Asiento interno

La página Internal Post muestra un asiento interno: sus detalles, las líneas de ingreso y de gasto asignadas a él, y pestañas para sus datos, archivos, comentarios y registro de acciones. Aquí asigna líneas y, después, aprueba y finaliza el asiento interno.

Un asiento interno compensa entre sí líneas de ingreso y de gasto de los expedientes de su empresa, en lugar de facturar a un cliente o de recibir una factura de proveedor de un proveedor: por ejemplo, la línea de ingreso de un expediente que hizo un trabajo para otro expediente, y la línea de gasto correspondiente de ese otro expediente. Para una visión general, consulte Asientos internos.

Para abrir un asiento interno, selecciónelo en la página Asientos internos. En un expediente financiero, una línea que está en un asiento interno muestra IPost: y el ID del asiento interno: selecciónelo para abrir el asiento interno.

Cómo avanza un asiento interno

1. Un asiento interno nuevo tiene el estado Draft. Mientras es un borrador, le asigna líneas y puede modificarlo o eliminarlo.
2. Cuando las líneas de ingreso y de gasto cuadran, lo aprueba. Recibe su número de secuencia y, si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, se contabiliza. Sus líneas ya no pueden cambiar.
3. Lo finaliza.

Restablecer un asiento interno aprobado o finalizado lo devuelve a borrador.

La parte superior de la página

El título muestra Internal Post y, una vez aprobado el asiento interno, el número de secuencia. El icono de compartir de la parte superior derecha comparte o copia el enlace al asiento interno; el enlace requiere iniciar sesión en TrakIT.

Campo	Muestra
Posting Date	La fecha del asiento interno.
Currency	La moneda en la que se muestran y totalizan las líneas.
Added By	Quién añadió el asiento interno, y hace cuánto tiempo.
Company	La empresa a la que pertenece el asiento interno.
Sequence	El número asignado en la aprobación, o [ Pending ].
Status	Draft, Approved o Finalised.
Approved By, Finalised By	Quién aprobó y finalizó el asiento interno, y hace cuánto tiempo, o [ Pending ].
Remarks	Las observaciones, si las hay.
Allocated Total	El total neto de las líneas en la moneda del asiento interno: las líneas de ingreso menos las líneas de gasto. Debe ser cero para poder aprobarlo.

Si su empresa envía los asientos internos a un sistema contable externo, la referencia y la hora del envío aparecen bajo los campos, o el error de sincronización en rojo. [Clear] los borra, de modo que el asiento interno aparece como no sincronizado.

Cuando una línea del asiento interno tiene un impuesto, un aviso indica One or more accounts have taxes attached to them.

Debajo, bajo Select Action:, los botones dependen del estado y de sus permisos: Modify, Approve, Finalise, Delete y Reset.

Modificar el asiento interno

Puede modificar los detalles de un asiento interno en borrador.

1. Seleccione Modify.
2. Cambie Post Date, Currency o Remarks. La fecha no puede ser futura ni de hace más de 5 años.
3. Seleccione Save.

Aprobar el asiento interno

1. Seleccione Approve.

TrakIT solo aprueba el asiento interno si:

• los campos de datos obligatorios están rellenados, en la pestaña Data;
• tiene al menos 2 líneas;
• todas las líneas que necesitan aprobación en su expediente financiero están aprobadas;
• las líneas de ingreso y las líneas de gasto suman el mismo importe, de modo que el total neto es cero.

Al aprobarse, el asiento interno recibe su número de secuencia: el código de la empresa, el año de la fecha del asiento interno y un número de cuatro cifras, por ejemplo ABC20260007. Sus líneas ya no pueden asignarse ni desasignarse, el asiento interno y sus campos de datos ya no pueden modificarse, y los importes de sus líneas ya no pueden modificarse en sus expedientes financieros.

Contabilización

Si su empresa lleva su contabilidad en TrakIT, la aprobación también contabiliza un asiento contable titulado Internal Posting: seguido del número de secuencia. Cada línea de ingreso se registra en el haber de la cuenta contable definida para su concepto, o de la Default Income Account de la empresa; cada línea de gasto se registra en el debe de la cuenta definida para su concepto, o de la Default Expense Account. Consulte Contabilización automática. Si las líneas se compensan dentro de las mismas cuentas contables, no se contabiliza ningún asiento.

En ese caso, la aprobación también requiere:

• un ejercicio abierto que incluya la fecha del asiento interno;
• que todas las líneas estén en la misma moneda: la moneda de sus expedientes;
• si esa moneda no es la moneda base de la empresa, un tipo de cambio en la fecha del asiento interno o anterior en la página Tipos de cambio;
• una Default Income Account o una Default Expense Account para las líneas cuyo concepto no tiene cuenta contable.

Si falta alguno de estos requisitos, no se aprueba nada y TrakIT indica el motivo.

Finalizar el asiento interno

En un asiento interno aprobado, seleccione Finalise. TrakIT registra quién lo finalizó y cuándo, y su estado pasa a ser Finalised.

Restablecer el asiento interno

Reset devuelve un asiento interno aprobado o finalizado al estado Draft.

1. Seleccione Reset.
2. Seleccione OK para confirmar.

TrakIT borra el número de secuencia, la aprobación, la finalización y la referencia de sincronización. Si el asiento interno se contabilizó, TrakIT contabiliza un contraasiento de su asiento contable; esto falla si el ejercicio de ese asiento contable está cerrado. Cuando el asiento interno se vuelve a aprobar, recibe un número nuevo.

Eliminar el asiento interno

Puede eliminar un asiento interno en borrador.

1. Seleccione Delete.
2. Seleccione OK para confirmar.

Sus líneas quedan libres: pueden incluirse en una factura, una factura de proveedor u otro asiento interno. Si abrió el asiento interno desde la lista Asientos internos, su pestaña se cierra y la lista se actualiza.

Pestaña Accounts

La pestaña Accounts lista las líneas asignadas al asiento interno, agrupadas en Income Accounts y Expense Accounts.

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona la línea para desasignarla. Solo en un borrador.
Serial	El número de la línea en el asiento interno.
Item	El concepto, su detalle y su código, y sus observaciones.
Appr	La aprobación de la línea en su expediente financiero: gris cuando no necesita ninguna, ámbar mientras está pendiente, verde una vez aprobada. Sitúe el puntero sobre el icono para ver cuál es.
Job	El expediente, que abre su expediente financiero.
WF Serial	El número de serie del flujo de trabajo del expediente.
WO	La orden de trabajo, en una línea de una sola orden de trabajo. Un icono de advertencia indica que la orden de trabajo está cancelada.
Container	El número y el tamaño del contenedor.
Rev/Exp Date	La fecha en que se reconoce el ingreso o el gasto, o Pending en rojo.
Estimated	El total de la estimación correspondiente, si la hay.
Qty	La cantidad.
Rate	La tarifa en la moneda del asiento interno. El texto gris de debajo muestra la tarifa en la otra moneda de la línea, si tiene una.
Amount	El total de la línea en la moneda del asiento interno. Un ▲ rojo indica que es superior a lo estimado, y un ▼ verde, que es inferior. Sitúe el puntero sobre él para ver la diferencia.

NET TOTAL, en la parte inferior, es la suma de las líneas de ingreso menos las líneas de gasto, en la moneda del asiento interno.

Una línea en una moneda distinta de la del asiento interno se convierte con el tipo de cambio del asiento interno: el tipo de la moneda del expediente a la moneda del asiento interno en la fecha del asiento interno. [Missing] en rojo indica que todavía no hay tipo. Mientras el asiento interno es un borrador, seleccione Refresh para volver a obtener el tipo, por ejemplo después de añadir un tipo o de cambiar la fecha o la moneda del asiento interno.

Si su rol no puede ver las líneas de ingreso en los expedientes financieros, las líneas de ingreso también se ocultan aquí.

Asignar líneas

1. Seleccione Allocate.
2. En Select Accounts to Add, acote la lista escribiendo en Account Name/Code, en el campo de la referencia del expediente (con el nombre corto que su empresa le da como etiqueta, por ejemplo T/D), en Workflow Serial o en WO / Container / Manifest. La lista se acota a medida que escribe.
3. Seleccione las líneas que quiere añadir: seleccione una fila o su casilla. El icono de verificación del encabezado selecciona todas las líneas mostradas, o ninguna. Selected indica cuántas ha elegido.
4. Seleccione Add.

La lista ofrece las líneas reales de ingreso y de gasto de los expedientes financieros de la empresa que no están cerrados ni cancelados, y que no están en una factura, una factura de proveedor u otro asiento interno. No se ofrecen los suplidos. Available indica cuántas líneas hay.

Columna	Muestra
Account Name	El concepto, con el ID de la orden de trabajo entre paréntesis en una línea de una sola orden de trabajo, su detalle y su código. El grupo de partidas, si lo hay, aparece encima en rojo.
Applies	Cómo se aplica el concepto, por ejemplo per Job o per WO.
Referencia del expediente	El expediente, que abre el expediente.
Job ID	Abre el expediente financiero.
WF Serial	El número de serie del flujo de trabajo del expediente.
WO	La orden de trabajo, y su contenedor o su ID de carga.
Rate, Quantity, Total	La tarifa, la cantidad y el total, en la moneda del expediente, con cualquier otra moneda en gris.
Updated By	Quién modificó la línea por última vez, o System, y hace cuánto tiempo.
Linked	✓ cuando la línea tiene una entidad definida.

Si su empresa lo ha configurado, un campo adicional a la izquierda encuentra líneas de expedientes por el valor de un campo de datos del expediente: escriba el valor y seleccione el icono de búsqueda.

También puede asignar líneas a un asiento interno en borrador de forma masiva, con Bulk Update… en la página Partidas.

Desasignar líneas

1. Marque la casilla de cada línea que quiera quitar. El icono de verificación del encabezado selecciona todas o ninguna.
2. Seleccione Unallocate.
3. Seleccione OK para confirmar.

Las líneas quedan libres y pueden asignarse de nuevo, aquí o en otro lugar.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos definidos para los asientos internos, con su valor, sus observaciones y quién los modificó por última vez. Una estrella marca un campo obligatorio: debe rellenarse antes de poder aprobar el asiento interno. Para cambiar valores, edítelos y seleccione Save. Use Search para buscar un campo por nombre o código.

Los campos solo pueden modificarse mientras el asiento interno es un borrador.

Pestaña Files

La pestaña Files contiene los archivos subidos para el asiento interno, como documentos justificativos.

La lista muestra, de cada archivo, Title, File Name, Type, Status, Expiry (en rojo una vez caducado), File Size y quién lo subió. Los iconos permiten descargar, previsualizar e imprimir un archivo. Los archivos cancelados se muestran en rojo.

Para añadir archivos:

1. Seleccione Add Files.
2. Introduzca un título en File Title, o déjelo vacío para usar el nombre del archivo, y elija Document Type, Document Status y Document Expiry, si es necesario.
3. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB y ser de uno de los tipos indicados en el formulario.

Para modificar los detalles de un archivo, seleccione su icono del lápiz, cámbielos en Modify File y seleccione Update. Allí también puede seleccionar Cancel Document, o eliminar el archivo con el icono de la cruz.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios sobre el asiento interno.

• Sort muestra primero los más recientes o los más antiguos; Show muestra solo los comentarios con un estado.
• Cada comentario tiene un estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Seleccione el estado para cambiarlo.
• Para publicar un comentario, seleccione Add…, escríbalo y seleccione Post. Puede darle formato y añadir enlaces, imágenes y tablas.
• Para grabar un comentario de voz, seleccione el botón del micrófono y, después, Start Recording, Stop y Post. Una grabación puede durar hasta 5 minutos.
• Puede eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación, salvo que ya se haya enviado por correo electrónico.

Comment Recipients lista los usuarios a los que se avisa de los nuevos comentarios. Usted se añade al publicar un comentario. Para añadir uno, seleccione Add, elija un usuario en Add New User y seleccione Add User: la lista ofrece los usuarios internos activos con una dirección de correo electrónico que tienen acceso a la empresa del asiento interno. La cruz roja junto a un nombre lo quita de la lista.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho con el asiento interno: quién lo hizo, cuándo y qué, como líneas asignadas, la aprobación o el restablecimiento. Escriba en Search para buscar un usuario, una acción o datos. Seleccione Show Page Loads para incluir cada vez que alguien abrió el asiento interno. Export descarga la lista como archivo de Excel.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita Read en la sección Internal Posting para abrir un asiento interno, y la empresa del asiento interno debe ser una a la que tenga acceso.

Sección	Permiso	Le permite
Internal Posting	Read	Abrir el asiento interno, y descargar y previsualizar sus archivos.
Internal Posting	Create	Modificar un borrador, asignar y desasignar líneas, cambiar sus campos de datos, y añadir y modificar archivos.
Internal Posting	Delete	Eliminar un asiento interno en borrador, y eliminar los archivos de un asiento interno en borrador.
Internal Posting	Approve	Aprobar el asiento interno.
Internal Posting	Finalise	Finalizar un asiento interno aprobado.
Internal Posting	Reset	Restablecer un asiento interno aprobado o finalizado.
Internal Posting	Clear Sync Ref	Borrar la referencia de sincronización con [Clear].
Job Finance	Access Income Accounts	Ver las líneas de ingreso.