Definiciones de formularios

Los formularios son las plantillas que TrakIT rellena para generar documentos: un formulario es una página de HTML con códigos y, cuando alguien genera un documento, TrakIT sustituye los códigos por los datos de la orden de trabajo, el expediente, la factura o el movimiento de patio, y crea un PDF. La página Form Definitions lista los formularios por tipo. Para configurar un formulario de principio a fin, consulte Configurar las plantillas de documentos.

Para abrirla, seleccione Admin > Form Definitions. Seleccione un formulario de la lista para abrirlo en la página Formulario, donde verá su vista previa y sus ajustes y, como administrador del sistema, podrá cambiarlo.

Tipos de formularios

Cada tipo de formulario tiene una pestaña. TrakIT abre la pestaña que usó por última vez.

For Work Orders

Documentos sobre una orden de trabajo. Los usuarios los generan en la pestaña Forms de la orden de trabajo, y un flujo de trabajo también puede generarlos cuando se actualiza un evento o un campo de datos. El PDF se añade a los documentos de la orden de trabajo, salvo que el flujo de trabajo indique otra cosa.

Un formulario de orden de trabajo se ofrece en un flujo de trabajo cuando es Global, o cuando se ha añadido en la pestaña Forms del flujo de trabajo (consulte Flujo de trabajo). Se puede limitar a algunos roles en la pestaña User Access del formulario.

For Jobs

Documentos sobre todo un expediente, que se generan de la misma manera desde la pestaña Forms de cualquiera de sus órdenes de trabajo. Repiten un bloque para cada orden de trabajo del expediente. El PDF se añade a los documentos del expediente. Se ponen a disposición como los formularios de orden de trabajo. Un formulario de expediente también se puede configurar para generarse para una entidad del expediente, como un transportista por carretera.

Un formulario de expediente también puede definir el diseño de los correos electrónicos de actualización de estado que se envían al cliente de un expediente: se elige entonces como Status Email Template del flujo de trabajo (consulte Configuración del flujo de trabajo).

For Reports

Diseños para los informes avanzados enviados como Form Template PDF o Plain Text: el formulario dispone las filas del informe. Todos los formularios de informe activos se ofrecen en Select Form Template al crear una suscripción.

For Finance

Documentos generados a partir de registros financieros. Cada formulario financiero tiene un Sub Type, que determina dónde se ofrece:

Subtipo	Se usa para generar
Invoice, Debit Note, Credit Note	La factura, como proforma o como documento final.
Invoice Document	Otros documentos de una factura, con Generate Doc.
Quotation	El presupuesto.
Receipt Voucher, Payment Voucher	El justificante de un cobro o un pago.
Bill	El PDF de una factura de proveedor.

Un formulario financiero solo se ofrece en las empresas marcadas en su pestaña User Access.

For Yard Ops

Documentos sobre un movimiento de patio. Un formulario de patio está vinculado a un patio y a los tipos de movimiento para los que es. Con Auto-Generate activado, TrakIT lo genera cuando se realiza en ese patio, desde la aplicación móvil, un movimiento de uno de esos tipos en la pantalla Entrada al patio, Salida del patio, Movimiento de equipo u Operaciones con mercancía. Los movimientos realizados en la pantalla Entrada / salida ferroviaria no generan formularios. Los usuarios también pueden generarlos a mano en un movimiento, en la aplicación para dispositivos móviles, con Generate.

For Emails

Los formularios de correo electrónico son los diseños de los correos electrónicos que envía TrakIT. Los correos electrónicos de una empresa usan el elegido como su Email Template (consulte Empresa). Los gestiona el soporte de TrakIT: la pestaña For Emails (Support) solo la ve el soporte de TrakIT.

Encontrar un formulario

1. Seleccione la pestaña del tipo de formulario.
2. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
3. Introduzca los filtros que necesite.
4. Seleccione Search.

Reset borra los filtros. Cambiar de pestaña también los borra. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez que abra la página.

Filtro	Encuentra
Form Title	Formularios cuyo nombre contiene el texto.
Description	Formularios cuya descripción contiene el texto.
Form Content	Formularios cuyo código HTML contiene el texto, por ejemplo un código como ##REFNO##.
Form Type	Solo For Work Orders y For Jobs: All forms, Global only (formularios para todos los flujos de trabajo) o Local only (formularios añadidos a algunos flujos de trabajo).
Form Sub Type	Solo For Finance: All forms o un subtipo, como Invoice.
Active	Hide Inactive excluye los formularios que no están activos.

La lista

La lista muestra 20 formularios por página, por nombre. El número de formularios encontrados aparece encima. Los formularios inactivos aparecen en rojo. Seleccione una fila para abrir el formulario.

Columna	Muestra
ID	El número del formulario.
Form Name, Code	El nombre del formulario y su código, si lo tiene.
Description	La descripción.
Sub Type	Solo For Finance: el subtipo, como Invoice o Quotation.
Workflows	Solo For Work Orders y For Jobs: All para un formulario global, o a cuántos flujos de trabajo se ha añadido.
Language	El idioma del formulario, como EN.
Server	Y para un formulario que el soporte de TrakIT ha creado como página de servidor.
WO Data Ref.	El código del campo de datos que recibe el número de referencia del formulario cuando se genera.
Last Used	La última vez que el formulario se rellenó con los datos de un registro, para generar un documento o para previsualizarlo, o -.
Changed By	Quién cambió el formulario por última vez, y hace cuánto tiempo.

Crear un formulario

Los administradores del sistema ven Create encima de la lista. Crea un formulario del tipo de la pestaña en la que está: consulte Crear un formulario.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita View Form Definitions en la sección Form Definitions para abrir esta página y los formularios. Crear formularios es solo para los administradores del sistema, igual que cambiarlos en la página Formulario. Los formularios de correo electrónico los gestiona el soporte de TrakIT.

Generar documentos a partir de formularios necesita otros permisos, en las páginas donde se generan: por ejemplo, Generate Form en la sección Work Orders para los formularios de orden de trabajo y de expediente.