Configurar el portal externo

El portal externo es la parte de TrakIT destinada a las personas ajenas a su empresa: el personal de un cliente que sigue sus expedientes, de un transportista por carretera que gestiona las órdenes de trabajo que usted le confía, o de un proveedor que le envía facturas de proveedor. Inician sesión como usuarios externos y solo ven lo que concierne a las entidades a las que están vinculados, dentro de lo que permite su rol del portal.

Esta página está dirigida a los administradores que configuran el portal. Lo que ven y hacen los usuarios externos se describe desde su punto de vista en las demás páginas de esta sección, empezando por Página principal del portal.

El portal y su dirección

El portal está en su dirección de TrakIT seguida de /portal, por ejemplo https://trakit.example.com/portal. Funciona en un navegador web, en un ordenador o en un teléfono.

Los usuarios externos inician sesión en la misma página de inicio de sesión que todos los demás. Tras iniciar sesión, llegan al portal, salvo que el soporte de TrakIT haya definido otra página de inicio para ellos o para su rol del portal.
Los usuarios internos no pueden abrir el portal: TrakIT indica You do not have the permission to view this page.
Los usuarios externos no pueden usar las páginas internas. Si siguen un enlace a la página interna de un expediente o de una orden de trabajo, por ejemplo en un correo electrónico reenviado o en el código QR de una orden de trabajo impreso en un formulario, TrakIT abre en su lugar ese mismo expediente u orden de trabajo en el portal. La aplicación móvil y la aplicación de TrakIT independiente son solo para usuarios internos.

Configurar un usuario externo

En Admin > User Management, seleccione la pestaña External y después Create, y cree el usuario. Dele una dirección de correo electrónico: un usuario sin ella no puede iniciar sesión. Defina su Time Zone: el portal muestra las fechas y horas en esa zona horaria, y el usuario no puede cambiarla allí.
En la pestaña Linked Entities del usuario, vincúlelo a sus entidades y elija para cada vínculo, en Linked As, si está vinculado como Customer o como Transporter. Consulte Entidades vinculadas y relaciones. También puede vincular usuarios desde la pestaña Linked Users de la entidad.
En la pestaña Access Control del usuario, elija su Portal Role. Consulte Roles del portal.
Si el usuario debe ver gráficos en su página principal, compruebe que los gráficos están asignados a su rol en Gráficos del portal.
Si el usuario debe descargar informes, añada su dirección de correo electrónico a los destinatarios de los informes. Consulte Informes.

Con Send Welcome Message and Password by Email (if provided) seleccionado al crear el usuario, este recibe por correo electrónico su identificador de usuario y su primera contraseña. Indíquele la dirección del portal y que puede cambiar su contraseña desde su menú de usuario en el portal: consulte Change Password.

Un usuario externo sin rol del portal, o sin ninguna entidad vinculada, puede iniciar sesión igualmente, pero su página principal no muestra recuadros ni gráficos.

Entidades vinculadas y relaciones

Un usuario externo actúa en nombre de las entidades a las que está vinculado, como un cliente, un transportista por carretera o un proveedor. Cada vínculo tiene una relación, elegida en Linked As, que decide a qué expedientes y órdenes de trabajo accede el usuario:

Linked As	El usuario accede a
Customer	Los expedientes cuyo cliente es la entidad, con sus órdenes de trabajo, en Jobs en el portal. Los gráficos Work Order Volume y Job Volume.
Transporter	Las órdenes de trabajo cuyo transportista por carretera o transportista por carretera de retorno es la entidad, una a una y sin el resto del expediente, en Work Orders en el portal. El gráfico Work Orders Hauled.

Los demás registros de la entidad no dependen de la relación: un vínculo de cualquiera de los dos tipos da al usuario las facturas dirigidas a la entidad y las facturas de proveedor que la entidad le envía a usted, si su rol del portal se lo permite. Así, para un proveedor que solo envía facturas de proveedor, con un rol que solo concede Vendor Bills, la relación que elija no cambia nada.

Un usuario puede estar vinculado a varias entidades, y a la misma entidad de las dos formas. Cada vínculo es una fila distinta en la pestaña Linked Entities.
Sin ningún vínculo, el usuario no ve expedientes, órdenes de trabajo, facturas ni facturas de proveedor.
Los User Level Filters y un filtro personalizado de órdenes de trabajo definido por el soporte de TrakIT acotan aún más lo que ve el usuario: sus expedientes, órdenes de trabajo, facturas, facturas de proveedor y gráficos.

Roles del portal

Un rol del portal es un rol External en Gestión de roles. Un usuario externo tiene como máximo un rol del portal, así que un usuario que es a la vez cliente y transportista por carretera necesita un rol que conceda ambas cosas. Los permisos del rol están en el grupo Portal; cada sección se describe en Roles y permisos.

El portal muestra un elemento del menú, y un recuadro en la página principal, solo cuando el rol y los vínculos del usuario lo permiten:

Sección y acción	Elemento del menú	Página principal	También necesita
Jobs & Work Orders: Read	Jobs	Recuadro Jobs	Un vínculo como Customer.
Transporter Work Orders: Read	Work Orders	Recuadro Open Work Orders	Un vínculo como Transporter.
Invoices: Read	Invoices	Recuadro Outstanding Invoices	Un vínculo de cualquiera de los dos tipos, para el recuadro y las facturas.
Vendor Bills: Read	Bills	Recuadro Bills	Un vínculo de cualquiera de los dos tipos, para el recuadro y las facturas de proveedor.
Reports: List Subscribed Reports	Reports	-	Suscripciones a informes: consulte Informes.
Dashboard: View Dashboard	-	Gráficos	Gráficos asignados al rol, y un vínculo del tipo que cuenta cada gráfico.
Documents	-	-	La sección del expediente, la orden de trabajo o la factura de proveedor a la que pertenecen los documentos.
Profile	-	-	-

El menú también puede contener páginas personalizadas que el soporte de TrakIT ha añadido al portal para su instalación.

Los cambios en un rol, o en el rol o los vínculos de un usuario, se aplican a la siguiente solicitud del usuario. El menú y la página principal se actualizan la próxima vez que el usuario abre o vuelve a cargar el portal.

Qué conceder a cada tipo de usuario

Son sugerencias. Conceda solo lo que necesita cada tipo de usuario.

El personal de un cliente (vinculado como Customer):

Jobs & Work Orders: Read, View Events, View Data Fields, View Tracking Map y View Comments; Add Comment y Delete Own Comment si puede publicar comentarios.
Documents: Preview/Download, y Upload si le envía documentos.
Invoices: Read y Download Invoice PDF.
Reports: List Subscribed Reports y Generate/Download, si usted le envía informes.
Dashboard: View Dashboard, para los gráficos de su página principal.
Profile: View Own Profile, Update Own Profile (conserva su elección del modo oscuro) y Customise Own Columns (le permite elegir las columnas de sus listas de expedientes).

El personal de un transportista por carretera (vinculado como Transporter):

Transporter Work Orders: Read, View Events, View Data Fields y View Tracking Map.
Documents: Preview/Download, y Upload si le envía documentos, como la prueba de entrega.
Dashboard: View Dashboard, para el gráfico Work Orders Hauled.
Profile: View Own Profile y Update Own Profile.
Vendor Bills, como se indica a continuación, si también le envía sus facturas de proveedor.

El personal de un proveedor que le envía facturas de proveedor (vinculado de cualquiera de las dos formas):

Vendor Bills: Read, Create, Update, Delete, Submit Bill, View Comments y Add Comment.
Documents: Preview/Download, Upload, Delete Own Document y Rename Own Document. Una factura de proveedor no puede enviarse sin su copia escaneada, que el proveedor sube como archivo.
Profile: View Own Profile y Update Own Profile.

El propio sistema de un proveedor también puede enviar facturas de proveedor a través de la API de facturas de proveedor, que actúa como uno de los usuarios externos del proveedor y necesita los mismos permisos.

Gráficos de la página principal

La página principal del portal puede mostrar gráficos, como el número de órdenes de trabajo creadas cada mes. Usted configura los gráficos, y elige qué roles del portal ven cada uno, en Gráficos del portal. Un usuario ve un gráfico cuando está asignado a su rol, su rol tiene View Dashboard en la sección Dashboard y el usuario está vinculado de la forma en que cuenta el gráfico: consulte Quién ve un gráfico.

Informes

La página Reports del portal lista los informes que recibe el usuario:

las suscripciones activas de los informes avanzados activos, y
los informes de consulta activos,

que tienen la dirección de correo electrónico del usuario entre sus destinatarios. El usuario los descarga desde allí y, además, recibe por correo electrónico cada uno de los que se envían por correo electrónico. Para dar un informe a un usuario, añádalo como destinatario: puede elegir el usuario externo, que se añade por su dirección de correo electrónico.

Los destinatarios se identifican por su dirección de correo electrónico. Si cambia la dirección de correo electrónico del usuario, añada la nueva dirección a sus informes.
Los usuarios externos no pueden ser miembros de grupos de usuarios, así que añádalos a cada informe uno por uno.
Un informe contiene lo que seleccionan los filtros de su suscripción o su consulta. El portal no lo limita a las entidades vinculadas del usuario, así que configure el informe para ese destinatario antes de añadirlo.

El rol del usuario necesita List Subscribed Reports y Generate/Download en la sección Reports.

Qué ven los usuarios externos de sus registros

Además de su rol y sus vínculos, lo que los usuarios externos ven de un registro depende de cómo estén configurados el registro y su flujo de trabajo:

Qué	Los usuarios externos ven
Cabecera de la orden de trabajo y del expediente	Los campos marcados como External en la pestaña Header Fields del flujo de trabajo. La página del expediente muestra el cargador y el receptor solo si están marcados. La referencia del expediente se muestra siempre.
Eventos y campos de datos	Aquellos cuyo External Access es Visible o Updatable, con su External Name si lo tienen: consulte los campos de los eventos. El último de esos eventos es el estado que ven. Las columnas de eventos y de campos de datos de las listas del portal, y de los enlaces compartidos Entity Tracking, siguen la misma regla. El portal no les permite cambiar eventos ni campos de datos.
Documentos del expediente y de la orden de trabajo	Los documentos cuyo External Access es Allow Access, salvo los cancelados: consulte la pestaña Documents de la orden de trabajo. Los documentos que suben en el portal quedan abiertos a los usuarios externos.
Comentarios del expediente	Los comentarios publicados con Visible externally: consulte Publicar un comentario. Los comentarios que publican en el portal son visibles externamente.
Facturas de proveedor	Los archivos marcados como Available Externally en la pestaña Files de la factura de proveedor, y los comentarios publicados con Visible externally en su pestaña Comments. Cuando rechaza una factura de proveedor, sus External Remarks se muestran como motivo. Los proveedores solo añaden, renombran y eliminan sus propios archivos mientras la factura de proveedor es un borrador o está rechazada.
Facturas	Las facturas aprobadas que no están canceladas, con sus Remarks, y el PDF de la factura una vez generado, si su rol tiene Download Invoice PDF. Los pagos recibidos y los ajustes requieren View Payments & Adjustments.

Las columnas de las listas de expedientes y de órdenes de trabajo del portal las configura el soporte de TrakIT para su instalación.

Enlaces al portal

Un enlace a una página del portal tiene la forma /portal?go= seguida de la página, por ejemplo https://trakit.example.com/portal?go=invoices/1234. A diferencia de la dirección que muestra el navegador mientras el usuario está en el portal, esta forma se conserva tras la página de inicio de sesión: un usuario que no tiene la sesión iniciada inicia sesión primero y, después, se abre la página.

`go=`	Abre
`jobs`, `jobs/{id}`	La lista de expedientes, o el expediente con ese ID de expediente.
`workorders/{id}`	La orden de trabajo con ese ID. Para un usuario que solo accede a ella como su transportista por carretera, el portal la abre como orden de trabajo de transporte.
`transport`, `transport/{id}`	La lista de órdenes de trabajo del transportista por carretera, o una de ellas.
`invoices`, `invoices/{id}`	La lista de facturas, o una factura.
`bills`, `bills/{id}`	La lista de facturas de proveedor, o una factura de proveedor.
`reports`	La lista de informes.

Cualquier otro valor abre la página principal del portal. El portal sigue comprobando que el usuario puede ver el registro: si no puede, indica que no se ha encontrado el registro o que no tiene permiso para verlo.

TrakIT crea estos enlaces por sí mismo:

en los correos electrónicos sobre la factura de un proveedor: el correo electrónico a la persona que añadió la factura de proveedor cuando cambia su estado, y el correo electrónico a los usuarios externos del proveedor cuando se publica en ella un comentario visible externamente. El número de la factura de proveedor abre la factura de proveedor;
en el código QR de una factura, cuando el diseño de sus facturas lo imprime: abre la factura. Alguien que no tiene un usuario del portal que pueda ver la factura no puede abrirla de esta forma; para compartir una factura con esa persona, use un enlace compartido.

Direcciones del portal anterior

Las páginas del portal anterior, cuyas direcciones empezaban por /ext/, se han sustituido. Sus direcciones siguen funcionando, por ejemplo en correos electrónicos antiguos, en favoritos y en los códigos QR de facturas impresas anteriormente, y llevan a la página correspondiente del portal:

Dirección antigua	Abre
`ext/home`, `ext/home.aspx`, `ext/dashboards`, `ext/dashboards.aspx`, `ext/docupload.aspx`	La página principal.
`ext/jobs`, `ext/extjobs.aspx`	Jobs.
`ext/invoices`, `ext/invoices.aspx`	Invoices.
`ext/bills`, `ext/bills.aspx`	Bills.
`ext/reports`, `ext/reports.aspx`	Reports.
`ext/job.aspx`, `ext/wo.aspx`, `ext/invoice.aspx`, `ext/bill.aspx`, `ext/billedit.aspx`	El expediente, la orden de trabajo, la factura o la factura de proveedor que indicaba el enlace, o su lista si el enlace no se puede leer.

El widget de seguimiento público conserva su propia dirección.

Personas sin usuario del portal

Para mostrar algo a alguien que no tiene usuario externo, sin pedirle que inicie sesión:

emita un enlace compartido, por ejemplo a los envíos o las facturas de un cliente, o a una orden de trabajo;
indíquele el widget de seguimiento, una página pública que encuentra las órdenes de trabajo de un expediente por la referencia del expediente.

El logotipo

El logotipo de la parte superior izquierda del portal abre el sitio web de su empresa en una pestaña nueva, tal como lo haya definido el soporte de TrakIT para su instalación. Si no hay ninguno, abre una búsqueda web del nombre de su empresa. Para cambiarlo, póngase en contacto con el soporte de TrakIT.

Quién puede configurarlo

Qué	Quién
Crear usuarios externos	Create en la sección User Management.
Vincular usuarios a entidades	Update en la sección User Management y Link/Unlink User en la sección Entity Management. Quitar un vínculo desde la página del usuario necesita también Unlink Entity.
Dar a un usuario su rol del portal	Assign/Remove User Roles en la sección User Management.
Crear roles del portal y elegir sus permisos	Los administradores del sistema, en Gestión de roles.
Configurar los gráficos de la página principal	Los administradores del sistema, en Gráficos del portal.
Añadir un usuario a los destinatarios de un informe	El propietario del informe y los administradores del sistema.