Datos maestros
El menú Masters, dentro de Admin, contiene las páginas de configuración de aquello sobre lo que se construye el resto de TrakIT: sus empresas, las listas financieras, las tablas maestras compartidas, sus propios campos de datos, los almacenes y los patios, los grupos de flujos de trabajo, las listas del CRM y las listas de disputas. La mayoría se rellenan cuando se configura TrakIT por primera vez, y solo se cambian de vez en cuando. Para el orden en que debe rellenarlas, consulte Configurar TrakIT y Configurar una empresa.
El menú muestra las ocho páginas. Cuáles puede abrir, y qué puede cambiar en ellas, depende de su rol, como explica cada página.
Companies
Sección titulada «Companies»La página Empresas lista sus empresas. Una empresa es una persona jurídica que TrakIT mantiene separada: cada flujo de trabajo, cada usuario y cada factura pertenecen a una, y cada empresa tiene su propia configuración, sus propios documentos y sus propias finanzas. Cree una empresa pronto, en cuanto su país esté en Geo Data y su moneda en las tablas maestras financieras, porque sus flujos de trabajo, sus usuarios y sus finanzas la necesitan.
Solo los administradores del sistema pueden abrir esta página.
La página Tablas maestras de CRM (se titula CRM Master Tables) contiene los orígenes y las etapas entre los que eligen los clientes potenciales. Configúrelos antes de que su equipo empiece a registrar clientes potenciales.
Solo los administradores del sistema pueden cambiarlos.
Data Fields
Sección titulada «Data Fields»La página Campos de datos (se titula Data Field Definitions) añade sus propios campos a registros que no son expedientes ni órdenes de trabajo: activos, facturas de proveedor, empresas, empleados, entidades, asientos internos, facturas, artículos, clientes potenciales, ubicaciones, pagos, presupuestos, cobros, usuarios y movimientos de patio, con una pestaña para cada uno. Añádalos siempre que necesite registrar más de lo que permiten los campos propios de TrakIT. Los campos de los expedientes y de las órdenes de trabajo pertenecen, en cambio, a su flujo de trabajo.
Solo los administradores del sistema pueden abrir esta página.
Disputes
Sección titulada «Disputes»La página Configuración de disputas (se titula Dispute Configuration) contiene las listas entre las que eligen las disputas: las categorías, los tipos de cada categoría, las causas raíz y los tipos de documento. También tiene Transfer Ownership, que traslada disputas de un propietario a otro. Rellene las listas antes de que su equipo empiece a registrar disputas.
Su rol necesita Read Configuration o Transfer Ownership en la sección Dispute Management para abrirla. Solo los administradores del sistema pueden cambiar las listas.
Finance Masters
Sección titulada «Finance Masters»La página Tablas maestras financieras contiene las listas financieras de cada empresa, con una pestaña para cada una: Account Masters (los conceptos de los que se componen los expedientes, los presupuestos, las facturas y las facturas de proveedor), Country Taxes, Currencies, Account Groups, Financial Years, Payment Methods y Adjustments. Añada las monedas antes de crear una empresa; configure el resto cuando configure las finanzas de la empresa.
Su rol necesita Read en la sección Finance Masters para abrirla. Algunas pestañas necesitan otros permisos, y algunos cambios son solo para los administradores del sistema.
Master Tables
Sección titulada «Master Tables»La página Tablas maestras contiene las listas compartidas de las que se nutren los flujos de trabajo, los expedientes, las entidades, los activos, los presupuestos y los empleados: los eventos maestros y los campos de datos maestros con los que se construyen los flujos de trabajo, los servicios de flujo de trabajo, los tipos de expediente, las definiciones de KPI (indicadores clave de rendimiento), los tipos de carga, los tipos de documento, los grupos de clientes, los tipos de seguimiento de retrasos, los motivos, las plantillas de mensaje, las categorías de activos, los cargos y los departamentos. Rellénelas antes de crear los flujos de trabajo que las usan.
Su rol necesita Read en la sección Masters para verlas. Solo los administradores del sistema pueden cambiarlas, y el soporte de TrakIT añade los tipos de carga.
Warehouses & Yards
Sección titulada «Warehouses & Yards»La página Almacenes y patios contiene sus almacenes y sus patios de contenedores, con sus zonas y sus ubicaciones de almacenamiento. Configúrelos cuando su empresa empiece a gestionar un almacén o un patio; consulte Configurar el almacenaje.
Su rol necesita View Warehouses & Yards en la sección Masters para abrirla. Solo los administradores del sistema pueden añadir y cambiar almacenes, patios, zonas y ubicaciones de almacenamiento.
Workflow Groups
Sección titulada «Workflow Groups»La página Grupos de flujos de trabajo reúne los flujos de trabajo en grupos: cada flujo de trabajo pertenece a uno. Un grupo tiene un código y un nombre, y define si sus flujos de trabajo usan las finanzas (Enable Finance) y si muestran solo la vista de órdenes de trabajo (Only Work Orders). Cree un grupo antes que los flujos de trabajo que van en él.
Solo los administradores del sistema pueden abrir esta página.