Maestro de empleados

La página Employee Master lista los empleados de una empresa, con su identificador de empleado, su fecha de incorporación, su situación laboral, su cargo, su departamento y su responsable. Desde aquí puede buscar empleados, abrir la página de un empleado, añadir un usuario como empleado y exportar la lista.

Para abrirla, seleccione HR > Employee Master.

Cada empleado es un usuario de TrakIT de la empresa. Un usuario se convierte en empleado cuando lo añade aquí con un identificador de empleado, una fecha de incorporación y un cargo. El nombre y los apellidos, la dirección de correo electrónico y el número de móvil del empleado son los de su ficha de usuario. Los usuarios se crean en Admin > User Management: consulte Configurar TrakIT.

Elegir la empresa

La lista de la parte superior contiene las empresas a las que tiene acceso. TrakIT recuerda su elección. La lista aparece atenuada si solo tiene una empresa. Al elegir otra empresa se borran los filtros.

Buscar un empleado

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Introduzca o seleccione los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

Reset borra los filtros. TrakIT recuerda sus filtros para la próxima vez que abra la página.

Filtro	Encuentra
Name	Cualquier parte del nombre completo del empleado.
Email	Cualquier parte de la dirección de correo electrónico del empleado.
Gender	Male, Female o Other, o – Any –.
Show Ex-Employees	También los empleados que han dejado la empresa: los que tienen un último día de trabajo. Sin esta opción, no aparecen en la lista.
Status	Las situaciones laborales que se incluyen. La lista ofrece las situaciones laborales que tienen los empleados de la empresa.
Designation, Department	Los cargos y los departamentos que se incluyen. Las listas ofrecen los de los empleados de la empresa.
Tags	Los empleados con las etiquetas seleccionadas. [No Tags] incluye los empleados sin etiquetas.

En los campos Status, Designation, Department y Tags, el icono de verificación selecciona todo o nada.

La lista

La lista muestra 20 empleados por página, al principio por orden de nombre. Employees Found los cuenta. Seleccione el encabezado de una columna para ordenar por ella, si la columna lo permite. Los empleados que han dejado la empresa aparecen en rojo.

Columna	Muestra
Icono de persona	Abre el perfil del empleado en la dirección configurada para la empresa como su User Url, en una pestaña nueva. Solo aparece si la empresa tiene una.
Employee ID	El identificador de empleado. Selecciónelo para abrir el empleado.
User ID	El identificador de usuario de TrakIT del empleado.
Full Name, Email	El nombre y la dirección de correo electrónico del empleado.
Start Date	La fecha en que el empleado fue contratado o empezó a trabajar.
Status	La situación laboral. Consulte Estados.
Designation, Department	El cargo y el departamento del empleado.
Gender	Male, Female, Other o [Not Set].
Employed For	Cuánto tiempo ha trabajado el empleado para la empresa, en años y meses, por ejemplo 3Y 8M; para un empleado que ha dejado la empresa, hasta su último día. Al ordenar por esta columna se ordena por fecha de incorporación.
LastDate	Solo con Show Ex-Employees: el último día de trabajo del empleado.
Manager	El responsable directo del empleado.
Updated By	Quién cambió por última vez el empleado o su ficha de usuario, y hace cuánto tiempo.
Last Active	Hace cuánto tiempo usó TrakIT el empleado por última vez.
Online	Un indicador luminoso verde cuando el empleado está conectado a TrakIT en este momento.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar como archivo Excel los empleados que coinciden con los filtros, de todas las páginas. Contiene las columnas Employee ID, User ID, Full Name, Email, Start Date, Status, Designation, Department, Gender, Employed For, Manager, Updated By y Updated. Export aparece cuando la lista tiene empleados, si su rol puede exportar.

Añadir un empleado

Primero, añada a la persona como usuario en Admin > User Management, en la empresa para la que trabaja.

1. Elija la empresa en la parte superior de la página.
2. Seleccione Add.
3. En Add New Employee, rellene los campos que se describen a continuación.
4. Seleccione Add.

TrakIT indica Employee added successfully, y el empleado aparece en la lista. Abra su página para añadir una foto, campos de datos y archivos: consulte Empleado.

Campo	Qué introducir
Select User	El usuario que se añade. La lista ofrece los usuarios de la empresa que aún no son empleados. Obligatorio.
Employee ID	Un identificador único de letras y números, de hasta 20 caracteres. TrakIT elimina los espacios y lo guarda en mayúsculas. Obligatorio.
Start Date	La fecha en que el empleado fue contratado o empezó a trabajar. No puede ser futura ni de hace más de 40 años. Obligatorio.
Status	La situación laboral: On Probation, Full-Time, Part-Time, Temporary, On Leave, Suspended, Contract, Intern, Freelance, Consultant o Volunteer. Obligatorio. Para registrar que un empleado ha dejado la empresa, use Change Status en su página.
Designation	El cargo del empleado. Obligatorio.
Department	El departamento del empleado, si lo tiene.
Manager	El responsable directo del empleado: un empleado de la empresa que no la haya dejado.
Gender	Male, Female o Other. Obligatorio.
Date of Birth	Opcional. El empleado debe tener entre 16 y 80 años, y haber nacido al menos 16 años antes de la fecha de incorporación.
Blood Group	El grupo sanguíneo, o vacío si no se conoce.

Un administrador del sistema configura los cargos y los departamentos en Admin > Masters > Master Tables, en las pestañas Designations y Departments.

Mensaje	Qué hacer
User selection is required, Status selection is required, Gender selection is required, Designation is required	Elija un valor en el campo.
Employee ID is required, Start Date is required	Rellene el campo.
Specified Employee ID is already in use	Otro empleado tiene este identificador: elija otro.
Employee ID is invalid	Use solo letras y números.
Start Date is not valid, Date of Birth is not valid	Elija la fecha en el calendario.
Start Date cannot be in the future, Hire Date cannot be older than 40 years	Compruebe la fecha de incorporación.
Date of Birth indicates employee is younger than 16 years., Date of Birth indicates employee is older than 80 years., Date of Birth must be at least 16 years before Start Date	Compruebe la fecha de nacimiento y la fecha de incorporación.

Los empleados no se pueden eliminar. Cuando un empleado deja la empresa, registre su último día con Change Status.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Employee Master:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, ver los empleados de las empresas a las que tiene acceso y abrir sus páginas.
Create	Añadir empleados.
Update	Cambiar empleados en su página Empleado.
Export	Exportar la lista.

Solo el soporte de TrakIT puede dar a un rol los permisos de la sección Employee Master: en la página del rol, los administradores del sistema los ven atenuados.

Los administradores del sistema pueden usar esta página con todos sus permisos, pero no pueden abrir la página Empleado.