Tablas maestras financieras

La página Finance Masters contiene las listas sobre las que se construyen las finanzas de TrakIT: los conceptos de los que se componen los expedientes, los presupuestos, las facturas y las facturas de proveedor, los impuestos de cada país, las monedas, los grupos de partidas, los ejercicios, las formas de pago y los tipos de ajuste.

Para abrirla, seleccione Admin > Masters > Finance Masters. La página tiene siete pestañas: Account Masters, Country Taxes, Currencies, Account Groups, Financial Years, Payment Methods y Adjustments.

Para saber en qué orden los configura una nueva empresa, consulte Configurar una empresa. Si la empresa lleva su contabilidad en TrakIT, consulte también Configurar la contabilidad.

Pestaña Account Masters

Los conceptos son los cargos de los que se componen los expedientes, los presupuestos, las facturas y las facturas de proveedor, por ejemplo el flete marítimo o la manipulación. Cada empresa tiene los suyos, en tres árboles: ingresos, gastos y suplidos (costes pagados por cuenta del cliente y facturados a este). En cada árbol, los conceptos están en categorías, y las categorías pueden contener otras categorías.

1. Elija la empresa en la lista de la parte superior. Muestra las empresas a las que tiene acceso, y empieza en la suya.
2. Elija la View: By Structure muestra los tres árboles uno al lado del otro; By Table muestra una lista. TrakIT recuerda su elección.

Cuando elige una empresa que aún no tiene conceptos, TrakIT añade las tres categorías superiores, All Income, All Expense y All Disbursement. Todo lo demás va debajo de ellas.

Buscar un concepto

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Introduzca o elija los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

Reset borra los filtros. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez.

Filtro	Encuentra
Top Category (By Structure)	Las categorías situadas directamente bajo las tres categorías superiores cuyo nombre contiene el texto, con todo lo que contienen.
Category (By Table)	Los conceptos cuya categoría, o una categoría superior a ella, contiene el texto.
Name	Los conceptos cuyo nombre contiene el texto.
Default/Custom Code	Los conceptos cuyo código, código de gasto o código personalizado contiene el texto.
Account Status	– Any Status –, Active Only o Inactive Only.
Type (By Table)	Los tipos de concepto que se listan: Income, Expense, Disbursement.

By Structure

Cada árbol muestra sus categorías con un icono de carpeta y sus conceptos con una viñeta, cada uno seguido de su código en gris. Los conceptos inactivos se muestran en rojo. Seleccione una categoría o un concepto para abrirlo en la ventana emergente del concepto.

By Table

La tabla lista los conceptos, sin las categorías, agrupados en Income Accounts, Expense Accounts y Disbursement Accounts. Accounts found los cuenta. Los conceptos inactivos se muestran en rojo. Seleccione una fila para abrir el concepto en la ventana emergente del concepto.

Columna	Muestra
ID	El número del concepto en TrakIT.
Category	Su categoría, con las categorías superiores, por ejemplo All Income > Freight.
Name	El nombre del concepto, con su nombre local debajo.
Code	El código del concepto. Para un concepto de suplido, el código de ingreso y el código de gasto.
Custom Code	El código personalizado, si lo hay.
Entity Type	El tipo de entidad al que está restringido el concepto, o -.
Approval Mode	None, If Modified o Always.
Use Count	Cuántas partidas predeterminadas de flujos de trabajo lo usan. En gris si no hay ninguna.
Status	Active o Inactive.
Created	Hace cuánto tiempo se creó.

Export descarga como archivo de Excel los conceptos que cumplen los filtros. Contiene la misma información, con los códigos de ingreso y de gasto en columnas separadas, y una columna Workflow con los flujos de trabajo que permiten el concepto.

La ventana emergente del concepto

Al seleccionar una categoría o un concepto se abre una ventana emergente con su nombre como título. Muestra:

Campo	Muestra
Local Name	El nombre en otro idioma, si lo tiene.
Transaction Type	Income, Expense o Disbursement.
Account Code, o Income Code y Expense Code	Los códigos. Un concepto de suplido tiene un código de ingreso, que se usa cuando figura en una factura, y un código de gasto, que se usa cuando figura en una factura de proveedor.
Custom Code	El código personalizado, si lo hay.
Job Count	Solo conceptos: cuántas partidas de expedientes, presupuestos y otros documentos usan el concepto.
Entity Type, Approval Mode, Active	Solo conceptos: consulte Campos del concepto.

Si su rol puede actualizar las tablas maestras financieras, Select Action ofrece lo que puede hacer con él. Elija la acción, rellene los campos que aparecen y seleccione el botón de la parte inferior, por ejemplo Create. Close o Cancel cierra la ventana emergente.

Acción	Para	Qué hace
Create Sub Account	Categorías	Crea una categoría o un concepto en esta categoría.
Modify Account	Categorías y conceptos, salvo las tres categorías superiores	Cambia sus datos.
Move Account	Categorías y conceptos, salvo las tres categorías superiores	Lo traslada, con todo lo que contiene, a otra categoría del mismo árbol.
Duplicate Account	Conceptos	Crea una copia en la misma categoría.
Delete Account	Categorías y conceptos, salvo las tres categorías superiores	Lo elimina.

Su empresa también puede tener sus propias comprobaciones, que detienen un cambio con un mensaje, y sus propias acciones, que se ejecutan después de él.

Crear una categoría o un concepto

1. Abra la categoría a la que va a añadirlo y, en Select Action, elija Create Sub Account.
2. En Account Type, elija Category o Account.
3. Rellene los campos.
4. Seleccione Create.

El nuevo elemento pertenece a la misma empresa y al mismo árbol que la categoría. Una categoría siempre está activa.

Campos del concepto

Campo	Notas
Account Name	Hasta 100 caracteres. Obligatorio.
Local Name	El nombre en otro idioma, de hasta 300 caracteres. Las plantillas de factura pueden imprimirlo.
Account Code (Income Account Code para un suplido)	Hasta 30 caracteres: letras, dígitos, -, /, . y +. Se quitan los espacios y las letras se guardan en mayúsculas. Obligatorio.
Expense Account Code	Solo suplidos, con las mismas reglas. Obligatorio.
Custom Code	Un código adicional, de hasta 50 caracteres, por ejemplo para una interfaz que envía datos financieros a otro sistema. Se quitan los espacios y las letras se guardan en mayúsculas.
COA Account	Solo Modify Account en un concepto: la cuenta contable en la que se contabilizan sus importes, si la empresa lleva su contabilidad en TrakIT. La lista muestra las cuentas contables de la empresa que admiten asientos. – Not Mapped (use default) – usa la cuenta de ingresos o de gastos predeterminada de la empresa. Consulte Configurar la contabilidad.
Restrict Entity Type	Solo conceptos, no suplidos: el tipo de entidad para el que es el concepto, por ejemplo un transportista por carretera. En un expediente, su entidad debe ser de ese tipo, y TrakIT la rellena a partir de las órdenes de trabajo. Consulte Expediente financiero.
Approval Mode	Solo conceptos. No Approval Required. If Modified from Estimate: un importe real copiado de las estimaciones está aprobado, y vuelve a necesitar aprobación una vez cambiado. Approval Always Required: todo importe real necesita aprobación. Consulte Aprobar partidas.
Active	Solo conceptos. Los conceptos inactivos ya no se ofrecen en los expedientes, los presupuestos ni las facturas.

Trasladar, duplicar o eliminar

• Move Account: elija la Destination Category y seleccione Move. La lista muestra las categorías de la misma empresa y del mismo árbol, salvo la actual y las que están dentro del elemento que se traslada.
• Duplicate Account: seleccione Duplicate. TrakIT crea una copia del concepto en la misma categoría, con toda su configuración y _C añadido a su nombre y a su código. Abra la copia para cambiarla. Un concepto solo se puede duplicar si su nombre tiene como máximo 98 caracteres y su código como máximo 28.
• Delete Account: seleccione Delete. Eliminar un concepto lo quita también de las partidas predeterminadas y de los conceptos permitidos de los flujos de trabajo. Eliminar una categoría elimina también lo que está directamente en ella. Un concepto en uso no se puede eliminar: TrakIT indica Cannot delete account in use. Desactívelo en su lugar.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Please select account type	Elija Category o Account.
Account Name must be specified, Code must be specified, Income Code must be specified, Expense Code must be specified	Rellene el campo.
Code already exists	La categoría ya tiene un concepto con el mismo nombre y el mismo código: cambie uno de los dos.
Code has invalid characters (o Income Code, Expense Code)	Use solo letras, dígitos, -, /, . y +.
Account Name has possible html tags or disallowed text	Quite los caracteres especiales.
This account is no longer available. Please select it again.	Vuelva a seleccionar el concepto en el árbol o en la tabla.
Destination category Transaction Type does not match, Cannot move a category into itself or into one of its own sub categories	Elija otra categoría de destino.

Pestaña Country Taxes

Los impuestos se definen por país. Las partidas de una empresa pueden llevar los impuestos del país de la empresa.

1. Elija el país. La lista muestra los países de las empresas a las que tiene acceso.
2. La tabla lista los impuestos del país.

Columna	Muestra
Tax Code	El impuesto, de la lista de impuestos que mantiene el soporte de TrakIT.
Rate (%)	El tipo. Un tipo negativo, por ejemplo para un impuesto retenido, se muestra en rojo.
Finance Code	El código que identifica este impuesto del país en las partidas y en las exportaciones.
Display Name	El nombre corto, si lo hay.
Transaction Type	Any, Income Only o Expense Only. Consulte Impuestos solo de ingresos y solo de gastos.
Description	La descripción, si la hay.
Added By	Quién lo añadió.

En el resto de TrakIT, cada impuesto se muestra con su código, su tipo y su descripción, por ejemplo VAT 18.0% - Standard rate, seguido de su código financiero entre paréntesis cuando es distinto del código del impuesto.

Añadir o modificar un impuesto

1. Elija el país y seleccione Add Tax, o seleccione un impuesto de la tabla para cambiarlo.
2. En Add New Tax o Modify Tax, rellene los campos siguientes.
3. Seleccione Save.

Campo	Notas
Select Tax	El impuesto, de la lista de impuestos que mantiene el soporte de TrakIT. No se puede cambiar una vez añadido. Obligatorio.
Rate	El tipo en porcentaje, de -50 a 50. Obligatorio.
Finance Code	Hasta 20 letras y dígitos. Debe ser único dentro del país. Déjelo vacío para usar el código del impuesto: el campo lo muestra como sugerencia. Para añadir dos veces el mismo impuesto a un país, por ejemplo con dos tipos, dé a cada uno su propio código financiero.
Display Name	Un nombre corto para el impuesto que pueden mostrar los documentos, de hasta 20 caracteres.
Transaction Type	Any Type, Income Only o Expense Only.
Description	Hasta 50 caracteres.

Un tipo cambiado se aplica al impuesto la próxima vez que se añade a una partida. Las partidas que ya tienen el impuesto conservan el tipo que se les dio.

Los administradores del sistema pueden eliminar un impuesto: ábralo y seleccione la cruz (Delete Tax) de la parte inferior izquierda. Se elimina de inmediato, sin pedirle confirmación.

Mensaje	Qué hacer
Tax must be selected, Rate must be numeric	Elija el impuesto e introduzca el tipo.
Rate is invalid	Introduzca un tipo de -50 a 50.
Finance code already specified.	Otro impuesto del país tiene ese código financiero: elija otro.
Finance Code can contain alphanumeric characters only	Use solo letras y dígitos.

Impuestos solo de ingresos y solo de gastos

Un impuesto configurado como Income Only o Expense Only solo se aplica a las partidas de ese tipo. Las partidas de suplido pueden llevar cualquier impuesto. TrakIT lo comprueba:

• cuando se añade un impuesto a una partida: en una partida del otro tipo, se detiene con un mensaje como VAT 18.0% applies to income accounts only;
• en las listas de impuestos que se ofrecen para una partida, o para varias partidas del mismo tipo, que omiten los impuestos del otro tipo;
• cuando se guardan los impuestos predeterminados de las partidas financieras de un flujo de trabajo, que se rechazan de la misma forma, y cuando los presupuestos toman esos impuestos predeterminados.

Cambiar el ajuste no quita el impuesto de las partidas que ya lo tienen.

Pestaña Currencies

Las monedas son compartidas por todas las empresas. Cada empresa elige aquellas con las que trabaja, en Available Currencies, en la empresa.

La tabla lista el Code, el Name y los Decimals de cada moneda, 20 por página. Seleccione el encabezado Code o Name para ordenar por esa columna. Decimals es el número de decimales con que se muestran los importes en esa moneda.

Los administradores del sistema pueden eliminar una moneda con la cruz (Delete Currency) de su fila. Se elimina de inmediato, sin pedirle confirmación. Una moneda en uso no se puede eliminar: TrakIT indica Currency in use cannot be deleted.

Añadir una moneda

1. Seleccione Add Currency.
2. En Add New Currency, elija la moneda en Select Currency. Escriba para buscar en la lista de monedas del mundo.
3. Elija los Decimals: de 0 a 3. Empieza en 2.
4. Seleccione Add.

Esto es solo para los administradores del sistema. Currency already exists significa que ya está en la lista.

Pestaña Account Groups

Un grupo de partidas muestra varias partidas de ingreso o de suplido como una sola línea, con el nombre del grupo, en el documento de la factura. El grupo se elige en cada partida de un expediente, o en las partidas predeterminadas de un flujo de trabajo: consulte Expediente financiero.

La tabla lista el nombre de cada grupo (Group Name), la empresa a la que corresponde (For Company; – All – para todas las empresas), sus Remarks, y quién lo actualizó por última vez y cuándo. Un grupo de una sola empresa solo se ofrece en las partidas de esa empresa.

Crear o modificar un grupo de partidas

1. Seleccione Create, o seleccione un grupo de la tabla para cambiarlo.
2. En Create New Account Group o Modify Account Group, introduzca el Group Name, de hasta 200 caracteres. Debe ser único.
3. Elija la empresa en For Company, o – All –.
4. Introduzca Group Remarks si es necesario, de hasta 500 caracteres.
5. Seleccione Create o Save.

Para eliminar un grupo, ábralo y seleccione la cruz (Delete Group) de la parte inferior izquierda. Se elimina de inmediato, sin pedirle confirmación. Un grupo en uso no se puede eliminar: TrakIT indica Cannot delete Group in use.

Esta pestaña es solo para los administradores del sistema: los demás usuarios ven la lista.

Pestaña Financial Years

Los ejercicios dividen la contabilidad de una empresa en periodos contables, y permiten que las listas financieras muestren un año cada vez. Cómo funcionan, qué hace el cierre de un ejercicio y la lista de comprobación de fin de año se explican en Ejercicios.

Elija la empresa en la parte superior de la pestaña. La tabla lista sus ejercicios con su nombre (Financial Year), su Start Date, su End Date, quién los creó (Created By), y quién los cerró y cuándo (Closed By), u Open. Los ejercicios cerrados aparecen en gris.

Crear un ejercicio

1. Elija la empresa.
2. Seleccione Create New FY. Aparece mientras la empresa tiene menos de dos ejercicios abiertos.
3. En Create Financial Year, introduzca la Start Date, para el primer ejercicio de la empresa. Para cualquier ejercicio posterior, la fecha de inicio es el día siguiente al final del ejercicio anterior y no se puede cambiar.
4. Compruebe el Period: One Year, Nine Months o Six Months. Solo los administradores del sistema pueden cambiarlo.
5. Seleccione Create.

Un ejercicio no se puede cambiar ni eliminar una vez creado. El primer ejercicio necesita que esté definida la Default Currency de la empresa. Consulte Crear un ejercicio.

Cerrar un ejercicio

1. Elija la empresa.
2. Seleccione Close FY. La ventana emergente Close Financial Year indica el ejercicio abierto más antiguo: ese es el ejercicio que cierra.
3. Lea el mensaje y seleccione Close FY.

El cierre no se puede deshacer. Lo que necesita y lo que hace se describe en Cerrar un ejercicio.

Pestaña Payment Methods

Las formas de pago son las maneras en que se recibe o se paga el dinero, como una transferencia bancaria o el efectivo. Los cobros y los pagos registran una como su Transaction Mode: consulte Cobro o pago.

La tabla lista el nombre de cada forma de pago (Name), su Company ([Global] para todas las empresas), la cuenta contable de banco o de caja en la que contabiliza (COA Account) y cuándo se creó. A un cobro o pago se le ofrecen las formas de pago de su empresa y las globales.

Para añadir o cambiar una, consulte Añadir o cambiar un método. Esta pestaña es solo para los administradores del sistema: los demás usuarios ven la lista.

Pestaña Adjustments

Los tipos de ajuste son lo que eligen los usuarios cuando añaden un ajuste, como un descuento o una comisión bancaria, a una factura, a una factura de proveedor o a un cobro o pago.

La tabla lista el nombre de cada tipo (Name), su Company ([Global] para todas las empresas), su Adj Type, sus Acc Codes y su porcentaje predeterminado (Percent), y cuándo se creó.

Tipo de ajuste	El importe
Manual	Lo introduce el usuario.
Line Item	Un porcentaje de las partidas cuyo código es uno de los Account Codes.
Total	Un porcentaje del total del documento.
Tax	Un porcentaje de los impuestos del documento.

Para añadir o cambiar uno, consulte Añadir o cambiar un método. Esta pestaña es solo para los administradores del sistema: los demás usuarios ven la lista.

Añadir o cambiar un método

Las formas de pago y los tipos de ajuste se añaden y se cambian de la misma forma.

1. En la pestaña Payment Methods o Adjustments, seleccione Add, o el lápiz (Edit Method) de una fila.
2. En Add Finance Method o Update Finance Method, rellene los campos siguientes.
3. Seleccione Save, o Update para uno existente.

Campo	Notas
Payment Mode Name o Adjustment Name	Hasta 200 caracteres. Dos formas de pago o tipos de ajuste no pueden tener el mismo nombre, sea cual sea su empresa. Obligatorio.
Company	La empresa que lo usa, o [Global] para todas las empresas. No se puede cambiar después.
COA Account	Solo formas de pago: la cuenta de banco o de caja en la que se contabilizan los cobros y los pagos con esta forma de pago, si la empresa lleva su contabilidad en TrakIT. La lista muestra las cuentas de activo de la empresa, incluidas las cuentas en moneda extranjera. Una forma de pago global no puede tener una. Consulte Configurar la contabilidad.
Adjustment Type	Solo ajustes: Manual, Line Item, Total o Tax.
Account Codes	Solo Line Item: los códigos de las partidas a las que se aplica, separados por comas. El campo admite hasta 10 caracteres. Obligatorio.
Default Percentage	Solo Line Item, Total y Tax: el porcentaje con el que empieza el ajuste en un documento: mayor que 0, hasta 99,9. Obligatorio.

Para eliminar un método, ábralo y seleccione la cruz (Delete Method) de la parte inferior izquierda. Se elimina de inmediato, sin pedirle confirmación. Un método que está en uso no se puede eliminar: TrakIT indica Unable to delete Method.

Mensaje	Qué hacer
Method Name is required	Introduzca el nombre.
This method is already exists	Un método tiene ese nombre: elija otro.
Account Codes are invalid or missing	Introduzca los códigos, separados por comas: letras, dígitos, - y /.
Default Percentage is required, Percent value must be between 0.00 and 100.00 exclusive	Introduzca un porcentaje mayor que 0, hasta 99,9.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Finance Masters:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, ver todas las pestañas y abrir los conceptos para ver sus datos.
Update	Ver Select Action en la ventana emergente del concepto, y usar Modify Account y Move Account.
Create	Usar Create Sub Account y Duplicate Account. Necesita además Update.
Delete	Usar Delete Account. Necesita además Update.
Create/Modify Taxes	Añadir impuestos a un país y cambiarlos.
Open/Close Financial Year	Crear y cerrar ejercicios.

Solo los administradores del sistema pueden añadir y eliminar monedas, crear, cambiar y eliminar grupos de partidas, formas de pago y tipos de ajuste, eliminar impuestos, y crear un ejercicio de menos de un año.