Asignaciones de formación

La página Training Assignments lista las formaciones asignadas en una empresa, y es donde se asigna una formación a un empleado, a un departamento o a todos los empleados de la empresa. Cada asignación da a cada empleado al que alcanza un registro de formación propio, que el empleado completa en Mi formación y del que usted hace el seguimiento en Registros de formación.

Para abrirla, seleccione HR > Training > Assignment.

Para saber cómo se relacionan las formaciones, las asignaciones y los registros de formación de los empleados, consulte Formación. Las formaciones propiamente dichas se configuran en Maestro de formaciones.

Elegir la empresa

La lista de la parte superior de la página elige la empresa: ve sus asignaciones, y las formaciones que asigna se asignan en ella. Ofrece las empresas a las que tiene acceso y empieza en su propia empresa. Al cambiar de empresa se restablecen los filtros.

Buscar una asignación

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Elija los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

Reset borra los filtros. Un filtro en uso aparece resaltado. TrakIT recuerda si dejó el panel de filtros abierto o cerrado.

Filtro	Encuentra
Training	Las asignaciones de una formación. La lista ofrece las formaciones activas que puede usar la empresa.
Type	Las asignaciones Individual, Department o All Employees, o – Any – para todas.
Department	Las asignaciones hechas a un departamento. No se incluyen las formaciones asignadas una a una a empleados de ese departamento.
Overdue	Selecciónelo para buscar las asignaciones cuya fecha límite ha pasado y que aún tienen al menos un registro de empleado Pending o In Progress.

La lista

El número de asignaciones encontradas aparece encima de la lista, por ejemplo Assignments Found - 12. La lista muestra 20 asignaciones por página, primero las más recientes.

Columna	Muestra
Training	El código de la formación, con su título debajo.
Assigned To	El nombre del empleado, el departamento seguido de (Dept) o All Employees.
Type	Individual, Department o All Employees.
Employees	Cuántos registros de formación de empleados están vinculados a la asignación. Consulte Qué crea una asignación.
Due Date	La fecha límite, o - si no la hay. Una fecha que ha pasado aparece en rojo, seguida de (Overdue).
Assigned On	La fecha en que se asignó la formación.
Assigned By	El usuario que la asignó.
Notes	Las notas introducidas con la asignación.
(iconos)	El icono del calendario (Update Due Date) y el icono de la papelera (quitar), si su rol los permite.

Una fila cuya fecha límite ha pasado aparece en rojo, aunque todos sus empleados hayan completado la formación. Para buscar las asignaciones que aún tienen empleados por completarla, use el filtro Overdue.

Asignar una formación

1. Seleccione Assign Training.

2. En Assign Training, rellene:

   Campo	Qué introducir
   Training	La formación que se asigna, mostrada con su código y su título. La lista ofrece las formaciones activas que puede usar la empresa. Obligatorio.
   Assigment Type	Individual Employee, Department o All Employees. Obligatorio.
   Employee	Solo para Individual Employee: el empleado. La lista ofrece los empleados de la empresa que no han causado baja.
   Department	Solo para Department: el departamento. La lista muestra todos los departamentos; la formación solo llega a los empleados de la empresa seleccionada que están en ese departamento.
   Due Date	La fecha en la que, como muy tarde, los empleados deben completar la formación. Opcional. El calendario ofrece fechas desde hoy hasta dentro de dos años.
   Notes	Hasta 500 caracteres. Opcional.

3. Seleccione Assign.

La asignación pertenece a la empresa seleccionada en la parte superior de la página. TrakIT indica Training assigned successfully. y la nueva asignación aparece en la lista.

Solo puede asignar una formación una vez al mismo empleado, una vez al mismo departamento y una vez a todos los empleados de una empresa. Para volver a asignarla, quite antes la asignación anterior, o bien cambie su fecha límite.

Qué crea una asignación

Cuando selecciona Assign, TrakIT da a cada empleado al que alcanza la asignación un registro de formación con el estado Pending y la fecha límite de la asignación:

• Individual Employee: el empleado que ha elegido.
• Department: los empleados de la empresa que están en ese departamento en ese momento.
• All Employees: todos los empleados de la empresa en ese momento.

Para Department y All Employees, son los usuarios de la empresa seleccionada que están configurados como empleados y cuyo Status de empleado no es Terminated, Resigned ni Retired (consulte Empleado).

TrakIT omite a un empleado que ya tiene un registro Pending, In Progress o Completed para la misma formación, sea cual sea la asignación de la que procede. La columna Employees muestra cuántos registros ha creado la asignación, por lo que puede ser inferior al número de empleados a los que se dirigía, o incluso 0.

Una asignación no sigue los cambios posteriores: un empleado que se incorpora después a la empresa o al departamento no recibe la formación. Asígnesela con Individual Employee.

Cuando caduca el certificado de un empleado, el nuevo registro Pending que TrakIT crea para él sigue vinculado a la misma asignación y se cuenta en su columna Employees. Consulte Formación.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Training is required.	Elija una formación en Training.
Assignment type is required.	Elija el tipo en Assigment Type.
Employee is required for Individual assignment.	Elija el empleado en Employee.
Department is required for Department assignment.	Elija el departamento en Department.
Due Date is not valid.	Elija la fecha en el calendario.
Due Date cannot be in the past.	Elija hoy o una fecha posterior, o deje vacía la fecha límite.
Notes contains prohibited content.	No empiece las notas por =, + ni @, y no escriba < seguido directamente de una letra.
This training has already been assigned to this employee. (o to this department, o to all employees)	La asignación ya existe. Cambie su fecha límite, o quítela antes.
Training not found or is inactive.	La formación se desactivó o se eliminó después de que abriera el formulario. Elija otra formación.

Actualizar la fecha límite

1. Seleccione el icono del calendario (Update Due Date) en la fila de la asignación.
2. En Update Due Date, compruebe la formación (Training) y a quién está asignada (Assigned To).
3. Elija la nueva fecha en New Due Date, o bórrela para quitar la fecha límite. El calendario ofrece fechas desde hoy hasta dentro de dos años.
4. Seleccione Update.

TrakIT indica Due date updated successfully. Cambia la fecha límite de la asignación y de sus registros de empleado que siguen Pending. Los registros In Progress, o ya terminados, conservan su fecha límite.

Una fecha pasada se rechaza con Due Date cannot be in the past.

La fecha límite también determina los correos electrónicos de recordatorio que TrakIT envía a los empleados: consulte Formación.

Quitar una asignación

1. Seleccione el icono de la papelera en la fila de la asignación.
2. Confirme Remove this assignment? Pending employee records will be deleted.

TrakIT indica Assignment removed successfully. Elimina la asignación y sus registros de empleado que siguen Pending.

Solo puede quitar una asignación mientras todos sus registros de empleado siguen Pending. En cuanto un empleado ha empezado, completado o no superado la formación, TrakIT indica Cannot remove: one or more employees have already started or completed this assignment.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Employee Training:

Permiso	Le permite
Read y Assign	Abrir la página y ver las asignaciones. Necesita ambos.
Update	Asignar formaciones con Assign Training y cambiar fechas límite.
Delete	Quitar asignaciones.

Ve las asignaciones de las empresas a las que tiene acceso.