Plan de cuentas

La página Chart of Accounts lista las cuentas contables de una empresa, con el saldo de cada una. Es donde se configura el plan de cuentas de una empresa que lleva su contabilidad en TrakIT, se le añaden cuentas y se eligen las cuentas predeterminadas que usan las contabilizaciones automáticas.

Para abrirla, seleccione System > Chart of Accounts.

Para saber cómo funciona la contabilidad, consulte Contabilidad. Para configurar la contabilidad de una empresa desde el principio, siga Configurar la contabilidad: indica los pasos de esta página en el orden que mejor funciona.

Cómo se organiza el plan

El plan tiene tres niveles:

• Categorías: Assets, Equity, Liabilities, Revenue y Expense, con una pestaña cada una. Son las mismas para todas las empresas.
• Grupos de cuentas, como Cash And Financial Assets u Operating Revenue, dentro de cada categoría. Proceden de la plantilla que carga TrakIT cuando inicializa el plan. No puede añadirlos, cambiarles el nombre ni quitarlos.
• Cuentas contables, dentro de cada grupo. Una cuenta padre tiene un icono de carpeta: agrupa las cuentas que dependen de ella y muestra su total, y no se puede contabilizar nada en ella. Una cuenta hija recibe contabilizaciones, y siempre depende de una cuenta padre. Una cuenta padre puede ser una cuenta de primer nivel de su grupo o depender de otra cuenta padre.

Cada cuenta contable se abre en su propia página: consulte Cuenta contable. Para los términos, consulte el Glosario de contabilidad.

Elegir la empresa

Si tiene acceso a más de una empresa, elija la empresa en la parte superior de la página. La lista muestra su propia empresa y las empresas a las que tiene acceso; los administradores del sistema ven todas las empresas. TrakIT recuerda su elección para la próxima vez.

Inicializar el plan de cuentas

Una empresa empieza sin plan de cuentas. Su lista de cuentas indica entonces No Accounts Found. Please initialize the Chart of Accounts.

1. Elija la empresa.
2. Seleccione Initialize.

TrakIT indica Chart of Accounts initialized successfully. Carga un plan estándar para el país de la empresa si su instalación tiene uno o, si no, un plan general. Crea los grupos de cuentas de cada categoría y, en cada grupo, un primer nivel de cuentas, con los códigos 1xxx para el activo, 2xxx para el pasivo, 3xxx para el patrimonio neto, 4xxx para los ingresos y 5xxx para los gastos.

Todas las cuentas que crea la plantilla son cuentas padre. Antes de poder contabilizar nada, añada debajo de ellas las cuentas hijas en las que va a contabilizar: consulte Añadir una cuenta.

Initialize solo aparece mientras la empresa no tiene plan de cuentas, y solo una vez que la empresa tiene una Default Currency. Si no la tiene, TrakIT indica Please define company default currency before initialising the Chart of Accounts al abrirse la página: pida a un administrador del sistema que la defina (consulte Configurar la contabilidad). Un plan se inicializa una sola vez: sus grupos se quedan tal como los creó la plantilla.

Auto-Posting Default Accounts

El panel Auto-Posting Default Accounts, en la parte superior de la página, indica a TrakIT qué cuentas contables usan las contabilizaciones automáticas de facturas, facturas de proveedor, cobros, pagos y asientos internos. Aparece una vez que la empresa tiene plan de cuentas, si su rol puede actualizar el plan.

Para elegir las cuentas predeterminadas:

1. Elija una cuenta en cada cuadro que necesite, o [Not Set] para ninguna.
2. Seleccione Save Defaults.

TrakIT indica Default accounts updated. Save Defaults guarda todos los cuadros a la vez, incluidos los que deje en [Not Set].

Cada cuadro solo lista las cuentas hijas activas de la empresa que se llevan en su moneda base, de una sola categoría. Un cuadro muestra [Not Set] cuando no hay ninguna cuenta elegida, y también cuando la cuenta elegida antes ya no está activa: en ese caso, al guardar se borra.

Cuadro	Lista cuentas de	Indicación bajo el cuadro	Código en los mensajes
Default AR Account	Assets	Debited when invoice is posted	DAR
Default Income Account	Revenue	Credited for unspecified income types	DINC
Default AP Account	Liabilities	Credited when bill is posted	DAP
Default Expense Account	Expense	Debited for unspecified expense types	DEXP
Sales Tax Account	Liabilities	Credited for tax charged on invoices	DTAXOUT
Purchase Tax Account	Assets	Debited for tax paid on bills	DTAXIN
Withheld Tax Account	Assets	Debited for tax withheld by customers	DTAXDED
Withholding Tax Payable	Liabilities	Credited for tax withheld from suppliers on bills	DTAXWHP
Discounts & Allowances	Revenue	Debited for invoice adjustments	DADJ
FX Gain/Loss Account	Expense	Realized & unrealized exchange differences	DFXGL

Para qué se usa cada cuenta predeterminada, y cuáles necesita una empresa, se explica en Configurar la contabilidad (paso 5). Qué asiento contabiliza cada documento se indica en Contabilización automática. Cuando un documento necesita una cuenta predeterminada que no está definida, no se puede finalizar ni aprobar, y el mensaje nombra la cuenta predeterminada por su código, por ejemplo Default AR (DAR) COA account not configured for this company: consulte Cuando la contabilización falla.

La configuración de los conceptos y de las formas de pago, que también decide adónde van las contabilizaciones, se define en otro lugar: consulte Configurar la contabilidad.

Opening Balances

Opening Balances, en la parte superior derecha del panel, abre la página Saldos de apertura, donde se introducen los saldos que tenían sus cuentas cuando la empresa empezó a llevar su contabilidad en TrakIT.

Pestañas de categoría

Las pestañas Assets, Equity, Liabilities, Revenue y Expense muestran cada una las cuentas de una categoría. Seleccione una pestaña para ver sus cuentas. TrakIT recuerda la pestaña para la próxima vez.

Add New crea una cuenta en la categoría de la pestaña seleccionada.

Lista de cuentas

La lista muestra las cuentas de la categoría seleccionada en forma de árbol: las cuentas de primer nivel de cada grupo en negrita, por orden de código, cada una seguida de las cuentas que dependen de ella, con una sangría de un paso por nivel. Las cuentas padre tienen un icono de carpeta. Las cuentas inactivas aparecen en gris.

Seleccione una fila para abrir la cuenta contable.

Columna	Muestra
Name	El código y el nombre de la cuenta, por ejemplo 1210 - Accounts Receivable.
Group	El grupo de cuentas.
Moneda Balance, por ejemplo XOF Balance	El saldo en la fecha de hoy, en la moneda base de la empresa. Una cuenta padre muestra el total de todas las cuentas que dependen de ella. Un guion indica que el saldo es cero.
Currency Balance	En una cuenta que se lleva en una moneda extranjera, su saldo en esa moneda, por ejemplo USD 5,000.00. Un guion en las demás cuentas, o cuando el saldo es cero.
Updated By	Quién creó o modificó por última vez la cuenta, y hace cuánto tiempo.

Los saldos se muestran en el lado habitual de cada cuenta: saldos deudores para el activo y los gastos, saldos acreedores para el pasivo, el patrimonio neto y los ingresos. Un importe negativo es un saldo del otro lado, por ejemplo una cuenta bancaria en descubierto. Para los saldos en otra fecha, use el balance de sumas y saldos. Para las cuentas que se llevan en una moneda extranjera, consulte Contabilidad multidivisa.

Añadir una cuenta

La forma más rápida de añadir una cuenta es desde la cuenta padre de la que va a depender:

1. En la lista, seleccione la cuenta padre.
2. En su pestaña Sub-Accounts, seleccione Add….

Consulte Añadir una subcuenta.

También puede empezar desde esta página y elegir usted mismo el grupo y la cuenta padre:

1. Seleccione la pestaña de la categoría de la cuenta, por ejemplo Assets.
2. Seleccione Add New.
3. Rellene el formulario y, a continuación, seleccione Create. Consulte Crear una cuenta.

Add New aparece una vez que la empresa tiene plan de cuentas y moneda predeterminada, si su rol puede crear cuentas.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Please define company default currency before initialising the Chart of Accounts	Pida a un administrador del sistema que defina la Default Currency de la empresa.
No Accounts Found. Please initialize the Chart of Accounts.	Seleccione Initialize, o pídaselo a alguien cuyo rol pueda crear cuentas.
Chart of Accounts has already been initialized	Alguien lo ha inicializado mientras tanto. Vuelva a abrir la página.
No chart-of-accounts file found o Unable to read Chart-of-Accounts file	Falta la plantilla del plan en su instalación. Póngase en contacto con el soporte de TrakIT.
The account selected for código must belong to this company, allow direct posting, be enabled and be in the company base currency	La cuenta cambió después de que abriera la página, por ejemplo porque se desactivó. No se ha guardado nada: vuelva a abrir la página y elija otra cuenta.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Chart of Accounts:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página y las cuentas contables, y ver sus saldos.
Create	Inicializar el plan de cuentas, y añadir cuentas con Add New y Add….
Update	Ver el panel Auto-Posting Default Accounts, guardar las cuentas predeterminadas y abrir Opening Balances. También modificar cuentas.
Delete	Eliminar cuentas, en la página de la cuenta contable.

La propia página Saldos de apertura necesita Read en la sección Journal Entries, y contabilizar los saldos necesita Create en esa misma sección.