajo.

Fechas y antigüedad

Cada partida se rige por una fecha, que se muestra como Rev/Exp Date: la fecha de reconocimiento de ingresos y gastos de su expediente o, cuando el expediente no tiene ninguna o la partida no tiene expediente, el día en que se registró la partida. Su antigüedad es el número de días transcurridos desde esa fecha. El filtro Rev/Exp Date, el análisis de antigüedad y la lista utilizan esta fecha.

Importes y monedas

El importe de una partida es su tarifa por su cantidad, sin impuestos, en la moneda financiera de su expediente para la empresa o, en el caso de una partida ad hoc, en la moneda de su factura o de su factura de proveedor.

Con una empresa seleccionada, los totales se expresan también en la moneda predeterminada de la empresa, por ejemplo Amount, XOF. Las partidas en otras monedas se convierten con un único tipo por moneda: el último tipo de cambio con fecha de hoy o anterior. Una nota bajo los gráficos lo indica, con la fecha, y nombra cualquier moneda que no tenga tipo de cambio respecto a la moneda de la empresa; las partidas en esa moneda se excluyen de los importes. Si la empresa no tiene moneda predeterminada, se muestra en su lugar la moneda de expediente que más utiliza. Para los tipos de cambio, consulte Tipos de cambio.

Con – All Companies –, los importes de distintas monedas no se suman. Cada cifra muestra la moneda con más partidas y cuántas monedas más hay; sitúe el puntero sobre ella para ver todas las monedas.

Filtros

Los filtros se aplican a los recuadros, las cifras, los gráficos y la lista. Seleccione Filters para abrir o cerrar el panel; el encabezado indica cuántos filtros están aplicados. No hay botón Search: la página se vuelve a cargar un momento después de cambiar un filtro, o de inmediato cuando pulsa Intro en un campo de texto.

Filtro	Encuentra
Company	La empresa cuyas partidas ve. Lista las empresas a las que tiene acceso, empieza en su propia empresa y solo aparece cuando hay más de una. Los administradores del sistema también pueden elegir – All Companies –.
Workflow	All workflows, un flujo de trabajo o All of un grupo de flujos de trabajo. Los flujos de trabajo se agrupan por grupo de flujos de trabajo, con Other workflows para los que no tienen grupo, y un flujo de trabajo inactivo muestra (inactive). Solo aparece cuando tiene más de un flujo de trabajo. Al elegir un flujo de trabajo, se excluyen las partidas ad hoc.
Jobs	Open and closed, Not closed o Closed only: si se incluyen las partidas de los expedientes cuyas finanzas están cerradas. Las finanzas de un expediente pueden estar cerradas aunque algunas de sus partidas nunca se hayan facturado ni incluido en una factura de proveedor.
Rev/Exp Date	Las partidas cuya Rev/Exp Date está entre las dos fechas. Puede rellenar solo una de ellas.
Account Category	Cualquier parte del nombre de la categoría de la partida.
Account Name or Code	Cualquier parte del nombre o del código de la partida.
Referencia del expediente or Job ID	Cualquier parte de la referencia del expediente o, si es un número, también el expediente con ese ID. La etiqueta usa el nombre corto de la referencia del expediente definido para su empresa, por ejemplo T/D or Job ID.
Entity	Cualquier parte del nombre de la entidad a la que se factura la partida o que la factura.

Reset borra todos los filtros salvo Company.

TrakIT recuerda en este navegador la empresa, los filtros Jobs y Workflow, el recuadro que ha seleccionado y sus vistas. Los demás filtros empiezan vacíos cada vez que abre la página.

La línea bajo los filtros indica la empresa y cuándo se leyeron las cifras. Seleccione Refresh para volver a leerlas. La página también se actualiza sola cada 30 minutos mientras su pestaña del navegador está visible.

Los cuatro recuadros

Recuadro	Contiene
No Invoice	Las partidas de ingreso y de suplido que no están en ninguna factura.
Draft Invoice	Las partidas de ingreso y de suplido que están en una factura todavía no aprobada. Las facturas canceladas se excluyen.
No Bill	Las partidas de gasto y de suplido que no están en ninguna factura de proveedor.
Draft Bill	Las partidas de gasto y de suplido que están en una factura de proveedor todavía no validada.

Un suplido se factura al cliente y también figura en una factura de proveedor, por lo que puede estar a la vez en un recuadro de facturas y en uno de facturas de proveedor. Para saber cómo avanzan las facturas y las facturas de proveedor, consulte Factura y Cómo avanza una factura de proveedor en TrakIT.

Cada recuadro muestra cuántas partidas contiene y su importe. Un recuadro sin partidas aparece atenuado. Seleccione un recuadro para mostrar debajo sus cifras, gráficos y partidas; el recuadro seleccionado aparece resaltado.

Las cifras del recuadro

Cifra	Muestra
Amount	El importe de las partidas del recuadro, sin impuestos. Con una empresa, la etiqueta indica su moneda, por ejemplo Amount, XOF. Los importes muy grandes se abrevian, por ejemplo 12.5M; sitúe el puntero sobre la cifra para verla completa.
Jobs	En cuántos expedientes están las partidas y, para Draft Invoice y Draft Bill, en cuántos borradores de factura o de factura de proveedor. Para los demás recuadros, cuántas partidas tiene cada expediente de media.
Oldest	La antigüedad en días de la partida más antigua.
Over 90 days	Cuántas partidas tienen más de 90 días, qué parte del recuadro representan y, con una empresa, su importe.
On closed jobs	Cuántas partidas están en expedientes cuyas finanzas están cerradas, y qué parte del recuadro representan. Se oculta cuando Jobs es Not closed.
No rate	Cuántas partidas no tienen todavía tarifa introducida. Su importe no se conoce, por lo que no figura en los totales.
No exchange rate	Con una empresa: cuántas partidas están en una moneda sin tipo de cambio respecto a la moneda de la empresa y, por tanto, se excluyen de los importes. Solo aparece cuando hay alguna.

Over 90 days, On closed jobs, No rate y No exchange rate aparecen en rojo cuando son mayores que cero. Seleccione una de ellas, marcadas con un icono de embudo, para listar solo esas partidas.

Gráficos y tablas

Tres gráficos desglosan el recuadro:

Gráfico	Muestra
Ageing	Las partidas por antigüedad: Up to 30 days, 31-60 days, 61-90 days, 91-180 days, 181-365 days y Over a year. Una partida con fecha futura cuenta en el primer intervalo.
Invoice to o Billed by	Las diez entidades mayores a las que se facturan las partidas, para los recuadros de facturas, o que las facturan, para los recuadros de facturas de proveedor. Not set significa que la partida todavía no tiene entidad.
Breakdown	Los diez elementos mayores de un desglose. Elija Workflow, Category (la categoría de la partida) o Updated by (el usuario que modificó la partida por última vez) junto al título. No job (ad-hoc) agrupa las partidas ad hoc.

Encima de los gráficos:

By amount o accounts elige si los gráficos miden el importe o el número de partidas, y cuáles son los diez mayores. Solo aparece con una empresa; con – All Companies –, los gráficos cuentan partidas.
Charts o Tables muestra los desgloses como gráficos de barras o como tablas, con el número de partidas y el importe de cada fila.

Cuando hay más de diez entidades, flujos de trabajo, categorías o usuarios, una nota bajo el gráfico indica cuántas partidas tienen los demás y, con una empresa, su importe.

Para listar las partidas que hay detrás de una barra o de una fila de la tabla, selecciónela. La barra aparece resaltada y la lista muestra solo esas partidas.

Las partidas

La lista bajo los gráficos muestra las partidas del recuadro seleccionado, por ejemplo No Invoice accounts. Si ha seleccionado una barra, una fila o una cifra, su nombre aparece junto al título, por ejemplo Aged 91-180 days o Invoice to: seguido del nombre de la entidad. Seleccione la cruz que hay al lado para volver a mostrar todas las partidas del recuadro. Seleccionar otro recuadro, o cambiar un filtro, también las muestra todas.

La lista empieza por la Rev/Exp Date más antigua. Seleccione el encabezado de una columna para ordenar por ella, y otra vez para invertir el orden; ETA/ETD, Applies, Rate, Qty y Taxes no se pueden ordenar. Elija cuántas partidas mostrar en Per page: 25, 50, 100 o 200. La parte inferior de la lista indica qué partidas ve, por ejemplo 1-25 of 340, y los números de página.

Columna	Muestra
Type	Income, Expense o Disbursement.
Account	El nombre de la partida, con su categoría, su código y su detalle debajo.
Referencia del expediente	El expediente, que abre su página de expediente financiero en una pestaña nueva. Closed significa que las finanzas del expediente están cerradas. El número de serie del flujo de trabajo aparece debajo. - significa una partida ad hoc. El encabezado usa el nombre corto de la referencia del expediente definido para su empresa, por ejemplo T/D.
Work Order	La orden de trabajo de la partida, si tiene una. Selecciónela para abrir la orden de trabajo en una pestaña nueva.
ETA/ETD	La primera ETA o ETD de las órdenes de trabajo del expediente.
Rev/Exp Date	La fecha de la partida. rec. detrás de ella significa el día en que se registró la partida, porque el expediente no tiene fecha de reconocimiento de ingresos y gastos. Debajo aparece la antigüedad de la partida, en rojo cuando supera los 90 días, o in n days para una fecha futura.
Invoice To o Billed By	La entidad a la que se factura la partida o que la factura, o Not set.
Invoice o Bill	Para Draft Invoice y Draft Bill: el borrador de factura o de factura de proveedor, que se abre en una pestaña nueva.
Applies	Cómo se calcula la cantidad. Consulte Applies.
Rate, Qty	La tarifa y la cantidad.
Total	La tarifa por la cantidad, sin impuestos, en la moneda de la partida. Con una empresa, una partida en otra moneda muestra también debajo el importe en la moneda de la empresa.
Taxes	Los impuestos de la partida, con sus tipos impositivos.
Updated By	El usuario que modificó la partida por última vez.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar las partidas de la lista como un archivo de Excel: todas, no solo la página que ve, hasta 50 000. Cuando la lista tiene más, sitúe el puntero sobre Export para ver que solo se exportan las 50 000 primeras. El archivo respeta los filtros de la lista, la barra o la cifra seleccionada, y su orden.

La hoja empieza con el recuadro, los filtros, lo que ha seleccionado, y cuándo y quién la generó. Después tiene una fila por partida, con las columnas Type, Category, Account, Code, Detail, la referencia del expediente, Job ID, Workflow Serial, Work Order, ETA/ETD, Rev/Exp Date (la fecha de reconocimiento del expediente), Recorded (el día en que se registró la partida), Age (days), Invoice To o Billed By, Invoice Number o Bill Number para los recuadros de borradores, Applies, Currency, Rate, Quantity, Total, Total, seguido de la moneda de la empresa cuando hay una empresa seleccionada, Taxes, Updated By y Job Closed. El expediente, la orden de trabajo y la factura o la factura de proveedor tienen un enlace a TrakIT.

Mensajes

Mensaje	Qué significa
No accounts in recuadro for these filters.	El recuadro seleccionado está vacío. Seleccione otro recuadro o cambie los filtros.
– Nothing found –	Ninguna partida coincide con la barra o la cifra que ha seleccionado.
The page could not be set up., The figures could not be read. o The accounts could not be listed.	Seleccione Try again junto al mensaje.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Job Finance	Read y Read Actuals	Abrir la página y ver las partidas pendientes.
Job Finance	Access Income Accounts	Ver las partidas de ingreso. Sin este permiso, los recuadros de facturas solo contienen suplidos.
Job Finance	Export	Exportar la lista.

El filtro Company lista las empresas a las que tiene acceso. Los administradores del sistema ven todas las empresas y todos los flujos de trabajo, y pueden elegir – All Companies –. Los usuarios externos, como los usuarios del portal de clientes, no pueden usar esta página.