Cobro o pago

Esta página muestra un cobro o un pago. Un cobro registra dinero recibido de una entidad, como un cliente, y se asigna a las facturas de esa entidad. Un pago registra dinero pagado a una entidad, como un proveedor, y se asigna a sus facturas de proveedor. Aquí crea un cobro o un pago, lo asigna, lo aprueba y lo finaliza, y genera su justificante.

El título de la página indica Payment received Detail para un cobro y Payment made Detail para un pago. Salvo por las facturas y las facturas de proveedor, ambos funcionan igual: esta página dice «cobro» y «factura» para los dos.

Para abrir un cobro o un pago, seleccione su Reference No. en la página Cobros y pagos, o selecciónelo en la pestaña Payments Received de la factura o en la pestaña Payments Made de la factura de proveedor. ◄ Back to Receipts & Payments le devuelve a la lista.

Cómo avanza un cobro

1. Un cobro nuevo tiene el estado Draft. Mientras es un borrador, lo asigna a facturas, añade ajustes y rellena sus datos. Todavía puede modificarlo o eliminarlo.
2. Lo aprueba. Recibe su número de secuencia, y los importes asignados pasan a reducir el importe pendiente de las facturas.
3. Lo finaliza cuando está totalmente asignado. Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la finalización lo contabiliza.

Restablecer un cobro aprobado o finalizado lo devuelve a borrador.

Crear un cobro o un pago

1. En la página Cobros y pagos, elija la empresa y la pestaña Receipts o Payments.
2. Seleccione Add.
3. Rellene los campos que se indican a continuación.
4. Seleccione Create.

Campo	Notas
Currency	Inicialmente es la moneda predeterminada de la empresa. No puede cambiarse después.
Total Amount	El importe recibido o pagado. No puede ser cero.
Entity Type	El tipo de entidad, por ejemplo Customer. En un cobro, inicialmente es el tipo cliente. No puede cambiarse después.
Receive From, Pay to	Empiece a escribir el nombre de la entidad y elíjala en la lista de entidades de ese tipo.
Contact	Uno de los contactos de la entidad, si es necesario.
Transaction Mode	Cómo se recibió o pagó el dinero: una de las formas de pago definidas para la empresa o para todas las empresas.
Transaction Date	La fecha de la operación. No puede ser futura.
Reference	Obligatoria, hasta 50 caracteres, por ejemplo la referencia del banco o del cheque. Use letras, números, - y /. No se puede usar la misma referencia dos veces para la misma entidad. En un pago, TrakIT propone una: el código de la empresa, el año y el mes, y un número, por ejemplo ABC2610-0005.
Account Code	Un código opcional, de hasta 30 caracteres: letras, números, ., - y _.
Remarks	Hasta 250 caracteres.

La referencia y el código de cuenta se guardan en mayúsculas. TrakIT también comprueba que los campos de datos obligatorios de la entidad estén rellenados, y aplica las comprobaciones que su empresa haya definido para los cobros o pagos nuevos. El cobro nuevo se abre con el estado Draft. Cancel le devuelve a la lista sin crearlo.

La parte superior de la página

El estado, Draft, Approved o Finalised, aparece arriba a la derecha.

Campo	Muestra
Company	La empresa que recibió o pagó el dinero.
Currency, Total Amount	La moneda y el importe recibido o pagado.
Receive From, Pay to	La entidad. Sitúe el puntero sobre el nombre para ver su tipo de entidad.
Contact	El contacto, o -.
Transaction Date	La fecha de la operación.
Invoice Total, Bills Total	El total asignado a facturas o a facturas de proveedor.
Reference	La referencia.
Transaction Mode	Cómo se recibió o pagó el dinero.
Sequence Number	El número asignado en la aprobación, o [Pending].
Created By	Quién lo creó, o System, y hace cuánto tiempo.
Adjustment Total	El total de los ajustes.
Account Code, Remarks	Se muestran cuando están rellenados.
Approved By, Finalised By	Quién lo aprobó y lo finalizó, y hace cuánto tiempo, una vez hecho.
Difference	El importe total menos el total asignado: en verde cuando es cero, en rojo en caso contrario.

Los botones de debajo dependen del estado y de sus permisos: Approve, Finalise, Generate Voucher y Reset. En un borrador, los iconos del lápiz y de la papelera de la derecha lo modifican o lo eliminan.

Modificar un borrador

1. Seleccione el icono del lápiz (Modify Payment).
2. Cambie los campos. Currency y Entity Type no pueden cambiarse, y la entidad solo puede cambiarse mientras no haya nada asignado.
3. Seleccione Update.

Se aplican las mismas reglas que al crearlo.

Eliminar un borrador

1. Seleccione el icono de la papelera (Delete Payment). Se muestran los detalles, en modo de solo lectura.
2. Seleccione Delete.

El cobro se elimina junto con sus asignaciones, ajustes, comentarios, documentos y fotos, y vuelve a la lista.

Aprobar

Seleccione Approve. TrakIT comprueba que:

• los detalles siguen siendo válidos, por ejemplo que la referencia no se usa dos veces;
• los campos de datos obligatorios están rellenados, en la pestaña Data;
• ningún importe asignado a una factura supera su importe pendiente;
• se superan las comprobaciones que su empresa haya definido para aprobar cobros o pagos.

No es necesario que el cobro esté totalmente asignado para aprobarlo. Al aprobarse, recibe su número de secuencia: el código de la empresa, el año de la aprobación y un número de cuatro cifras, por ejemplo ABC20260012. Los importes que asigna pasan a reducir el importe pendiente de las facturas.

Después de la aprobación, los detalles, los ajustes y los campos de datos ya no pueden modificarse, pero todavía puede añadir y quitar facturas hasta que el cobro se finalice.

Se avisa a los usuarios que se han suscrito a las aprobaciones de cobros o pagos, en System > Notifications. Lo mismo ocurre al crear, finalizar y generar un justificante.

Finalizar

Seleccione Finalise en un cobro aprobado. TrakIT comprueba que los detalles son válidos, que los campos de datos obligatorios están rellenados y que el total asignado es igual a Total Amount, y aplica las comprobaciones que su empresa haya definido para la finalización.

Una vez finalizado el cobro, sus asignaciones ya no pueden quitarse.

Contabilización

Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la finalización también contabiliza un asiento contable titulado Receipt: o Payment: seguido de la referencia. Consulte Contabilización automática.

• Un cobro se registra en el debe de la cuenta de banco o de caja definida para su forma de pago y en el haber de la Default AR Account de la empresa.
• Un pago se registra en el debe de la Default AP Account y en el haber de la cuenta de banco o de caja de su forma de pago.
• En una moneda distinta de la moneda base de la empresa, el importe se convierte al último tipo de cambio en la fecha de operación o anterior. La diferencia con los tipos de las facturas que paga se contabiliza en la FX Gain/Loss Account. Consulte Contabilidad multidivisa.

En una empresa así, un cobro puede finalizarse antes de estar totalmente asignado, siempre que el total asignado no supere Total Amount. El resto queda como no asignado: puede asignarlo más tarde con Add Invoices, y TrakIT sustituye entonces el asiento contable para que coincida.

La finalización se detiene, sin cambiar nada, si:

• la forma de pago no tiene cuenta de banco o de caja. Una forma de pago definida para todas las empresas no puede tenerla, así que use una forma de pago definida para la empresa;
• la cuenta de banco o de caja está en una moneda distinta de la del cobro;
• la empresa no tiene Default AR Account o Default AP Account, o no tiene FX Gain/Loss Account cuando hay una diferencia de cambio;
• ningún ejercicio abierto incluye la fecha de operación;
• no hay ningún tipo de cambio para la moneda en la página Tipos de cambio.

Restablecer

Reset devuelve un cobro aprobado o finalizado al estado Draft.

1. Seleccione Reset.
2. Seleccione OK para confirmar.

TrakIT borra el número de secuencia, la aprobación y la finalización. Si el cobro se contabilizó, TrakIT contabiliza un contraasiento de su asiento contable; esto falla si el ejercicio de ese asiento contable está cerrado. Las asignaciones se mantienen. Cuando el cobro se vuelve a aprobar, recibe un número nuevo.

Generar un justificante

Un justificante de cobro, o un justificante de pago, es un PDF del cobro creado a partir de una plantilla definida para su empresa. Puede generar uno una vez aprobado el cobro.

1. Seleccione Generate Voucher. Si no hay ninguna plantilla de justificante definida para la empresa, TrakIT muestra There is no template available.
2. Elija la plantilla en Select Template. Voucher Preview muestra el resultado.
3. Si la plantilla tiene un cuadro de firma, firme en el cuadro de la vista previa y seleccione Confirm. Algunas plantillas requieren una firma.
4. Para enviar el justificante por correo electrónico, elija los destinatarios:
   • Bajo el nombre de la entidad, marque las direcciones General, Finance o Management que quiera usar. [No email available] indica que la entidad no tiene ninguna.
   • Myself (cc): su propia dirección.
   • Email to other address(es): otras direcciones, separadas por , o ;.
5. Seleccione Generate.

El PDF se añade a la pestaña Documents, con el nombre de la plantilla y el número de secuencia como título. No puede eliminarse. Si eligió destinatarios, se les envía por correo electrónico como Payment Receipt o Payment Voucher, con la entidad y el número de secuencia en el asunto.

Pestaña Invoices/Bills

La primera pestaña, Invoices en un cobro y Bills en un pago, lista aquello a lo que está asignado el cobro. Escriba parte de un número en Search y seleccione el icono de búsqueda para encontrar una factura.

Columna	Muestra
Invoice Number, Bill Number	Abre la factura o la factura de proveedor.
Invoice Date, Bill Date	La fecha de la factura o de la factura de proveedor.
Total Amount	Su total, después de sus ajustes.
Tax Deduction	La retención que se le haya aplicado, si la hay.
Payment Allocated	El importe de este cobro asignado a ella.
Outstanding	Lo que queda por cobrar o pagar de ella, después de los cobros o pagos aprobados y de la retención, si la hay.
Icono de la cruz	Quita la asignación. No aparece en un cobro finalizado.

Para cambiar un importe, quite la asignación y vuelva a añadir la factura.

Añadir facturas

1. Seleccione Add Invoices, o Add Bills en un pago.
2. Para acotar la lista, introduzca parte de un número en Invoice Number (o Bill Number), o fechas en Dated, y seleccione el icono de búsqueda.
3. Para cada factura, introduzca el importe en Payment Amount (Bill Amount en un pago). Seleccione la flecha junto a Outstanding para copiar el importe pendiente en el campo.
4. Seleccione Add.

La lista ofrece las facturas de la entidad en la empresa y la moneda del cobro que están aprobadas, no están marcadas como pagadas ni dadas de baja por incobrables, tienen un importe pendiente y no están ya en este cobro. Se incluyen las notas de cargo y las facturas rectificativas. En un pago, ofrece las facturas de proveedor validadas de la entidad en la empresa y la moneda del pago que tienen un importe pendiente. En ambos casos, el importe pendiente se entiende después de cualquier retención: un documento pagado en su totalidad salvo el impuesto retenido no se ofrece.

Un importe no puede superar el importe pendiente. Para una factura rectificativa, introduzca un importe negativo. Los importes que introduzca no pueden sumar cero.

Add Invoices está disponible hasta que el cobro se finaliza. En una empresa que lleva su contabilidad en TrakIT, sigue disponible en un cobro finalizado que no está totalmente asignado.

Pestaña Adjustments

La pestaña Adjustments lista los ajustes registrados con el cobro, con los tipos de ajuste definidos para su empresa, por ejemplo una comisión bancaria. Cada fila muestra el ajuste, con su porcentaje en un ajuste porcentual, las observaciones y el importe. Total:, en la parte inferior, es la suma; también aparece como Adjustment Total en la parte superior de la página.

Los ajustes no modifican los importes asignados a las facturas. Una plantilla de justificante puede mostrar su total y el importe después de los ajustes.

Añadir o modificar un ajuste

Mientras el cobro es un borrador:

1. Seleccione Add Adjustment, o el icono del lápiz de un ajuste.
2. En Adjustment Details, elija el ajuste en Adjustment: los tipos de ajuste definidos para la empresa o para todas las empresas.
3. Introduzca el importe en Amount. En un ajuste porcentual, el campo se denomina Percent e inicialmente contiene el porcentaje predeterminado del ajuste.
4. Introduzca observaciones en Remarks, si es necesario.
5. Seleccione Save.

La nota del cuadro de diálogo indica que los ajustes siempre se calculan sobre el total. Para eliminar un ajuste, ábralo con su icono del lápiz y seleccione el icono de la cruz (Delete Adjustment).

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos definidos para los cobros, o para los pagos, con su valor, sus observaciones y quién los modificó por última vez. Una estrella marca un campo obligatorio: debe rellenarse antes de poder aprobar el cobro. Para cambiar valores, edítelos y seleccione Save. Use Search para buscar un campo por nombre o código.

Los campos solo pueden modificarse mientras el cobro es un borrador.

Pestaña Account List

La pestaña Account List lista las líneas financieras de las facturas o facturas de proveedor a las que está asignado el cobro, agrupadas en Income Accounts, Expense Accounts y Disbursement Accounts.

Columna	Muestra
Invoice Number, Bill Number	La factura o la factura de proveedor en la que está la línea.
Account Name	El concepto, con el ID de la orden de trabajo entre paréntesis en una línea de una sola orden de trabajo, su detalle y su código.
Applies	Cómo se aplica el concepto, por ejemplo per Job o per WO.
Job ID	Abre el expediente financiero.
WF Serial	El número de serie del flujo de trabajo del expediente.
WO	La orden de trabajo, y su contenedor o su ID de carga. Un icono de advertencia indica que la orden de trabajo está cancelada.
Rate, Quantity, Total	La tarifa, la cantidad y el total, con cualquier otra moneda en gris.
Updated By	Quién modificó la línea por última vez, o System, y hace cuánto tiempo.

La pestaña solo muestra las líneas de expedientes de flujos de trabajo a los que tiene acceso. Si su rol no puede ver las líneas de ingreso en los expedientes financieros, también se ocultan aquí.

Pestaña Documents

La pestaña Documents contiene los archivos del cobro: los justificantes generados y los archivos subidos, como un aviso bancario.

La lista muestra, de cada archivo, Title, File Name, Type, Status, Expiry (en rojo una vez caducado), File Size y quién lo subió. Los iconos permiten descargar, previsualizar e imprimir un archivo. Los archivos cancelados se muestran en rojo.

Para añadir archivos:

1. Seleccione Add Files.
2. Introduzca un título en File Title, o déjelo vacío para usar el nombre del archivo, y elija Document Type, Document Status y Document Expiry, si es necesario.
3. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y ser de uno de los tipos indicados en el formulario.

Para modificar los detalles de un archivo, seleccione su icono del lápiz, cámbielos en Modify File y seleccione Update. Allí también puede seleccionar Cancel Document, o eliminar el archivo con el icono de la cruz. Los justificantes generados no pueden eliminarse.

Pestaña Photos

La pestaña Photos muestra fotos del cobro, como una foto de un cheque, con sus títulos, quién las añadió y cuándo. Seleccione una foto para verla a tamaño completo, y use Search Title para buscar fotos por título.

• Para añadir fotos, seleccione Add Photos y, después, arrástrelas al cuadro o seleccione Select Photo(s). Pueden ser archivos jpg, jpeg, png o tiff de hasta 20 MB cada uno.
• Para hacer una foto con la cámara de su dispositivo, seleccione Take Photo.
• Para cambiar el título de una foto, seleccione el título, cámbielo en Modify Title y seleccione Update. El icono de la cruz de esa ventana elimina la foto.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios sobre el cobro.

• Sort muestra primero los más recientes o los más antiguos; Show muestra solo los comentarios con un estado.
• Cada comentario tiene un estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Seleccione el estado para cambiarlo.
• Para publicar un comentario, seleccione Add…, escríbalo y seleccione Post. Puede darle formato y añadir enlaces, imágenes y tablas.
• Para grabar un comentario de voz, seleccione el botón del micrófono y, después, Start Recording, Stop y Post. Una grabación puede durar hasta 5 minutos.
• Puede eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación, salvo que ya se haya enviado por correo electrónico.

Comment Recipients lista los usuarios a los que se avisa de los nuevos comentarios. Usted se añade al publicar un comentario. Un destinatario solo recibe el aviso si se ha suscrito a las notificaciones de comentarios de los cobros, o de los pagos, en System > Notifications. Para añadir un destinatario, seleccione Add, elija el usuario en Add New User y seleccione Add User: la lista ofrece los usuarios internos activos con una dirección de correo electrónico que tienen acceso a la empresa. La cruz roja junto a un nombre lo quita de la lista.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho con el cobro: quién lo hizo, cuándo y qué, como cambios en sus detalles, facturas añadidas o quitadas, ajustes, la aprobación o justificantes generados. Escriba en Search para buscar un usuario, una acción o datos. Seleccione Show Page Loads para incluir cada vez que alguien abrió el cobro. Export descarga la lista como archivo de Excel.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Receipts para abrir un cobro, o en la sección Payments para abrir un pago. Los demás permisos están en la misma sección:

Permiso	Le permite
Read	Abrir el cobro o el pago y ver sus pestañas.
Create	Crear uno, modificar un borrador, añadir y quitar facturas o facturas de proveedor, añadir y modificar ajustes, y cambiar sus campos de datos.
Delete	Eliminar un borrador.
Approve	Aprobarlo.
Finalise	Finalizarlo.
Reset	Restablecerlo.
Generate	Generar un justificante.
Upload File	Añadir, modificar y eliminar documentos y fotos.
Download File	Descargar y previsualizar documentos, y ver fotos.

Para ver las líneas de ingreso en la pestaña Account List, su rol también necesita Access Income Accounts en la sección Job Finance.