Configuración de ausencias

En la página Leave Configuration, RR. HH. configura las ausencias de una empresa: los tipos de ausencia que pueden solicitar los empleados, la política de cada tipo, quién aprueba después del responsable del empleado, los saldos con los que empiezan los empleados y los períodos de nómina que bloquean las ausencias una vez que la nómina las ha usado.

Para abrirla, seleccione HR > Leaves > Configuration.

Para saber cómo funcionan juntos estos ajustes, consulte Ausencias.

Elegir la empresa

Las ausencias se configuran por separado para cada empresa. La lista de la parte superior derecha contiene las empresas a las que tiene acceso y empieza en la suya; aparece atenuada si solo tiene una. Todo lo que hay en la página pertenece a la empresa seleccionada en ella. Al cambiarla, se vuelve a cargar la pestaña en la que se encuentra.

La página tiene cinco pestañas: Leave Types, Policy Rules, Approval Matrix, Opening Balances y Payroll Cut-off. Se abre en Leave Types.

Configurar las ausencias de una empresa

1. Compruebe que cada empleado tiene una ficha de empleado en la empresa, con un Employee ID, una Start Date y un Manager. Un empleado sin responsable no puede solicitar ausencias. Defina también el Department si los niveles de aprobación varían según el departamento.
2. Compruebe los festivos del país de la empresa en Festivos por país: las ausencias no los cuentan.
3. En la pestaña Leave Types, añada los tipos de ausencia, por ejemplo, ausencias por vacaciones, por enfermedad y sin sueldo.
4. En la pestaña Policy Rules, añada una versión de la política a cada tipo. Los empleados no pueden solicitar un tipo que no tenga ninguna política en vigor el primer día de su ausencia.
5. Si algunas solicitudes necesitan una aprobación más allá del responsable del empleado, añada niveles en la pestaña Approval Matrix.
6. Cargue los días que ya tienen los empleados en la pestaña Opening Balances.
7. Si la nómina toma de TrakIT sus cifras de ausencias, añada los períodos de nómina en la pestaña Payroll Cut-off.
8. Conceda a los roles los permisos de ausencias que necesitan: consulte Quién hace qué.

Pestaña Leave Types

La pestaña Leave Types lista los tipos de ausencia de la empresa, por su orden. Si no hay ninguno, indica No leave types configured for this company yet.

Columna	Muestra
Code	El código corto del tipo.
Name	El nombre que ven los empleados al solicitarlo.
Paid	Paid o Unpaid.
Half Day	Yes si los empleados pueden tomar medios días de este tipo.
Attachment	After un número de day(s) si se necesita un documento justificativo por encima de ese número de días, o –.
Gender	Any, Male only o Female only.
Status	Active, o Inactive en gris.
Order	El orden de clasificación. Los tipos se listan según este orden, de menor a mayor, y después por nombre.

Los iconos al final de una fila editan el tipo (Edit), abren sus versiones en la pestaña Policy Rules (Policy rules) y lo eliminan (Delete).

Añadir o cambiar un tipo de ausencia

1. Seleccione Add Leave Type, o el icono Edit de un tipo.
2. En New Leave Type o Edit Leave Type, rellene los campos siguientes.
3. Seleccione Save.

Campo	Notas
Code	Obligatorio. Hasta 10 letras y dígitos, que se guardan en mayúsculas, y único en la empresa. No se puede cambiar una vez creado el tipo. También se usa en los archivos de saldos de apertura.
Name	Obligatorio. Hasta 60 caracteres.
Sort Order	La posición del tipo en las listas, de menor a mayor. Un tipo nuevo empieza detrás de los existentes.
Gender Restriction	Any, Male only o Female only. Limita el tipo a los empleados de ese sexo, según su ficha de empleado.
Options	Paid leave: consulte Tipos retribuidos y sin sueldo. Allow half day: los empleados pueden tomar como medio día el primer o el último día de una solicitud. Active: los empleados pueden solicitar el tipo. Las tres opciones empiezan marcadas.
Attachment	Required y, a continuación, tras cuántos días. Cuando una solicitud de este tipo cuenta más días que esos, se avisa al empleado, al presentar la solicitud, de que se necesita un documento justificativo, como un certificado médico. Lo añade desde los detalles de la solicitud en Mis ausencias.

Tipos retribuidos y sin sueldo

• Para un tipo retribuido, un empleado solo puede presentar la solicitud si su saldo cubre los días, salvo que la política del tipo permita un saldo negativo, hasta su límite.
• Los días sin sueldo también se descuentan del saldo del tipo, y ninguna deducción puede dejar un saldo por debajo de cero ni por debajo del límite de saldo negativo de la política. Por eso, asigne a un tipo sin sueldo una política que permita un Negative Balance, con un límite suficiente para los días sin sueldo que un empleado pueda tomar en un año. De lo contrario, la aprobación de una ausencia sin sueldo falla con el mensaje Insufficient leave balance.
• Los informes de ausencias cuentan por separado los días retribuidos y los días sin sueldo, y los empleados ven (Unpaid) detrás del nombre del tipo al presentar la solicitud.
• Las faltas de asistencia sin ausencia aprobada se convierten en días de ausencia no retribuida del tipo sin sueldo de la empresa: el tipo sin sueldo activo con el código UNPD o, si no existe, el primer tipo sin sueldo activo por orden. Consulte Ausencia no retribuida.

Desactivar o eliminar un tipo de ausencia

Para que los empleados dejen de solicitar un tipo, desmarque Active en el tipo. Un tipo inactivo no se ofrece a los empleados, no genera devengos y no puede recibir saldos de apertura; sus solicitudes y saldos se conservan.

Para eliminar un tipo, seleccione su icono Delete y confirme. Un tipo que nunca se ha usado, sin solicitudes ni saldos, se elimina junto con sus versiones de la política. Un tipo que se ha usado pasa a estar inactivo en su lugar, de modo que su historial se conserva, y TrakIT indica Leave type is in use, so it has been deactivated instead of deleted.

Mensajes que conviene conocer:

Mensaje	Significa
A leave type with this code already exists for this company	Elija otro código.
Code can contain only letters and digits	Quite de Code los espacios y los demás caracteres.
Specify after how many days an attachment becomes mandatory	Attachment está marcado sin un número de días.
Name contains prohibited characters	El nombre empieza por =, + o @, o contiene HTML.

Pestaña Policy Rules

Una política indica cómo funciona un tipo de ausencia: cómo se acumulan los días, los límites para usarlos, qué ocurre al final del año y si las solicitudes necesitan aprobación. Cada tipo tiene una o varias versiones de la política, cada una con una fecha Effective From y, si la tiene, una fecha Effective To.

TrakIT usa la versión en vigor en la fecha de que se trate: el primer día de la ausencia para una solicitud, el último día del mes para un devengo y el 31 de diciembre para el proceso de fin de año. Para cambiar una política a partir de una fecha, añada una versión nueva en lugar de cambiar la actual, de modo que las fechas anteriores conserven las reglas que se les aplicaban.

Para ver las versiones de un tipo, elíjalo en la lista de la parte superior de la pestaña (– Select a leave type –), o seleccione el icono Policy rules del tipo en la pestaña Leave Types. Las versiones se listan de la más reciente a la más antigua. Si el tipo no tiene ninguna, la pestaña indica No policy versions yet for this leave type.

Columna	Muestra
Effective	El primer día y después el último día, u open si la versión no tiene fin. (current) marca la versión en vigor hoy.
Accrual	La frecuencia de devengo y los días por ciclo, por ejemplo Monthly - 1.5 day(s).
Entitlement	El cupo anual, seguido de (pro-rated) si se prorratea a las nuevas incorporaciones.
Max Consec.	El máximo de días en una solicitud, o –.
Carry Forward	Max y los días que se pueden traspasar, o No.
Encashment	Max y los días que se pueden compensar económicamente, o No.
Negative	Up to - y el límite, o Not allowed.
Approval	El número de niveles de aprobación, por ejemplo 2 level(s), o Not required.

Añadir una versión de la política

1. Elija el tipo de ausencia.
2. Seleccione New Version.
3. En New Policy Version, defina Effective From. Empieza en el día de hoy.
4. Rellene los demás campos de la política. Una versión nueva empieza con un devengo mensual de 1,5 días, un cupo anual de 18 días con prorrateo para las nuevas incorporaciones, y aprobación obligatoria en 1 nivel.
5. Seleccione Save.

Al guardar una versión nueva, TrakIT pone fin a la versión sin fecha de fin que empezó antes que ella, con fecha del día anterior al inicio de la nueva. Dos versiones de un tipo no pueden cubrir el mismo día: si la nueva se solapara con otra, TrakIT la rechaza con un mensaje como This overlaps the version effective 01 Jan 2026 to open. Close that version first, or change these dates.

Campos de la política

Campo	Notas
Effective From	Obligatorio. El primer día en que se aplica la versión.
Effective To	Opcional. El último día en que se aplica. Blank leaves it open ended, hasta que la sustituya una versión más reciente.
Accrual Frequency	Cómo acredita TrakIT los días a los empleados: Fixed grant, Monthly, Yearly u On anniversary. Con Fixed grant, TrakIT no acredita nada por sí solo: usted asigna a los empleados sus días con un archivo de saldos de apertura. Consulte Devengo.
Days per Cycle	Los días que se acreditan cada vez, por ejemplo 1,5 al mes. Obligatorio, y mayor que 0, para todas las frecuencias excepto Fixed grant.
Annual Entitlement	El máximo de días que el devengo acredita a un empleado en un año de ausencias; 0 no fija ningún límite. Pro-rate new joiners da a un empleado que se incorpora con el mes ya empezado (o, para un devengo anual, con enero ya empezado) una parte de lo acreditado proporcional a los días en plantilla.
Minimum Service Days	El tipo solo se puede usar una vez transcurrido este número de días entre la Start Date del empleado y el primer día de la ausencia.
Max Consecutive Days	Opcional. El máximo de días que puede contar una solicitud.
Max Balance	Opcional. El devengo se detiene cuando el saldo alcanza este número de días.
Carry Forward	Allowed: al final del año, los días no usados pasan al año siguiente, hasta el número indicado en Max days (obligatorio). Expires after months: los días traspasados que sigan sin usarse ese número de meses después del 1 de enero caducan; si se deja en blanco, nunca caducan. Sin marcar: los días no usados caducan al final del año. Consulte Fin de año.
Encashment	Allowed, con el máximo de días que se pueden compensar económicamente en un año y el saldo que se debe conservar. TrakIT guarda estos ajustes, pero todavía no los usa ninguna página.
Negative Balance	Allowed down to: las solicitudes y demás deducciones pueden dejar el saldo por debajo de cero, hasta menos el número de días indicado en Days (obligatorio, mayor que 0). Sin marcar: el saldo no puede bajar de cero.
Approval	Required: las solicitudes van al responsable del empleado y después a los niveles de la matriz de aprobación, hasta el número de niveles elegido (1 level, 2 levels o 3 levels). Sin marcar: las solicitudes se aprueban en cuanto se presentan.

Mensajes que conviene conocer:

Mensaje	Significa
Accrual amount is required when an accrual frequency is set	Introduzca Days per Cycle, o elija Fixed grant.
Accrual amount and annual entitlement must be under 999 days	Reduzca Days per Cycle o Annual Entitlement.
Effective To cannot be before Effective From	Compruebe las fechas.
Specify the maximum days that may be carried forward	Carry Forward está marcado sin Max days.
Specify the maximum days that may be encashed	Encashment está marcado sin el máximo de días.
Specify the negative balance limit	Negative Balance está marcado sin un número de días.

Cambiar o eliminar una versión

Para cambiar una versión, seleccione su icono Edit, cambie los campos y seleccione Save. A partir de ese momento, el cambio se aplica a todas las fechas que cubre la versión. Los días ya acreditados o descontados se quedan como están.

Para eliminar una versión, seleccione su icono Delete y confirme. Sus fechas se quedan entonces sin política: los empleados no pueden solicitar ausencias de ese tipo que empiecen en esas fechas, y el tipo no genera devengos por ellas.

Pestaña Approval Matrix

Toda solicitud que necesita aprobación va primero al Manager del empleado, el definido en su ficha de empleado. Este es el nivel 1, y no se configura aquí. La matriz de aprobación añade los niveles 2 y 3 para la empresa, ya sea como valor predeterminado para toda la oficina o para un departamento. Para un nivel dado, la fila propia de un departamento prevalece sobre el valor predeterminado para toda la oficina.

Una solicitud pasa por tantos niveles como permita la política de su tipo de ausencia (Approval), y solo por los niveles cuyos Minimum Days alcanza.

Columna	Muestra
Department	El departamento, u Office-wide default.
Level	2 o 3.
Approver	Fixed user y el nombre del usuario, Skip level o Role.
Min. Days	El mínimo de días a partir del cual se aplica el nivel.
Escalate After	Las horas que pasan antes de que una solicitud sin decidir se escale, o Never.

Si no hay ningún nivel configurado, la pestaña indica No level 2+ approval rules configured - every application finalizes at level 1.

Añadir un nivel de aprobación

1. Seleccione Add Approval Level, o el icono Edit de una fila.
2. En New Approval Level o Edit Approval Level, rellene los campos siguientes.
3. Seleccione Save.

Campo	Notas
Department	Office-wide default, o un departamento que tenga empleados en la empresa.
Level	2 o 3.
Approver Type	Fixed user: el usuario que elija en Approver. Skip level (manager’s manager): el Manager del responsable del empleado. Role (an HR admin for the company): un usuario de la empresa cuyo rol tenga Configure Leave Policy; cuando varios usuarios lo tienen, TrakIT elige siempre el mismo.
Approver	Solo para un usuario fijo, y obligatorio: uno de los usuarios activos de la empresa.
Minimum Days	El nivel solo se aplica a las solicitudes de al menos este número de días. 0 lo aplica a todas.
Escalate After	Horas, de 0 a 8760. Consulte Escalado. 0 disables escalation for this level.

Mantenga una sola fila por departamento y nivel: TrakIT no le impide guardar dos, pero entonces usa cualquiera de ellas.

Los aprobadores necesitan Approve/Reject Leave para ver y decidir las solicitudes en Aprobación de ausencias.

Para eliminar una fila, seleccione su icono Delete y confirme. Las solicitudes que ya esperan en ese nivel se quedan con su aprobador.

Cómo se encamina una solicitud

Cuando un aprobador aprueba una solicitud, TrakIT examina el nivel siguiente, hasta el número de niveles de la política del tipo de ausencia:

1. Toma la fila del departamento del empleado y de ese nivel o, si no existe, el valor predeterminado para toda la oficina.
2. Omite el nivel si no hay ninguna fila, si la solicitud cuenta menos días que Minimum Days o si no se encuentra ningún aprobador, por ejemplo, un salto de nivel cuando el responsable no tiene responsable.
3. En caso contrario, envía la solicitud al aprobador de ese nivel, que recibe un aviso por chat y por correo electrónico.

Cuando no queda ningún nivel, la solicitud se aprueba. Un rechazo en cualquier nivel le pone fin.

Escalado

Cada 30 minutos, TrakIT busca las solicitudes que llevan esperando en el nivel 2 o 3 más horas que las indicadas en Escalate After para ese nivel. Escala cada una de ellas una vez: al Manager del propio aprobador o, si el aprobador no tiene responsable, a un administrador de RR. HH. de la empresa, elegido como para Role. Ambos usuarios reciben un aviso por chat y por correo electrónico, y cualquiera de los dos puede entonces decidir. Las solicitudes que esperan en el nivel 1 nunca se escalan.

Preview

El panel Preview, debajo de la lista, muestra quién aprobaría una solicitud, a partir de las filas guardadas:

1. En Department, elija un departamento, u Office-wide (no department).
2. En Days Requested, introduzca los días de la solicitud.
3. Seleccione Resolve.

La tabla muestra cada Level, su aprobador en Resolves To y su Source: Department-specific u Office-wide default. El nivel 1 es siempre Reporting manager. Un nivel que los días no alcanzan aparece en gris, con Not required below y su mínimo de días. Un nivel que se escala muestra al cabo de cuántas horas.

La vista previa lista todos los niveles guardados en la matriz. Una solicitud se detiene en el número de niveles que permite la política de su tipo de ausencia.

Mensajes que conviene conocer:

Mensaje	Significa
Select the approver	Se ha elegido Fixed user sin un Approver.
Escalation hours must be between 0 and 8760	Corrija Escalate After.
Enter a number of days greater than zero	Introduzca Days Requested antes de seleccionar Resolve.

Pestaña Opening Balances

La pestaña Opening Balances añade días a los saldos de los empleados desde un archivo CSV: normalmente, los saldos que tenían cuando su empresa empezó a gestionar las ausencias en TrakIT. Cada fila se registra como un ajuste del saldo del empleado para un tipo de ausencia y un año. Esta pestaña requiere Adjust Balance, además del acceso a la página.

También sirve para corregir un saldo: suba un archivo solo con las filas que corregir, con días positivos para sumar y días negativos para restar.

Preparar el archivo

El archivo tiene estas columnas, en este orden. La fila de encabezado es opcional: TrakIT omite una primera fila cuya primera columna sea EmpID.

Columna	Contiene
EmpID	El Employee ID del empleado, tal como figura en su ficha de empleado en la empresa seleccionada.
LeaveTypeCode	El Code de un tipo de ausencia activo de la empresa seleccionada.
LeaveYear	El año de ausencias, de 2000 a 2100. Los años de ausencias son años naturales.
Days	Los días que añadir, con hasta dos decimales. Un número negativo resta días. No puede ser 0.
Remarks	Opcional. Se guarda con la anotación. Si se deja en blanco, TrakIT escribe Opening balance import.

Por ejemplo:

EmpID,LeaveTypeCode,LeaveYear,Days,Remarks
E1001,ANNUAL,2026,12.5,Balance brought over
E1002,SICK,2026,4,
E1003,ANNUAL,2026,-2,"Correction, see HR file"

Ponga entre comillas dobles los valores que contengan una coma. Un archivo puede tener hasta 5000 filas; divida uno más grande.

Precargar y confirmar el archivo

1. Elija el archivo.
2. Seleccione Stage File. TrakIT lee y comprueba todas las filas, pero aún no cambia ningún saldo.
3. Compruebe el resultado: el número de filas precargadas, cuántas están listas y cuántas tienen errores, y las propias filas, con su Status: Ready, o el error en rojo.
4. Si hay filas con errores, corrija el archivo y vuelva a precargarlo, o siga adelante con las filas que están listas.
5. Seleccione Commit seguido del número de filas listas, por ejemplo Commit 42 Row(s), y confirme.

TrakIT registra las filas listas una a una; después indica cuántas ha registrado y lista las filas que han fallado, por ejemplo, un número negativo que dejaría un saldo por debajo de lo que permite la política. Las filas registradas muestran Committed.

Error de fila	Significa
Employee ID is missing	La primera columna está vacía.
No employee with this ID in the selected company	Ningún empleado de la empresa tiene este Employee ID.
Leave type code is missing	La segunda columna está vacía.
No active leave type with this code in the selected company	El código es incorrecto, o el tipo está inactivo.
Leave year is missing or invalid	El año está vacío, no es un número o está fuera del intervalo de 2000 a 2100.
Days is missing or not a number	Use un punto para los decimales, por ejemplo 2.5.
Days cannot be zero	Omita las filas sin nada que añadir.
Duplicated in this file	El mismo empleado, tipo de ausencia y año aparecen más de una vez. Combínelos en una sola fila.

A tener en cuenta:

• Los días importados aparecen en la columna Adjusted de los saldos, no en Opening, que contiene los días traspasados del año anterior.
• TrakIT solo busca filas repetidas dentro de un mismo archivo. Confirmar de nuevo las mismas filas desde otro archivo vuelve a sumar los días.
• El archivo no se puede leer si unas comillas no están cerradas: TrakIT indica entonces la línea.

Pestaña Payroll Cut-off

Los períodos de nómina mantienen fijas las cifras de ausencias una vez que la nómina las ha usado. Al cerrar un período, se congelan todas las solicitudes de ausencia de los empleados de la empresa cuyas fechas caen por completo dentro de él: nadie, ni siquiera RR. HH., puede entonces presentarlas, cambiarlas, cancelarlas, aprobarlas ni rechazarlas. Para cambiar una solicitud congelada, reabra antes el período.

Columna	Muestra
Period	El primer y el último día del período.
Cut-off Date	La fecha de corte introducida para el período.
Status	Open en verde, o Closed en rojo.
Closed By, Closed On	El identificador de usuario de quien cerró el período, y la fecha.

Los períodos se listan del más reciente al más antiguo. Si no hay ninguno, la pestaña indica No payroll cut-off periods defined for this company yet.

Añadir o cambiar un período

1. Seleccione Add Period, o el icono Edit de un período abierto.
2. En New Cut-off Period o Edit Cut-off Period, rellene los campos siguientes. Para un período nuevo, TrakIT propone el mes pasado: compruebe las fechas.
3. Seleccione Save.

Campo	Notas
Period Start	Obligatorio. El primer día del período de nómina. Dos períodos de una empresa no pueden empezar el mismo día.
Period End	Obligatorio. El último día. No puede ser anterior a Period Start.
Cut-off Date	La fecha en que la nómina toma las cifras del período, como referencia para usted. No puede ser anterior a Period Start. Blank uses the period end date. No cambia qué solicitudes se congelan.

Un período cerrado no se puede cambiar hasta que se reabre. Los períodos no se pueden eliminar.

Cerrar o reabrir un período

1. Seleccione el icono Close period (un candado) de un período abierto.
2. Lea la confirmación y confirme.

TrakIT cierra el período y congela las solicitudes que caen dentro de él y que existen en TrakIT en ese momento: Cut-off period closed - affected applications are now frozen. Una solicitud que solo cae en parte dentro del período no se congela.

Para reabrir un período, seleccione su icono Re-open period (un candado abierto) y confirme. Se levanta la congelación de las solicitudes que caen dentro de él, de modo que se pueden volver a cambiar; las cifras que la nómina ya haya tomado para el período pueden dejar de coincidir.

Los sistemas de nómina pueden leer las cifras de ausencias de un período a través de la API de TrakIT, y cerrarlo, cuando el soporte de TrakIT lo configura. Las cifras son las del informe Monthly Summary, para las fechas del período.

Mensajes que conviene conocer:

Mensaje	Significa
A cut-off period already starts on that date	Elija otra Period Start, o cambie el período existente.
Re-open the period before changing its dates	El período está cerrado.
This application falls inside a closed payroll period. An HR administrator must re-open that period before it can be changed.	Se muestra a quien intente cambiar, cancelar o decidir una solicitud congelada.

Otros mensajes

Mensaje	Significa
You do not have the permission to configure leave policy for this office	No tiene acceso a la empresa seleccionada.
You do not have the permission to adjust leave balances	Precargar o confirmar un archivo requiere Adjust Balance.
The request failed o Unable to reach the server	La página no ha podido comunicarse con TrakIT. Recargue la página y vuelva a intentarlo.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Leave Management:

Permiso	Le permite
Configure Leave Policy	Abrir la página y configurar los tipos de ausencia, las versiones de la política, los niveles de aprobación y los períodos de nómina de su empresa y de las empresas a las que tiene acceso.
Adjust Balance	Precargar y confirmar archivos de saldos de apertura, en una empresa para la que puede abrir la página.

Los administradores del sistema pueden hacer todo esto en todas las empresas.