Notificaciones

La página Notifications es donde elige sobre qué le avisa TrakIT: los cambios en órdenes de trabajo, entidades y activos, las alertas de KPI (indicadores clave de rendimiento), las actualizaciones de eventos y datos, los días libres que se agotan, y los pasos de los expedientes, facturas, facturas de proveedor, presupuestos, cobros y pagos.

Para abrirla, seleccione System > Notifications.

La página tiene tres pestañas:

• General: órdenes de trabajo, entidades, activos, y comentarios de solicitudes y de disputas, por empresa.
• Workflow: KPI, eventos y datos, días libres y cambios en órdenes de trabajo, por flujo de trabajo.
• Finance: expedientes, facturas, facturas de proveedor, presupuestos, pagos y cobros, por empresa.

TrakIT abre la última pestaña que usó.

Esta configuración es personal. Un administrador del sistema ve además una lista de usuarios en la parte superior de la página, y puede elegir cualquier usuario interno activo para ver y cambiar las notificaciones de ese usuario.

Las notificaciones van a usuarios individuales: un grupo de usuarios no puede suscribirse. Cada miembro de un equipo se suscribe por sí mismo, o lo hace por él un administrador del sistema.

Cómo le llegan las notificaciones

En las pestañas General y Finance, elige el canal de cada notificación:

Columna	Envía
Email	Un correo electrónico a la dirección de su cuenta de usuario, por ejemplo Notification: Work Order Created - 123456.
Chat	Un mensaje en TrakIT Chat, bajo [System]. Consulte Notificaciones del sistema. En gris si su rol no tiene Internal Chat.
Una columna por servicio de mensajería	Un mensaje de texto corto, por ejemplo por SMS o WhatsApp, al número de móvil de su cuenta de usuario. Estas columnas solo aparecen para los servicios de mensajería que su administrador ha configurado para usuarios individuales, para la empresa o para todas las empresas. Aparecen en gris si no tiene número de móvil.

Al guardar, TrakIT conserva solo las opciones que ofrece la página: no se guarda nada de una fila en gris, de Chat sin Internal Chat, ni de un servicio de mensajería sin número de móvil.

Las notificaciones de la pestaña Workflow se envían siempre por correo electrónico. Las alertas de KPI, las actualizaciones de eventos y datos y los correos de días libres solo llegan a los usuarios que aún tienen acceso al flujo de trabajo, y las actualizaciones de eventos y datos solo de los eventos y campos de datos que su rol aún puede ver. Una suscripción que ya no corresponde sigue guardada, pero no envía nada.

Solo recibe una notificación mientras su cuenta de usuario está activa. En las pestañas General y Finance, además debe seguir teniendo acceso a la empresa y, para un registro que pertenece a un flujo de trabajo, como una orden de trabajo, un expediente o sus facturas, a ese flujo de trabajo. Los administradores del sistema tienen acceso a todos ellos.

Salvo en las filas Comments y Comment Posted, su rol también debe seguir teniendo el permiso que necesita cada fila, indicado al final de esta página: por ejemplo Read en Invoices para las notificaciones de facturas. Un mensaje de Chat necesita además Internal Chat. TrakIT lo comprueba cada vez que envía una notificación, de modo que una opción guardada antes de que su rol perdiera el permiso ya no envía nada.

Pestaña General

La pestaña General lista las notificaciones sobre órdenes de trabajo, entidades, activos y solicitudes. Se suscribe para una empresa cada vez.

1. Elija la empresa en Company:. La lista contiene las empresas a las que tiene acceso.
2. Marque los canales de cada notificación que quiera: Email, Chat o un servicio de mensajería.
3. Seleccione Save.

Seleccione Save antes de elegir otra empresa: al cambiar de empresa se descartan los cambios que no ha guardado.

Una fila aparece en gris si su rol no puede leer ese tipo de registro, por ejemplo las filas Entity sin Read en Entity Management.

Grupo	Notificación	Se le avisa cuando
Job	Create Job	Se crea una orden de trabajo en un flujo de trabajo de la empresa. Recibe una notificación por cada orden de trabajo.
	Update WO Header	Se guarda la cabecera de una orden de trabajo.
	Close WO	Se cierra una orden de trabajo, por ejemplo en la propia orden de trabajo, de forma masiva, desde la aplicación de TrakIT independiente o mediante una acción del flujo de trabajo. Una orden de trabajo que se cierra sola, una vez rellenados sus eventos y datos obligatorios, o que TrakIT cierra por llevar demasiado tiempo abandonada, no envía ninguna notificación.
	Cancel WO	Se cancela una orden de trabajo.
	Reset WO	Se restablecen los eventos y los datos de una orden de trabajo.
Entity	Create Entity, Update Entity, Delete Entity	Se crea, se guarda o se elimina una entidad cuya empresa responsable es esta empresa. Consulte Gestión de entidades.
Asset	Create Asset, Update Asset, Retire Asset, Delete Asset	Se añade, se cambia, se retira o se elimina un activo de la empresa.
Requests	Comment Posted	Se publica un comentario en una solicitud entre cuyos destinatarios de comentarios está usted. Consulte Quién recibe aviso de los comentarios nuevos.
Disputes	Comments	Se publica un comentario en una disputa entre cuyos destinatarios de comentarios está usted. Consulte Pestaña Comments.

Las notificaciones de órdenes de trabajo son para las órdenes de trabajo de los flujos de trabajo que pertenecen a la empresa, y solo llegan a los usuarios que tienen acceso al flujo de trabajo de la orden de trabajo.

Pestaña Workflow

La pestaña Workflow define las notificaciones de un flujo de trabajo cada vez. A la izquierda, Select a Workflow lista los flujos de trabajo activos a los que tiene acceso, 20 por página:

Columna	Muestra
Workflow	El nombre del flujo de trabajo. Seleccione la fila para definir sus notificaciones.
KPIs	Los KPI a los que se ha suscrito, de entre los KPI del flujo de trabajo que tienen un objetivo, por ejemplo 2/5.
Events / Data	Los eventos y los campos de datos a los que se ha suscrito, de entre los que puede ver.
Free Days	Con cuántos días de antelación al agotamiento de los días libres se le avisa, por ejemplo 2d. Vacío si no recibe correos electrónicos de días libres.
WO Header	Cuántos de los cuatro ajustes de la pestaña WO Header están activados, de 4.

Un recuento de 0 aparece en gris.

Cuando selecciona un flujo de trabajo, aparece Select Notifications a la derecha, con cuatro pestañas: KPIs, Events & Data, Free Days y WO Header. TrakIT abre la última pestaña que usó.

KPIs

La pestaña KPIs lista los KPI activos del flujo de trabajo que tienen un objetivo.

1. Marque Subscribe en cada KPI del que quiera recibir alertas, y desmárquelo en los demás.
2. Seleccione Save.

Columna	Muestra
Title	El KPI. Un KPI en cursiva, marcado con *, se mide en días y horas laborables. Consulte Festivos por país.
Target	El tiempo permitido, en días y horas, por ejemplo 2d 4h. Para un KPI en horario laboral, un día son 8 horas.
Subscribe	Marcado si recibe alertas de este KPI.

Una vez al día, poco después de las 05:00 UTC, TrakIT le envía por correo electrónico un mensaje Work Order Alerts. Para cada KPI al que se ha suscrito, lista las órdenes de trabajo del flujo de trabajo que no están cerradas ni canceladas y en las que el KPI no ha cumplido su objetivo. Una alerta de KPI que alguien ha pospuesto se omite hasta que termina el aplazamiento. Si no hay nada que comunicar, no se envía ningún correo electrónico.

Si selecciona Save sin cambiar nada, TrakIT indica No changes made to selections.

Events & Data

La pestaña Events & Data tiene dos listas: los eventos del flujo de trabajo (Event Name) y sus campos de datos (Data Name). Solo muestran los eventos y los campos que su rol puede ver.

1. Marque Subscribe en cada evento o campo que quiera seguir, y desmárquelo en los demás.
2. Seleccione Save.

Cuando cambia el valor de un evento o un campo que sigue en una orden de trabajo del flujo de trabajo, TrakIT le envía por correo electrónico una Event/Data Update Notification. Espera a que el cambio tenga 30 minutos de antigüedad y después envía un solo correo electrónico con todos sus cambios, agrupados por flujo de trabajo. Para cada cambio, el correo electrónico indica la referencia del expediente, la orden de trabajo, el cliente, el contenedor, el evento o el campo, la nueva fecha o el nuevo valor, las observaciones y quién hizo el cambio. Las horas de los eventos están en su zona horaria.

Si selecciona Save sin cambiar nada, TrakIT indica No changes made to selections.

Free Days

La pestaña Free Days elige cuándo se le avisa de que se agotan los días libres de los contenedores. Se aplica a los contenedores de la lista de Seguimiento de retrasos cuya orden de trabajo de entrada pertenece al flujo de trabajo.

En Select Free Days Expiry Notification, elija una de estas opciones:

• No Email Notifications
• On Expiry Day
• One Day Before
• Two Days Before
• Five Days Before
• One Week Before

TrakIT guarda su elección en cuanto la selecciona, e indica Notification selection updated. El cuadro aparece en verde mientras recibe estos correos electrónicos y en rojo cuando no los recibe.

Todos los días a las 05:05 UTC, TrakIT le envía por correo electrónico una Delay Notification con un archivo Excel, TrakIT-DelayCosts.xlsx. Lista los contenedores que aún no han salido del seguimiento y cuyos días libres restantes (los días libres menos los días contados hasta ahora) no superan los días que ha elegido: con On Expiry Day, a partir del último día libre. Un contenedor sigue en la lista cada día hasta que sale. Los contenedores que han alcanzado sus días libres aparecen marcados en rojo, y el archivo indica los cargos de los que tienen tarifas.

Un administrador también puede definir esto por usted en la página del flujo de trabajo.

WO Header

La pestaña WO Header define los correos electrónicos sobre las órdenes de trabajo nuevas y sobre los cambios en las órdenes de trabajo del flujo de trabajo.

1. Defina las opciones siguientes.
2. Seleccione Update.

Opción	Le envía un correo electrónico
WO Creation:	Sobre las órdenes de trabajo nuevas del flujo de trabajo: No Email Notification, Immediate Notification (una lista de las órdenes de trabajo nuevas, enviada cada 30 minutos) o Daily Notification (una vez al día, a las 05:05 UTC). El correo electrónico, New Work Orders Created, lista cada orden de trabajo con su flujo de trabajo, la referencia del expediente, el cliente y quién la creó.
Update T/D:	Cuando las órdenes de trabajo del flujo de trabajo se pasan a otra referencia del expediente. Consulte Cambiar la referencia del expediente. La etiqueta usa el nombre que su instalación da a la referencia del expediente, por ejemplo T/D.
Update Workflow:	Cuando las órdenes de trabajo se pasan a otro flujo de trabajo. Se avisa a los suscriptores tanto del flujo de trabajo antiguo como del nuevo. Consulte Cambiar el flujo de trabajo o los servicios.
Update Services:	Cuando se cambian los servicios de las órdenes de trabajo del flujo de trabajo.

TrakIT indica Notification selection updated, o Unable to update notification, por ejemplo si el usuario no tiene acceso al flujo de trabajo.

Un administrador también puede definir estas opciones por usted en la página del flujo de trabajo.

Pestaña Finance

La pestaña Finance lista las notificaciones sobre los pasos de los registros financieros. Igual que la pestaña General, funciona con una empresa cada vez.

1. Elija la empresa en Company:.
2. Marque los canales de cada notificación que quiera.
3. Seleccione Save.

Seleccione Save antes de elegir otra empresa: al cambiar de empresa se descartan los cambios que no ha guardado. Una fila aparece en gris si su rol no puede leer ese tipo de registro, por ejemplo las filas Invoices sin Read en la sección Invoices. Las filas Comments nunca aparecen en gris.

La fila Comments de cada grupo es diferente: solo le avisa de los comentarios nuevos en los registros entre cuyos destinatarios de comentarios está usted, por ejemplo en la pestaña Comments de la página de finanzas de un expediente.

Jobs

Estas notificaciones siguen el estado del expediente en las finanzas de un expediente, para la empresa.

Notificación	Se le avisa cuando
Approval Requested	Alguien selecciona Request Approval.
Approval Request Cancelled	Se retira una solicitud de aprobación con Cancel Request.
Estimates Approved	Se aprueban las estimaciones.
Estimates Rejected	Se rechazan las estimaciones.
Approval Reversed	Revertir una aprobación (Reverse Approved) no envía ninguna notificación por ahora, así que este ajuste no tiene efecto.
Job Closing Requested	Alguien selecciona Request Closing.
Job Closed	Se cierran las finanzas del expediente.
Job Closing Rejected	Se rechaza una solicitud de cierre con Reject Closing, o se retira con Cancel Request.
Job Cancelled	Se cancelan las finanzas del expediente.
Comments	Se publica un comentario en un expediente, en sus órdenes de trabajo o en su página de finanzas, entre cuyos destinatarios de comentarios está usted.

Invoices

Aquí, las facturas incluyen las notas de cargo y las facturas rectificativas.

Notificación	Se le avisa cuando
Created	Se crea una factura.
Proforma Generated	Se genera una factura proforma.
Approval Requested	Alguien solicita la aprobación. Si nadie se ha suscrito a esta notificación por correo electrónico, la solicitud falla con No Approvers found.
Approved	Se aprueba una factura.
Un-Approved	Alguien anula la aprobación de una factura.
Finalised	Se finaliza una factura.
Cancelled	Se cancela una factura.
Reversed	Una factura se revierte mediante una factura rectificativa.
Comments	Se publica un comentario en una factura entre cuyos destinatarios de comentarios está usted.

Bills

Notificación	Se le avisa cuando
Created	Un usuario añade una factura de proveedor. Las facturas de proveedor que un proveedor añade a través del portal no la envían.
Validation Requested	Alguien solicita la validación. Si nadie se ha suscrito a esta notificación por correo electrónico, la solicitud falla con No recipients found.
Validated	Se valida una factura de proveedor.
Unvalidated	Se anula la validación de una factura de proveedor.
Finalised	Se finaliza una factura de proveedor.
Accepted	Se acepta una factura de proveedor enviada.
Rejected	Se rechaza una factura de proveedor.
Disputed	Una factura de proveedor se marca como en disputa.
Submitted	Un proveedor envía una factura de proveedor a través del portal.
Comments	Se publica un comentario en una factura de proveedor entre cuyos destinatarios de comentarios está usted.

Quotations

Estas notificaciones siguen los estados del presupuesto.

Notificación	Se le avisa cuando un presupuesto
Created	Se crea.
Approval Requested	Se envía a aprobación con Request Approval.
Approved	Se aprueba.
Generated	Se genera.
Revised	Se devuelve para cambios con Revise.
Finalised	Se finaliza.
Rejected	Se rechaza.
Cancelled	Se cancela.
Un-Finalised	Se anula su finalización con Un-Finalise.
Ops Assigned	Se traspasa a operaciones con Ops Assigned.
Comments	Recibe un comentario, si usted está entre sus destinatarios de comentarios.

Si ya está en Notify Users del presupuesto, no recibe un segundo correo electrónico por el mismo cambio.

Pagos y cobros

Los grupos Payments y Receipts tienen las mismas notificaciones, para los pagos y cobros:

Notificación	Se le avisa cuando un cobro o un pago
Created	Se crea.
Approved	Se aprueba.
Finalised	Se finaliza.
Voucher Generated	Recibe un justificante.
Comments	Recibe un comentario, si usted está entre sus destinatarios de comentarios.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Update en la sección Email Notifications para abrir la página y cambiar sus notificaciones.

Algunas notificaciones dependen también de otros permisos del usuario cuyas notificaciones está definiendo. TrakIT los comprueba al guardar las notificaciones y de nuevo cada vez que envía una:

Notificaciones	Necesitan
Job (pestaña General)	Read en Work Orders.
Entity	Read en Entity Management.
Asset	Read en Asset Management.
Jobs (pestaña Finance)	Read en Job Finance.
Invoices, Bills, Quotations, Payments, Receipts	Read en la sección del mismo nombre.
La columna Chat	Internal Chat en la sección Chat.
Las columnas de los servicios de mensajería	Un número de móvil en la cuenta del usuario.

Las filas Comments y Comment Posted, y la pestaña Workflow, no necesitan ningún otro permiso. Un administrador del sistema puede elegir cualquier usuario interno activo en la parte superior de la página y cambiar sus notificaciones.