Crear un expediente

La página Create New Job crea un expediente en un flujo de trabajo, con una orden de trabajo por cada contenedor o carga. También puede usarla para añadir órdenes de trabajo a un expediente que ya existe.

Para abrirla, seleccione Create en la página Expedientes. Para lo que viene después, hasta el cierre de las órdenes de trabajo, consulte Del expediente a la orden de trabajo cerrada.

Los campos de esta página dependen del flujo de trabajo que elija: un administrador define qué campos de cabecera muestra cada flujo de trabajo y cuáles son obligatorios. Los campos obligatorios están marcados en la página.

Crear un expediente

1. Seleccione el flujo de trabajo en [ Select a Workflow ]. Aparece el resto del formulario.
2. Rellene la cabecera del expediente. Deje Create New seleccionado.
3. Seleccione los Job Types y Services que correspondan, si el flujo de trabajo los tiene.
4. Rellene los campos de los datos del expediente que conozca.
5. En Work Orders, introduzca los contenedores o cargas, una orden de trabajo para cada uno, con un formulario o desde Excel o CSV.
6. Seleccione Create.

TrakIT crea el expediente y sus órdenes de trabajo, abre la primera orden de trabajo en una pestaña nueva del navegador y le devuelve a la página Expedientes. Para salir sin crear nada, seleccione Cancel.

Si falta algo o algo es incorrecto, un mensaje le indica qué debe corregir, y no se crea nada.

Añadir órdenes de trabajo a un expediente existente

1. Seleccione el flujo de trabajo del expediente existente.
2. Introduzca la referencia del expediente existente.
3. Seleccione Add To Existing. TrakIT busca el expediente en el flujo de trabajo seleccionado y rellena los campos de cabecera a partir de sus órdenes de trabajo.
4. Revise los campos de cabecera y, después, introduzca las nuevas órdenes de trabajo.
5. Seleccione Create.

Las nuevas órdenes de trabajo reciben también los eventos y datos de nivel de expediente de las órdenes de trabajo existentes del expediente.

Cabecera del expediente

Campo	Qué introducir
Referencia del expediente	La referencia del expediente, por ejemplo el número del conocimiento de embarque. Su etiqueta se define para su empresa, por ejemplo Transport Document. Si el flujo de trabajo numera los expedientes automáticamente, se rellena el número siguiente; seleccione Re-generate para obtener uno nuevo. Un expediente nuevo no puede reutilizar una referencia existente.
Responsible Person	El usuario responsable de las órdenes de trabajo. De entrada es su nombre, o el responsable predeterminado del flujo de trabajo. Escriba un nombre y seleccione el usuario en la lista. Si el flujo de trabajo asigna siempre su responsable predeterminado, TrakIT usa a esa persona.
Customer	El cliente.
Shipper, Receiver	El cargador y el receptor. Same as Customer está seleccionado de forma predeterminada; desmárquelo para elegir otra entidad.
Carrier	El transportista.
Country of Origin, Final Destination	Los países.
Origin Location, Destination Location	La primera y la última ubicación de las órdenes de trabajo.
Commodity	Las mercancías. Si el flujo de trabajo tiene una lista de mercancías, elija una de la lista.
Incoterms	Uno o varios Incoterms.
Bond Agent, Clearing Agent, Transporter	Las entidades que se encargan de las órdenes de trabajo. También puede aparecer un segundo campo de transportista por carretera, para el transportista por carretera de retorno; su etiqueta se define para su empresa.
Cargo Type	El tipo de mercancía.
Remarks For Job	Observaciones sobre el expediente.
Select Job Types	Los tipos de expediente que correspondan, o No Job Types. Si el flujo de trabajo exige un tipo de expediente, No Job Types no aparece.
Select Services	Los servicios que correspondan, o No Services. Si el flujo de trabajo exige un servicio, No Services no aparece.

El cliente, el cargador, el receptor, los incoterms, el tipo de mercancía, los tipos de expediente, los servicios, las observaciones y los datos del expediente pertenecen al expediente, por lo que solo aparecen cuando crea un expediente nuevo.

Según su rol, un icono de suma junto al nombre de un campo le permite añadir una entidad o una ubicación que todavía no está en la lista.

Datos del expediente

Job Data lista los eventos y campos de datos del flujo de trabajo que se registran una sola vez para todo el expediente. La lista puede cambiar cuando selecciona el cliente, los tipos de expediente o los servicios.

• Introduzca un Value y, si hace falta, Remarks. Algunos campos le permiten elegir en una lista.
• Algunos campos necesitan observaciones cuando introduce un valor: su texto de ejemplo indica Remarks required if Value entered.
• Los campos que no puede cambiar aparecen en gris.

Los valores que no superan la validación del campo se descartan sin aviso, así que revíselos en la orden de trabajo después de crearla.

Órdenes de trabajo

Elija cómo introducir las órdenes de trabajo en Select Input Method: Form o Excel/CSV. Puede crear hasta 100 órdenes de trabajo a la vez.

Introducir órdenes de trabajo en un formulario

1. Seleccione Form.
2. En Number of Work Orders, seleccione cuántas crear. Aparece una fila para cada una.
3. Rellene cada fila. Las columnas dependen del flujo de trabajo:
   • Container Nr.: cuando sale del campo, TrakIT rellena el Type si conoce el contenedor.
   • El ID de carga, para las cargas sin contenedor. Su etiqueta se define para su empresa.
   • Weight en kilogramos y Volume en metros cúbicos.
   • Seal Number.
   • Type: el código del tipo de contenedor. Seleccione el icono de búsqueda para elegirlo en una lista.
   • Shipper Owned, para los contenedores propiedad del cargador.

En la primera fila, el icono de copiar junto a Weight, Volume o Type copia el valor en todas las filas. Para quitar una fila, seleccione la cruz roja al final de la fila.

Pegar órdenes de trabajo desde Excel o un archivo CSV

1. Seleccione Excel/CSV.
2. En Enter or Paste Data, introduzca una orden de trabajo por línea, con los campos separados por comas o tabulaciones, en el orden de columnas que se muestra junto al cuadro. Deje un campo vacío si no tiene la información. Puede copiar y pegar filas directamente desde Excel.
3. Para empezar con una hoja de cálculo con las columnas correctas, seleccione Download Sample Excel.

Las columnas pueden incluir el contenedor, el ID de carga, Weight (kg), Volume (m3), Seal Number, Load Type y Shipper Owned (Y/N), según el flujo de trabajo. Si algunas líneas tienen errores cuando selecciona Create, la Work Order Error List los muestra por fila.

Comprobaciones de cada orden de trabajo

Antes de crear nada, TrakIT comprueba cada orden de trabajo:

• El número de contenedor es válido, si el flujo de trabajo comprueba los números de contenedor.
• Los números de contenedor, los ID de carga y los números de precinto no se repiten en la lista.
• El contenedor o el ID de carga no está ya en una orden de trabajo activa. Para omitir esta comprobación, seleccione la opción Allow Container/… already active in another workflow en Options (su etiqueta incluye el nombre que da su empresa al ID de carga). Los números de contenedor que empiezan por TBA no se comprueban.
• El peso es un número de 0 a 50 000 000, y el volumen un número mayor que 0 e inferior a 1 000 000.
• Los campos obligatorios del flujo de trabajo están rellenos.

Rellenar el formulario a partir de un PDF de conocimiento de embarque

Si su empresa lo ha configurado y su rol lo permite, AI PDF Extraction… aparece después de seleccionar el flujo de trabajo. Lee un PDF de conocimiento de embarque y rellena el formulario por usted.

1. Seleccione AI PDF Extraction….
2. En Upload File, seleccione el PDF del conocimiento de embarque.
3. Marque la casilla para confirmar que acepta subir el documento a la plataforma GetBL.ai para el OCR y la extracción automática de campos.
4. Seleccione Extract.

TrakIT rellena lo que encuentra: la referencia del expediente, el cliente, el cargador, el receptor y el transportista, los países, los campos de datos del flujo de trabajo habilitados para la extracción y una fila de orden de trabajo por contenedor, con su número, precinto y peso. Los campos que rellena sustituyen lo que había introducido; los campos que no encuentra se quedan vacíos.

Precaución

Puede que la extracción no sea exacta en todos los documentos. Revise todos los campos antes de seleccionar Create.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Work Orders:

Permiso	Le permite
Create	Abrir la página y crear expedientes y órdenes de trabajo.
Update Events & Data	Introducir los datos del expediente. Sin este permiso, los campos de datos del expediente aparecen en gris.
AI PDF Extraction	Ver AI PDF Extraction…, si su empresa lo ha configurado.

Los iconos de suma necesitan permisos en otras secciones: Create en la sección Entity Management para añadir una entidad, y Create Location en la sección Geo Data & Locations para añadir una ubicación. La ventana emergente Create New Location necesita además Read en esa sección, y guardar la ubicación necesita Create en ella.

Solo puede elegir los flujos de trabajo a los que tiene acceso.