Ubicación

La página Location Details muestra una ubicación: un puerto, patio, almacén, oficina, instalación de cliente o cualquier otro lugar bajo una ciudad en Geo Data. Contiene los datos y la posición de la ubicación, sus campos de datos, las órdenes de trabajo que van allí y, para una ubicación con geovalla, los disparadores que actúan cuando los activos con seguimiento llegan o salen, y un registro de esas llegadas y salidas.

Para abrirla:

• seleccione una fila de la lista de ubicaciones (System > Location List). La ubicación se abre en una pestaña nueva;
• o seleccione la ubicación en la página Geo Data y, después, Open Location Details;
• o seleccione View junto a una ubicación en los datos de una orden de trabajo.

La cabecera

La parte superior de la página muestra el nombre de la ubicación, su estado (Active o Disabled) y su nombre local, si lo tiene. Seleccione el icono del lápiz (Modify) junto al nombre para cambiar la ubicación: consulte Modificar la ubicación.

Campo	Muestra
Code	El código de la ubicación.
Belongs To	La ciudad en la que está. Selecciónela para abrir la ciudad en Geo Data.
Address	Su dirección, o None.
Country	El país en el que está.
Location Type	Por ejemplo Port, Warehouse o Load/Delivery Location.
Owner	La entidad propietaria de la ubicación, o None. Selecciónela para abrir la entidad.
Local Address	La dirección en el idioma local, si se ha introducido.
Contact, Phone	La persona de contacto y el teléfono, si se han introducido.
Instructions	Instrucciones para quienes van allí, si se han introducido.
Location	Si la posición está definida: su latitud y su longitud, en grados y minutos. Seleccione [Copy] para copiarlas en grados decimales, listas para pegarlas en un mapa.
Geofence	Si la posición está definida: el radio de la geovalla en metros, o None.

Para mover la ubicación a otra ciudad, use Move en la página Geo Data.

Mapa

Seleccione Show Map, bajo la posición, para ver la ubicación en un mapa con su geovalla dibujada como un círculo a su alrededor. Seleccione Close para volver. Aquí no se puede mover el marcador: para cambiar la posición, modifique la ubicación.

Código QR

Seleccione Scan QR para mostrar un código QR de la posición de la ubicación. Escanéelo con un teléfono para abrir la posición en la aplicación de mapas del teléfono, por ejemplo para obtener indicaciones para llegar. Seleccione Close para volver.

Show Map y Scan QR solo aparecen cuando la posición de la ubicación está definida.

Modificar la ubicación

La ventana emergente Modify Location cambia los datos y la posición de la ubicación. Create New Location, que se abre desde la lista de ubicaciones o bajo una ciudad en Geo Data, tiene los mismos campos.

1. Seleccione el icono del lápiz (Modify) junto al nombre.
2. Cambie los campos que necesite. Los datos están a la izquierda y el mapa, a la derecha.
3. Seleccione Save.

Desde dondequiera que la abra, la ventana emergente necesita Read en la sección Geo Data & Locations, además de Update para modificar una ubicación o Create para crearla. Sin Read, TrakIT indica You do not have permission to view Geo Data y la ventana emergente no muestra ningún formulario.

Campo	Qué introducir
Country, City	Cuando crea una ubicación en cualquier sitio que no sea bajo una ciudad en Geo Data (por ejemplo, desde la lista de ubicaciones o desde una orden de trabajo): la ciudad a la que pertenece. El resto del formulario aparece en cuanto elige la ciudad. En los demás casos, la ciudad se muestra y no se puede cambiar aquí.
Active	Cuando modifica una ubicación: desactívelo para que la ubicación pase a estar inactiva. Una ubicación inactiva ya no se puede elegir cuando se selecciona una ubicación en otras partes de TrakIT.
Code	De 3 a 10 letras, dígitos, guiones o guiones bajos, sin espacios, único en Geo Data. Para una ubicación nueva, TrakIT propone el siguiente código libre: el código del país, el código de la ciudad y un número de 2 dígitos, por ejemplo KEMBA03. Seleccione el icono de las flechas (Suggest the next free code) para obtener de nuevo la propuesta. En la mayoría de las instalaciones, el código debe empezar por el código del país y el código de la ciudad.
Location Type	General, Port, Airport, Office, Full or Empty Yard, Empty Only Yard, Border Transit, Warehouse, Load/Delivery Location o CFS.
Name	Obligatorio, hasta 100 caracteres. TrakIT lo muestra en todas partes precedido de la ciudad, como indica la línea bajo el campo, por ejemplo Mombasa - Port.
Local Name	El nombre en el idioma local, si es necesario.
Address, Local Address	Hasta 500 caracteres cada una.
Contact, Phone	La persona de contacto y el teléfono.
Instructions	Hasta 1000 caracteres, por ejemplo el horario de apertura o cómo entrar.
Owner	La entidad propietaria de la ubicación: elija el tipo de entidad, escriba al menos 2 caracteres del nombre y elíjala. La lista muestra las entidades activas de las empresas a las que tiene acceso. La cruz borra el propietario. Cuando crea una ubicación desde la pestaña Locations de una entidad, esa entidad es la propietaria y este campo no se muestra.

El mapa define la posición de la ubicación:

• En Find on Google Maps, escriba un lugar, una dirección o una latitud y una longitud como 19.076, 72.877, y elija un resultado. Al elegir un lugar se define la posición y se rellenan el nombre y la dirección a partir de Google. Si con ello se ha sustituido un nombre que había escrito, seleccione Undo Google name para recuperarlo. Al elegir unas coordenadas solo se define la posición. La búsqueda se hace en el país de la ubicación.
• O seleccione un lugar en el mapa para hacer lo mismo, o seleccione cualquier otro punto del mapa para poner allí el marcador. Arrastre el marcador para ajustarlo.
• Seleccione Get address from map para rellenar Address a partir de la posición del marcador.
• Seleccione la cruz junto a las coordenadas para borrar la posición.

Con una posición definida, Geofence Radius define el tamaño del círculo alrededor de la ubicación que TrakIT usa para saber cuándo llegan y salen los activos con seguimiento: de 10 a 1000 metros, en pasos de 10, o 0 para No Geofence. Las pestañas Geofence Triggers y Geofence Log solo aparecen para una ubicación con geovalla.

La posición es opcional, salvo que su instalación la exija: entonces el formulario indica A position is required.

Cuando cambia el nombre de una ubicación, TrakIT también actualiza su nombre en los campos de datos de ubicación de las órdenes de trabajo abiertas que hacen referencia a ella.

Pestañas

La página tiene estas pestañas: Data, Work Orders y, para una ubicación con geovalla, Geofence Triggers y Geofence Log. La página se abre en Data.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos de la ubicación: campos adicionales que su empresa ha configurado para las ubicaciones en Admin > Masters > Data Fields. Una estrella marca un campo obligatorio.

Para cambiar valores, introduzca el Value y las Remarks y seleccione Save. Use Search para buscar un campo por nombre o por código. Los campos calculados los calcula TrakIT y no se pueden cambiar. Si su rol no puede actualizar los datos de ubicación, los valores se muestran pero no se pueden cambiar.

Pestaña Work Orders

La pestaña Work Orders lista las órdenes de trabajo que tienen esta ubicación en su lista de ubicaciones, de la más reciente a la más antigua, 20 por página. Solo ve las órdenes de trabajo de los flujos de trabajo a los que tiene acceso.

Columna	Muestra
(icono)	La prioridad de la orden de trabajo.
ID	El ID de la orden de trabajo. Selecciónelo para abrir la orden de trabajo.
Operador	El código del operador de la orden de trabajo. La etiqueta es el nombre que su empresa da a ese tipo de entidad, por ejemplo Carrier.
Workflow	El flujo de trabajo.
Referencia del expediente	La referencia del expediente. La etiqueta se define para su empresa, por ejemplo T/D.
Container/…	El número de contenedor, o el ID de carga si no hay contenedor. La etiqueta termina con el nombre que su empresa da al ID de carga.
Size, Weight	El tamaño del contenedor y el peso.
Last Event	El último evento y hace cuánto tiempo ocurrió. En las órdenes de trabajo abiertas, la celda tiene el color del evento.

Las órdenes de trabajo cerradas aparecen en gris y las canceladas, en rosa. El ID de una orden de trabajo abandonada aparece en rojo y en negrita.

Pestaña Geofence Triggers

Un disparador de geovalla actúa cuando un activo con seguimiento GPS, o un usuario que comparte su posición desde la aplicación de TrakIT, entra en la geovalla de la ubicación, sale de ella o permanece dentro más tiempo del establecido. Puede rellenar eventos y campos de datos de las órdenes de trabajo que sigue ese activo o usuario, y notificar a usuarios.

La etiqueta de la pestaña muestra cuántos disparadores tiene la ubicación, por ejemplo Geofence Triggers (2).

Columna	Muestra
Type	Entry, Exit u Overstay. Para un exceso de permanencia, el límite y, si se repite, (repeats) con el número máximo de alertas.
Update Codes	Los códigos de eventos y campos de datos que rellena: Time, Location y Source.
Notify	Los usuarios y los grupos de usuarios a los que notifica.
Recipients	Cómo se les notifica: Email, App, Chat.
Updated By	Quién cambió el disparador por última vez, y hace cuánto tiempo.

Cómo funcionan los disparadores

Cada vez que un activo o un usuario con seguimiento comunica una posición, TrakIT la compara con las geovallas:

• Entry: la posición está dentro de la geovalla, y el último registro de ese activo o usuario no era una entrada.
• Exit: la posición está fuera de la geovalla después de una entrada.
• Overstay: el activo o el usuario lleva dentro más tiempo que el Overstay Limit desde que entró. Con Repeat Alerts, se dispara de nuevo en cada múltiplo del límite, por ejemplo a las 2, 4 y 6 horas con un límite de 2 horas, hasta Max Alerts.

Cada uno de ellos queda anotado en el registro de geovalla. Poco después, TrakIT ejecuta los disparadores de ese tipo:

• Busca las órdenes de trabajo abiertas seguidas por ese activo o usuario. Con Check Location, solo cuentan las que tienen esta ubicación en su lista de ubicaciones.
• En cada una de esas órdenes de trabajo, rellena el primer campo vacío (o con TBA) de entre los códigos que ha indicado: la hora de la entrada, la salida o la alerta, el nombre de la ubicación y el nombre del activo o el usuario.
• Notifica a los usuarios y los grupos por los medios que ha elegido. Con Check Location, solo notifica si se ha encontrado una orden de trabajo. El mensaje indica el activo o el usuario, la ubicación, la distancia a ella y las órdenes de trabajo, si las hay.

Añadir o cambiar un disparador

1. Seleccione Add Trigger, o seleccione un disparador de la lista para cambiarlo.
2. En Geofence Trigger, rellene los campos siguientes.
3. Seleccione Save.

Campo	Qué introducir
Trigger Type	Entry, Exit u Overstay. Obligatorio.
Check Location	Selecciónelo para actuar solo sobre las órdenes de trabajo que tienen esta ubicación en su lista de ubicaciones. Viene seleccionado en un disparador nuevo.
Overstay Limit	Para un exceso de permanencia: el tiempo en minutos, hasta 14 400 (10 días). Obligatorio.
Repeat Alerts	Para un exceso de permanencia: volver a alertar en cada múltiplo del límite mientras el activo sigue dentro. Si no, hay una alerta por visita.
Max Alerts	Para un exceso de permanencia con Repeat Alerts: el número máximo de alertas por visita, de 1 a 255. Déjelo en blanco para no poner límite.
Entry Time, Exit Time o Alert Time	Uno o varios códigos de eventos, o de campos de datos que contienen una fecha, que reciben la hora. La etiqueta sigue el tipo de disparador.
Location Name	Uno o varios códigos de campos de datos que reciben el nombre de la ubicación.
Trigger Source	Uno o varios códigos de campos de datos que reciben el nombre del activo o el usuario.
Send Email, App Notification, Chat Message	Cómo notificar. Elija al menos uno si elige usuarios o grupos.
Select Users or Groups to notify	Escriba nombres y elija los usuarios y los grupos de usuarios. El correo electrónico de un grupo va a los destinatarios configurados para el grupo.

Separe varios códigos con comas o espacios. Cada código debe ser el código de un evento o un campo de datos activo de un flujo de trabajo, y solo se puede usar una vez en un disparador. Un disparador necesita al menos un código, o un usuario o grupo al que notificar.

Para eliminar un disparador, ábralo y seleccione la cruz (Delete Trigger) en la parte inferior izquierda. No se pide confirmación. Las anotaciones de exceso de permanencia que registró se eliminan con él del registro de geovalla.

Pestaña Geofence Log

La pestaña Geofence Log lista todas las entradas, salidas y excesos de permanencia registrados en esta ubicación, de los más recientes a los más antiguos, 20 por página: para los administradores del sistema, todos; para los demás usuarios, los de los activos y los usuarios de sus empresas. Para buscar las anotaciones de un activo o un usuario, escriba parte de su nombre en Search Source y seleccione el icono de búsqueda.

Columna	Muestra
Type	Entry, Exit u Overstay.
Time	Cuándo ocurrió, en su zona horaria. Para un exceso de permanencia, cuándo se alcanzó el límite.
Entered At	Para un exceso de permanencia: cuándo entró el activo o el usuario.
Overstay Limit	Para un exceso de permanencia: el límite del disparador.
Geofence	El radio de la geovalla en ese momento, en metros.
Distance	A qué distancia de la ubicación estaba el activo o el usuario, en metros.
Location	La posición comunicada, o [Unavailable].
Source Type, Source Name	Asset o User, y su nombre. Seleccione el nombre para abrir el activo o el usuario.
Notification	Pending hasta que TrakIT ha procesado la anotación; después, Sent si un disparador tiene usuarios o grupos a los que notificar, o None.

Las entradas y las salidas se registran en todas las ubicaciones con geovalla, tengan o no disparadores. Los excesos de permanencia solo se registran cuando la ubicación tiene un disparador de exceso de permanencia. TrakIT elimina automáticamente las anotaciones antiguas, después de un periodo que define el administrador del sistema. Las anotaciones de todas las ubicaciones también están en Admin > Logs > Geofence Logs.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
You do not have permission to view Geo Data	Su rol necesita Read en la sección Geo Data & Locations para abrir la ventana emergente de la ubicación.
You do not have permission to modify locations, You do not have permission to create locations	Su rol necesita Update, o Create para una ubicación nueva, en la sección Geo Data & Locations.
Please select the country and city for this location	Elija ambos antes de guardar una ubicación nueva.
A code of at least 3 characters is required	Introduzca un código más largo.
Location code should start with country code and city code.	Empiece el código por los códigos del país y de la ciudad, o use el código propuesto.
Code ‘…’ is already in use.	Los códigos son únicos en Geo Data: elija otro.
Geo-Fence radius must be from 10m to 1000m	Defina un radio de entre 10 y 1000 metros, o 0 para no tener geovalla.
Please select Trigger Type	Elija Entry, Exit u Overstay.
Overstay Limit is required, Overstay limit must be in minutes	Introduzca el límite como un número de minutos.
Please specify event/data codes to update or users to notify	Rellene al menos un código, o elija usuarios o grupos.
Please specify notification method	Elija Send Email, App Notification o Chat Message.
No active event/data field with code ‘…’ found in any workflow	Compruebe el código con los eventos y los campos de datos del flujo de trabajo.
Cannot use the same code ‘…’ for multiple updates	Use cada código una sola vez por disparador.
One more Event/Data codes are invalid	Introduzca solo códigos, separados por comas o espacios.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Geo Data & Locations:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página y ver la ubicación, sus pestañas y sus disparadores. También es necesario para abrir las ventanas emergentes Modify Location y Create New Location, desde dondequiera que las abra.
Update	Modificar la ubicación, y añadir, cambiar y eliminar disparadores de geovalla.
Update Location Data	Cambiar valores en la pestaña Data.

Para ver las órdenes de trabajo en la pestaña Work Orders, su rol también necesita Read en la sección Work Orders.