Cobros y pagos

La página Receipts & Payments lista el dinero que una empresa recibe y paga. Un cobro registra dinero recibido de una entidad, como un cliente, y se asigna a las facturas de esa entidad. Un pago registra dinero pagado a una entidad, como un proveedor, y se asigna a sus facturas de proveedor. Desde aquí puede buscar un cobro o un pago, aprobar o finalizar varios a la vez, exportar la lista y añadir uno nuevo.

Para abrirla, seleccione Finance > Receipts & Payments.

Cada cobro o pago se abre en la página Cobro o pago, donde lo asigna a facturas o a facturas de proveedor, lo aprueba y lo finaliza. Para su lugar en las finanzas de un expediente, consulte Registrar los cobros y los pagos.

Elegir la empresa y la pestaña

• Company, arriba a la derecha, elige la empresa: las empresas a las que tiene acceso. TrakIT recuerda su elección.
• Las pestañas Receipts y Payments alternan entre el dinero recibido y el dinero pagado. TrakIT abre la página en la pestaña que usó por última vez.

Pestaña Receipts

La pestaña Receipts lista los cobros de la empresa.

Recuentos por estado

Los recuadros de la parte superior cuentan los cobros de la empresa por estado: Draft, Approved y Finalised. Los recuentos no tienen en cuenta los filtros. Seleccione un recuento para listar solo los cobros con ese estado. Un recuadro sin cobros aparece atenuado.

Estado	Significado
Draft	Todavía no aprobado. Aún puede modificarse o eliminarse, y no reduce el importe pendiente de sus facturas.
Approved	Aprobado: tiene su número de secuencia y reduce el importe pendiente de sus facturas.
Finalised	Aprobado y finalizado. Sus asignaciones ya no pueden quitarse.

Buscar un cobro

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

El número de resultados aparece encima de la lista, seguido del importe total en cada moneda, por ejemplo Receipts - 40 Found; Total: XOF 12,500,000.00. Reset borra los filtros. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez que abra la página.

Filtro	Encuentra
Entity	Cualquier parte del nombre de la entidad.
Invoice	Los cobros asignados a una factura cuyo número contiene el texto.
Reference Number	El cobro con exactamente esta referencia.
Sequence Number	El cobro con exactamente este número de secuencia.
Transaction Date	Los cobros con fecha entre las fechas From y To. La flecha junto a la etiqueta ofrece periodos como This Month o Last Quarter.
Status	Draft, Approved o Finalised.
Account Code	Los cobros con exactamente este código de cuenta.
Transaction Mode	Las formas de pago que se incluyen, como efectivo o transferencia bancaria. El icono de verificación selecciona todas o ninguna.
Created By	Los usuarios que crearon los cobros.
Select Data Field	Los cobros en los que coincide un campo de datos de cobro. Elija el campo y, después, el modo de búsqueda en Search Mode: Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range o Date Range. Select Empty Data Field encuentra los cobros en los que un campo está vacío.
Multi-Value Search	Una lista de hasta 100 valores de un mismo tipo, separados por comas, puntos y comas, tabulaciones o saltos de línea: Reference Number o Invoice Number.

La lista

La lista muestra 20 cobros por página, los creados más recientemente primero. Seleccione Transaction Date en el encabezado para ordenar por fecha.

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona el cobro para el menú Tasks. Los cobros finalizados no tienen casilla.
Reference No.	La referencia del cobro. Selecciónela para abrir el cobro.
Transaction Date	La fecha en que se recibió el dinero.
Sequence No.	El número asignado en la aprobación, o [Pending Approval].
Account Code	El código de cuenta introducido en el cobro, si lo hay.
Entity	Quién pagó.
Invoice No.	Las facturas a las que está asignado el cobro, hasta 10, cada una con un enlace a la factura. No invoices cuando todavía no está asignado.
Transaction Mode	Cómo se recibió el dinero, por ejemplo en efectivo o por transferencia bancaria.
Status	Draft, Approved o Finalised.
Amount	El importe recibido, con su moneda.
Outstanding	La parte del importe que todavía no está asignada a facturas. En rojo cuando no es cero.
Remarks	Las observaciones.
Campos de datos	Los campos de datos de cobro configurados para mostrarse en las listas, si los hay.
Created By, Approved By, Finalised By	Quién hizo cada paso, o System, y hace cuánto tiempo.

Aprobar o finalizar varios

1. Marque la casilla de cada cobro. El icono de verificación del encabezado selecciona todos o ninguno.
2. Sitúe el puntero sobre Tasks y seleccione Approve o Finalise.

Cada cobro se comprueba como cuando lo aprueba o lo finaliza en su propia página: consulte Cobro o pago. Después, TrakIT indica cuántos se han modificado y cuántos no. Un cobro que no se ha modificado se muestra en rojo, con el motivo debajo.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar como archivo de Excel los cobros que coinciden con los filtros, de todas las páginas. Contiene el ID del cobro, la referencia, las fechas y el número de secuencia, el código de cuenta, la entidad, las facturas, el estado y la forma de pago, la moneda, Receipt Amount y Allocated Amount, las observaciones, quién hizo cada paso y cuándo, y todos los campos de datos de cobro. Su columna Status muestra Approved para los cobros aprobados y finalizados; para un borrador, Ready To approve cuando el importe asignado es igual al importe, o Total Mismatch cuando no lo es.

Añadir un cobro

Seleccione Add para crear un cobro para la empresa seleccionada en la parte superior de la página. Se abre en la página Cobro o pago.

Pestaña Payments

La pestaña Payments lista los pagos de la empresa y funciona como la pestaña Receipts:

• los pagos se asignan a facturas de proveedor en lugar de a facturas, por lo que el filtro es Bill, la columna es Bill No. y Multi-Value Search admite Reference Number o Bill Number;
• Entity es a quién se pagó;
• un pago reduce el importe pendiente de sus facturas de proveedor una vez aprobado.

Add crea un pago para la empresa seleccionada.

Quién puede usar esta página

Necesita Read en la sección Receipts o en la sección Payments para abrir la página. Cada pestaña necesita su propia sección.

Sección	Permiso	Le permite
Receipts, Payments	Read	Ver los cobros, o los pagos, de las empresas a las que tiene acceso.
Receipts, Payments	Create	Añadir cobros o pagos.
Receipts, Payments	Approve	Aprobar varios con Tasks.
Receipts, Payments	Finalise	Finalizar varios con Tasks.
Receipts, Payments	Export	Exportar la lista.