Factura de proveedor

La página de la factura de proveedor muestra una de sus facturas de proveedor: sus datos e importes, y pestañas con las partidas que la empresa le ha asignado, los pagos realizados, sus archivos y sus comentarios. Desde aquí envía un borrador a la empresa, lo modifica o lo elimina, y corrige una factura de proveedor que la empresa ha rechazado.

Para abrir una factura de proveedor, selecciónela en la página Facturas de proveedor. Los correos electrónicos sobre una factura de proveedor, como un rechazo o un comentario nuevo, enlazan directamente con ella: si no ha iniciado sesión, TrakIT le pide que inicie sesión primero y, después, abre la factura de proveedor.

Si la factura de proveedor no existe, o no es una factura de las entidades a las que está vinculada su cuenta, la página indica That bill was not found, or you do not have permission to view it. Seleccione Back to Bills para volver a la lista.

La parte superior de la página

El número de factura está arriba, con el estado de la factura de proveedor a su lado (consulte Estados). Los botones de la derecha dependen del estado y de su rol:

Botón	Qué hace
Modify	Modifica la factura de proveedor: consulte Factura de proveedor nueva o modificada. En un borrador, o en una factura de proveedor que la empresa ha rechazado.
Submit	Envía un borrador a la empresa.
Icono de la papelera (Delete)	Elimina un borrador.

En una factura de proveedor rechazada, un recuadro rojo indica This bill was rejected., seguido del motivo de la empresa.

Debajo están los datos de la factura de proveedor:

Campo	Muestra
Date	La fecha de la factura de proveedor.
Vendor	La entidad de la que procede la factura de proveedor.
Billed To	La empresa a la que va dirigida la factura de proveedor.
Due Date	La fecha en que vence el pago, una vez que la empresa la ha fijado. No se muestra hasta entonces.
Amount	La moneda de la factura de proveedor y su importe antes de impuestos.
Tax	El impuesto de la factura de proveedor.
Total	El importe con impuestos. En la lista Facturas de proveedor, es la columna Amount.
Paid	Los pagos que la empresa ha hecho por la factura de proveedor y ha aprobado. Se listan en la pestaña Payments Made.

Enviar una factura de proveedor

Al enviar un borrador, este llega a la empresa. Hasta entonces, la empresa no lo ve en su lista de facturas de proveedor. Antes de enviarlo, compruebe los datos y adjunte al menos un archivo, como la factura escaneada, en la pestaña Files.

1. Seleccione Submit.
2. TrakIT pregunta Submit this bill? It cannot be changed afterwards unless it is rejected. Seleccione OK.

La factura de proveedor pasa a Submitted, y TrakIT avisa al personal de la empresa que sigue las facturas de proveedor enviadas. A partir de entonces ya no puede modificarla ni eliminarla.

Mensaje	Qué hacer
Please upload at least one scanned copy of the bill in the Files tab.	Adjunte un archivo y vuelva a enviarla.
This bill has already been submitted	La factura de proveedor ya no es un borrador. Una factura de proveedor rechazada debe guardarse de nuevo antes de poder enviarla.

Después del envío

La empresa comprueba la factura de proveedor y, después, la acepta o la rechaza:

• Received: la empresa ha aceptado la factura de proveedor. La concilia con los costes de su propio trabajo, que aparecen en la pestaña Bill Items, y comprueba los importes.
• Approved: la empresa ha comprobado y aprobado la factura de proveedor. Los pagos aparecen en la pestaña Payments Made una vez que la empresa los ha aprobado.
• Disputed: la empresa tiene una pregunta sobre la factura de proveedor. La persona que la añadió recibe un correo electrónico con el motivo. Puede responder en la pestaña Comments.
• Rejected: la empresa ha devuelto la factura de proveedor. La persona que la añadió recibe un correo electrónico con el número de factura y Rejected en el asunto, con el motivo y un enlace a la factura de proveedor. La página de la factura de proveedor también muestra el motivo. Puede corregir la factura de proveedor y volver a enviarla.

Una factura de proveedor también puede retroceder un paso, por ejemplo de Approved a Received, si la empresa la reabre. Para ver estos pasos desde el lado de la empresa, consulte Factura de proveedor en la ayuda para el personal de la empresa.

Corregir una factura de proveedor rechazada

1. Lea el motivo en la parte superior de la factura de proveedor.
2. Seleccione Modify, corrija los datos y seleccione Save: consulte Factura de proveedor nueva o modificada. La factura de proveedor vuelve a Draft y el rechazo se borra.
3. Si un archivo era incorrecto, adjunte el corregido en la pestaña Files y elimine el incorrecto si lo adjuntó usted mismo.
4. Seleccione Submit.

Guarde la factura de proveedor con Modify aunque solo fuera incorrecto un archivo: una factura de proveedor rechazada solo puede enviarse cuando vuelve a ser un borrador. Al guardarla se vuelven a comprobar sus datos, incluida su fecha, que no puede tener más de 30 días de antigüedad (consulte Campos).

Corrija la factura de proveedor rechazada en lugar de crear una nueva: su número de factura ya está en uso, así que no se acepta una factura de proveedor nueva con el mismo número.

Eliminar un borrador

1. Seleccione el icono de la papelera (Delete) arriba a la derecha.
2. TrakIT pregunta Delete this draft bill? Seleccione OK.

La factura de proveedor se elimina con sus archivos y comentarios, y se abre la lista Facturas de proveedor. Solo se puede eliminar un borrador (Only a draft bill can be deleted).

Pestañas

Debajo de los datos están las pestañas Bill Items, Payments Made, Files y Comments. La página se abre en Bill Items.

Pestaña Bill Items

La pestaña Bill Items lista aquello con lo que la empresa ha conciliado su factura de proveedor: los costes de sus expedientes que cubre la factura de proveedor. Un expediente es un envío, u otro trabajo, que la empresa gestiona para su cliente. La pestaña indica No accounts have been allocated hasta que la empresa ha aceptado la factura de proveedor y la ha conciliado.

Columna	Muestra
Account	El nombre del concepto, seguido de sus detalles.
Job	La referencia del expediente, por ejemplo su número de documento de transporte.
Amount	El importe de la partida antes de impuestos, en la moneda del expediente. Cuando no es la moneda de la factura de proveedor, las partidas no suman el importe de la factura de proveedor.

Pestaña Payments Made

La pestaña Payments Made lista los pagos que la empresa ha hecho por la factura de proveedor y ha aprobado, uno por línea: la referencia del pago, su fecha y cómo se pagó, y el importe pagado por esta factura de proveedor. No Payments found significa que aún no hay ninguno. Su total es el importe Paid de la parte superior de la página.

Pestaña Files

La pestaña Files contiene los archivos de la factura de proveedor: las copias de la factura que usted y sus compañeros han adjuntado, y los archivos que la empresa ha compartido con usted.

Columna	Muestra
Title	El título del archivo. Un archivo que usted adjunta lleva como título su nombre de archivo, sin la extensión.
File Name	El nombre del archivo.
Size	El tamaño del archivo, en KB.
Iconos	Download guarda el archivo; Preview abre un PDF, una imagen o un archivo de texto en una nueva pestaña del navegador, y descarga los demás tipos de archivo. Mientras la factura de proveedor es un borrador o ha sido rechazada, los archivos que ha adjuntado usted mismo también tienen Rename y Delete.

No files available significa que la factura de proveedor aún no tiene archivos que usted pueda ver.

Adjuntar un archivo

Una factura de proveedor necesita al menos un archivo para poder enviarla. Puede adjuntar archivos mientras la factura de proveedor es un borrador o ha sido rechazada; una vez enviada, Attach a file ya no aparece.

1. En Attach a file, elija el archivo. Los archivos se adjuntan de uno en uno.
2. Seleccione Upload.

El archivo se añade a la lista.

Mensaje	Qué hacer
Select a file to upload	Elija primero un archivo.
File size cannot exceed 20 MB	Reduzca el tamaño del archivo, o divídalo.
File name cannot exceed 100 characters	Cambie el nombre del archivo en su ordenador antes de adjuntarlo.
File type must be seguido de una lista de tipos	Guarde el archivo con uno de los tipos de la lista y, después, adjúntelo. La lista se define para su instalación de TrakIT.
A file of the same name and size already exists	Ese archivo ya está en la factura de proveedor.
Files can be changed only while the bill is a draft or has been rejected	La factura de proveedor ya se ha enviado. Para añadir o sustituir un archivo, pídaselo a la empresa en la pestaña Comments.
The file could not be uploaded.	Vuelva a intentarlo. Si sigue fallando, compruebe que el archivo no supera los 20 MB.

Cambiar el nombre de un archivo o eliminarlo

Solo puede cambiar el nombre de los archivos que ha adjuntado usted mismo y eliminarlos, y solo mientras la factura de proveedor es un borrador o ha sido rechazada.

• Para cambiar el nombre de un archivo, seleccione su icono del lápiz (Rename). Escriba el nuevo título en Document title: y seleccione OK. Un título no puede estar vacío (Title cannot be blank).
• Para eliminar un archivo, seleccione su icono de la papelera (Delete). TrakIT le pide que lo confirme, indicando el nombre del archivo. Seleccione OK.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene su conversación con la empresa sobre la factura de proveedor: sus comentarios, los de sus compañeros y los comentarios de la empresa que esta ha hecho visibles para usted. El más reciente aparece primero, cada uno con quién lo publicó y cuándo. No Comments Available significa que aún no hay ninguno.

Cuando la empresa publica un comentario visible para usted, las personas de su negocio que pueden ver la factura de proveedor en el portal también lo reciben por correo electrónico, con un enlace a la factura de proveedor. Los comentarios de una factura de proveedor no se pueden eliminar.

Añadir un comentario

1. Seleccione Add.
2. En Add Comment, escriba su comentario, de hasta 2000 caracteres.
3. Seleccione Post.

La ventana emergente se cierra y su comentario aparece al principio de la lista. Si no se puede publicar, la ventana emergente sigue abierta con su texto, y el motivo aparece en la parte superior de la página. Cancel cierra la ventana emergente sin publicar.

El personal de la empresa que sigue los comentarios de la factura de proveedor recibe un aviso de su comentario, y las demás personas de su negocio que pueden ver la factura de proveedor en el portal lo reciben por correo electrónico.

Quién puede usar esta página

Lo que puede hacer depende de su rol del portal, que la empresa configura para usted (consulte Roles del portal):

Sección	Acción	Le permite
Vendor Bills	Read	Abrir la factura de proveedor y ver sus pestañas Bill Items y Payments Made.
Vendor Bills	Update	Modificar una factura de proveedor en borrador o rechazada con Modify.
Vendor Bills	Delete	Eliminar un borrador.
Vendor Bills	Submit Bill	Enviar un borrador.
Vendor Bills	View Comments	Ver la pestaña Comments.
Vendor Bills	Add Comment	Publicar comentarios con Add.
Documents	Preview/Download	Ver la pestaña Files, y descargar y previsualizar sus archivos.
Documents	Upload	Adjuntar archivos, mientras la factura de proveedor es un borrador o ha sido rechazada.
Documents	Rename Own Document	Cambiar el nombre de los archivos que ha adjuntado, mientras la factura de proveedor es un borrador o ha sido rechazada.
Documents	Delete Own Document	Eliminar los archivos que ha adjuntado, mientras la factura de proveedor es un borrador o ha sido rechazada.

Update, Delete y Submit Bill requieren Create en la sección Vendor Bills; Rename Own Document y Delete Own Document requieren Upload. Consulte Vendor Bills y Documents.

Sin View Comments, la pestaña Comments no muestra ningún comentario; sin Preview/Download, la pestaña Files no muestra ningún archivo.

Solo puede abrir las facturas de proveedor de las entidades a las que está vinculada su cuenta.