Diseñar un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo describe un tipo de expediente de principio a fin: los pasos por los que pasan sus órdenes de trabajo, los datos que registran, los documentos que necesitan, lo que TrakIT hace por sí solo a lo largo del proceso y quién puede hacer qué. Esta guía está dirigida a los administradores que configuran un nuevo flujo de trabajo. Empieza con un plan sobre el papel, después construye el flujo de trabajo en el orden que conviene seguir, ya que cada paso usa lo que configuraron los anteriores, y termina con un expediente de prueba.

Para lo que hacen los usuarios con el flujo de trabajo terminado, consulte Del expediente a la orden de trabajo cerrada. Si va a configurar una empresa completamente nueva, empiece por Configurar una empresa.

El ejemplo que se sigue es un flujo de trabajo de importación marítima, Sea Import - Port to Door, con el código IMPSEA: los contenedores se descargan, se despachan de aduanas, se entregan al cliente y se devuelven vacíos. Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta página son las del menú estándar.

Quién: Create y Update en la sección WorkFlow Definitions, y acceso al flujo de trabajo. Algunos pasos son solo para los administradores del sistema, como indica cada paso.

1. Planificar los pasos

Resuelva primero estas cuestiones; cambiarlas cuando ya hay expedientes en curso es más difícil.

Los pasos, en orden. Cada paso es un evento, registrado con una fecha y una hora. Los usuarios deben registrarlos en el orden de la pestaña Events del flujo de trabajo, salvo que el flujo de trabajo ignore la secuencia. Las estimaciones, como una ETA, son eventos meramente informativos: pueden estar en el futuro y fuera de orden.
Qué hace que una orden de trabajo esté completa. Marque como requeridos los eventos y campos de datos que deben rellenarse. Cuando todos ellos tienen un valor distinto de TBA (NA cuenta), la orden de trabajo se cierra sola. Sin eventos ni datos requeridos, un usuario o una acción del flujo de trabajo tiene que cerrar cada orden de trabajo.
Expediente u orden de trabajo. Un paso que ocurre una sola vez para todos los contenedores, como la descarga o el despacho de aduanas, se aplica al expediente: los usuarios lo registran una vez para todas las órdenes de trabajo.
Los datos que se registran, como campos de datos: referencias, importes, fechas, entidades, ubicaciones.
Quién hace cada paso: el rol propietario, qué roles pueden verlo o cambiarlo, y cuándo vence.
Qué debe ocurrir por sí solo: correos electrónicos al cliente, recordatorios, campos rellenados, la orden de trabajo cerrada.
Qué medir (los KPI, indicadores clave de rendimiento), qué documentos necesita el expediente y qué formularios imprimen los usuarios.
Variantes. En lugar de un flujo de trabajo por variante, use servicios y tipos de expediente: los eventos, los formularios y las partidas pueden limitarse a algunos de ellos, y los KPI, a algunos servicios.

Para el ejemplo:

Paso	Evento o campo de datos	Se aplica a	Requerido	Notas
ETA	Evento `ETA`, meramente informativo	Expediente	No	Estimado; puede estar en el futuro.
Descargado	Evento `DISCH`	Expediente	Sí	Inicia el seguimiento de la demora.
Número de declaración aduanera	Dato de texto `CUSTREF`	Expediente	Sí
Despachado de aduanas	Evento `CUSTCLR`	Expediente	Sí	Requiere `CUSTREF`.
Entregado	Evento `DELIV`	Orden de trabajo	Sí	KPI desde `DISCH`, objetivo de 72 horas.
Vacío devuelto	Evento `EMPTYRET`	Orden de trabajo	Sí	Detiene el seguimiento de la demora. NA permitido, para los contenedores propiedad del cargador.

2. Revisar las listas maestras

Un flujo de trabajo se construye a partir de listas compartidas de Admin > Masters > Master Tables. Compruebe que tienen lo que necesita su plan:

Master Event/Data: cada evento y campo de datos parte de un elemento maestro, como Discharged o Customs Entry Number. Los elementos maestros son generales; el flujo de trabajo añade la parte específica. El elemento maestro de un campo de datos define además su tipo de dato.
Workflow Services y Job Types disponibles para la empresa del flujo de trabajo.
KPI Definitions, los nombres de los KPI.
Los tipos de Delay Tracking, si controla la demora o la detención, y los Reasons de las cancelaciones.

El flujo de trabajo necesita además un grupo de flujos de trabajo. Solo los administradores del sistema añaden entradas maestras y grupos de flujos de trabajo.

3. Crear el flujo de trabajo

Seleccione Admin > Workflow Definitions y después Create.
Introduzca el Workflow Code (IMPSEA) y el Workflow Name, y elija el Workflow Type, en este caso Import. El tipo no se puede cambiar después, y el flujo de trabajo solo ofrece servicios de su tipo.
Elija el Workflow Group y la Responsible Company.
Elija Geo Assigned 1 y Geo Assigned 2, por ejemplo la región de origen y el país de destino. Estas zonas geográficas deciden quién obtiene acceso (consulte el paso 12).
Introduzca los Default Free Days y seleccione Create.

El nuevo flujo de trabajo está inactivo: nadie puede crear expedientes en él hasta que active Active en el paso 13. Consulte Crear un flujo de trabajo.

Si existe un flujo de trabajo similar, puede partir de una copia: Duplicar un flujo de trabajo indica lo que se copia y lo que debe volver a configurar.

4. Elegir la configuración

Seleccione el icono del lápiz (Edit Workflow). Los ajustes de Operations deciden cómo se comportan las órdenes de trabajo para los usuarios:

Ajuste	Decide
Auto-generate	Si TrakIT numera los nuevos expedientes o los usuarios escriben la referencia del expediente.
WO Responsible	Quién pasa a ser el responsable de las nuevas órdenes de trabajo.
Abandoned After	Tras cuántos días sin ningún evento una orden de trabajo pasa a Abandoned.
Ignore Event Sequence, Enforce Chronological Order	Si los eventos deben registrarse en orden, y por orden de fecha.
Service Mandatory	Si cada orden de trabajo necesita un servicio.
Commodity List	Si los usuarios eligen la mercancía de una lista.
Status Email Template	El diseño de los correos electrónicos de estado que se envían al cliente cuando cambia el último evento que puede ver.
Prevent Document Deletion, Enable Assets	Si se pueden eliminar documentos, y si las órdenes de trabajo admiten activos como camiones.
Warehouse Operation	Si las órdenes de trabajo trasladan existencias: consulte Configurar el almacenaje.

Los ajustes de Finance, como la Base Currency, forman parte de la configuración financiera de la empresa: consulte Configurar una empresa. Los ajustes que nombran un evento o un campo de datos, como Total Distance, Rev/Exp Recognition y AI Enabled Data Fields, solo se pueden definir una vez que existen esos campos: vuelva a ellos después del paso 7.

5. Elegir los servicios y los tipos de expediente

En la pestaña Services/Job Type del flujo de trabajo, marque los servicios y los tipos de expediente que ofrece el flujo de trabajo, por ejemplo Customs Clearance y Trucking, y seleccione Save debajo de cada lista. Hágalo antes de los eventos: un evento, un KPI, un formulario o una partida solo se pueden limitar a los servicios y tipos de expediente marcados aquí.

6. Elegir los campos de cabecera

En la pestaña Header Fields, marque para cada campo si es Visible, Mandatory y External (visible para los usuarios externos) y, después, seleccione Save. Para una importación de contenedores, lo habitual son el número de contenedor, el tipo de carga, el número de precinto y el transportista por carretera. Los campos obligatorios deben rellenarse cuando se crea un expediente y cada vez que se guarda la cabecera. Los campos se listan en Los campos de cabecera.

7. Añadir los eventos y los campos de datos

Para cada fila de su plan, en la pestaña Events o Data, seleccione Create y después:

Elija el elemento maestro. Si hace falta, complete Specific Info / Suffix, por ejemplo con at Destination Port.
Conserve o cambie el Unique Event Code o el Unique Data Code. Las acciones, los KPI, los formularios y los requisitos hacen referencia a los campos por su código, así que elija códigos cortos y consérvelos.
Rellene los campos que pide su plan y seleccione Create.

Los ajustes más importantes:

Ajuste	Úselo para
Required Event, Required Data	Los campos que completan la orden de trabajo. Un evento nuevo empieza como requerido: desactívelo para los pasos opcionales.
Information Only	Las estimaciones, como `ETA`.
Apply To	Job para `DISCH`, `CUSTREF` y `CUSTCLR`, Work Order Only para los demás. Los campos de datos del expediente aparecen además en el formulario que crea el expediente.
Allow NA/TBA, Allowed Offset	Si un paso puede marcarse como no aplicable o pendiente de confirmar, y a qué distancia de la hora actual puede registrarse.
Requires	Un campo que debe rellenarse antes: `CUSTCLR` requiere `CUSTREF`.
Require Remarks, Remark List, Item List	Las observaciones con el valor, y las listas entre las que eligen los usuarios.
External Access, External Name	Lo que ve el cliente. El último evento visible es el estado que ve.
Owner Role	El rol que lo rellena, que se muestra en la página Eventos y datos.

Después, en la pestaña Events, arrastre los eventos por el icono de las flechas hasta el orden en que ocurren: ese orden es la secuencia que deben seguir los usuarios. Los campos de datos también pueden rellenarse a partir de los campos propios del cliente, del transportista por carretera o del activo: consulte Copiar valores en las órdenes de trabajo.

En la pestaña Customization de cada campo:

Services, Customers y Job Types eligen qué órdenes de trabajo nuevas reciben el campo.
Role Access lo hace oculto, de solo consulta o editable para cada rol.
Workflow Instructions envía por correo electrónico a los usuarios elegidos lo que deben hacer cuando se actualiza.
Delay Tracking Triggers: DISCH inicia el seguimiento de la demora y EMPTYRET lo detiene. Defina los días libres y los cargos en la pestaña Delay Tracking del flujo de trabajo.

En la pestaña Due Days, indique cuándo vence el campo, contado a partir de un evento: por ejemplo, CUSTREF 2 días después de DISCH. Los usuarios ven entonces lo que va con retraso en la página Eventos y datos.

Solo los administradores del sistema pueden crear un nuevo elemento maestro desde esta página.

8. Añadir acciones

Las acciones son lo que hace TrakIT cuando cambia un campo, o en un momento anterior o posterior a una fecha. En la pestaña Actions de un campo, seleccione Add Action, elija el Action Type, si se ejecuta For Job o For Work Orders, su contenido y sus destinatarios y, en la pestaña Trigger, cuándo se ejecuta:

On Change se ejecuta en cuanto se guarda el valor. Ejemplo: en DISCH, Send Email al cliente (el destinatario Entity) con una plantilla de mensaje.
On Date/Time se ejecuta un número de horas antes o después de la fecha del campo. Ejemplo: en DISCH, 48 horas después, Send Email a [RESP], el responsable, con DELIV en Not Completed para que solo se envíe si el contenedor aún no se ha entregado.

Otros tipos rellenan otro campo (Update Event/Data), añaden o quitan un servicio, publican un comentario, envían documentos, o cierran o cancelan la orden de trabajo. Consulte Tipos de acción y Trigger. Una acción solo se ejecuta para los valores cambiados después de guardarla (consulte Cuándo se ejecutan las acciones), así que configure las acciones antes de que el flujo de trabajo entre en uso. Las acciones personalizadas las configura el soporte de TrakIT.

9. Añadir los KPI

En la pestaña KPIs, seleccione Create New:

Elija el Base KPI, por ejemplo Discharge to Delivery.
En From Event(s), introduzca DISCH y, en To Event(s), DELIV. Seleccione Use current date if unavailable en To Event(s) para que un KPI que sigue corriendo muestre el tiempo transcurrido hasta ahora.
Elija Hours exceed e introduzca 72. Añada horario laboral, condiciones o servicios si hace falta.
Seleccione Create.

Los códigos de evento deben existir, así que añada los KPI después de los eventos. Una nueva orden de trabajo recibe los KPI activos del flujo de trabajo que se aplican a sus servicios. Para reutilizar los KPI de otro flujo de trabajo, consulte Copy KPIs.

10. Configurar los documentos y los formularios

Lista de comprobación de documentos. En la pestaña Documents, seleccione Add Document para cada documento que necesita el expediente, por ejemplo el conocimiento de embarque (Original, Mandatory) y la lista de bultos (Copy). Una File Name Expression vincula automáticamente los archivos subidos al elemento. Los correos electrónicos de recordatorio pueden reclamar a los clientes los documentos que siguen pendientes.
Formularios. En la pestaña Forms, seleccione Add New para cada formulario de orden de trabajo o de expediente que generan los usuarios, como una orden de entrega. Un formulario puede exigir antes un campo y registrar el evento de su Trigger Event Code cuando se genera. Los propios formularios los diseñan los administradores del sistema: consulte Configurar las plantillas de documentos.

11. Elegir las pestañas y las notificaciones

En la pestaña WO Tabs, marque las pestañas que muestran las órdenes de trabajo. Un flujo de trabajo nuevo muestra Events, Data, Items, Documents, KPIs, Forms y Comments: desmarque Items si el flujo de trabajo no usa almacenes, y marque Photos o Yard Moves si los necesita.

Si el flujo de trabajo las necesita, configure también:

la pestaña WO Creation: a quién se avisa por correo electrónico de las nuevas órdenes de trabajo;
las pestañas Warehouses & Yards y Measurements;
la pestaña Finance, con las partidas con las que empiezan los nuevos expedientes: consulte Configurar una empresa.

12. Dar acceso a los usuarios

El acceso funciona en tres niveles:

Qué usuarios ven el flujo de trabajo. Los usuarios cuyos flujos de trabajo se asignan por Geo Data obtienen el flujo de trabajo si están asignados a Geo Assigned 1 o a Geo Assigned 2, o a una zona geográfica superior a una de ellas. Para añadir a otra persona, abra su ficha de usuario y use Assign Workflow, que solo lista los flujos de trabajo activos. Cambiar más adelante Geo Assigned 1 o Geo Assigned 2 restablece quién tiene acceso, y quita el acceso dado a mano.
Qué pueden hacer. Los permisos de sus roles en la sección Work Orders, como Create, Update Events & Data y Close/Cancel, se aplican en todos los flujos de trabajo que pueden ver. Consulte Roles y permisos.
Qué campos ve o cambia cada rol. Defínalo por campo en su recuadro Role Access, o para todos los campos de un rol a la vez en Admin > Role Management, pestaña Workflow Access (solo administradores del sistema, solo flujos de trabajo activos).

Quién: Assign/Remove User Roles en la sección User Management para asignar flujos de trabajo a los usuarios.

13. Activar y probar con un expediente

Seleccione el icono del lápiz (Edit Workflow), active Active y seleccione Save.
Si aún no lo ha hecho, defina los ajustes que nombran campos, como Rev/Exp Recognition.
Cree un expediente en el flujo de trabajo con dos contenedores, o pida a uno de sus futuros usuarios que lo haga, para comprobar también su acceso.

Después, recórralo siguiendo Del expediente a la orden de trabajo cerrada, y compruebe que:

el formulario muestra los campos de cabecera y los datos del expediente que espera, y rechaza un campo obligatorio vacío;
cada orden de trabajo tiene los eventos y campos de datos de sus servicios, su cliente y sus tipos de expediente;
los eventos se rechazan fuera de orden y se aceptan en orden;
las acciones se han ejecutado: More Info en los detalles de eventos y datos, o el Registro de acciones de eventos y datos;
aparecen los KPI, la lista de comprobación y los formularios, y los formularios se generan;
registrar el último evento requerido cierra la orden de trabajo.

Comparar flujos de trabajo muestra su flujo de trabajo junto a otro similar, para detectar eventos, partidas, KPI o formularios que falten. Cuando termine, cancele las órdenes de trabajo de prueba, o elimínelas en las 96 horas siguientes si no tienen documentos. Un flujo de trabajo que tiene órdenes de trabajo no se puede eliminar; desactive Active en su lugar.

Cambiar un flujo de trabajo en uso

Los cambios no llegan todos a las órdenes de trabajo que ya existen:

Cambio	Órdenes de trabajo abiertas existentes
Un nuevo evento o campo de datos	Solo lo reciben si selecciona Add to open work orders as well.
Los servicios, clientes o tipos de expediente de un campo	Sin cambios: use Add to open work orders where missing o Remove from open work orders where not applicable cuando modifique el campo. Consulte antes sus estadísticas.
Un nuevo KPI, o un nuevo objetivo	Solo con Apply KPI to existing open work orders where KPI is missing o Update Target Days in existing open work orders.
Una nueva acción	Solo se ejecuta para los valores cambiados después de guardarla.
El orden de los eventos, el acceso por rol, los campos de cabecera, los elementos de la lista de comprobación, las pestañas	Se aplican de inmediato.
Required Event, Required Data	Se aplican de inmediato: desactivarlos puede completar órdenes de trabajo abiertas, que se cierran entonces en la siguiente comprobación de TrakIT.

Para reconstruir una orden de trabajo a partir del flujo de trabajo actual, use Reset Work Order. Para dejar de usar un campo, desactive Currently Active en lugar de eliminarlo: eliminarlo borra sus valores de todas las órdenes de trabajo.

Adónde ir a continuación

Del expediente a la orden de trabajo cerrada: el flujo de trabajo visto por los usuarios.
Del presupuesto al pago: las finanzas de los expedientes del flujo de trabajo.
Configurar las plantillas de documentos: los formularios que usa el flujo de trabajo.
Flujo de trabajo y Definiciones de eventos y datos: cada ajuste en detalle.