Eliminación completa del expediente

La página Delete Full Job elimina de forma definitiva un expediente entero: el expediente, todas sus órdenes de trabajo y todo lo registrado en ellas, y sus finanzas. Después no se puede recuperar nada. Úsela solo para un expediente que nunca debería haber existido, como uno creado por error; para dejar de trabajar en un expediente, cierre o cancele en su lugar sus órdenes de trabajo (consulte Cerrar, cancelar o reabrir).

Para abrirla, seleccione Admin > SysAdmin Pages > Delete Full Job. Solo los administradores del sistema pueden abrirla. El título de la página usa el nombre corto que da su instalación a la referencia del expediente, por ejemplo Delete Full T/D.

Eliminar un expediente

Necesita el Job ID del expediente, que se muestra en la página del expediente, y su referencia del expediente.

1. En Enter ID, escriba el ID del expediente.
2. En el siguiente cuadro, escriba la referencia del expediente exactamente como figura en el expediente. La etiqueta usa el nombre que le da su instalación, por ejemplo Enter Transport Document. TrakIT la pasa a mayúsculas.
3. En Requested By, escriba el nombre de la persona que pidió la eliminación.
4. En Reason for Deletion, escriba por qué se elimina el expediente, con al menos 10 caracteres.
5. Lea la lista de lo que se eliminará y marque I have read, understood and confirm to delete.
6. Seleccione Delete.

No hay ninguna otra confirmación: en cuanto selecciona Delete con la casilla marcada, TrakIT comprueba el expediente y lo elimina. Indica The deletion was completed successfully y vacía el formulario.

Qué comprueba TrakIT antes

Antes de eliminar nada, TrakIT comprueba que:

• los cuatro cuadros están rellenos, el ID es un número y el motivo tiene al menos 10 caracteres;
• existe un expediente con ese ID y su referencia del expediente es la que ha escrito;
• ninguna de las partidas del expediente está en una factura de proveedor validada;
• ninguna de las partidas del expediente está en una factura aprobada que no sea de un solo expediente, como una factura que abarca varios expedientes;
• ninguna de las partidas del expediente está en un asiento interno aprobado.

El expediente se elimina en un solo paso: si algo falla por el camino, no se elimina nada. Los registros de otras partes de TrakIT que aún apuntan al expediente o a sus órdenes de trabajo también impiden la eliminación, por ejemplo un cobro o un pago asignado a una de las facturas del expediente, una factura de proveedor o un presupuesto vinculado al expediente, mediciones en una de sus órdenes de trabajo, o el contenedor de una orden de trabajo que sigue en un patio. Quítelos o muévalos antes.

Qué se elimina

• Las órdenes de trabajo del expediente, con sus eventos y datos, KPI, servicios, artículos, distancias, asignaciones de activos, documentos subidos y formularios generados, el registro de las acciones de eventos y datos ejecutadas sobre ellas, y sus contenedores de la lista de seguimiento de retrasos.
• Los documentos propios del expediente y su lista de comprobación de documentos.
• El registro de auditoría operativo de sus órdenes de trabajo y el registro de auditoría de finanzas del expediente.
• Los comentarios del expediente y de su página de finanzas.
• Las estimaciones y los importes reales del expediente, de todas las empresas, con sus impuestos.
• Las facturas, notas de cargo y facturas rectificativas del expediente, sea cual sea su estado, y sus documentos financieros.
• El propio expediente.

Los movimientos de patio de las órdenes de trabajo se conservan, pero dejan de apuntar a una orden de trabajo.

Algunos registros se conservan, pero pierden lo que pertenecía al expediente:

• Una factura de proveedor no validada conserva sus demás líneas; las partidas del expediente que contiene se eliminan.
• Una factura que no es de un solo expediente, o un asiento interno, que aún no está aprobado conserva sus demás líneas; las partidas del expediente que contiene se eliminan.

TrakIT no revierte los asientos contables ya contabilizados para las facturas del expediente. Consulte con su equipo de finanzas antes de eliminar un expediente cuyas facturas están finalizadas.

Qué se conserva como constancia

• La eliminación se escribe en el registro de acciones de los usuarios, como Delete Full Shipment, con su nombre. Sus datos indican el ID del expediente, la referencia del expediente, quién la pidió y el motivo.
• TrakIT envía un correo electrónico a todos los administradores del sistema, incluido el soporte de TrakIT, con el asunto Full Job Deletion - seguido de la referencia del expediente. El correo electrónico indica quién eliminó el expediente, quién lo pidió y por qué.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
All fields are required. Please check.	Rellene los cuatro cuadros.
ID must be numeric	Escriba el ID del expediente, un número, no la referencia del expediente.
Reason for deletion must be at least 10 characters	Indique un motivo más completo.
Transport Document contains html tags or disallowed text, Reason for deletion contains html tags or disallowed text, Requested By contains html tags or disallowed text	Quite los caracteres especiales, como <, o =, + o @ al principio.
Please select confirmation before deletion	Marque I have read, understood and confirm to delete.
Could not load ID	Ningún expediente tiene ese ID. Compruebe el ID del expediente.
La etiqueta de su referencia del expediente seguida de does not match, por ejemplo Transport Document does not match	La referencia del expediente que ha escrito no es la de ese ID de expediente.
One or more validated bills found	Algunas de las partidas del expediente están en una factura de proveedor validada. Antes, anule la validación de la factura de proveedor o quite de ella las partidas.
One or more approved invoices found	Algunas de las partidas del expediente están en una factura aprobada que abarca más que este expediente.
One or more approved IPosts found	Algunas de las partidas del expediente están en un asiento interno aprobado.
The database could not complete this request. The error has been logged.	Otros registros siguen apuntando al expediente o a sus órdenes de trabajo, como se describe más arriba. No se ha eliminado nada.

Quién puede usar esta página

Solo los administradores del sistema pueden usar esta página. La página comprueba que usted lo es, en lugar de comprobar un permiso de sus roles: los demás usuarios que la abren ven Authorization Failed.