Documentos

La página Documents es una biblioteca compartida de archivos, como procedimientos, formularios, hojas de tarifas o material de formación, organizados en carpetas. Todos los que tienen acceso a una carpeta pueden descargar sus documentos.

Para abrirla, seleccione Home > Documents.

La página tiene las carpetas a la izquierda y los documentos de la carpeta seleccionada a la derecha. TrakIT recuerda la carpeta que ha seleccionado y qué carpetas ha desplegado, y abre la página igual la próxima vez.

Carpetas

La lista de carpetas empieza por Top Folder. Debajo están las carpetas, por orden alfabético:

• Seleccione una carpeta para mostrar sus documentos. La carpeta seleccionada aparece resaltada.
• Un número junto a una carpeta indica cuántos documentos contiene. Una carpeta gris no tiene documentos ni carpetas dentro.
• Seleccione la flecha hacia abajo (Expand) junto a una carpeta para mostrar las carpetas que contiene, y la flecha hacia arriba (Collapse) para volver a ocultarlas. Seleccione la flecha doble (Collapse All) junto a Top Folder para contraerlas todas y volver a Top Folder.

Encima de los documentos, la página muestra el nombre de la carpeta seleccionada, con las empresas a las que pertenece y el tamaño total de sus documentos.

Qué carpetas y documentos ve

Las carpetas y los documentos pertenecen a empresas. En el nivel superior, ve las carpetas y los documentos que pertenecen a una empresa a la que tiene acceso, o a ninguna empresa. Las carpetas que hay dentro de una carpeta pertenecen a las mismas empresas que la carpeta. Un administrador del sistema lo ve todo.

Los documentos

La lista muestra los documentos de la carpeta seleccionada, del más reciente al más antiguo, 20 por página. No incluye los documentos de las carpetas que contiene.

Columna	Muestra
(iconos)	Descargar, previsualizar y, si puede añadir documentos, modificar. Véase más abajo.
ID	El número del documento.
Title	El título, con una estrella si el documento se añadió en los dos últimos días, y su descripción debajo.
File Name	El nombre del archivo.
File Size	El tamaño del archivo, en KB.
Downloads	Cuántas veces se ha descargado o previsualizado el documento.
Uploaded By	Quién lo añadió, y hace cuánto tiempo.

• Seleccione el icono de descarga (Download) para guardar el archivo.
• Seleccione la lupa (Preview) para abrirlo en su navegador, si su navegador puede mostrar ese tipo de archivo.

Para encontrar un documento en la carpeta seleccionada, escriba parte de su título o de su nombre de archivo en Search y pulse Intro. El cuadro de búsqueda aparece resaltado mientras hay una búsqueda activa. Seleccione el icono rojo (Clear) que tiene al lado para volver a mostrar todos los documentos.

TrakIT elimina automáticamente los documentos antiguos, pasado el periodo que fija la política de conservación de datos de su instalación. Solo el soporte de TrakIT puede cambiarlo.

Añadir un documento

1. Seleccione la carpeta a la que añadir el documento.

2. Seleccione Add Document.

3. En Add New Document, rellene:

   Campo	Qué introducir
   Title	Hasta 100 caracteres. Obligatorio.
   Description	Hasta 300 caracteres. Opcional.
   Document	El archivo que se va a subir. Files Allowed lista los tipos de archivo que acepta su instalación; el File Size Limit es de 20 MB.

4. Seleccione Add.

El documento pertenece a las empresas de su carpeta. Solo un administrador del sistema puede añadir documentos a Top Folder, donde todos los ven.

Mensaje	Qué hacer
No file selected for upload o Selected file is empty	Elija un archivo que no esté vacío.
Invalid File Extension	Use uno de los tipos de archivo de Files Allowed.
Document file size cannot exceed 20 MB	Reduzca el tamaño del archivo o divídalo.
Document file name cannot exceed 200 characters	Cambie el nombre del archivo antes de subirlo.
Title contains invalid characters o Description contains possible html tags or disallowed text	Quite los caracteres especiales del título o de la descripción.
Company must be selected	Seleccione primero una carpeta: no puede añadir documentos a Top Folder.

Modificar o eliminar un documento

1. Seleccione el icono del lápiz (Modify Document) en la fila del documento.
2. En Modify Document, cambie el Title o la Description y seleccione Update.

No puede sustituir el archivo: para cambiarlo, añada el archivo nuevo como un documento nuevo y elimine el antiguo.

Para eliminar un documento, abra Modify Document y seleccione la cruz (Delete Document) abajo a la izquierda; después, confirme. La cruz solo aparece en los documentos que ha añadido usted mismo, si su rol puede eliminar documentos.

Crear y modificar carpetas

Para crear una carpeta:

1. Seleccione la carpeta en la que crearla, o Top Folder.
2. Seleccione Create Folder.
3. En Create Folder, escriba el Folder Name.
4. Para una carpeta en Top Folder, elija su Company: las empresas cuyos usuarios pueden verla. Su propia empresa aparece elegida de entrada. Un administrador del sistema puede dejarlo vacío, para que todos vean la carpeta.
5. Seleccione Save.

Una carpeta creada dentro de otra carpeta pertenece a las mismas empresas que esa carpeta, elija lo que elija en Company. Dos carpetas en el mismo lugar no pueden tener el mismo nombre (Folder name is already in use).

Para cambiar el nombre de una carpeta, selecciónela y, después, seleccione el icono del lápiz junto a su nombre, encima de los documentos. En Modify Folder, cambie el Folder Name y seleccione Save.

Para eliminar una carpeta, debe estar vacía: sin documentos ni carpetas dentro. Abra Modify Folder y seleccione la cruz (Delete Folder) abajo a la izquierda. La cruz solo aparece cuando la carpeta no tiene documentos; si todavía tiene carpetas dentro, TrakIT indica Unable to delete folder.

Mover carpetas y documentos

Un administrador del sistema puede reorganizar la biblioteca arrastrando:

• arrastre una carpeta sobre otra carpeta, o sobre Top Folder, para moverla allí con todo lo que contiene;
• arrastre el icono de las flechas (Drag and move to another folder) de un documento sobre una carpeta para mover el documento.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Documents:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, y descargar y previsualizar documentos.
Create	Añadir y modificar documentos, y crear carpetas, cambiarles el nombre y eliminarlas.
Delete	Eliminar los documentos que ha añadido.

Los administradores del sistema pueden hacer todo esto, y además añadir documentos a Top Folder y mover carpetas y documentos.