Maestro de formaciones

La página Training Master es la lista de formaciones que se pueden asignar a sus empleados: formaciones de acogida en seguridad, cursos de cumplimiento normativo, formación sobre productos, etc. Cada registro de formación de un empleado pertenece a una formación configurada aquí.

Para abrirla, seleccione HR > Training > Masters.

Una vez configurada una formación, asígnela a los empleados en Asignaciones de formación. Para saber cómo funciona todo el proceso, consulte Formación.

Elegir la empresa

La lista de la parte superior elige la empresa. Contiene las empresas a las que tiene acceso, empieza en su propia empresa y aparece atenuada si solo tiene una.

La página lista las formaciones activas que puede usar la empresa: sus propias formaciones, las formaciones que comparten otras empresas y las formaciones configuradas para todas las empresas de su instalación. Una formación que añada pertenece a la empresa seleccionada aquí.

Buscar una formación

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

Filtro	Encuentra
Code / Title	Cualquier parte del código o del título de la formación.
Category	Las formaciones de una categoría.
Type	Las formaciones de un tipo.
Mandatory	Yes para las formaciones obligatorias, No para las demás.
Status	Las formaciones Active o Inactive. La página solo muestra formaciones activas: consulte Formaciones inactivas.

Un filtro en uso aparece resaltado. Reset borra los filtros. TrakIT recuerda si dejó el panel de filtros abierto o cerrado.

La lista

El encabezado indica cuántas formaciones coinciden, por ejemplo Trainings Found - 12. La lista muestra 20 formaciones por página, por título.

Columna	Muestra
Code	El código de la formación.
Title	Su título.
Category	Su categoría, si la tiene.
Type	Online / Self-Paced, Classroom / In-Person, Video o Document / Reading.
Mandatory	Una marca de verificación verde para una formación obligatoria, - para las demás.
Validity	Durante cuánto tiempo es válida una vez completada, por ejemplo 365 days, o No Expiry.
Status	Active.
Provider	El proveedor externo, si lo hay.
Updated	Hace cuánto tiempo se cambió la formación por última vez, o Created y hace cuánto tiempo se añadió.
(iconos)	El lápiz (modificar) y la papelera (eliminar), si su rol los permite y la formación es de una de sus empresas. Vea Cambiar una formación.

Añadir una formación

1. Elija la empresa en la parte superior de la página.
2. Seleccione Add Training.
3. En Add Training, rellene los campos que se indican a continuación.
4. Seleccione Save.

Campo	Qué introducir
Code	Obligatorio. Un código corto, de hasta 20 caracteres, por ejemplo HSE-01. TrakIT lo guarda en mayúsculas. Dos formaciones de la misma empresa no pueden tener el mismo código.
Title	Obligatorio. El nombre de la formación, de hasta 200 caracteres.
Type	Obligatorio. Online / Self-Paced, Classroom / In-Person, Video o Document / Reading. Los empleados marcan ellos mismos las formaciones como completadas en Mi formación, salvo las formaciones Classroom / In-Person, que envían para su aprobación.
Description	Opcional. Lo que abarca la formación, a título informativo.
Category	Opcional. Un grupo, por ejemplo Safety o Compliance, de hasta 50 caracteres. El filtro Category lista las categorías en uso.
Duration	Opcional. Cuánto dura la formación, en minutos, a título informativo.
Mandatory	Marque Yes para una formación que los empleados deben realizar. Las formaciones obligatorias aparecen marcadas en las páginas de formación, se pueden filtrar y se indican como obligatorias en los recordatorios.
Validity	Cuántos días es válida una formación una vez completada. El certificado caduca ese número de días después de completarse la formación, y TrakIT pide entonces al empleado que la vuelva a realizar: consulte Certificados y renovación. Déjelo en 0 para una formación que no caduca nunca.
Pass Score	Opcional. La puntuación mínima, de 1 a 100 %, para una formación con prueba. Cuando se introduce una puntuación inferior al completarla, la formación se registra como Failed. Déjelo en blanco si no hay prueba.
Content URL / Path	Opcional. Dónde encontrar el material de la formación, de hasta 500 caracteres, a título informativo. No se muestra en My Training.
Provider	Opcional. El proveedor externo que imparte la formación, de hasta 100 caracteres.
Shared	Márquelo para que otras empresas puedan usar la formación: aparece en sus listas y pueden asignarla a sus empleados.
Active	Marcado para una formación nueva. Consulte Formaciones inactivas.

Cambiar una formación

1. Seleccione el lápiz en la fila de la formación.
2. En Edit Training, cambie los campos que necesite.
3. Seleccione Save.

Una formación sigue perteneciendo a su propia empresa, sea cual sea la empresa elegida en la parte superior de la página. Solo los usuarios de esa empresa pueden cambiarla o eliminarla. Las formaciones que comparten otras empresas, y las configuradas para todas las empresas, aparecen aquí para que pueda asignarlas, sin el lápiz ni la papelera; solo un administrador del sistema puede cambiar una formación configurada para todas las empresas.

Los cambios de Validity y Pass Score se aplican a las formaciones completadas que se registren después del cambio: los certificados ya emitidos conservan sus fechas de caducidad, y las puntuaciones anteriores se quedan como estaban.

Formaciones inactivas

Desmarque Active para dejar de usar una formación sin eliminarla. Una formación inactiva ya no se puede asignar y deja de aparecer en las listas de formaciones de las páginas de formación. Los registros que los empleados ya tienen para ella se mantienen en Mi formación y en Registros de formación, y aún se pueden completar.

Esta página solo muestra formaciones activas, elija lo que elija en Status. Por eso, una vez que una formación está inactiva, no puede volver a activarla aquí: desmarque Active solo en una formación que no vaya a volver a usar.

Eliminar una formación

1. Seleccione la papelera en la fila de la formación.
2. Seleccione OK para confirmar Delete this training?.

No puede eliminar una formación mientras un empleado tenga un registro Pending o In Progress para ella: antes, complete esos registros o exima de ellos a los empleados en Registros de formación.

Al eliminar una formación también se quitan todos sus registros, incluidos los completados y sus certificados, de Mi formación y de Registros de formación. Para conservarlos, deje la formación inactiva en lugar de eliminarla.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Training Code is required., Title is required. o Training Type is required.	Rellene el campo.
A training with this code already exists for this company.	Use otro código. Las formaciones inactivas de la empresa también cuentan.
Pass Score must be between 1 and 100.	Introduzca un número entero de 1 a 100, o deje el campo en blanco.
Validity Days cannot be negative.	Introduzca 0 o más.
Code contains invalid characters., Title contains invalid characters. o Description contains prohibited content.	Quite las etiquetas HTML y no empiece el texto por =, + ni @.
Cannot delete: employees have pending or in-progress records for this training.	Complete esos registros o exima de ellos a los empleados en Registros de formación y, después, elimine la formación.
This training belongs to another company and cannot be changed here.	Solo los usuarios de la empresa propia de la formación pueden cambiarla.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Employee Training:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página y ver las formaciones.
Update	Añadir formaciones con Add Training y cambiarlas.
Delete	Eliminar formaciones.