Actualizar TrakIT por correo electrónico

Puede actualizar TrakIT sin iniciar sesión, enviando un correo electrónico al propio buzón de TrakIT. Resulta práctico en un puerto, en un depósito o en ruta: reenvíe una orden de entrega a la orden de trabajo, registre que se han descargado unos contenedores o envíe un archivo de actualización masiva desde su teléfono. TrakIT lee el buzón, hace lo que pide el asunto y responde con el resultado.

Esta guía está dirigida a los usuarios que envían estos correos electrónicos y a los administradores del sistema que configuran el buzón. Sigue un correo electrónico desde el buzón hasta la respuesta. Los ejemplos usan el buzón trakit@example.com, el expediente EXBL2610045 y los contenedores ABCU1234560 y ABCU2345677.

1. Encontrar el buzón de TrakIT

Cada instalación de TrakIT tiene su propio buzón. Un administrador del sistema conecta un buzón de Gmail u Office 365 en la página Bandeja de entrada OAuth, o el soporte de TrakIT configura uno para su instalación. Pida su dirección a su administrador del sistema. La pestaña Feeds de un tarifario también la muestra, si TrakIT la conoce.

Cada 5 minutos, TrakIT lee los correos electrónicos nuevos, guarda una copia en la pestaña Emails Received del registro de mensajes, los saca del buzón, actúa sobre aquellos cuyo asunto es un comando y responde. Cuente con hasta 10 minutos para recibir la respuesta. Como TrakIT vacía el buzón, este debe usarse solo para TrakIT.

2. Enviar desde su dirección de TrakIT

TrakIT solo sabe quién es usted por la dirección desde la que envía. Debe ser el Email de su usuario de TrakIT (consulte Usuario), y su usuario no debe estar bloqueado. Si no, TrakIT responde a un comando con Sender email address ‘…’ not recognized. User cannot be authenticated. y no hace nada más.

TrakIT actúa entonces en su nombre, con su acceso:

Debe poder abrir en TrakIT la orden de trabajo o el expediente: su flujo de trabajo debe ser uno de los suyos.
Cada comando necesita los permisos que se indican en Quién puede hacer qué.

La respuesta se envía a la dirección de su usuario, con el asunto Email Response. Empieza por Your email was processed. Please see the result below:, seguido del resultado de su comando.

3. Escribir el asunto

El asunto indica a TrakIT qué hacer. Debe empezar por el comando:

Asunto	Qué hace TrakIT	Consulte
`TrakIT Upload` y una referencia	Añade los archivos adjuntos a la orden de trabajo o al expediente.	Subir documentos
`TrakIT Save` y una referencia	Guarda el texto del correo electrónico en la orden de trabajo.	Guardar un correo electrónico
`TrakIT Update`, sin archivo `.xlsx` adjunto	Registra un evento en las órdenes de trabajo indicadas en el correo electrónico.	Registrar eventos
`TrakIT Update`, con archivos `.xlsx` adjuntos	Aplica los archivos como actualizaciones masivas.	Enviar un archivo de actualización masiva
`TrakIT Rates` y el código de un tarifario	Carga las tarifas adjuntas en el tarifario.	Enviar tarifas a un tarifario
`TrakIT Exchange Rates`	Añade los tipos de cambio de los archivos `.xlsx` adjuntos.	Enviar tipos de cambio

No importa si usa mayúsculas o minúsculas, y los espacios de más se ignoran.
TrakIT ignora FW: al principio del asunto, pero no Fwd: ni RE:. Cuando reenvíe o responda, sustituya todo el asunto por el comando.
La referencia es el ID de la orden de trabajo, el número de contenedor o el ID de carga; TrakIT Upload también admite la referencia del expediente. Escríbala justo después del comando, con un espacio, y sin espacios ni comas dentro.
Un número de contenedor o un ID de carga puede figurar en varias órdenes de trabajo a lo largo del tiempo. TrakIT toma la más reciente. Para elegir otra orden de trabajo, indique su ID.

Un correo electrónico cuyo asunto no es un comando no recibe respuesta. En la pestaña Emails Received, muestra Subject not recognized.

4. Subir documentos

El transitario le envía la orden de entrega del contenedor ABCU1234560. Para archivarla en la orden de trabajo:

Reenvíe el correo electrónico, o escriba uno nuevo, a trakit@example.com, con los documentos adjuntos.
Ponga como asunto TrakIT Upload ABCU1234560.
Envíelo.

Cada archivo adjunto se convierte en un documento, cuyo título es el nombre del archivo sin la extensión. Dónde va depende del asunto:

Asunto	Los documentos van a
`TrakIT Upload ABCU1234560`	Todo el expediente de la orden de trabajo, en For Job en sus órdenes de trabajo.
`TrakIT Upload ABCU1234560 Noshare`	Solo esta orden de trabajo, en For this Work Order only.
`TrakIT Upload EXBL2610045`	El expediente con esa referencia. Noshare se rechaza para un expediente: Cannot upload document for Job with ‘NoShare’ keyword.

Los documentos aparecen entonces en la pestaña Documents de la orden de trabajo, como si los hubiera añadido allí:

Son internos: los usuarios externos, como el cliente, no los ven.
No están limitados a ningún rol: cualquier usuario que pueda ver los documentos de la orden de trabajo puede abrirlos. Para un documento confidencial, use en su lugar Add Documents en la orden de trabajo y elija su Role Access.
Si la lista de comprobación de documentos del flujo de trabajo tiene una File Name Expression que coincide con el nombre de un archivo, TrakIT vincula el documento a ese elemento de la lista de comprobación.
Se aplican los mismos límites que en la página: cada archivo puede tener hasta 20 MB y debe ser de uno de los tipos de archivo permitidos en su instalación, y se rechaza un archivo con el mismo título, nombre y tamaño que un documento existente. Su servicio de correo electrónico puede limitar el tamaño del correo electrónico completo.

Las imágenes de su firma también llegan como archivos adjuntos. TrakIT omite las imágenes pequeñas cuyo nombre empieza por image0, pero las demás se suben: quite las imágenes de su firma antes de enviar.

La respuesta lista cada archivo con Success! y la orden de trabajo, o con el motivo por el que no se añadió.

5. Guardar un correo electrónico o un hilo

Para conservar con la orden de trabajo una conversación sobre un envío:

Reenvíe el último correo electrónico del hilo a trakit@example.com.
Sustituya el asunto por TrakIT Save y el ID de la orden de trabajo, el número de contenedor o el ID de carga, por ejemplo TrakIT Save ABCU1234560.
Envíelo.

TrakIT guarda el texto del correo electrónico, incluidos los mensajes anteriores citados en él, como un archivo de texto llamado Email_Upload_ seguido del ID de la orden de trabajo, con el título Saved Email Content. Como en una subida, va a todo el expediente, o solo a la orden de trabajo cuando añade Noshare después de la referencia. Aquí no se puede usar la referencia del expediente.

Solo se guarda el texto, no los archivos adjuntos: envíelos con TrakIT Upload. Con algunas configuraciones del buzón, TrakIT solo conserva los primeros 8000 caracteres del texto de un correo electrónico. La respuesta indica Email content uploaded successfully.

6. Registrar eventos

En el puerto, los contenedores ABCU1234560 y ABCU2345677 se acaban de descargar. Para registrarlo:

Escriba un correo electrónico nuevo a trakit@example.com, con el asunto TrakIT Update y sin archivos adjuntos.
En la primera línea del cuerpo, escriba el nombre del evento tal como lo muestra la orden de trabajo: el nombre y, si lo hay, su Specific Info / Suffix, por ejemplo Discharged o Arrived at Border.
En cada una de las líneas siguientes, escriba un número de contenedor, un ID de carga o un ID de orden de trabajo:
```
Discharged
ABCU1234560
ABCU2345677
```
Quite su firma y envíelo.

Para cada línea, TrakIT busca la orden de trabajo más reciente con ese contenedor o ID de carga (o la orden de trabajo con ese ID) que tenga el evento, y rellena el evento con la fecha y la hora en que llegó su correo electrónico, con la observación Updated via email. Registra el cambio en el registro de auditoría de la orden de trabajo y actualiza el estado de la orden de trabajo.

TrakIT solo rellena los eventos vacíos o en TBA: nunca sobrescribe una fecha. No modifica los campos de datos ni las órdenes de trabajo cerradas o canceladas. Además, el evento debe ser uno que usted pueda actualizar: su rol necesita Update Events & Data, y el evento no debe estar en Hidden ni en View Only para sus roles en la pestaña Workflow Access. Las demás comprobaciones del evento siguen aplicándose, como el orden cronológico: si una de ellas rechaza la fecha, la respuesta indica el motivo.

Cómo lee TrakIT las líneas que siguen a la primera:

Las líneas vacías y una línea END se omiten.
TrakIT se detiene en la primera línea que contiene cualquier carácter distinto de letras, dígitos, - y _, incluido un espacio, como Best regards, Regards, o una dirección de correo electrónico.
Cualquier otra palabra sola en una línea, como Thanks, se lee como un número de contenedor y se indica como no encontrada.

La respuesta lista cada línea con su resultado.

Resultado	Significa
Success!	Se ha rellenado el evento.
Event or work order not found	Ninguna orden de trabajo con ese contenedor, ID de carga o ID tiene un evento con ese nombre. Compruebe la ortografía de la primera línea.
Cannot overwrite current value …	El evento ya tiene un valor. Cámbielo en la orden de trabajo.
Work Order is cancelled, Work Order is closed	La orden de trabajo más reciente con ese contenedor está cerrada o cancelada.
No permission to change	El flujo de trabajo de la orden de trabajo no es uno de los suyos.
[ No data found or processed ]	No se ha podido leer ninguna línea. Compruebe que el evento está en la primera línea y los contenedores en las líneas siguientes.
Invalid Email format	El cuerpo solo tiene una línea.

7. Enviar un archivo de actualización masiva

Para modificar muchas órdenes de trabajo a la vez, prepare un archivo Excel como para la página Bulk Updates, con las celdas modificadas en amarillo, y guárdelo como .xlsx. Después, envíelo por correo electrónico como archivo adjunto con el asunto TrakIT Update. Para ignorar también el orden de los eventos, añada IgnoreSequence al asunto.

TrakIT aplica cada archivo .xlsx como si Overwrite existing data estuviera seleccionado (consulte Opciones), y la respuesta da los resultados de cada archivo: Unchanged Values, Successful Updates y los Errors. Cuando hay un archivo .xlsx adjunto, el cuerpo del correo electrónico no se lee, y los demás archivos se ignoran. Consulte también ¿Puedo enviar una actualización masiva por correo electrónico?.

Si la respuesta solo muestra Attachment Received: y el nombre del archivo, sin resultados, a su rol le falta un permiso: Upload y Overwrite Existing Data en la sección Bulk Updates, e Ignore Event Sequence cuando el asunto lo pide.

8. Enviar tarifas a un tarifario

Si su empresa usa la gestión de tarifas, puede enviar por correo electrónico las tarifas de un tarifario: adjunte el archivo .xlsx o .csv y use el asunto TrakIT Rates seguido del código del tarifario, por ejemplo TrakIT Rates VR-0012. Añada replace para eliminar las líneas del borrador que el archivo no tiene. TrakIT solo escribe las tarifas en el borrador del tarifario si todas las filas son correctas, y responde con un libro que lista cada fila. Consulte la pestaña Feeds en la página Tarifario.

9. Enviar tipos de cambio

Para añadir muchos tipos de cambio a la vez, prepare un archivo .xlsx como para la pestaña Upload Rates: en la primera hoja, un par de divisas en cada fila, con el código de la moneda base, el código de la moneda de destino y el tipo, y si lo desea el tipo alternativo y la fecha del tipo. Envíelo como adjunto con el asunto TrakIT Exchange Rates. Puede adjuntar varios archivos.

TrakIT añade cada fila como un tipo nuevo, con las mismas comprobaciones que en la página; una fila sin fecha toma la fecha de hoy. La respuesta lista cada archivo y, para cada fila que tiene códigos de moneda, Success o el motivo por el que la fila no se añadió, por ejemplo Exchange Rate already exists for the day. Como en la página, una fila de encabezados aparece como un error que puede ignorar. Los archivos que no son .xlsx se ignoran; si no se adjunta ninguno, la respuesta indica No excel files were attached with email.

Quién puede hacer qué

Todo comando necesita un remitente reconocido como un usuario de TrakIT no bloqueado. Además:

Comando	Necesita
TrakIT Upload, TrakIT Save	Acceso al flujo de trabajo de la orden de trabajo.
TrakIT Update (eventos)	Acceso al flujo de trabajo de la orden de trabajo, Update Events & Data en la sección Work Orders y acceso de actualización al evento.
TrakIT Update (archivo Excel)	Upload y Overwrite Existing Data en la sección Bulk Updates, además de Ignore Event Sequence para `IgnoreSequence`, y los permisos de orden de trabajo que requieran los cambios.
TrakIT Rates	Import en la sección Rate Management.
TrakIT Exchange Rates	Create en la sección Exchange Rates.

Cuando no llega ninguna respuesta

Sin respuesta después de 10 minutos. Compruebe el asunto: debe empezar por el comando, sin Fwd: ni RE: delante. Compruebe que lo envió al buzón correcto.
No reconocido. Envíelo desde la dirección de su usuario de TrakIT, o pida a un administrador del sistema que la corrija. Un usuario bloqueado recibe la misma respuesta.
Para ver lo que TrakIT recibió y respondió, un usuario con Read en la sección Message Log puede abrir Emails Received y seleccionar el correo electrónico: la respuesta de TrakIT está a la derecha.