Actividades

Las actividades son tareas, llamadas o reuniones con fecha, cada una con un tipo, un propietario y, si hace falta, un equipo, un recordatorio y una periodicidad. Una actividad puede ser para un cliente, un activo o un cliente potencial, o ser general. La página Activities las lista y crea otras nuevas.

Para abrirla, seleccione Operations > Activities. En un teléfono, consulte Actividades en la aplicación móvil.

Elegir de quién son las actividades que ve

La lista de la parte superior de la página elige lo que muestra la página:

• My Activities Only: las actividades de las que es propietario.
• All Activities: las actividades de todos los usuarios de sus empresas.

TrakIT recuerda su elección. Cambiarla borra los filtros.

Debajo, un recuadro por estado muestra cuántas de estas actividades tienen ese estado: Planned, In Progress, Overdue, Completed y Cancelled. Seleccione un recuento para listar solo las actividades con ese estado.

Estados de las actividades

Estado	Significado
Planned	La actividad todavía no ha empezado.
In Progress	La actividad ha empezado y su duración no ha terminado.
Overdue	La actividad ha terminado, o ha empezado si no tiene duración, y no está marcada como terminada ni cancelada.
Completed	Marcada como terminada.
Cancelled	Cancelada.

Encontrar actividades

1. Defina los filtros.
2. Seleccione Search.

TrakIT recuerda sus filtros. Reset los borra y lista las actividades planificadas, en curso y con retraso.

Filtro	Encuentra
Title, Details	Actividades cuyo título o detalles contienen el texto.
Status	Los estados que se incluyen.
Type	Los tipos de actividad que se incluyen.
Owners	Los propietarios que se incluyen. Aparece con All Activities.
For	Actividades para un cliente, activo o cliente potencial cuyo nombre o número contiene el texto.
Document Status	Has Documents o No Documents.
Document Title, File Name	Actividades con un archivo adjunto cuyo título o nombre contiene el texto.

La lista

La lista muestra 20 actividades por página, empezando por el inicio más reciente.

Columna	Muestra
Date/Time	Cuándo empieza la actividad, y cuánto falta o ha pasado desde ahora.
Title	El título y el principio de los detalles. Seleccione el título para abrir la actividad.
Type, Owner, Team	El tipo, el propietario y el equipo asignado.
Recurrence	Con qué frecuencia se repite la actividad, por ejemplo Every 2 Weeks.
For	Para qué es la actividad. Selecciónelo para abrir ese registro.
Duration, Reminder	Cuánto dura la actividad, y cuántas horas antes se envía el recordatorio al propietario.
Status	El estado.
Docs	El número de archivos adjuntos.
Created, Updated On	Quién creó la actividad y cuándo, y cuándo cambió por última vez.

Las actividades terminadas se muestran en gris, y las canceladas en rojo.

Para descargar como un archivo de Excel todas las actividades que coinciden con sus filtros, seleccione Export.

Crear una actividad

1. Seleccione New Activity.
2. En Activity For, elija General, Customer, Asset o Lead y, después, elija el cliente, el activo (por Asset Type y, después, Select Asset) o el cliente potencial.
3. Introduzca el Title y la Activity Date/Time, y elija el Activity Type.
4. Rellene los demás campos que necesite:
   • Team Assigned: otros usuarios que participan.
   • Details.
   • Duration.
   • Reminder: con cuánta antelación al inicio se envía al propietario un recordatorio por correo electrónico.
   • Owner: [Myself] u otro usuario de su empresa.
   • Recurrence: para repetir la actividad cada cierto número de días, semanas o meses.
   • Send Calendar Invite: activado de forma predeterminada.
5. Seleccione Create.

Reminder empieza en 1 hr. Para una actividad que empieza en unas dos horas o menos, o en el pasado, elija No Reminder; si no, TrakIT indica Activity Date/Time is too close for selected Reminder. Una actividad con un inicio en el pasado se guarda como terminada.

Las páginas de clientes, activos y clientes potenciales también tienen un botón Add Activity que abre el mismo formulario, con el registro ya elegido.

Qué envía TrakIT

• Invitación de calendario: con Send Calendar Invite activado, el creador y el equipo reciben una invitación titulada Activity: seguido del título. Si no hay duración, la invitación dura 10 minutos.
• Recordatorio: cuando llega la hora del recordatorio, el propietario recibe un correo electrónico Upcoming Activities que lista sus próximas actividades. Se envía una vez por actividad.
• Periodicidad: cuando una actividad periódica ha empezado, TrakIT crea la siguiente, con los mismos detalles, una nueva fecha de inicio y el estado planificada. En una actividad que TrakIT ha creado de esta forma, View series lista toda la serie.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Activities:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página.
Create	Ver New Activity y crear actividades.
Export Activities	Ver Export.