Registro de mensajes

La página Message Log muestra lo que TrakIT ha enviado y recibido: los correos electrónicos que ha enviado, con el motivo cuando alguno ha fallado, los correos electrónicos que han llegado a su buzón, las direcciones a las que ya no envía correos electrónicos y los mensajes de texto y de chat que ha enviado a través de los canales de mensajería.

Para abrirla, seleccione Admin > Logs > Message Log.

La página tiene cuatro pestañas. Se abre en Emails Sent. Cada pestaña tiene su propia dirección, así que puede guardar en favoritos la que más use.

• Emails Sent: los correos electrónicos que ha enviado TrakIT.
• Emails Received: los correos electrónicos que han llegado al buzón que lee TrakIT.
• Emails Excluded: las direcciones a las que TrakIT ya no envía correos electrónicos.
• Messages Sent: mensajes de SMS, WhatsApp y chat.

Buscar un mensaje

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Introduzca los filtros que necesite. Cada pestaña tiene sus propios filtros, que se indican más abajo. Un filtro de texto encuentra cualquier parte del texto.
3. Seleccione Search.

Reset borra los filtros. El número de coincidencias aparece encima de la lista, por ejemplo 125 Found. La lista muestra 20 filas por página. Las horas se muestran en su zona horaria.

Pestaña Emails Sent

La pestaña Emails Sent lista los correos electrónicos que ha enviado TrakIT, los más recientes primero: notificaciones, informes, documentos, correos electrónicos que los usuarios han enviado desde TrakIT, etc. Algunos correos electrónicos del sistema, como los códigos de inicio de sesión, no se registran. Las contraseñas y los enlaces para cambiar la contraseña que contiene un correo electrónico se muestran como asteriscos.

Columna	Muestra
Sent	Cuándo se envió el correo electrónico. Si el envío falló, [FAILED] debajo, y la fila aparece en rojo.
Sent By	El usuario que lo envió, o System para un correo electrónico que TrakIT envió por sí mismo.
Subject & Recipients	El asunto, con los destinatarios debajo.
Attached Files	Los nombres y tamaños de los archivos adjuntos.
Company	La empresa para la que se envió el correo electrónico.

Los correos electrónicos enviados solo al soporte de TrakIT se muestran en gris y no se pueden abrir.

Filtro	Encuentra
Sender	El nombre del usuario que lo envió. System encuentra los correos electrónicos que TrakIT envió por sí mismo.
Recipients	Cualquier parte de la dirección de un destinatario.
Subject	Cualquier parte del asunto.
Message Content	Cualquier parte del contenido del correo electrónico.
Status	Show Failed Only: solo los correos electrónicos que fallaron.

Abrir un correo electrónico enviado

Seleccione un correo electrónico de la lista. Se abre la ventana Sent Mail #, con el número del correo electrónico, que lo muestra tal como se envió, con su plantilla y su logotipo. En un correo electrónico fallido, Failure Reason, debajo, indica por qué falló. Seleccione Close para cerrar la ventana.

Cuando falla un correo electrónico

TrakIT envía el correo electrónico a través de los servidores SMTP configurados en la página de integraciones.

• Si no se puede contactar con el servidor o este rechaza el correo electrónico de momento, TrakIT conserva el correo electrónico y vuelve a intentarlo cada 15 minutos, hasta 5 intentos en total, durante un máximo de 24 horas. Failure Reason termina con el intento, por ejemplo [Attempt 2]. Cuando un reintento sale bien, la hora del correo electrónico pasa a ser la hora en que salió y deja de estar marcado como fallido.
• Si el servidor rechazó a algunos destinatarios pero entregó el correo electrónico a los demás, el motivo empieza por Sent to the other recipients - refused: y el correo electrónico no se vuelve a enviar.
• Si Outgoing Email está desactivado en Configuración de la aplicación, o el servidor SMTP no está activo, el correo electrónico se registra como fallido y no se vuelve a enviar.

Cada 3 horas, TrakIT envía a los administradores del sistema un correo electrónico Unsuccessful Email Summary que lista los correos electrónicos que han fallado en ese tiempo e indica si cada uno se sigue reintentando.

Pestaña Emails Received

La pestaña Emails Received lista los correos electrónicos que han llegado al buzón que lee TrakIT, los más recientes primero. El buzón es un buzón de Gmail u Office 365 conectado en la página Bandeja de entrada OAuth, o uno que ha configurado el soporte de TrakIT. TrakIT lo lee cada 5 minutos.

TrakIT actúa sobre los correos electrónicos cuyo asunto empieza por un comando de TrakIT, como trakit rates para enviar tarifas a un tarifario, cuando proceden de la dirección de un usuario activo de TrakIT. Después responde al remitente con un correo electrónico Email Response. Un correo electrónico con un comando que procede de una dirección que no es la de un usuario de TrakIT recibe una respuesta que indica que no se puede autenticar al remitente.

Columna	Muestra
ID	El número del correo electrónico en TrakIT.
Received	Cuándo llegó.
From	La dirección del remitente.
User	El usuario de TrakIT con esa dirección, si lo hay.
Subject	El asunto.
Attached Files	Los nombres de los archivos adjuntos. TrakIT conserva los propios archivos solo hasta que ha procesado el correo electrónico.

Filtro	Encuentra
Name	El nombre del usuario de TrakIT que lo envió.
Email	Cualquier parte de la dirección del remitente.
Subject	Cualquier parte del asunto.
Message Content	Cualquier parte del texto del correo electrónico.

Seleccione un correo electrónico para abrirlo. La ventana POP Mail # muestra el texto del correo electrónico a la izquierda y la respuesta de TrakIT a la derecha, o Subject not recognized y No response sent si TrakIT no respondió.

Pestaña Emails Excluded

La pestaña Emails Excluded lista las direcciones a las que TrakIT ya no envía correos electrónicos, ordenadas por dirección. Cuando una dirección está excluida:

• TrakIT la omite en todos los correos electrónicos que envía, tanto si está en Para como en CC o CCO. Last Used muestra cuándo la omitió TrakIT por última vez. Si no queda ningún destinatario, el correo electrónico no se envía y TrakIT indica No recipients found. Please check if emails are excluded.
• Los campos de correo electrónico la rechazan. Cuando alguien introduce la dirección, por ejemplo como correo electrónico de una entidad, correo electrónico de un usuario, destinatario de un informe, destinatario de una acción de evento y dato, o dirección a la que se envía una factura o un documento, TrakIT indica Email … is excluded.

Los mensajes de texto y de chat no se ven afectados.

Las direcciones entran en la lista de tres maneras:

• El destinatario cancela su suscripción. La plantilla de correo electrónico estándar de TrakIT termina con un enlace Unsubscribe. En los 7 días siguientes al correo electrónico, el destinatario puede seguirlo, introducir su dirección y elegir un motivo. TrakIT añade la dirección como Recipient Request, con el motivo en Details, la quita de las listas de destinatarios de las acciones de eventos y datos y de los informes, y envía un correo electrónico a los administradores del sistema (Email Unsubscribed). No se puede cancelar de esta manera la suscripción de la dirección de un usuario de TrakIT.
• La dirección rebota. En las instalaciones cuyo servicio de correo informa a TrakIT de los rebotes, una dirección a la que nunca se puede entregar se añade como Hard Bounce. Los administradores del sistema reciben un correo electrónico Emails Excluded - Hard Bounce, que lista las entidades y las listas de destinatarios que usan la dirección.
• Un administrador del sistema la añade. Consulte Añadir direcciones a excluir.

Columna	Muestra
Email	La dirección excluida.
Added	Cuándo se añadió.
Last Used	Cuándo la omitió TrakIT en un correo electrónico por última vez. Vacío si nunca lo ha hecho.
Reason	Hard Bounce, Soft Bounce, Recipient Request o User Request.
Details	Por qué se añadió: el motivo que dio el destinatario, el mensaje del servicio de correo o el detalle que introdujo un administrador del sistema.

El filtro Email encuentra cualquier parte de una dirección.

Para que TrakIT vuelva a enviar correos electrónicos a una dirección, un administrador del sistema selecciona la X al final de su fila. La dirección se quita de inmediato, sin pedir confirmación, y TrakIT indica Email removed from Excluded list.

Añadir direcciones a excluir

Los administradores del sistema pueden añadir direcciones a la lista.

1. En la pestaña Emails Excluded, seleccione Add Emails… debajo de la lista. Se abre la ventana Add Emails to Exclude.
2. En Emails:, introduzca las direcciones, una por línea.
3. En Reason:, elija Hard Bounce, Soft Bounce, Recipient Request o User Request.
4. En Detail:, indique el motivo, en un máximo de 500 caracteres. Es obligatorio.
5. Seleccione Add. TrakIT indica Emails added successfully.

Las direcciones que ya están en la lista se omiten. TrakIT indica Please specify some emails to add si Emails: está vacío, Detail is required si lo está Detail:, y Email … is invalid para una dirección que no es una dirección de correo electrónico válida.

Pestaña Messages Sent

La pestaña Messages Sent lista los mensajes que TrakIT ha enviado, o está a punto de enviar, a través de sus canales de mensajería, los más recientes primero: mensajes de texto por SMS o WhatsApp, y publicaciones en Google Space, MS Teams, Telegram o Discord. Incluyen notificaciones, acciones Send Message de eventos y datos, y códigos de inicio de sesión enviados por SMS. TrakIT envía los mensajes en espera cada minuto.

Columna	Muestra
Added	Cuándo se puso el mensaje en cola.
Channel	El canal de mensajería por el que se envió.
Recipient	El usuario de TrakIT al que iba dirigido. Por ahora esta columna queda vacía: use Mobile.
Mobile	El número al que se envió. Vacío para una publicación en un canal compartido.
Message Text	El mensaje.
Status/Sent	Cuándo se envió, o por qué falló. Vacío mientras espera a enviarse.
Work Order	La orden de trabajo a la que se refiere el mensaje, que abre la orden de trabajo. - si no hay ninguna.

Los mensajes que fallaron se muestran en rojo. Las filas no se pueden abrir.

Filtro	Encuentra
Mobile	Cualquier parte del número.
Message Content	Cualquier parte del mensaje.
Status	Show Failed Only: solo los mensajes no enviados, los que fallaron y los que siguen en espera.

Cuánto tiempo se conserva el registro

TrakIT elimina las entradas antiguas según lo definido en la página Política de conservación de datos: Email Outbox para los correos electrónicos enviados, Email Inbox para los correos electrónicos recibidos y Message Outbox para los mensajes enviados.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Message Log (del grupo Admin) para abrir la página y ver las cuatro pestañas.

Los administradores del sistema ven todos los correos electrónicos y mensajes. Los demás usuarios ven:

• en Emails Sent, los correos electrónicos enviados para una de sus empresas;
• en Emails Received, los correos electrónicos de los usuarios de sus empresas, con las respuestas de TrakIT;
• en Messages Sent, los mensajes sobre órdenes de trabajo de sus flujos de trabajo y, para los mensajes sin orden de trabajo, los dirigidos a usuarios de sus empresas.

Los correos electrónicos que no se enviaron para ninguna empresa, y los de remitentes que no son usuarios de TrakIT, solo los ven los administradores del sistema. Emails Excluded muestra la lista completa a todos los que pueden abrir la página.

Solo los administradores del sistema pueden añadir direcciones a la lista Emails Excluded y quitarlas de ella.