Facturas

La página Invoices lista las facturas, las notas de cargo y las facturas rectificativas de una empresa: las emitidas para expedientes y las emitidas de forma independiente. Desde aquí puede ver lo que queda pendiente, abrir cualquier factura, aprobar o finalizar varias a la vez, exportar la lista y crear una factura que no esté vinculada a un solo expediente.

Para abrirla, seleccione Finance > Invoices.

La factura de un expediente suele crearse desde la página de finanzas del expediente, en su pestaña Invoices. Todas las facturas, se hayan creado donde se hayan creado, aparecen en esta página y se abren en la página Factura. Para el lugar de las facturas en las finanzas de un expediente, consulte Facturar al cliente.

Elegir la empresa y el ejercicio

Las dos listas de la parte superior derecha eligen de quién son las facturas que ve:

La empresa: las empresas a las que tiene acceso. TrakIT recuerda su elección.
El ejercicio: los ejercicios de la empresa, o – All FY –. Empieza en el ejercicio abierto que incluye la fecha de hoy. Solo se listan las facturas con fecha dentro del ejercicio.

Cambiar de empresa restablece los filtros.

Recuentos por estado

Los recuadros de la parte superior cuentan las facturas de la empresa en el ejercicio seleccionado, por estado: Draft, Approved, Finalised, Cancelled, Reversed y Written Off. Los recuentos no tienen en cuenta los demás filtros. Seleccione un recuento para dejar el filtro Status solo en ese estado y volver a buscar. Un recuadro sin facturas aparece atenuado.

Estado	Significado
Draft	Aún no aprobada. Todavía puede modificarse, y su número es un número de proforma.
Approved	Aprobada: tiene su número definitivo y su PDF, y sus partidas ya no pueden cambiar. Una factura aprobada desde esta lista no tiene PDF.
Finalised	Aprobada y finalizada.
Cancelled	Cancelada cuando era un borrador.
Reversed	Una factura contra la que se ha emitido una factura rectificativa. En los recuentos y en el filtro Status, incluye también las facturas rectificativas que hacen referencia a una factura.
Written Off	Su saldo pendiente se ha dado de baja por incobrable.

Para saber qué permite cada estado, consulte Factura.

Buscar una factura

Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
Escriba o seleccione los filtros que necesite.
Seleccione Search.

El número de resultados aparece encima de la lista, seguido del importe total en cada moneda, por ejemplo Invoices - 125 Found; Total: XOF 18,450,000.00. Las facturas rectificativas cuentan como importes negativos en el total. Reset borra los filtros.

TrakIT recuerda la mayoría de sus filtros para la próxima vez que abra la página. Si un administrador ha limitado las facturas que puede ver, aparece Custom Filters Active junto a los botones.

Filtro	Encuentra
Invoice Number	Cualquier parte del número.
Entity	Cualquier parte del nombre de la entidad facturada.
Referencia del expediente or WOID	Cualquier parte de la referencia del expediente o, para un número, también las facturas del expediente de la orden de trabajo con ese ID. La etiqueta usa el nombre corto de la referencia del expediente de su empresa, por ejemplo T/D or WOID.
Type	Invoice, Debit Note o Credit Note, o – All Types –.
Invoice Date	Las facturas con fecha entre las fechas From y To. La flecha junto a la etiqueta ofrece periodos como This Month.
Status	Los estados que se incluyen. El icono de marca los selecciona todos o ninguno.
Outstanding	Outstanding: no canceladas, ni dadas de baja por incobrables, ni marcadas como pagadas, con un importe aún por cobrar. Fully Paid: marcadas como pagadas, o sin nada pendiente de cobro. Written Off: dadas de baja por incobrables.
Taxes	With Taxes Only o Without Taxes Only: las facturas con o sin impuesto en alguna de sus partidas.
Workflows	Las facturas de expedientes de los flujos de trabajo seleccionados. Cuando restrinja los flujos de trabajo, seleccione Without Workflow para incluir también las facturas que no son de un solo expediente.
Created By, Approved By	Los usuarios que crearon o aprobaron las facturas.
Currency	Las facturas en una moneda.
Fin Ref	Cualquier parte de la referencia que se dio a la factura en su sistema contable externo, si su empresa le envía las facturas.
Sync Status	Show Synced Only, Show Unsynced Only o Show Sync Errors Only, para las facturas enviadas a un sistema contable externo.
Document Title	Las facturas con un documento generado cuyo título contiene el texto.
Select Data Field	Las facturas en las que coincide un campo de datos de factura. Elija el campo y, después, un Search Mode: Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range o Date Range. Select Empty Data Field encuentra las facturas en las que un campo está vacío.
Tags	Las facturas con las etiquetas seleccionadas. [No Tags] incluye las facturas sin etiquetas.

La lista

La lista muestra 50 facturas por página, las más recientes primero. Los borradores aparecen en gris. Las columnas se definen para su empresa, y los campos de datos de factura se añaden al final. Seleccione el encabezado de una columna para ordenar por ella, si la columna lo permite.

Si su rol puede aprobar o finalizar facturas, la primera columna contiene casillas para aprobar o finalizar varias facturas a la vez.

Las columnas pueden incluir:

Columna	Muestra
Date	La fecha de la factura.
Number	El número de la factura. Selecciónelo para abrir la factura en una pestaña nueva.
Type	Invoice, Debit Note o Credit Note.
Entity	La entidad facturada. Selecciónela para abrir la entidad.
Referencia del expediente	El expediente, que abre el expediente. - para una factura que no es de un solo expediente.
Status	Draft, Approved, Finalised, Cancelled, Reversed o Written Off. En una factura revertida o en una factura rectificativa que hace referencia a una factura, un enlace R abre la otra.
Currency, Amount	La moneda y el total, impuestos incluidos. Las facturas rectificativas muestran el importe que abonan.
Credit Days, Due Date	El plazo de pago y la fecha de vencimiento del pago. La fecha de vencimiento aparece en gris en un borrador, porque solo se fija al aprobarlo, y en rojo cuando es hoy o ya ha pasado mientras queda un importe pendiente.
Outstanding	Lo que queda por cobrar, después de los ajustes, los cobros aprobados y la retención, si la hay. En rojo cuando es mayor que cero; 0 para una factura marcada como pagada.
Sync, Sync Reference	Para las facturas enviadas a un sistema contable externo: ✓ cuando se ha enviado, [Error] cuando ha fallado, y la referencia que se le dio.
Iconos de descarga y vista previa	Descargan o previsualizan el PDF de la factura, si su rol puede previsualizar facturas.

Su empresa también puede añadir columnas para los eventos y los campos de datos del expediente de la factura.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar como archivo Excel las facturas que coinciden con los filtros, de todas las páginas. Tiene las mismas columnas que la lista, sin los iconos de descarga y vista previa, seguidas de todos los campos de datos de factura.

Crear una factura

Create crea una factura, una nota de cargo o una factura rectificativa que no está vinculada a un solo expediente. Se crea en la empresa seleccionada en la parte superior de la página.

Seleccione Create.
En Type, elija Invoice, Debit Note o Credit Note.
Elija el Entity Type, por ejemplo Customer. TrakIT recuerda su elección.
En Invoice To, empiece a escribir el nombre de la entidad que quiere facturar y elíjala. La lista muestra las entidades de ese tipo en la empresa.
Elija la Currency. Empieza con la moneda predeterminada de la empresa.
Elija un Profit Center, si lo necesita. TrakIT rellena el centro de beneficio propio de la entidad, si tiene uno.
Para una factura o una nota de cargo:
- Compruebe el Credit Period, en días, de 0 a 365. TrakIT rellena el plazo de pago de la entidad para la empresa o la moneda, o el predeterminado de la empresa, y lo actualiza cuando cambia la entidad o la moneda.
- En Options, seleccione Add all un-invoiced accounts para añadir de inmediato las partidas de la entidad que aún no se han facturado. TrakIT recuerda esta elección.
Para una factura rectificativa, escriba el Ref. Invoice Number: el número de la factura que abona, si abona alguna.
Seleccione Create.

La nueva factura es un borrador, con un número de proforma. Ábrala desde la lista para añadir sus partidas, revisarla y aprobarla: consulte Factura.

Add all un-invoiced accounts añade las partidas reales de ingreso y de suplidos de la entidad en esa empresa que aún no figuran en ninguna factura, de todos los expedientes de los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Las partidas con importe cero se excluyen. Todas las partidas deben estar en la misma moneda de expediente; si no lo están, no se añade ninguna y la factura se crea vacía. Siempre puede añadir partidas más adelante con Allocate en la factura.

Facturas rectificativas con una factura de referencia

El Ref. Invoice Number debe ser una factura de la misma empresa y entidad que esté finalizada y aún no totalmente abonada. TrakIT copia entonces todas las partidas de esa factura en la factura rectificativa, con importes negativos. Quite las que no quiera abonar, o cambie sus cantidades, antes de aprobarla: consulte Factura.

Sin referencia, la factura rectificativa empieza vacía: añada las partidas que quiera abonar con Allocate.

Para abonar en un solo paso toda una factura de expediente, use en su lugar Reverse Invoice en la factura: consulte Revertir una factura.

Aprobar o finalizar varias facturas

Marque la casilla de cada factura. Un borrador la tiene si usted puede aprobarlo, y una factura aprobada que no está finalizada la tiene si puede finalizarla; una factura rectificativa, solo si su rol también permite las facturas rectificativas. El icono del encabezado selecciona todas o ninguna.
Seleccione Tasks y, después, Approve o Finalise.
Revise la confirmación y seleccione Approve o Finalise.

La confirmación indica a cuántas de las facturas seleccionadas se aplica la tarea: los borradores para Approve y las facturas aprobadas que no están finalizadas para Finalise. Las demás facturas seleccionadas se quedan como están.

TrakIT aprueba o finaliza entonces las facturas una a una, con las mismas comprobaciones que en la página Factura, y después indica cuántas se han procesado correctamente y cuántas han fallado. Una factura que ha fallado sigue seleccionada, con el motivo debajo; las demás dejan de estar seleccionadas. Tasks solo aparece cuando la página muestra facturas que puede aprobar o finalizar, y solo ofrece las tareas que su rol permite.

La finalización funciona como Finalize en la factura.

Aprobación sin PDF

Aprobar varias facturas a la vez no genera sus PDF, y la confirmación lo advierte antes de aprobar nada. Para cada borrador, TrakIT:

cambia su fecha a hoy, como lo haría al abrirlo, salvo que se haya antedatado;
realiza las comprobaciones de Approve, excepto la de la plantilla;
le da su número definitivo, sin generar su PDF ni enviarlo por correo electrónico;
añade Bulk approval - PDF not generated a la entrada Invoice Approved de su registro de acciones.

Los usuarios suscritos a las notificaciones de facturas siguen recibiendo aviso de cada aprobación.

Una factura aprobada de este modo no tiene PDF definitivo: no muestra los iconos de descarga y vista previa ni Email…. Un administrador del sistema puede generar su PDF con Recreate PDF en la factura.

Borrar los errores de sincronización

Los administradores del sistema ven Clear Sync Errors. Borra el error de todas las facturas de la empresa que no llegaron a su sistema contable externo, para que se vuelvan a enviar, e indica cuántas se han borrado.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Invoices	Read	Abrir la página y ver las facturas de las empresas a las que tiene acceso.
Invoices	Create	Crear facturas y notas de cargo.
Invoices	Allow Credit Notes	Crear facturas rectificativas, con Create, y aprobarlas o finalizarlas con Tasks.
Invoices	Approve	Aprobar varios borradores a la vez con Tasks, sin generar sus PDF.
Invoices	Finalise	Finalizar varias facturas aprobadas a la vez con Tasks.
Invoices	Export	Exportar la lista.
Invoices	Preview	Descargar y previsualizar los PDF de las facturas desde la lista.