Historial de formularios

La página Form History lista los formularios de orden de trabajo y de expediente que se han generado: desde la pestaña Forms de una orden de trabajo, o mediante una acción del flujo de trabajo. Se lista cada generación, se haya conservado o no su documento, con su número de referencia, quién la generó y cuándo.

Para abrirla, seleccione Admin > Logs > Form History.

Los documentos generados con formularios financieros, de informe y de patio no se listan aquí: se conservan con el registro a partir del cual se generaron, como la factura o el movimiento de patio.

Encontrar un formulario generado

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

Reset borra los filtros y vuelve a marcar todos los flujos de trabajo.

Filtro	Encuentra
Select Workflow	Formularios generados en los flujos de trabajo marcados. La lista contiene los flujos de trabajo a los que tiene acceso, activos o no, todos marcados al principio; los administradores del sistema ven todos los flujos de trabajo. El icono de la marca de verificación selecciona todos o ninguno.
Reference No	Cualquier parte del número de referencia del formulario.
Generated By	Cualquier parte del nombre del usuario que generó el formulario.
Form Title	Cualquier parte del título del documento generado.
From, To	Formularios generados entre las dos fechas. La flecha junto a las etiquetas ofrece intervalos como This Month.

La lista

Forms Found indica el número de resultados. La lista muestra 20 formularios generados por página, primero los más recientes.

Columna	Muestra
(iconos)	Descargar y previsualizar el documento, si se ha conservado y usted puede abrirlo. Véase más abajo.
Ref No	El número de referencia único del formulario, el que el formulario imprime con ##REFNO##.
Workflow	El flujo de trabajo de la orden de trabajo.
Form Title	El título del documento. En cursiva, el nombre del formulario, cuando no se conserva ningún documento: el flujo de trabajo no adjunta ese formulario, o el documento se ha eliminado.
WO	La orden de trabajo a partir de la cual se generó el formulario. Selecciónela para abrir la orden de trabajo.
Type	WO para un formulario de orden de trabajo; para un formulario de expediente, el nombre corto que su empresa da a la referencia del expediente, por ejemplo T/D.
Generated By	El usuario que lo generó, o System. Un formulario generado por una acción del flujo de trabajo muestra el usuario que actualizó el evento o los datos que la desencadenaron.
Generated	Hace cuánto tiempo se generó.

Los iconos de descarga y vista previa aparecen cuando el documento todavía existe y no está cancelado, y usted puede abrirlo:

• su rol tiene Preview/Download Internal Document en la sección Work Orders para un documento que no es visible externamente, o Preview/Download External Document para uno que sí lo es;
• y, si el documento está limitado a algunos roles, usted tiene uno de ellos. Los administradores del sistema pueden abrir todos los documentos.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita View Form History en la sección Form Definitions para abrir esta página. Ve los formularios de los flujos de trabajo a los que tiene acceso; los administradores del sistema los ven todos.

Descargar y previsualizar los documentos necesita además Preview/Download Internal Document o Preview/Download External Document en la sección Work Orders, como se ha indicado arriba.