Grupos de usuarios
Un grupo de usuarios es un conjunto con nombre de usuarios internos de una empresa, como un equipo, un departamento o las personas que atienden a un cliente. Siempre que TrakIT envía algo a los usuarios, como un informe, un recordatorio o el correo electrónico de una acción de evento, puede elegir un grupo en lugar de nombrar a cada persona. Cuando alguien entra en el equipo o lo deja, usted cambia el grupo una vez, y todo lo que se envía al grupo sigue ese cambio.
La página User Groups lista los grupos que puede ver. Desde aquí puede crear un grupo, abrir uno, pedir unirse a un grupo o salir de él, y exportar los miembros.
Para abrirla, seleccione Admin > User Groups. Cada grupo se abre en la página Grupo de usuarios.
Cómo funcionan los grupos
Sección titulada «Cómo funcionan los grupos»- Un grupo pertenece a una empresa. Solo se pueden añadir como miembros los usuarios internos cuya propia empresa es la empresa del grupo y que no están bloqueados. Los usuarios externos no pueden ser miembros.
- Cada grupo tiene un propietario, que siempre es miembro. El propietario y los administradores del sistema gestionan el grupo: su configuración, sus miembros, las solicitudes para unirse, la propiedad y el archivado.
- Un grupo tiene un Code propio, que nunca cambia. Las acciones de eventos y datos nombran el
grupo por él, como
[G-CODE]. - El Type (Operational, Project, Department o Notification-only) es una etiqueta, por la que puede filtrar la lista. No cambia el funcionamiento del grupo.
Visibilidad
Sección titulada «Visibilidad»La Visibility de cada grupo decide quién lo ve:
| Visibilidad | Quién lo ve |
|---|---|
| Visible | Todos los usuarios internos. Los usuarios cuya propia empresa es la empresa del grupo pueden pedir unirse. |
| Private | Solo sus miembros. Los usuarios solo se unen cuando el propietario los añade. |
| Hidden | Solo el propietario y los administradores del sistema. Los miembros solo ven su nombre en su propia lista, y pueden salir de él. |
Los administradores del sistema ven todos los grupos.
Lo que recibe un grupo
Sección titulada «Lo que recibe un grupo»La opción Email Recipients de un grupo decide adónde van sus correos electrónicos:
| Destinatarios de los correos electrónicos | Un correo electrónico al grupo llega a |
|---|---|
| Group Email + Member Emails | El Email del grupo, si tiene uno, y todos los miembros. |
| Group Email Only | Solo el Email del grupo, por ejemplo un buzón compartido o una lista de distribución. |
| Member Emails Only | Todos los miembros. El Email del grupo es solo informativo. |
Los mensajes de chat, las notificaciones de la aplicación y los SMS siempre van a los miembros. Un SMS solo llega a los miembros que pueden recibirlos, con Enable SMS activado y un número de móvil en su ficha de usuario.
TrakIT solo envía a los miembros que son usuarios internos, no están bloqueados y siguen en la empresa del grupo. Un miembro que se ha pasado a otra empresa o que se ha bloqueado sigue en el grupo, señalado en su página, pero no recibe nada. Un grupo archivado no recibe nada en absoluto.
Dónde puede ser destinatario un grupo
Sección titulada «Dónde puede ser destinatario un grupo»Puede elegir un grupo dondequiera que se definan estos destinatarios:
| Dónde | Cómo se elige el grupo |
|---|---|
| Las acciones de eventos y datos, en Definiciones de eventos y datos: Send Email, Send Documents, Send Chat Message, Send App Notification y Send Message | En Recipient List, elija el grupo en + Add a user group, o escriba su código como [G-CODE]. |
| Las suscripciones de los informes de flujo de trabajo, los informes avanzados y los informes de consulta | En Set Recipients, escriba parte del nombre del grupo y elíjalo de la lista, en To:, Cc: o Bcc:. Consulte Elegir los destinatarios. |
| Add Recipients en las suscripciones del informe avanzado | Escriba el código del grupo como [G-CODE]. |
| Los recordatorios de los campos de fecha de las entidades y los activos, en Admin > Masters > Data Fields | Elija el grupo entre los usuarios a los que se envía el recordatorio. |
| Los disparadores de geovalla de una ubicación | En Select Users or Groups to notify, escriba parte del nombre del grupo y elíjalo. |
| La opción Tell de un tarifario, en Gestión de tarifas | Elija el grupo al que se avisa cuando las tarifas del tarifario están a punto de caducar y cuando llegan tarifas nuevas. Consulte Tarifario. |
En las listas, un grupo muestra su empresa, y la mayoría de las listas lo marcan con un símbolo de personas (👥). Las listas ofrecen los grupos activos que puede ver, incluidos los grupos ocultos de los que es miembro. TrakIT rechaza un grupo archivado o que usted no puede ver (User group … is archived, No user group has the code …). Un grupo que ya está en una lista se mantiene en ella si se archiva después, o si usted deja de poder verlo.
La página del grupo indica a su propietario cuántos informes, recordatorios, acciones de eventos y datos y disparadores de geovalla nombran el grupo.
Buscar un grupo
Sección titulada «Buscar un grupo»- Seleccione una pestaña:
- My Groups: los grupos activos de los que es miembro.
- All Groups: todos los grupos activos que puede ver.
- Archived: los grupos archivados que puede ver.
- Para acotar la lista, escriba parte del nombre, del código o de la descripción de un grupo en Name, Code or Description y pulse Intro, o elija un Group Type o una Company. Company aparece cuando los grupos que puede ver están en más de una empresa.
TrakIT recuerda la pestaña para la próxima vez que abra la página. Si la página se abre en My Groups y usted no está en ningún grupo, muestra All Groups en su lugar.
| Columna | Muestra |
|---|---|
| Icono | El icono del grupo, o el símbolo del tipo del grupo. |
| Group | El nombre del grupo, su código y su descripción. Seleccione el nombre para abrir el grupo. Para el propietario y los administradores del sistema, un recuento como 2 requests indica cuántas solicitudes para unirse están pendientes. |
| Company | La empresa del grupo. |
| Type | Operational, Project, Department o Notification-only. |
| Visibility | Visible, Private o Hidden. |
| Owner | El propietario del grupo. |
| Members | Cuántos miembros tiene. |
| You | Owner, Member o Requested. Para un grupo archivado, también cuándo se archivó. |
En un grupo oculto del que es miembro pero que no gestiona, la fila solo muestra su nombre, y no puede abrirlo.
Crear un grupo
Sección titulada «Crear un grupo»- Seleccione New Group.
- En New User Group, rellene los campos siguientes.
- Seleccione Create.
Se abre la página del nuevo grupo. Usted es su propietario y su primer miembro: añada a los demás con Add Members.
| Campo | Qué introducir |
|---|---|
| Name | Un nombre para el grupo, de hasta 100 caracteres, único en su empresa. Obligatorio. No puede contener ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~. |
| Code | De 2 a 20 letras, números o guiones bajos, único en todas las empresas. Obligatorio. Las letras se ponen en mayúsculas. No se puede cambiar después. |
| Company | La empresa del grupo. Es su propia empresa; un administrador del sistema puede elegir cualquier empresa. No se puede cambiar después. |
| Owner | Aparece cuando un administrador del sistema crea un grupo en una empresa distinta de la suya: el propietario del grupo, un usuario de esa empresa. |
| Type | Operational, Project, Department o Notification-only. |
| Opcional: una dirección de correo electrónico para el grupo, como un buzón compartido o una lista de distribución. | |
| Email Recipients | Adónde van los correos electrónicos del grupo: consulte Lo que recibe un grupo. Group Email Only necesita un Email. |
| Visibility | Visible, Private o Hidden: consulte Visibilidad. |
| Description | Opcional, de hasta 500 caracteres. |
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Code must be 2 to 20 letters, digits or underscores | Cambie el código. |
| The code … is already used by another group | Elija otro código. |
| A group named … already exists in this company | Elija otro nombre. |
| Name contains characters that are not allowed | Quite los símbolos del nombre. |
| Enter the group’s email address, or choose another Email Recipients option | Escriba un Email, o elija otra opción en Email Recipients. |
| Choose the group’s owner: a user whose primary company is seguido de la empresa | Elija un Owner de la empresa del grupo. |
Cuando un administrador del sistema hace propietaria a otra persona, el propietario recibe un correo electrónico y un mensaje de chat, You own a new user group.
Unirse a un grupo o salir de él
Sección titulada «Unirse a un grupo o salir de él»Para unirse a un grupo visible de su propia empresa:
- Seleccione Request to Join en la fila del grupo.
- Añada una Note para el propietario, si lo desea, de hasta 300 caracteres.
- Seleccione Send Request.
Su solicitud llega al propietario del grupo por correo electrónico y por mensaje de chat; si no se puede enviar un correo electrónico al propietario, llega a los administradores del sistema. La columna You muestra entonces Requested. Pasa a ser miembro cuando el propietario la aprueba, y se le avisa por correo electrónico en ambos casos. Para retirar la solicitud, seleccione Withdraw Request.
Para unirse a un grupo privado u oculto, pida a su propietario que le añada.
Para salir de un grupo, seleccione Leave en su fila y, después, confirme. Deja de recibir lo que se envía al grupo; para volver a un grupo privado u oculto, su propietario tiene que añadirle de nuevo. Se avisa al propietario por mensaje de chat. El propietario no puede salir: primero transfiere la propiedad a otro miembro, o archiva el grupo si es su único miembro.
Exportar los miembros
Sección titulada «Exportar los miembros»Seleccione Export para descargar como archivo Excel los miembros de todos los grupos de la pestaña, con los filtros que haya aplicado. Cada fila contiene el nombre, el código, la empresa, el tipo, la visibilidad y el estado del grupo, y después el identificador de usuario, el nombre, el correo electrónico y la empresa del miembro, su papel en el grupo (Owner o Member), cuándo y quién lo añadió, y su estado: Active, o por qué no recibe nada. Los grupos que no puede abrir se dejan fuera.
Quién puede usar esta página
Sección titulada «Quién puede usar esta página»Todos los usuarios internos pueden abrir la página, ver los grupos visibles para ellos, y pedir unirse a grupos y salir de ellos. Los usuarios externos no pueden usarla.
| Sección | Permiso | Le permite |
|---|---|---|
| User Groups | Create | Crear grupos con New Group. |
Los administradores del sistema pueden crear grupos en cualquier empresa y gestionar todos los grupos. Todo lo demás de un grupo es para su propietario y los administradores del sistema: consulte Grupo de usuarios.