Documentos

La página Workflow Documents lista los documentos adjuntos a expedientes y órdenes de trabajo en todos los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Desde ella puede encontrar documentos, previsualizarlos, descargar varios a la vez en un archivo zip, enviarlos por correo electrónico y exportar la lista a Excel.

Para abrirla, seleccione Operations > Documents.

Encontrar documentos

1. Defina los filtros.
2. Seleccione Search.

La lista se abre con los filtros que usó por última vez. Reset los borra y selecciona todos los flujos de trabajo.

Filtro	Encuentra
Title, File Name	Documentos cuyo título o nombre de archivo contiene el texto.
Uploaded By	Documentos subidos por un usuario cuyo nombre o identificador de usuario contiene el texto.
Uploaded Date	Documentos subidos entre las fechas From y To. La flecha junto a la etiqueta ofrece intervalos como This Month o Last Quarter.
Show Cancelled	Muestra también los documentos cancelados.
Referencia del expediente	Documentos de expedientes cuya referencia contiene el texto, o cuyo ID de expediente es el número. La etiqueta se define para su empresa, por ejemplo Transport Document.
Work Order	Documentos de una orden de trabajo, por su ID.
Container Number	Documentos de órdenes de trabajo cuyo número de contenedor contiene el texto.
Document Checklist	Documentos vinculados a un elemento de la lista de comprobación cuyo nombre contiene el texto.
Customer	Documentos de expedientes cuyo nombre de cliente contiene el texto.
Document Type	For Job: documentos adjuntos a un expediente en su conjunto. For Work Order: documentos adjuntos a una orden de trabajo.
Push Status	Si el documento se envió a otro sistema: Push Success, Push Failed, Pending Response o Not Pushed.
Workflows	Los flujos de trabajo en los que buscar. Escriba en Search para acortar la lista; el icono de la marca de verificación selecciona todos o ninguno.
Multi-Value Search	Una lista de hasta 100 valores de Job ID, referencia del expediente o Work Order ID, separados por comas, puntos y comas, tabulaciones o saltos de línea.

Si un administrador ha limitado los documentos que puede ver, el panel de filtros muestra Custom Filters Active.

La lista

La lista muestra 20 documentos por página, del más reciente al más antiguo. Seleccione el encabezado de la columna de la referencia del expediente, Work Order, Container Number o Title para ordenar por ella.

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona el documento, para descargarlo o enviarlo por correo electrónico.
Icono de la lupa	Abre una vista previa del documento.
Referencia del expediente	El expediente. Selecciónelo para abrirlo.
Customer	El cliente del expediente.
Work Order, Container Number	La orden de trabajo, para los documentos adjuntos a una orden de trabajo. Seleccione el ID para abrir la orden de trabajo.
Title, File Name, Size (KB)	El documento.
Checklist	Los elementos de la lista de comprobación de documentos a los que está vinculado el documento.
External Access	Yes si los usuarios externos, como el cliente, pueden ver el documento.
Push Status, External Doc ID	Si una acción del flujo de trabajo envió el documento a otro sistema, y el ID que recibió allí.
Uploaded By	Quién subió el documento, y hace cuánto tiempo. Seleccione el tiempo para ver la fecha.

Los documentos cancelados se muestran en rojo. Los documentos en gris están limitados a roles que usted no tiene: no puede previsualizarlos ni seleccionarlos. La casilla y la vista previa necesitan además los permisos que se indican en Quién puede usar esta página.

Descargar documentos en un archivo zip

1. Marque la casilla de cada documento que quiera descargar. La selección solo funciona en la página actual, por lo que puede descargar hasta 20 documentos a la vez.
2. Seleccione Download Zip….
3. En Download Zip File, en Select File Name Prefix, elija qué añadir delante de cada nombre de archivo: la fecha y hora de subida, el Document ID, el Workorder ID o la referencia del expediente.
4. Seleccione Download.

Los documentos seleccionados deben sumar 100 MB o menos.

Enviar documentos por correo electrónico

1. Marque la casilla de cada documento que quiera enviar, en la página actual.
2. Seleccione Email….
3. En Email Documents, introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en Select Recipients, separadas por comas o puntos y comas. Seleccione Add Myself para añadir su propia dirección.
4. Introduzca un Subject y un Message. Sin asunto, el correo electrónico se titula Documents.
5. Si los documentos superan los 20 MB en total, seleccione Send links instead of attachments.
6. Seleccione Send.

El correo electrónico lista los documentos con su título, nombre de archivo, tamaño y quién los añadió. Con Send links instead of attachments, cada documento tiene un enlace de descarga en lugar de un archivo adjunto; los enlaces funcionan durante 7 días, sin iniciar sesión en TrakIT.

Exportar la lista

Seleccione Export para descargar un archivo de Excel con todos los documentos que coinciden con sus filtros, no solo los seleccionados.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Work Orders:

Permiso	Le permite
View Document List	Abrir la página.
Export	Ver Download Zip… y Export, y seleccionar y previsualizar documentos.
Email Documents	Ver Email…. También necesita Export para seleccionar los documentos que va a enviar.
Preview/Download Internal Document	Seleccionar y previsualizar los documentos que los usuarios externos no pueden ver.
Preview/Download External Document	Seleccionar y previsualizar los documentos que los usuarios externos pueden ver.

Ve los documentos de los flujos de trabajo a los que tiene acceso.