Asiento contable

La página Journal Entry muestra un asiento de la contabilidad: su título, su fecha, su referencia y las cuentas en las que carga y abona. También es donde se contabiliza un asiento a mano, por ejemplo para una dotación a la amortización, una comisión bancaria o una corrección.

Para abrir un asiento, seleccione su título en la página Asientos contables, o en la lista de asientos de una cuenta contable. Para contabilizar uno nuevo, seleccione New Entry en la página de asientos contables.

Contabilizar un asiento contable

En la página Asientos contables, elija la empresa y el ejercicio. El asiento va a ese ejercicio, que debe estar abierto.
Seleccione New Entry.
Escriba el Title.
Compruebe la Transaction Date: la fecha en que el asiento cuenta en la contabilidad. Empieza en la fecha de hoy.
Elija la Currency: una de las monedas configuradas para la empresa. Empieza en la moneda base. Para otra moneda, compruebe el Exchange Rate (consulte Asientos en otra moneda).
En Remarks, escriba una referencia para el asiento, si quiere.
En Accounts, elija cuántas líneas necesita el asiento: de 2 a 9.
En cada línea, elija la Account, escriba unas Remarks para la línea si quiere e introduzca el importe en Debit o en Credit.
Compruebe, debajo de las líneas, que el total del debe es igual al total del haber.
Seleccione Execute Entry.

El asiento se contabiliza al instante y la página lo muestra. Cancel le devuelve a la lista sin contabilizar.

Líneas

Para encontrar una cuenta, escriba parte de su nombre. La lista muestra las cuentas activas de la empresa en las que se puede contabilizar, no las cuentas de agrupación, que solo agrupan subcuentas. También excluye las cuentas que la moneda del asiento no puede usar (véase más abajo).
Cada línea tiene un importe en Debit o en Credit, nunca en ambos, y el importe no puede ser cero. La misma cuenta puede aparecer en más de una línea.
Los importes se redondean a los decimales de la moneda del asiento.
Con dos líneas, un importe que introduce en Debit en la primera línea se copia en Credit en la segunda línea si está vacía, y al revés.
Los totales debajo de las líneas aparecen en rojo mientras el debe y el haber no coinciden.

Asientos en otra moneda

Los importes se introducen en la moneda del asiento. TrakIT convierte cada línea a la moneda base de la empresa al Exchange Rate, que es lo que vale una unidad de la moneda del asiento en la moneda base. Por ejemplo, si la moneda base es XOF y el asiento está en EUR, un tipo de 650 convierte 100,00 EUR en 65 000 XOF.

Si su empresa toma sus tipos de cambio de la tabla de tipos de cambio, TrakIT rellena el tipo de la fecha de operación: el último tipo con fecha igual o anterior a ella, si no es más antiguo que la antigüedad máxima de los tipos definida para la empresa. Vuelve a obtener el tipo cuando cambia la fecha o la moneda, así que introduzca primero la fecha. Puede modificar el tipo hasta en un 1 %. Si no hay ningún tipo en la tabla, TrakIT lo indica y usted introduce el tipo.
Si no, introduzca usted el tipo.
Los importes convertidos se redondean a los decimales de la moneda base. Si el redondeo deja una diferencia de unas pocas unidades entre el debe y el haber convertidos, TrakIT ajusta la línea más grande para que el asiento también cuadre en la moneda base.
El asiento puede usar cuentas en la moneda base y cuentas configuradas para la moneda del asiento, pero no cuentas configuradas para cualquier otra moneda.

Un asiento en la moneda base no puede usar cuentas configuradas para una moneda extranjera: contabilice esos asientos en la propia moneda de la cuenta.

Cuando se rechaza un asiento

Execute Entry no contabiliza nada y muestra el motivo cuando:

falta el título, la fecha, una cuenta o un importe,
la fecha es futura, o está fuera del ejercicio seleccionado en la página de asientos contables,
ese ejercicio está cerrado,
el debe y el haber no coinciden,
una cuenta está inactiva, es una cuenta de agrupación o pertenece a otra empresa,
una cuenta está configurada para una moneda que el asiento no puede usar,
la referencia empieza por BILL-, INV-, WOINV-, RCP-, PMT-, FYCLOSE- o REV-, que están reservados para los asientos que contabiliza TrakIT.

Ver un asiento

El encabezado muestra el número del asiento, por ejemplo Journal Entry 125. Debajo aparecen el título del asiento y:

Campo	Muestra
Amount	El total del debe, con su moneda. Para un asiento en otra moneda, le sigue el importe en la moneda base.
Date	La fecha de operación.
Reference	La referencia, o [ No Reference ].

Debajo, cada línea muestra la Account con su código, sus Remarks y su importe en Debit o en Credit. Seleccione una cuenta para abrir la página de esa cuenta contable. Para un asiento en otra moneda, cada importe muestra el importe en la moneda del asiento encima del importe en la moneda base. Un guion en lugar del importe en moneda indica un apunte que solo existe en la moneda base, como una ganancia o pérdida de cambio.

El pie muestra cuándo se ejecutó el asiento y quién lo hizo. ◄ Journal le devuelve a la lista.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Journal Entries	Read	Abrir asientos.
Journal Entries	Create	Contabilizar asientos nuevos.

Solo puede abrir los asientos de las empresas a las que tiene acceso.