Del presupuesto al pago

Esta guía sigue la parte económica de un expediente, en el orden en que se hace el trabajo: el precio que presupuesta al cliente, el expediente que se crea a partir de él, las estimaciones y los importes reales de las finanzas del expediente, las facturas que usted envía y las facturas de proveedor que le envían sus proveedores, el dinero cobrado y pagado, y el cierre de las finanzas del expediente. Está dirigida a los usuarios de ventas y de finanzas. Cada paso enlaza con la página que lo describe en detalle, y explica lo que cada paso necesita del anterior.

El ejemplo que se sigue es un expediente de importación con la referencia EXBL2610045 y un contenedor, ABCU1234560, para el cliente Example Trading Co, transportado por carretera por Example Haulage Co.

Antes de empezar, las finanzas de la empresa deben estar configuradas: sus conceptos, impuestos y formas de pago, las partidas predeterminadas del flujo de trabajo, y los formularios que imprimen los presupuestos, las facturas, las facturas rectificativas, los justificantes y las facturas de proveedor, marcados para la empresa. Consulte Configurar una empresa y Configurar las plantillas de documentos. Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta página son las del menú estándar; consulte Moverse por TrakIT.

Las etapas de un vistazo

Etapa	Dónde	Avanza cuando
1-2. Presupuesto	Finance > Quotations	Pasa a Approved, después a Generated, y se envía.
3. Expediente	Create Job en el presupuesto, o la página de finanzas del expediente	El expediente tiene estimaciones.
4. Estimaciones	Expediente financiero, pestaña Estimates	Se aprueban: TrakIT crea los importes reales.
5. Importes reales	Expediente financiero, pestaña Actuals	Las cifras reales están registradas.
6-7. Facturas, facturas rectificativas	Expediente financiero, pestaña Invoices	Approved y, después, Finalised.
8. Facturas de proveedor	Expediente financiero, pestaña Bills, o Finance > Bills	Validated y, después, Finalised.
9. Cobros y pagos	Finance > Receipts & Payments	Approved: el importe pendiente disminuye.
10. Bajas por incobrable	La factura	Written Off: no queda nada pendiente.
11. Cierre	Expediente financiero, recuadro Job Status	Closed.

1. Hacer un presupuesto al cliente

1. Seleccione Finance > Quotations, elija la empresa y seleccione New Quote.
2. Introduzca el Title y la Currency, elija Example Trading Co como Customer y elija el Workflow del expediente, aquí su flujo de trabajo de importación, con su Job Type y sus Services.
3. Seleccione Create. El presupuesto está en Draft, en la revisión 1.
4. En la pestaña Accounts, añada las líneas: Initialize Accounts copia las partidas predeterminadas del flujo de trabajo, Get Rates las valora a partir de sus tarifarios y Add… añade una línea cada vez.
5. Rellene las pestañas Data y Workflow Data, al menos los campos obligatorios.

Lo que introduce aquí se utiliza más adelante:

• El Workflow es lo que le permite crear el expediente a partir del presupuesto. Sin él, el presupuesto no tiene Create Job.
• Las líneas de ingreso son lo que paga el cliente, y se imprimen. Las líneas de gasto son los costes que prevé: muestran su margen, pero nunca se imprimen. Los suplidos son costes que paga por cuenta del cliente y que le repercute.
• Applies determina la cantidad de cada línea en el expediente: per WO pasa a ser el número de órdenes de trabajo, per 20’ el número de contenedores de 20 pies, etc. Consulte Applies.
• Los valores de Workflow Data se registran en el expediente cuando se crea.

Si su empresa usa la gestión de tarifas, Get Rates valora las líneas a partir de los tarifarios publicados: el contrato del cliente, su baremo de venta y las tarifas de sus proveedores. El expediente creado a partir del presupuesto conserva esos precios acordados: consulte Tarifas aplicadas automáticamente.

Para partir de una lista de precios estándar, abra una plantilla de presupuesto y duplíquela. Para volver a presupuestar el mismo trabajo después de un expediente, use Create Quote en la página de finanzas de ese expediente.

Quién: Create en la sección Quotations; Get Rates en la sección Rate Management.

2. Aprobar y enviar el presupuesto

1. Seleccione Request Approval. TrakIT comprueba los campos de datos obligatorios y envía un correo electrónico a los usuarios de Notify Users.
2. El aprobador abre el presupuesto y selecciona Approve, o Revise con un motivo para devolverlo para cambios. Un usuario que puede aprobar también puede aprobar directamente un borrador.
3. Seleccione Generate, elija el formulario de presupuesto, compruebe la vista previa, marque las direcciones del cliente y seleccione Generate. Consulte Generar el presupuesto.

Al generarlo, el PDF se añade a la pestaña Documents del presupuesto y se envía por correo electrónico, la fecha del presupuesto pasa a ser la de hoy y el estado pasa a Generated. La Validity se cuenta a partir de esa fecha. Las partidas solo se pueden modificar mientras el presupuesto es un borrador o está en revisión.

Después, registre la respuesta del cliente:

• Rechazado: seleccione Reject con el motivo. Para ofrecer un nuevo precio, seleccione Revise: el número de revisión aumenta, y el presupuesto vuelve a pasar por la aprobación y la generación.
• Aceptado: TrakIT no tiene ningún estado llamado aceptado. Finalise marca el presupuesto como definitivo; Ops Assigned registra que se ha traspasado a operaciones. Ambos siguen permitiendo Create Job. Initialize From Quotation y Link to Quotation (etapa 3) solo ofrecen presupuestos en Approved, Generated y Finalised, así que ponga Ops Assigned una vez creado el expediente a partir del presupuesto.

Cada cambio de estado envía un correo electrónico a los usuarios de Notify Users y a los usuarios que se han suscrito a las notificaciones de presupuestos. Para seguir los presupuestos por estado, use Analytics > Quotation Status.

Quién: Create para Request Approval; Approve, Generate, Revise, Reject y Finalise en la sección Quotations. Consulte Estados.

3. Convertir el presupuesto en un expediente

Si el expediente lo crea el equipo de ventas, hágalo desde el presupuesto:

1. En el presupuesto, seleccione Create Job. Aparece en cuanto el presupuesto está en Approved, si tiene un flujo de trabajo.
2. Escriba la referencia del expediente, EXBL2610045, y un Work Order Count de 1.
3. Seleccione Create Job.

TrakIT crea el expediente y sus órdenes de trabajo en el flujo de trabajo del presupuesto, con su cliente, cargador, receptor, tipos de expediente, transportista, transportista por carretera, servicios y datos del flujo de trabajo. Registra el presupuesto en el expediente y copia las partidas del presupuesto en las estimaciones del expediente para la empresa del presupuesto, con las cantidades calculadas para el expediente. El expediente financiero muestra entonces el presupuesto en Quotation, y el presupuesto lista el expediente en su pestaña Jobs. Consulte Crear un expediente.

Si el equipo de operaciones ya ha creado el expediente, incorpore el presupuesto a sus finanzas:

1. En el expediente, seleccione Finance.
2. Mientras no haya estimaciones, seleccione Initialize Accounts, después Initialize From Quotation, y elija el presupuesto.
3. Seleccione Initialize.

La lista ofrece los presupuestos de la empresa en Approved, Generated y Finalised para el cliente y el flujo de trabajo del expediente, y los que no tienen cliente o flujo de trabajo. TrakIT copia las partidas y vincula el presupuesto a las finanzas del expediente de la misma manera. Consulte Inicializar las partidas.

Vincular un presupuesto en la página del expediente solo registra el presupuesto en el expediente y sus órdenes de trabajo. No copia ninguna partida, y el expediente no aparece en la pestaña Jobs del presupuesto. Para incorporar los precios a las finanzas, inicialice las partidas a partir del presupuesto como se indica más arriba.

Quién: Create en la sección Work Orders para Create Job; Initialize Accounts en la sección Job Finance.

4. Aprobar las estimaciones

El expediente financiero contiene las estimaciones, los importes reales, las facturas y las facturas de proveedor de un expediente, para cada empresa que trabaja en él. Ábralo con Finance en el expediente, o desde Finance > Jobs (Finanzas de los flujos de trabajo).

1. En la pestaña Estimates, compruebe las líneas: añada lo que falte, compruebe a quién se factura cada línea o quién la factura, y use Tasks > Refresh Quantity si las órdenes de trabajo han cambiado.
2. En el recuadro Job Status, seleccione Request Approval.
3. El aprobador selecciona Approve Estimates, o Reject Estimates para devolverlas a Draft.

Cuando se aprueban las estimaciones, TrakIT las bloquea y las copia a los importes reales, con sus impuestos. Las líneas de ingreso y de suplido sin entidad reciben el cliente del expediente, y las líneas cuyo concepto indica un tipo de entidad, como el transportista por carretera, la reciben de las órdenes de trabajo. Aparecen las pestañas Invoices y Bills. Consulte Estado del expediente.

• Los campos de datos obligatorios del cliente deben estar rellenados antes de poder aprobar las estimaciones.
• Con Auto-Approve Estimates en el flujo de trabajo (Configuración del flujo de trabajo), las estimaciones se aprueban en cuanto un usuario las inicializa en la página de finanzas. Un expediente creado con Create Job en un presupuesto sigue empezando con sus estimaciones en Draft: apruébelas aquí.
• Reverse Approved devuelve el expediente a Draft, hasta que un importe real figura en una factura o en una factura de proveedor.
• Para aprobar muchos expedientes a la vez, use Tasks en Finance > Jobs: consulte Cambiar el estado de varios expedientes.

Quién: Request Estimate Approval y Approve Estimate en la sección Job Finance.

5. Registrar los importes reales

La pestaña Actuals contiene lo que realmente ocurre. Empieza como una copia de las estimaciones. A medida que avanza el trabajo, cambie la tarifa de una línea cuando se conozca el importe real, añada los conceptos que no estaban previstos, como el almacenaje, y elimine las líneas que no se han producido.

• Algunos conceptos necesitan que se aprueben sus importes reales: el indicador luminoso Appr está en ámbar. Una factura o una factura de proveedor con una línea así no se puede aprobar ni validar hasta que alguien selecciona las líneas y Tasks > Approve Accounts. Consulte Aprobar partidas.
• Una línea se puede modificar hasta que figura en una factura aprobada, una factura de proveedor validada o un asiento interno aprobado. Modificar una línea aprobada hace que vuelva a quedar a la espera de aprobación.
• La columna Inv/Bill/IPost muestra en qué punto está cada línea, y la pestaña Analyse compara el margen real con el estimado.

Quién: Update Actuals y Add Account en la sección Job Finance.

6. Facturar al cliente

1. En la pestaña Invoices del expediente financiero, seleccione Create New….
2. Elija el Type Invoice, y Example Trading Co como entidad. Compruebe la moneda y el Credit Period.
3. Seleccione Create.

TrakIT crea un borrador con todos los importes reales de ingreso y de suplido de la entidad que aún no figuran en una factura. Una factura es para una sola entidad: si algunas líneas se facturan a otra entidad, cree también una factura para esa entidad. Para facturar juntas las líneas de varios expedientes, use en su lugar Create en Finance > Invoices.

Después abra la factura y llévela por sus estados:

Estado	Cómo llega a él	Qué cambia
Draft	Al crearla.	Tiene un número de proforma, y su fecha pasa a la de hoy cada vez que se abre. Pro-Forma envía una factura proforma.
Approved	Approve: elija el formulario de factura, compruebe la vista previa, elija los destinatarios y seleccione Generate.	Recibe su número definitivo, su PDF y su fecha de vencimiento, y se envía por correo electrónico. Sus líneas quedan bloqueadas en el expediente.
Finalised	Finalize y, después, Yes.	Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, se contabiliza en ella.

La aprobación se rechaza mientras una línea esté a la espera de aprobación o pertenezca a una orden de trabajo cancelada, falte el tipo de cambio, un campo de datos obligatorio esté vacío o no haya ningún formulario de factura configurado para la empresa: consulte Aprobar una factura. Sin el permiso Approve, use Request Approval. Para aprobar o finalizar muchas facturas a la vez, use Tasks en la lista Facturas: al aprobarlas allí no se genera ningún PDF.

Evite Un-Approve en una factura que el cliente ya tiene: su número se libera y su PDF se elimina. Consulte Anular la aprobación de una factura.

Quién: Create, Generate Proforma, Approve y Finalise en la sección Invoices.

7. Corregir una factura

Necesidad	Qué hacer
Cancelar toda una factura	En la factura finalizada, seleccione Reverse Invoice. TrakIT crea una factura rectificativa por el importe total, la aprueba y la finaliza, la envía por correo electrónico y devuelve las líneas de la factura al expediente para que se vuelvan a facturar. La factura pasa a Reversed. Las finanzas del expediente no deben estar cerradas ni a la espera de cierre.
Abonar parte de una factura	Cree una Credit Note con la factura finalizada en Ref. Invoice Number. TrakIT copia las líneas de la factura con importes negativos: quite o reduzca las que no abona y, después, apruébela. Consulte Facturas rectificativas.
Devolver un importe en el expediente	Añada un importe real negativo y, después, cree una Credit Note para la entidad en la pestaña Invoices: toma las líneas negativas.
Facturar más después de la factura	Añada los importes reales y, después, cree una Debit Note.

Las facturas rectificativas tienen su propia numeración y sus propios formularios, y se asignan a los cobros como las facturas, con un importe negativo.

Quién: Allow Credit Notes y Reverse Invoice en la sección Invoices.

8. Registrar las facturas de proveedor

Una factura de proveedor registra lo que un proveedor le cobra. Se concilia con los importes reales de gasto y de suplido que factura ese proveedor. Una factura de proveedor llega a TrakIT de una de estas tres maneras:

Cómo	Dónde	Empieza en
Introducida para un expediente	En los importes reales, seleccione las líneas y Tasks > Create Bill, o Create New… en la pestaña Bills. Consulte Crear una factura de proveedor.	Received, o Validated con Validate bill after creation.
Introducida para varios expedientes	Finance > Bills, Add Bill y, después, asigne las partidas, o seleccione Auto-allocate Expenses.	Received
Enviada por el proveedor	El proveedor introduce la factura de proveedor en el portal externo, o su propio sistema la transmite a través de la API de facturas de proveedor, adjunta la factura escaneada y la envía.	Submitted

La factura de un proveedor solo llega a su lista Bills una vez que el proveedor la envía. Compruebe la factura y sus archivos y, después, seleccione Accept: pasa a Received. O seleccione Reject con el motivo: el proveedor lo ve, puede corregir la factura y volver a enviarla. Consulte Aceptar una factura de proveedor enviada.

Después, en la factura de proveedor:

1. Seleccione Allocate y añada las líneas que cubre la factura de proveedor, por ejemplo el transporte por carretera de ABCU1234560 facturado por Example Haulage Co. La lista ofrece los importes reales de ese proveedor que aún no figuran en una factura de proveedor. Consulte Asignar partidas.
2. Compruebe los importes: lo que facturó el proveedor y lo que usted ha asignado deben coincidir dentro de la tolerancia de su empresa.
3. Seleccione Validate: TrakIT asigna a la factura de proveedor su número de secuencia y la bloquea. Sin el permiso Validate, use Request Validation.
4. Seleccione Finalise una vez aprobadas todas sus líneas. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la factura de proveedor se contabiliza en ella.

Una factura de proveedor que usted cuestiona se puede marcar como Disputed en Modify: no se puede validar hasta que se quite la marca. En el expediente financiero, la columna Inv/Bill/IPost muestra la factura de proveedor de cada línea como recibida o validada.

Quién: Create, Validate, Finalise y Reject en la sección Bills.

9. Registrar los cobros y los pagos

Un cobro registra dinero recibido y se asigna a facturas; un pago registra dinero pagado y se asigna a facturas de proveedor. Ambos funcionan de la misma manera:

Estado	Qué significa para las facturas o las facturas de proveedor
Draft	Nada todavía: el importe pendiente no cambia.
Approved	Tiene su número de secuencia, y los importes asignados reducen lo pendiente.
Finalised	Confirmado, normalmente una vez totalmente asignado. Sus asignaciones ya no se pueden quitar. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, se contabiliza en ella.

• Para una factura: en la factura aprobada, abra la pestaña Payments Received y seleccione Add Receipt. El importe se rellena inicialmente con lo pendiente.
• Para varias facturas: en Finance > Receipts & Payments, pestaña Receipts, seleccione Add, cree el cobro y, después, use Add Invoices para repartirlo entre las facturas.
• Para una factura de proveedor: en la factura de proveedor validada, abra la pestaña Payments Made y seleccione Add Payment, o use la pestaña Payments de Receipts & Payments.

Después, apruébelo y, una vez totalmente asignado, finalícelo. Un cobro o un pago solo se puede asignar a facturas o facturas de proveedor en su misma moneda. Generate Voucher imprime un justificante de cobro o de pago.

Si su empresa no registra los cobros en TrakIT, use en su lugar Mark as Paid en la factura: su importe pendiente muestra 0, pero no se contabiliza nada.

Quién: Create, Approve y Finalise en la sección Receipts o Payments.

10. Dar de baja por incobrable lo que no se cobrará

Cuando un cliente no vaya a pagar una factura, seleccione Write Off en la factura aprobada. Su estado pasa a Written Off y su importe pendiente a 0. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la factura debe finalizarse primero, y usted elige la cuenta a la que se carga y la fecha. Remove Write-Off lo deshace, por ejemplo cuando el cliente acaba pagando. Las notas de cargo y las facturas rectificativas no se pueden dar de baja por incobrables.

Para diferencias pequeñas, como un descuento o comisiones bancarias, use en su lugar ajustes: en la factura mientras es un borrador, en la factura de proveedor antes de validarla, o en el cobro mientras es un borrador.

Quién: Write Off en la sección Invoices.

11. Cerrar las finanzas del expediente

Cuando todo esté facturado y cubierto por facturas de proveedor:

1. En el recuadro Job Status del expediente financiero, seleccione Request Closing.
2. El aprobador selecciona Close Job, o Reject Closing para devolverlo.

TrakIT no permite el cierre mientras el expediente tenga una factura no aprobada o una factura de proveedor no validada. No comprueba que cada importe real figure en una factura o en una factura de proveedor, así que compruébelo antes: la columna Inv/Bill/IPost de los importes reales, o la página Finanzas pendientes filtrada por el expediente.

Una vez cerradas las finanzas, los importes reales ya no pueden cambiar, no se puede crear ninguna factura en la pestaña Invoices y ya no se puede revertir ninguna factura del expediente. Reopen Job, con observaciones, las vuelve a abrir. Consulte Estado del expediente.

Quién: Request Closing, Close Job y Re-open Job en la sección Job Finance.

Ver lo que queda pendiente

Pregunta	Dónde mirar
¿Qué trabajo está hecho pero no facturado, y qué costes aún no tienen factura de proveedor?	Analytics > Finance Pending; el informe Work Not Invoiced or Billed.
¿Qué expedientes tienen aún líneas por facturar o por cubrir con una factura de proveedor?	Finance > Jobs, con los filtros Account Invoice Status y Account Bill Status.
¿Qué deben los clientes, y qué está vencido?	Finance > Invoices, con el filtro Outstanding: la fecha de vencimiento se pone en rojo cuando ha pasado. Las facturas de un cliente están en la pestaña Invoices de su página de entidad, desde la que también se pueden enviar recordatorios de pago.
¿Cuánto tardan los clientes en pagar?	El informe Days Sales Outstanding.
¿Qué debemos a los proveedores?	Finance > Bills, con el filtro Payment Status y la columna Outstanding.
¿Qué cobros no están totalmente asignados?	Finance > Receipts & Payments: la columna Outstanding.
¿Con qué rapidez facturamos, y cuánto han ganado los expedientes?	Los informes Invoicing Turnaround y Job Profitability.

Cuando algo se atasca

Lo que ve	Por qué, y qué hacer
El presupuesto no tiene Create Job	No tiene flujo de trabajo, aún no está aprobado, o su rol no tiene Create en Work Orders.
Initialize From Quotation no ofrece el presupuesto	Debe estar en Approved, Generated o Finalised, ser de la misma empresa, y ser para el cliente y el flujo de trabajo del expediente, o para ninguno. No debe haber estimaciones.
El expediente financiero no tiene pestaña Invoices ni Bills	Las estimaciones aún no están aprobadas, o su rol no puede consultar facturas o facturas de proveedor.
La factura no se puede aprobar	Una línea está a la espera de aprobación (Aprobar partidas), falta el tipo de cambio o un campo obligatorio está vacío. El mensaje indica cuál.
La factura de proveedor no se puede validar	Sus importes no coinciden con las líneas, una línea está a la espera de aprobación o está en disputa.
El cobro no reduce lo pendiente	Sigue siendo un borrador: apruébelo.
Finalize o Finalise falla	Su empresa lleva su contabilidad en TrakIT y no se puede hacer la contabilización, por ejemplo porque no hay ningún ejercicio abierto. Consulte Cuando la contabilización falla.
Close Job se rechaza	Una factura del expediente no está aprobada, o una factura de proveedor no está validada.