Configuración del flujo de trabajo

La página de configuración del flujo de trabajo contiene la configuración principal de un flujo de trabajo: su código y su nombre, quién es responsable de él, cómo se comportan sus órdenes de trabajo y cómo funcionan las finanzas de sus expedientes. También se usa para crear un flujo de trabajo y para eliminarlo.

El título de la página depende de lo que esté haciendo: Create New Workflow, Modify Workflow o Confirm Delete Workflow. Para abrirla:

• para crear un flujo de trabajo, seleccione Admin > Workflow Definitions y después Create;
• para cambiar un flujo de trabajo, ábralo desde Admin > Workflow Definitions y seleccione el icono del lápiz (Edit Workflow) debajo de los detalles del flujo de trabajo;
• para eliminar un flujo de trabajo, ábralo de la misma manera y seleccione el icono de la papelera (Delete Workflow).

La página tiene cuatro secciones: General, Operations, Finance y, solo para el soporte de TrakIT, Support. Todo lo demás del flujo de trabajo, como sus eventos, campos de datos, partidas predeterminadas, KPI (indicadores clave de rendimiento) y formularios, se configura en la propia página del flujo de trabajo.

Crear un flujo de trabajo

1. Seleccione Admin > Workflow Definitions y después Create.
2. Introduzca el Workflow Code y el Workflow Name, y elija el Workflow Type. El tipo no se puede cambiar después.
3. Elija el Workflow Group y la Responsible Company.
4. Elija Geo Assigned 1 y Geo Assigned 2.
5. Introduzca los Default Free Days y rellene el resto de la configuración que necesite. Defina la Warehouse Operation y Enforce Chronological Order más adelante, cuando modifique el flujo de trabajo.
6. Seleccione Create.

TrakIT abre la página del nuevo flujo de trabajo. Usted es su Responsible Person.

Un flujo de trabajo nuevo está inactivo, así que nadie puede crear expedientes en él todavía. Complete primero sus eventos, campos de datos y demás definiciones, y después modifíquelo y active Active. Para el orden que conviene seguir, consulte Diseñar un flujo de trabajo.

Algunas opciones solo aparecen cuando el flujo de trabajo ya existe: Active y Archived, y las opciones que hacen referencia a sus eventos y campos de datos, Total Distance, AI Enabled Data Fields, Rev/Exp Recognition y Auto-Approve Estimates.

Para la configuración completa de una nueva empresa y sus flujos de trabajo, consulte Configurar una empresa.

Modificar un flujo de trabajo

1. Abra el flujo de trabajo desde Admin > Workflow Definitions.
2. Seleccione el icono del lápiz (Edit Workflow). Se abre la página Modify Workflow.
3. Cambie la configuración.
4. Seleccione Save.

TrakIT guarda los cambios y le devuelve a la página del flujo de trabajo. Cancel vuelve sin guardar. Si algo no es correcto, un mensaje le indica qué debe corregir y no se guarda nada.

Eliminar un flujo de trabajo

1. Abra el flujo de trabajo desde Admin > Workflow Definitions.
2. Seleccione el icono de la papelera (Delete Workflow). La página Confirm Delete Workflow muestra la configuración del flujo de trabajo.
3. Seleccione Delete.

Eliminar un flujo de trabajo elimina también sus eventos y campos de datos con sus acciones, sus KPI, sus partidas predeterminadas, su lista de formularios, sus definiciones de costes de retraso, sus informes de flujo de trabajo y el acceso de los usuarios a él.

Solo puede eliminar un flujo de trabajo si no tiene órdenes de trabajo y nada más hace referencia a él, como presupuestos, tarifarios, su lista de comprobación de documentos, tipos de expediente, almacenes o tipos de artículo. De lo contrario, TrakIT indica Cannot delete workflow in use y no elimina nada. Para dejar de usar un flujo de trabajo, desactive Active en su lugar, y archívelo si ya no quiere verlo.

General

Campo	Qué introducir
Workflow Code	Un código único de hasta 20 letras, dígitos o guiones. TrakIT quita los espacios y lo convierte a mayúsculas. Obligatorio. Un flujo de trabajo duplicado recibe el código DUPL, que debe cambiar para poder guardarlo.
Workflow Name	Un nombre único de hasta 50 caracteres. Algunos caracteres especiales, como # o <, no se aceptan. Obligatorio.
Workflow Type	Import, Export, Round Trip o Non-Shipment. No se puede cambiar una vez creado el flujo de trabajo.
Workflow Group	El grupo de flujos de trabajo al que pertenece el flujo de trabajo. Los grupos se convierten en pestañas en páginas como Expedientes. Los administradores del sistema ven todos los grupos; los demás usuarios ven los grupos de los flujos de trabajo a los que tienen acceso.
Responsible Company	La empresa responsable del flujo de trabajo: las empresas vinculadas a su usuario, y su propia empresa. Los administradores del sistema ven todas las empresas. Cambiarla vuelve a rellenar Base Currency con las monedas de esa empresa.
Responsible Person	El usuario que mantiene el flujo de trabajo. Escriba un nombre y elija en la lista, que muestra los usuarios activos que tienen acceso al flujo de trabajo, y los administradores del sistema. Cuando crea un flujo de trabajo, es usted, y no se puede cambiar hasta que el flujo de trabajo existe.
Geo Assigned 1, Geo Assigned 2	Las zonas geográficas de Geo Data a las que pertenece el flujo de trabajo, por ejemplo su país de origen y su país de destino. Ninguna de las dos puede ser Global. Obligatorias.
Active	Activado para un flujo de trabajo en uso. Solo los flujos de trabajo activos se pueden elegir al crear un expediente. Solo aparece cuando modifica un flujo de trabajo.
Archived	Solo aparece para un flujo de trabajo inactivo. Los flujos de trabajo archivados quedan fuera de la mayoría de las listas y los filtros de flujos de trabajo de TrakIT, y la lista de Definiciones de flujos de trabajo solo los muestra con Show Archived. Solo los administradores del sistema pueden cambiarlo.

Quién obtiene acceso al flujo de trabajo

Cuando crea un flujo de trabajo, o cambia su Geo Assigned 1 o su Geo Assigned 2, TrakIT restablece quién tiene acceso a él. Los usuarios a los que se asignan los flujos de trabajo por Geo Data obtienen acceso si están asignados a cualquiera de las dos zonas geográficas, o a una zona geográfica superior (por ejemplo, el país de una ciudad). El acceso dado a mano a otros usuarios se quita, así que vuelva a darlo en su página de usuario si todavía lo necesitan.

Si no es administrador del sistema, al menos una de las dos zonas geográficas debe estar entre las zonas geográficas a las que tiene acceso.

Operations

Campo	Qué hace
Auto-generate	Cómo se rellena la referencia del expediente de un nuevo expediente en Crear un expediente. La etiqueta termina con el nombre corto que su empresa da a la referencia del expediente. None: los usuarios la escriben. Random Alphanumeric: 10 letras y dígitos aleatorios, empezando por una letra. Auto Sequential: la referencia del último expediente del flujo de trabajo, con el número del final aumentado en uno y el mismo número de dígitos; por ejemplo, ABC-0099 pasa a ser ABC-0100. Si esa referencia no termina en un número, el campo se queda vacío.
Abandoned After	El número de días tras los cuales una orden de trabajo activa del flujo de trabajo pasa a Abandoned si no recibe ningún evento nuevo, contados desde la fecha de su último evento, o desde su creación si no tiene ninguno. Al menos 7. Déjelo vacío para usar el valor predeterminado de su instalación. TrakIT lo comprueba cada seis horas. Consulte Orden de trabajo.
Total Distance	El código de un campo de datos Number del flujo de trabajo que se aplica a la orden de trabajo, no al expediente. TrakIT lo rellena con la distancia total de la lista de ubicaciones de la orden de trabajo cada vez que la lista cambia. Solo aparece cuando modifica un flujo de trabajo.
Default Free Days	Los días libres que recibe un contenedor en Seguimiento de retrasos cuando no coincide con él ninguna de las definiciones de costes de retraso del flujo de trabajo. Un número entero mayor que 0. Obligatorio.
Default Time Zone	La zona horaria de las fechas y horas de los correos electrónicos automáticos del flujo de trabajo, como las acciones de eventos y datos, los correos electrónicos de actualización de estado, los recordatorios de documentos y los informes de flujo de trabajo enviados por correo electrónico. Un nuevo flujo de trabajo empieza con su propia zona horaria.
WO Responsible	Quién pasa a ser el responsable de las nuevas órdenes de trabajo. WO Creator: el usuario que las crea, o la persona que este elija. WF Responsible: el Responsible Person del flujo de trabajo, salvo que ese usuario esté bloqueado. Las órdenes de trabajo creadas mediante la API de integración no usan esta configuración: su responsable es el usuario que indica la solicitud o, si no, el usuario de la API (consulte CreateJob).
Status Email Template	El formulario que se usa para los correos electrónicos de actualización de estado enviados al cliente de un expediente cuando cambia el último evento con External Access de sus órdenes de trabajo, si la entidad del cliente tiene activado Status Updates (consulte Entidad). La lista muestra los formularios activos de la pestaña For Jobs de Definiciones de formularios. Con [ No Template ], TrakIT envía su resumen de estado estándar.
Location Selection Type	Dónde busca primero ubicaciones la lista de ubicaciones de una orden de trabajo: Global (todas las ubicaciones), Company (el país de la empresa responsable), Workflow (los países de Geo Assigned 1 y Geo Assigned 2) o Entities (las ubicaciones de las entidades del expediente y de la orden de trabajo). Los usuarios pueden elegir otro tipo en la lista.
Warehouse Operation	Si las órdenes de trabajo del flujo de trabajo mueven existencias: None, Inbound, Outbound o Both. No se puede cambiar una vez que una orden de trabajo del flujo de trabajo tiene artículos confirmados que no están cancelados. Consulte Configurar el almacenaje.
Commit Requirement	Aparece cuando Warehouse Operation no es None. El evento que debe registrarse antes de poder confirmar los artículos, o — para ninguno.
Warehouse Commit Event	Aparece cuando Warehouse Operation no es None. El código del evento que TrakIT rellena cuando se confirman los artículos. Debe ser un Required Event que no admita ni NA ni TBA, que no sea Information Only y que no esté limitado a servicios.
WO Auto Reset	Job Type, Customer o ambos: cuando un usuario cambia el tipo de expediente o el cliente de una orden de trabajo, TrakIT restablece sus eventos y datos, conservando los valores ya introducidos. Esto necesita el permiso Reset en la sección Work Orders; sin él, la orden de trabajo no se restablece.
AI Enabled Data Fields	Los campos de datos que puede rellenar la extracción con IA. Consulte Campos de datos habilitados para la IA. Solo aparece cuando modifica un flujo de trabajo.
Commodity List	Las mercancías permitidas en el flujo de trabajo, una por línea. Al guardar, TrakIT quita los duplicados y ordena la lista. Si la lista no está vacía, la mercancía de un nuevo expediente o de una orden de trabajo debe ser una de ellas (Commodity selection allowed from the available list only). Déjela vacía para que los usuarios puedan escribir cualquier mercancía.
Prevent Document Deletion	Activado: nadie puede eliminar documentos de las órdenes de trabajo del flujo de trabajo, por ejemplo en la pestaña Documents. Los documentos se pueden seguir cancelando.
Enable Assets	Activado: las órdenes de trabajo del flujo de trabajo muestran el recuadro Assets, con los camiones, remolques o equipos de la orden de trabajo, a los usuarios cuyo rol tiene View Assets. Consulte Orden de trabajo.
Service Mandatory	Activado: cada orden de trabajo del flujo de trabajo debe tener al menos un servicio. No Services no aparece al crear un expediente, y no se puede quitar el último servicio de una orden de trabajo.
Ignore Event Sequence	Activado: los eventos se pueden registrar en cualquier orden y dejarse vacíos. Sin esta opción, un evento no se puede registrar mientras haya eventos anteriores vacíos (Out of sequence), ni borrarse mientras haya eventos posteriores rellenados (Empty not accepted). Los eventos Information Only nunca se comprueban. Consulte Cuando un valor no se guarda.
Enforce Chronological Order	Activado: cada evento debe ser posterior a la creación de la orden de trabajo, y no anterior a los eventos que lo preceden en la secuencia (Chronological order). Para un evento que se aplica al expediente, cuentan los eventos de todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente. Los eventos Information Only no se comprueban.

Campos de datos habilitados para la IA

En Crear un expediente, AI PDF Extraction… lee un PDF de conocimiento de embarque y rellena la cabecera del expediente y las órdenes de trabajo. También puede rellenar algunos de los campos de datos del expediente del flujo de trabajo, pero solo los que habilite aquí. Si no habilita ninguno, no rellena ningún campo de datos.

1. En AI Enabled Data Fields, seleccione el enlace que indica cuántos campos están habilitados, por ejemplo No fields selected o 2 fields selected.
2. En AI Enabled Data Fields, marque los campos de datos que puede rellenar la extracción con IA y desmarque los demás.
3. Seleccione Done. El enlace muestra el nuevo recuento.
4. Seleccione Save.

La elección solo se guarda cuando guarda la página: Done solo cierra la ventana emergente.

La ventana emergente lista los campos de datos activos del flujo de trabajo que se aplican a todo el expediente (Apply To en Job), excepto los campos calculados. Si el flujo de trabajo no tiene ninguno, indica No Data fields available. La extracción con IA busca cada campo habilitado por su nombre, así que funciona mejor con campos cuyo nombre coincide con las etiquetas del documento. Un campo solo se rellena si la sección Job Data del formulario del expediente lo muestra.

Finance

Esta configuración se aplica a las finanzas de los expedientes del flujo de trabajo. Las partidas predeterminadas del flujo de trabajo están en la pestaña Finance de la página del flujo de trabajo, y sus expedientes se listan en Finanzas de los flujos de trabajo. Para configurar las finanzas desde el principio, consulte Configurar una empresa.

Campo	Qué hace
Base Currency	La moneda de los expedientes del flujo de trabajo: los nuevos expedientes del flujo de trabajo la reciben. La lista muestra las monedas de la Responsible Company. No se puede borrar una vez que el flujo de trabajo tiene partidas predeterminadas.
Minimum Margin	El margen que debería obtener cada expediente, que aparece como Req. Margin en la página de finanzas de un expediente. Elija Fixed para un importe en la moneda base, o % of Income, % of Expense o % of Disbursement, e introduzca un número entero. Un porcentaje no puede ser superior a 50.
Serial Format	El formato del número de serie del flujo de trabajo que recibe cada nuevo expediente, que aparece como Workflow Serial en la página de finanzas del expediente. TrakIT añade un número de cuatro dígitos al final. Use YY o YYYY para el año en curso, MM para el mes (con YY o YYYY) y [WF] para el código del flujo de trabajo: por ejemplo, [WF]/YY/ da IMPSEA/26/0001. Se admiten letras, dígitos y - / [ ] ( ). Cuando el formato incluye el año, la numeración vuelve a empezar en 1 con el primer expediente de un año nuevo. El número que hay junto al cuadro es el último usado. Déjelo vacío para no usar números de serie.
Allowed Master Accounts	All Accounts: los expedientes y los presupuestos del flujo de trabajo pueden usar cualquier concepto. Selected Accounts Only: solo las partidas de la lista de partidas permitidas del flujo de trabajo para la empresa, que se mantiene en la pestaña Finance del flujo de trabajo. Al guardar con Selected Accounts Only, TrakIT añade a la lista de partidas permitidas las partidas predeterminadas del flujo de trabajo que aún no estén en ella.
Rev/Exp Recognition	El código del evento que fija la fecha de reconocimiento de ingresos y gastos del expediente. Cuando se registra el evento, TrakIT toma como fecha la fecha Earliest o Latest de ese evento en las órdenes de trabajo no canceladas del expediente. Open Jobs Only: la fecha no se cambia una vez cerradas las finanzas del expediente. On All WO: la fecha solo se fija cuando todas las órdenes de trabajo del expediente tienen el evento. El evento debe ser un Required Event activo que no admita ni NA ni TBA. Solo aparece cuando modifica un flujo de trabajo.
Auto-Approve Estimates	Activado: cuando un usuario inicializa las partidas de un expediente, TrakIT aprueba las estimaciones de inmediato. Solo aparece cuando modifica un flujo de trabajo.

Support

La sección Support solo se muestra al soporte de TrakIT, que gestiona su configuración.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Workflow Code/Name is already in use, Workflow Code/Name specified is in use	Otro flujo de trabajo tiene este código o este nombre. Elija otro.
Workflow Code must be alphanumeric, Workflow Code is invalid	Use solo letras, dígitos y guiones. DUPL no se acepta.
Geo 1 must be specified and cannot be Global, Geo 2 must be specified and cannot be Global	Elija una zona geográfica distinta de Global.
User must have access to at least one assigned Geo Data	Elija al menos una zona geográfica a la que tenga acceso, o pídaselo a un administrador del sistema.
Responsible Company is disabled	Elija una empresa activa.
Cannot change responsible company as it is linked to service(s)/Job Type(s)	El flujo de trabajo tiene servicios o tipos de expediente configurados para su empresa actual. Quítelos antes del flujo de trabajo.
Default Free Days must be specified as a number, Default Free Days must be positive	Introduzca un número entero mayor que 0.
Work Order Idle Limit must be at least 7 days	Introduzca 7 o más en Abandoned After, o déjelo vacío.
Minimum Margin cannot exceed 50%	Introduzca un porcentaje de 50 o menos.
Responsible Person not found, Responsible Person matches more than one	Escriba el nombre y elija el usuario en la lista.
Cannot find event code código, Cannot find Data code código	Introduzca el código de un evento o de un campo de datos de este flujo de trabajo.
Rev/Exp trigger event can’t allow ‘NA’, Rev/Exp trigger event must be a ‘Required’ event	Cambie la definición del evento, o elija otro evento. El evento de confirmación da mensajes parecidos.
Data Field código must be a Number Data Type, Apply to Job for código must be disabled	Total Distance necesita un campo de datos Number que se aplique a la orden de trabajo.
Invalid characters in Serial Format	Use solo letras, dígitos y - / [ ] ( ).
Cannot remove currency on a workflow with accounts	Mantenga una Base Currency.
Cannot archive active workflow.	Desactive Active y guarde primero.
Cannot archive workflow with active work orders	Cierre o cancele primero las órdenes de trabajo activas del flujo de trabajo.
Cannot delete workflow in use	El flujo de trabajo tiene órdenes de trabajo, u otros registros hacen referencia a él. Desactive Active en su lugar.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección WorkFlow Definitions:

Permiso	Le permite
Create	Crear flujos de trabajo.
Update	Modificar flujos de trabajo (el icono del lápiz).
Delete	Eliminar flujos de trabajo (el icono de la papelera).

Para modificar o eliminar un flujo de trabajo, también necesita acceso a él, salvo que sea administrador del sistema. Solo los administradores del sistema pueden cambiar Archived, y solo el soporte de TrakIT ve la sección Support.