Mensaje de difusión

La página Broadcast Message es donde se prepara y se envía un mensaje de difusión: un correo electrónico a muchas personas a la vez, como todos sus clientes de un país o los usuarios con determinados roles. Una vez enviado el mensaje, la página muestra qué se envió y a quién.

Para abrir un mensaje, selecciónelo en la página Mensajes de difusión (System > Broadcast Messages). Un mensaje nuevo se abre aquí en cuanto lo crea.

Un mensaje está en estado Draft hasta que lo envía: puede cambiarlo, previsualizarlo, enviarlo o eliminarlo. Una vez en estado Sent, ya no se puede cambiar: consulte Resumen del envío.

Un mensaje se envía de una de estas dos formas:

• Una difusión única, la opción predeterminada: un solo correo electrónico, con todos los destinatarios en copia oculta (CCO), de modo que los destinatarios no ven las direcciones de los demás.
• Una combinación de correspondencia: un correo electrónico personalizado por destinatario, en el que se rellenan marcadores de posición como el nombre del destinatario. Consulte Personalizar.

Redactar y enviar un mensaje

1. Compruebe el Subject.
2. En Recipients, elija quién recibe el mensaje. Consulte Destinatarios.
3. Para personalizar el mensaje, marque Send as mail merge y añada marcadores de posición. Consulte Personalizar.
4. Escriba el Message. Consulte Mensaje.
5. Añada Attachments, si es necesario. Consulte Archivos adjuntos.
6. Seleccione Send Preview Email para recibir usted mismo el mensaje, y revíselo.
7. Seleccione Send…, compruebe los destinatarios y seleccione Send. Consulte Enviar el mensaje.

Para parar y terminar más tarde, seleccione Save Only.

Asunto

El Subject es el asunto del correo electrónico, de hasta 100 caracteres. No puede contener etiquetas HTML. En una combinación de correspondencia, puede contener marcadores de posición. TrakIT añade al asunto el mismo prefijo que en sus demás correos electrónicos.

Destinatarios

Seleccione Recipients para mostrar u ocultar las opciones de destinatarios. Encima de cada lista, el icono de verificación selecciona todos o ninguno.

Opción	Qué elegir
Companies	Las empresas cuyas entidades y usuarios reciben el mensaje. Se necesita al menos una, incluso para guardar el mensaje. La lista muestra las empresas a las que tiene acceso; un administrador del sistema ve todas las empresas activas. Un mensaje nuevo empieza con su propia empresa.
Include Multi Company	Incluir también las entidades habilitadas para una de las empresas seleccionadas en su pestaña Per Company, y los usuarios con acceso a una de ellas, no solo las entidades y los usuarios que pertenecen a ella.
Countries	Los países de las entidades que se incluyen. La lista muestra los países de las entidades de las empresas a las que tiene acceso; un administrador del sistema ve los países de todas las entidades.
Entity Type	Los tipos de entidad que se incluyen, por ejemplo clientes o transportistas por carretera.
Include Multi Type	Incluir también las entidades que tienen uno de los tipos seleccionados como tipo adicional.
Entity Emails	A cuáles de las direcciones de correo electrónico de cada entidad se envía: General, Finance, Management, o varias. General está marcada al principio. Cuando las marcadas están vacías en una entidad, se usan sus direcciones General. Consulte Entidad.
User Roles	Los roles de los usuarios que se incluyen. Un rol que pertenece a una sola empresa muestra la empresa entre paréntesis.
Workflows	Opcional. Solo los usuarios con acceso a al menos uno de estos flujos de trabajo.
Emails	Cualquier otra dirección de correo electrónico, una por línea o separadas por comas, puntos y coma o espacios.
Personalise	Send as mail merge: consulte Personalizar.

User Roles lista los roles válidos para todas las empresas y los roles de las empresas guardadas en el mensaje. Si cambia Companies, guarde el mensaje y vuelva a abrirlo para ver los roles de las empresas que ha añadido.

Include Multi Company e Include Multi Type no se guardan con el mensaje. Si vuelve a abrir un borrador, márquelas de nuevo antes de enviarlo.

Quién recibe el mensaje

TrakIT determina los destinatarios al enviar, a partir de las opciones de destinatarios:

• Entidades: las entidades activas con al menos una dirección de correo electrónico cuyo tipo es uno de los seleccionados en Entity Type, cuya empresa responsable es una de las Companies y cuyo país es uno de los Countries. Cada una recibe el mensaje en las direcciones elegidas en Entity Emails. No se incluye ninguna entidad salvo que elija al menos un tipo de entidad, y en ese caso se necesita al menos un país.
• Usuarios: los usuarios internos que no están bloqueados, tienen dirección de correo electrónico y tienen uno de los User Roles seleccionados, cuya propia empresa es una de las Companies y, si eligió Workflows, que tienen acceso a uno de ellos. No se incluye ningún usuario salvo que elija al menos un rol.
• Emails: todas las direcciones que haya introducido.

Cada dirección recibe el mensaje una sola vez, aunque pertenezca a varias entidades o usuarios. Las direcciones a las que su instalación ya no envía correos electrónicos, por ejemplo porque los correos enviados a ellas rebotaron, se excluyen; en una combinación de correspondencia, un destinatario que se queda sin dirección aparece como fallido.

Todos los administradores del sistema de su instalación también reciben el mensaje: en una difusión única, como destinatarios; en una combinación de correspondencia, como una copia (consulte Una combinación de correspondencia).

Personalizar

En Personalise, marque Send as mail merge para enviar un correo electrónico personalizado por destinatario en lugar de una difusión única. La lista de marcadores de posición aparece entonces encima del mensaje.

En una combinación de correspondencia:

• Cada entidad recibe un correo electrónico, enviado a todas sus direcciones elegidas. Cada usuario, y cada dirección de Emails, recibe su propio correo electrónico.
• Los marcadores de posición del asunto y del mensaje se sustituyen por los datos de cada destinatario.
• Los correos electrónicos se envían en segundo plano después de que envíe el mensaje, y la página muestra su entrega.

Una combinación de correspondencia debe contener al menos un marcador de posición, y una difusión única no debe contener ninguno. TrakIT lo comprueba al previsualizar o enviar el mensaje, para que los destinatarios nunca reciban un marcador de posición tal como se escribió.

Marcadores de posición

Un marcador de posición es un nombre de campo entre llaves dobles, como {{Name}}. En cada correo electrónico, TrakIT lo sustituye por el valor del destinatario.

Para insertar un marcador de posición:

1. Coloque el cursor en el Subject o en el Message, donde debe ir el marcador de posición.
2. En Placeholders, seleccione el campo. Se inserta en la posición del cursor, en el cuadro que haya usado por última vez.

Los campos se agrupan en Recipient, For Entities, For Users y System. Sitúe el puntero sobre un campo para ver su marcador de posición. También puede escribir usted mismo un marcador de posición: los nombres de campo no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, y los espacios dentro de las llaves se ignoran.

Campo	Marcador de posición	Para una entidad	Para un usuario
Recipient name	{{Name}}	La persona de contacto, o el nombre de la entidad si no hay ninguna.	El nombre de pila.
Contact person	{{ContactPerson}}	Contact Person(s).	El nombre de pila.
Company / office	{{Company}}	El nombre de la entidad.	La empresa del usuario.
Email address	{{Email}}	Las direcciones a las que se envía el correo electrónico.	La dirección del usuario.
Phone / mobile	{{Phone}}	Phone Numbers.	El número de móvil del usuario.
Office	{{Office}}	Responsible Company.	La empresa del usuario.
Entity name	{{EntName}}	Entity Name.	-
Entity code	{{EntCode}}	Entity Code.	-
Address	{{Address}}	Postal Address.	-
Country	{{Country}}	El nombre del país de la entidad.	-
Entity type	{{EntityType}}	El tipo principal de la entidad.	-
Account	{{Account}}	Default Account.	-
Currency	{{CurrCode}}	Base Currency.	-
Tax number	{{TIN}}	TIN.	-
Local name	{{LocalName}}	Local Name.	-
Responsible user	{{RespUser}}	El nombre completo del usuario Responsible de la entidad.	-
First name	{{FirstName}}	-	El nombre de pila.
Last name	{{LastName}}	-	Los apellidos.
Full name	{{FullName}}	-	El nombre completo.
User ID	{{UserID}}	-	El identificador de usuario.
Sender name	{{SenderName}}	El nombre completo del usuario que envió el mensaje.	Lo mismo.
Sender email	{{SenderEmail}}	La dirección de correo electrónico del usuario que envió el mensaje.	Lo mismo.
Today’s date	{{Today}}	La fecha en que se envía el correo electrónico, en UTC, por ejemplo 23 Oct 2026.	Lo mismo.

Los campos de entidad son los de la entidad. Para una dirección escrita en Emails, solo tienen valor {{Email}}, {{SenderName}}, {{SenderEmail}} y {{Today}}.

Cuando un campo está vacío

Cuando el destinatario no tiene valor para un campo, TrakIT usa, por este orden:

1. El texto que sigue a | en el marcador de posición, si lo hay. Por ejemplo, {{ContactPerson|Sir/Madam}} se convierte en Sir/Madam para una entidad sin persona de contacto.
2. Para Recipient name, Contact person, First name y Full name: Sir/Madam.
3. Para cualquier otro campo: nada.

Los campos de nombre se insertan ya con |Sir/Madam. Para usar otras palabras, cambie el texto que sigue a |, por ejemplo {{FirstName|colleague}}.

Marcadores de posición rotos

Un marcador de posición solo funciona si está escrito de una sola pieza. Si se aplica formato a una parte de él, o se pegó con formato desde otro programa, puede quedar dividido y no se sustituiría. TrakIT detiene la vista previa o el envío y lista los marcadores de posición rotos: elimínelos y vuelva a insertarlos desde la lista Placeholders.

Mensaje

Escriba el mensaje en el editor de Message. Un mensaje nuevo empieza con [Type your message here]: sustitúyalo por su texto. La barra de herramientas da formato al texto, crea listas, añade enlaces y emoticonos, e inserta imágenes. Las imágenes que pegue o suelte en el mensaje se guardan en TrakIT, y el correo electrónico las muestra desde allí.

El mensaje no puede contener scripts ni marcos incrustados. TrakIT también rechaza una letra o un número seguidos directamente de un paréntesis de apertura, como item(s): añada un espacio antes del paréntesis. Ambas comprobaciones se aplican también al guardar.

Una vez enviado el mensaje, la página lo muestra en Message, tal como se escribió. En una combinación de correspondencia, los marcadores de posición se muestran tal como se escribieron, sin rellenar.

Archivos adjuntos

Attachments lista los archivos que se envían con el mensaje, con su título, nombre de archivo, tipo, estado, fecha de caducidad (en rojo una vez caducada), tamaño y quién los subió. Seleccione los iconos para descargar o previsualizar un archivo, o para imprimir un PDF o una imagen.

Para añadir archivos a un borrador:

1. Seleccione Add Files.
2. En Upload Files, escriba un File Title y elija un Document Type, un Document Status y un Document Expiry si es necesario. Sin título, cada archivo se titula con su nombre de archivo.
3. Arrastre los archivos al cuadro, o seleccione Select File(s). La subida empieza de inmediato.

Cada archivo puede ocupar hasta 20 MB, de los tipos indicados en Allowed Files. Todos los destinatarios reciben los archivos adjuntos con el correo electrónico, así que procure que sean pequeños: la página le recuerda que mantenga el conjunto de los archivos adjuntos por debajo de 5 MB, para evitar que los correos electrónicos reboten.

Para cambiar los datos de un archivo, seleccione su lápiz (Modify Document), haga los cambios en Modify File y seleccione Update. Para eliminar un archivo, abra Modify File, seleccione la cruz de la parte inferior izquierda (Delete File) y confirme.

Los archivos adjuntos solo se pueden añadir, cambiar y eliminar mientras el mensaje es un borrador.

Guardar, previsualizar o eliminar un borrador

Botón	Qué hace
Save Only	Guarda el asunto, los destinatarios y el mensaje, y vuelve a la lista. No se comprueban los marcadores de posición.
Send Preview Email	Guarda el mensaje y lo envía por correo electrónico, con sus archivos adjuntos, solo a usted, con [PREVIEW ONLY] después del asunto. En una combinación de correspondencia, los marcadores de posición se rellenan con sus propios datos de usuario, de modo que los campos de entidad muestran sus valores predeterminados.
Delete	Elimina el borrador y sus archivos adjuntos, después de que lo confirme, y vuelve a la lista.

Una vista previa necesita un asunto y un mensaje, y los marcadores de posición deben superar las mismas comprobaciones que para el envío.

Enviar el mensaje

1. Seleccione Send…. TrakIT guarda el mensaje y determina los destinatarios. Si el mensaje no se puede guardar, TrakIT indica el motivo en su lugar y no muestra destinatarios.
2. En Send Broadcast, compruebe quién recibirá el mensaje:
   • En una difusión única, la ventana emergente indica a cuántos destinatarios se enviará el mensaje por correo electrónico. Seleccione Show/Hide Recipients para ver sus direcciones.
   • En una combinación de correspondencia, la ventana emergente muestra cuántos correos electrónicos personalizados se enviarán. Seleccione Show/Hide preview of first recipient para ver el primer correo electrónico, con sus marcadores de posición rellenados, como texto sin formato.
3. Seleccione Send, o Cancel para volver al borrador.

La cifra no incluye a los administradores del sistema, que también reciben el mensaje. Si nadie coincide con las opciones de destinatarios, TrakIT indica No Recipients en su lugar.

Cuando selecciona Send, TrakIT vuelve a comprobar el mensaje: necesita un asunto y un mensaje, al menos un país si eligió tipos de entidad, direcciones válidas en Emails, y marcadores de posición acordes con la opción Send as mail merge. Si una comprobación falla, el mensaje sigue siendo un borrador y TrakIT indica el motivo. Consulte Mensajes.

Una difusión única

TrakIT envía un solo correo electrónico, con todos los destinatarios y los administradores del sistema en copia oculta, y los archivos adjuntos. Las listas de destinatarios largas se envían en varios lotes. El estado del mensaje pasa entonces a Sent, con la fecha, y se abre la lista.

Si el envío falla con un error que puede resolverse solo, por ejemplo porque el servidor de correo electrónico no está disponible, TrakIT conserva el correo electrónico y lo vuelve a intentar más tarde; el mensaje sigue marcado como Sent. Si falla por cualquier otro motivo, el mensaje sigue siendo un borrador y TrakIT muestra el error.

Una combinación de correspondencia

TrakIT:

1. Lista los destinatarios, usando cada dirección una sola vez: primero las entidades, después los usuarios y, por último, las direcciones de Emails.
2. Marca el mensaje como Sent, envía a los administradores del sistema una copia del mensaje, con [MERGE TEMPLATE] después del asunto y los marcadores de posición rellenados con sus propios datos, y vuelve a la lista.
3. Envía los correos electrónicos personalizados en segundo plano, en lotes cada minuto. Cada correo electrónico se intenta hasta 3 veces.
4. Cuando se han intentado todos los correos electrónicos, le envía por correo electrónico un resumen, Broadcast Mail Merge Complete, con cuántos se enviaron y qué destinatarios fallaron.

Siga el progreso en Entrega.

Resumen del envío

Un mensaje enviado se abre con < Back to List, que vuelve a la lista, y una insignia que indica cuándo se envió el mensaje y quién lo envió. Debajo del asunto, el resumen muestra las opciones de destinatarios con las que se envió:

Campo	Muestra
Entity Types	Los tipos de entidad elegidos, o -.
Entity Emails	Qué direcciones de las entidades se usaron. Solo cuando se eligieron tipos de entidad.
Countries	Los códigos de los países elegidos, o -.
Companies	Las empresas elegidas.
User Roles	Los roles elegidos.
Workflows	Los flujos de trabajo elegidos, o [ All Workflows ] cuando los usuarios no se limitaron por flujo de trabajo.
Emails	Las direcciones escritas en Emails, o -.

El resumen no muestra si se marcó Include Multi Company o Include Multi Type. A continuación aparecen el mensaje y sus archivos adjuntos.

Clonar un mensaje

Los administradores del sistema ven un icono de copiar (Clone broadcast message) junto al asunto de un mensaje enviado, para empezar un mensaje nuevo a partir de él:

1. Seleccione el icono de copiar.
2. En Confirm Clone, seleccione Yes.

TrakIT crea un borrador con el mismo asunto, mensaje, empresas, opciones de destinatarios, configuración de combinación de correspondencia y direcciones de las entidades, y lo abre. Los archivos adjuntos no se copian: la confirmación se lo recuerda si el mensaje tiene alguno.

Entrega

En una combinación de correspondencia, Delivery muestra cómo va el envío de los correos electrónicos personalizados:

Campo	Muestra
Total recipients	El número de correos electrónicos personalizados que hay que enviar.
Sent	Cuántos se han enviado.
Pending	Cuántos quedan por enviar o por volver a intentar. Solo mientras quede alguno.
Failed	Cuántos no se pudieron enviar tras 3 intentos.

Vuelva a abrir el mensaje para ver las cifras más recientes. Failed recipients lista cada Recipient fallido con el Error. Una dirección a la que su instalación ya no envía correos electrónicos aparece como fallida.

Para volver a intentar el envío a los destinatarios fallidos:

1. Seleccione Retry Failed.
2. Confirme.

TrakIT los vuelve a enviar en segundo plano y le envía por correo electrónico un nuevo resumen cuando termina. Retry Failed aparece si su rol tiene Create en la sección BroadCast Messages.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
At least one company must be selected.	Marque al menos una empresa en Companies.
At least one country must be selected.	Ha elegido tipos de entidad: marque al menos un país en Countries.
Subject must be specified, No content specified	Escriba un asunto, o redacte el mensaje.
Title contains possible html tags or disallowed text	Quite del asunto las etiquetas HTML o el texto especial.
Content contains invalid content	Quite del mensaje el script o el marco incrustado.
Opening bracket must be preceeded with a space	Añada un espacio antes de cada paréntesis de apertura que siga a una letra o un número.
Email … is invalid, Email … is excluded	Corrija o quite la dirección en Emails. Una dirección excluida es una dirección a la que su instalación ya no envía correos electrónicos.
No Recipients	Nadie coincide con las opciones de destinatarios. Revíselas.
Broken Placeholder	Un marcador de posición quedó dividido por el formato. Consulte Marcadores de posición rotos.
Invalid Placeholder	Un marcador de posición nombra un campo que no existe, por ejemplo por un error de escritura. Corríjalo o quítelo.
No Placeholders	Send as mail merge está marcada, pero el asunto y el mensaje no tienen ningún marcador de posición. Añada uno, o desmarque la opción.
Placeholders Not Enabled	El asunto o el mensaje tienen marcadores de posición, pero Send as mail merge no está marcada. Márquela, o quite los marcadores de posición.
Permission Denied	Su rol no puede crear ni cambiar mensajes de difusión.
This message has already been sent, Unable to delete message: A sent message cannot be deleted	Alguien envió el mensaje después de que usted lo abriera, por ejemplo desde otra pestaña. Vuelva a abrirlo desde la lista.
You do not have permission to add files here. Please reload the page and try again.	La página lleva abierta más de un día. Vuelva a cargarla y añada de nuevo el archivo.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección BroadCast Messages:

Permiso	Le permite
Read	Abrir mensajes, y descargar y previsualizar sus archivos adjuntos.
Create	Cambiar, guardar, previsualizar, enviar y eliminar borradores, añadir, cambiar y eliminar sus archivos adjuntos, y volver a enviar a los destinatarios fallidos con Retry Failed.

Verá los mensajes de las empresas a las que tiene acceso. Los administradores del sistema ven todos los mensajes, y también pueden clonar mensajes enviados.