Programar y compartir informes

TrakIT puede enviar informes de forma programada, por correo electrónico, a un servidor FTP o a la dirección web de otro sistema, y permitir que otros usuarios los generen cuando los necesiten. Esta guía sigue un informe desde la elección de su clase hasta el día en que deja de enviarse: quién lo recibe, quién puede verlo, qué hace TrakIT a la hora programada y dónde mirar cuando un informe no ha llegado.

Está pensada para los propietarios de informes y para los administradores del sistema que vigilan todos los informes. El ejemplo que se sigue: su cliente Example Shipping Co quiere una lista de sus contenedores abiertos cada día laborable a las 07:00 de su hora (UTC+1), y su equipo de operaciones quiere la misma lista para todos los clientes.

Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta página son las del menú estándar; consulte Moverse por TrakIT.

1. Elegir la clase de informe

	Informe de flujo de trabajo	Informe avanzado	Informe de consulta	Informe interactivo
Abarca	Las órdenes de trabajo de un flujo de trabajo.	Órdenes de trabajo o expedientes de cualquier flujo de trabajo, elegidos mediante filtros.	Lo que devuelva su consulta a la base de datos.	Cifras ya preparadas sobre operaciones, KPI (indicadores clave de rendimiento), finanzas y usuarios.
Lo crea	Usted, a partir de campos.	Usted, a partir de campos y filtros.	El soporte de TrakIT escribe la consulta; usted lo programa.	Ya preparado.
Envío programado	Sí, por suscripción.	Sí, por suscripción.	Sí, una programación por informe.	No: se ejecuta en la página.
Modo de entrega	Correo electrónico.	Correo electrónico, FTP o API web.	Correo electrónico, FTP o envío a una API.	Descarga en Excel.
Formatos	Excel, CSV, HTML.	Formulario PDF, CSV, HTML, Excel, texto, JSON.	CSV, HTML, Excel, texto, JSON.	Excel.
Se obtiene a través de la API	No.	Sí, por suscripción.	Sí.	No.
Dónde	Reports > Workflow	Reports > Advanced	Reports > Query	Reports > Interactive

Para el ejemplo, sirve un informe de flujo de trabajo con una suscripción de cliente para Example Shipping Co y una suscripción de usuario para el equipo, si todas las órdenes de trabajo están en un mismo flujo de trabajo. Si abarcan varios flujos de trabajo, use un informe avanzado. Para datos que ningún campo de informe ofrece, pida al soporte de TrakIT un informe de consulta.

Los informes interactivos no se pueden programar ni compartir como tales: expórtelos a Excel y envíe el archivo. Muestran a cada usuario solo los flujos de trabajo y las empresas a los que tiene acceso, así que dos usuarios pueden obtener cifras distintas del mismo informe.

2. Crear el informe

Informe de flujo de trabajo: seleccione Create en Informes de flujo de trabajo, elija el flujo de trabajo y, después, añada los campos.
Informe avanzado: seleccione Create en Informes avanzados y, después, añada los campos y al menos un filtro. Sin un filtro por la fecha de creación, solo incluye las órdenes de trabajo cuyo último evento es de los últimos 12 meses.
Informe de consulta: seleccione el enlace TrakIT Support debajo de la lista de Informes de consulta para pedir uno. El soporte de TrakIT escribe la consulta, configura el informe y designa a su propietario.

El usuario que crea un informe de flujo de trabajo o avanzado es su propietario. Solo el propietario y los administradores del sistema pueden cambiar un informe, sus suscripciones, sus destinatarios y quién tiene acceso a él. Para un informe de flujo de trabajo o avanzado, elija el historial de archivos en File History al crearlo si quiere que TrakIT conserve copias de los archivos que genera.

3. Añadir una suscripción y su programación

Una suscripción es una de las formas en que sale el informe: su formato, su programación y sus destinatarios o su destino. Un informe puede tener muchas.

Clase	Suscripciones
Informe de flujo de trabajo	Una suscripción de cliente envía a un cliente sus propias órdenes de trabajo; una suscripción de usuario envía a sus usuarios todas las órdenes de trabajo abiertas del flujo de trabajo.
Informe avanzado	Suscripciones, cada una con sus propios filtros además de los del informe. Una suscripción también se puede enviar por separado a hasta 100 entidades, y cada una recibe solo sus propias órdenes de trabajo.
Informe de consulta	Sin suscripciones: el propio informe tiene una programación y un modo de entrega.

La programación se define de la misma manera en todas partes:

Weekly, con los días, o Monthly, con las fechas de 1 a 30.
At Hour(s): horas enteras de 0 a 23, en UTC. Example Shipping Co está en UTC+1, así que las 07:00 de su hora corresponden a la hora 6. La hora sigue siendo la misma en UTC cuando sus relojes cambian al horario de verano.
Sin días ni fechas, el informe nunca se envía por sí solo. Puede seguir previsualizándolo o usar Send Now.

Muchos informes a la misma hora se esperan unos a otros en la cola. Un administrador del sistema puede ver las horas con más carga en el Mapa de calor de informes (Admin > SysAdmin Pages > Report Heatmap) y mover algunas programaciones.

4. Elegir el modo de entrega

Email va a los destinatarios de la suscripción. El archivo se adjunta o, con HTML in Email, el informe va en el propio correo electrónico.
FTP guarda el archivo en un servidor FTP que un administrador del sistema ha configurado en la pestaña FTP de Integraciones. Solo informes avanzados y de consulta.
Web API (API Post en los informes de consulta) envía el archivo a la dirección web de otro sistema. Al guardar, TrakIT envía allí un archivo de prueba y rechaza la dirección si no lo acepta. Solo informes avanzados y de consulta.

Un informe de consulta enviado por FTP o por envío a una API avisa por correo electrónico a sus destinatarios, si los tiene, de si la subida ha funcionado.

5. Elegir los destinatarios

Para la entrega por correo electrónico, abra Recipients en la suscripción (o en el informe de consulta) y añada personas en To:, Cc: o Bcc:. Cada tipo de destinatario se comporta de forma diferente:

Destinatario	Qué ocurre
Un usuario de TrakIT	TrakIT usa la dirección de correo electrónico actual del usuario en cada envío, y deja fuera al usuario mientras está bloqueado. El usuario ve el informe en Mis informes.
Un grupo de usuarios	El correo electrónico va a la dirección del grupo, a sus miembros o a ambos, según lo definido en su Email Recipients. Los miembros que entran en el grupo o salen de él se tienen en cuenta automáticamente. Un grupo archivado no llega a nadie.
Una dirección de correo electrónico	Para personas que no son usuarios de TrakIT, como el personal de un cliente. Un usuario externo también se añade de esta manera.

Para el ejemplo, añada el grupo de usuarios del equipo de operaciones a la suscripción de usuario, en lugar de cada persona. La página de cada grupo de usuarios muestra a su propietario cuántos informes se envían al grupo.

Las direcciones propias de las entidades llegan de dos maneras, y no se comportan igual:

En un informe de flujo de trabajo, Add Customer as Recipient copia los General Emails del cliente en los destinatarios de la nueva suscripción de cliente, una sola vez. Si las direcciones del cliente cambian después en su entidad, cambie también los destinatarios.
En un informe avanzado, una suscripción enviada por entidad lee los correos electrónicos General, Finance o Management de cada entidad cada vez que se envía, así que siempre usa las direcciones actuales.

Para añadir los mismos destinatarios a varias suscripciones de informes avanzados, use Tasks > Add Recipients, con los grupos de usuarios escritos como [G-CODE].

Una suscripción por correo electrónico sin destinatarios no se envía: la cola muestra No recipients to send to. Las direcciones de la lista Emails Excluded se dejan fuera de todos los correos electrónicos.

Los destinatarios pueden retirarse por sí mismos:

Un usuario quita en Mis informes un informe que se le envía por su nombre o por su dirección. Un informe recibido a través de un grupo no se puede quitar de esta manera: pídaselo al propietario.
Una persona que no es usuario de TrakIT puede seguir el enlace Unsubscribe al final del correo electrónico estándar de TrakIT, en un plazo de 7 días. Su dirección se quita entonces de los destinatarios de todos los informes y se añade a la lista Emails Excluded.

6. Decidir quién puede ver y generar el informe

Recibir un informe y poder generarlo son cosas distintas:

Quién	Puede
El propietario	Cambiar el informe, previsualizar y enviar todas las suscripciones, elegir los destinatarios y el acceso de usuario.
Los administradores del sistema	Lo mismo, en todos los informes, incluidos los inactivos.
Los usuarios con acceso	Generar la suscripción ellos mismos, con Preview en el informe o Download en Mis informes. No pueden cambiarlo. En un informe de consulta, también pueden cambiar sus parámetros, para todos.
Otros usuarios que pueden abrir el informe	Ver cómo está configurado y pedir acceso.
Los destinatarios	Recibirlo. También necesitan acceso de usuario para descargarlo cuando quieran.

Para dar acceso, abra User Access en la suscripción (o en el informe de consulta) y elija el usuario: consulte informe avanzado, informe de flujo de trabajo o informe de consulta. Un usuario que necesita acceso puede seleccionar Request Access en su lugar: el propietario recibe un correo electrónico con un botón Grant Access, válido durante 7 días.

Un informe de flujo de trabajo o avanzado contiene los mismos datos para todos los que lo reciben o lo generan: su flujo de trabajo y sus filtros deciden qué órdenes de trabajo lista, no el acceso propio del lector. Un informe de consulta lista lo que devuelve su consulta: pregunte al soporte de TrakIT si depende de quién lo ejecuta. Compruebe lo que contiene un informe antes de añadir destinatarios o acceso de usuario. Los informes de flujo de trabajo solo se abren para los usuarios con acceso a su flujo de trabajo, y los informes inactivos, solo para su propietario y los administradores del sistema.

Cada informe tiene un propietario. Para ceder un informe, cambie Report Owner en Modify Report: pierde el derecho a cambiarlo. Antes de que un propietario de informes se vaya, un administrador del sistema puede encontrar sus informes con el filtro Owner del Resumen de suscripciones y darles un nuevo propietario.

7. Qué ocurre a la hora programada

Dos veces por hora, hacia el minuto 1 y el minuto 31, TrakIT busca las suscripciones y los informes de consulta que tocan ese día y a esa hora (UTC), y pone cada uno una vez en la cola de informes. Send Now lo pone en la misma cola de inmediato. Una suscripción avanzada por entidad se pone en cola una vez por entidad.
Cada minuto, la cola toma los informes en espera, empezando por el más antiguo, genera cada uno y lo envía. Si el envío falla, vuelve a intentarlo, hasta 5 intentos.
TrakIT registra Last Sent en la suscripción. Un informe avanzado configurado para conservar Sent Only o Sent or Previewed también conserva una copia del archivo en su pestaña History; los informes de flujo de trabajo solo conservan los archivos que los usuarios previsualizan.

No se envía nada, y la cola indica por qué, cuando:

el informe o la suscripción no están activos;
ninguna orden de trabajo coincide, o la consulta de un informe de consulta no devuelve ninguna fila, salvo que Generate Empty Report esté activado (informes avanzados y de consulta);
una suscripción por correo electrónico no tiene destinatarios;
un informe avanzado no tiene ningún filtro, o un informe de flujo de trabajo no tiene ningún campo.

Cada domingo, los administradores del sistema reciben un correo electrónico Long Running Reports que lista los informes que tardaron más de un minuto en generarse en la semana anterior, para que se puedan acotar sus filtros o sus campos.

8. Comprobar que los informes se envían

Para saber	Consulte
Si un informe se envió, y por qué no	Cola de informes (Reports > Queue): la hora en Sent, o el Error en rojo. Filtre con With Errors Only. Los administradores del sistema pueden omitir un elemento o volver a poner en cola uno omitido.
Qué suscripciones no recibe nadie, o cuáles no se han enviado en meses	Resumen de suscripciones (Reports > Subscription Summary): filtre Recipient por With No Recipients, o Last Sent por More than 3 months ago, y exporte la lista.
Cuándo se envió un informe por última vez y cuánto tardó	Las columnas Last Sent y Last Gen de sus suscripciones. Last Gen se pone en rojo por encima de 3 minutos.
Qué horas están saturadas	Mapa de calor de informes, para los administradores del sistema.
Qué informes recibe o puede generar	Mis informes (Reports > My Reports).

Los usuarios que no son administradores del sistema solo ven, en la cola y en el resumen, los informes de flujo de trabajo de sus flujos de trabajo y los informes avanzados y de consulta de los que son propietarios o a los que se les ha dado acceso.

9. Poner en pausa o detener un informe

Para	Haga esto
Poner en pausa una suscripción	Modifíquela con Modify y desmarque Active. O quite sus días, para conservarla solo para Preview y Send Now.
Poner en pausa todo un informe	Use Modify Report y desmarque Active. Los usuarios con acceso ya no pueden generarlo, y los demás usuarios ya no lo ven.
Detenerlo definitivamente	Elimine la suscripción, o el informe de flujo de trabajo o avanzado. Un informe con archivos en su pestaña History no se puede eliminar: desactívelo en su lugar. Solo el soporte de TrakIT elimina informes de consulta.

TrakIT también detiene los informes que ya no se usan:

Con Auto Disable activado, que es como empiezan los nuevos informes avanzados y de flujo de trabajo, TrakIT comprueba cada domingo y desactiva cada suscripción cuyo último informe se generó hace más de 6 meses. En un informe de consulta, Auto Disable desactiva todo el informe. Las vistas previas y las llamadas a la API cuentan como generación del informe. Una suscripción que nunca ha generado un informe se deja como está.
Las suscripciones de informes de flujo de trabajo y avanzados que no han generado nada durante el periodo definido en la política de conservación de datos se eliminan, y también los archivos de historial más antiguos que su periodo Report History.

10. Obtener un informe a través de la API

Otro sistema puede obtener un informe cuando lo necesite, en lugar de recibirlo:

Active el acceso a la API: para una suscripción de un informe avanzado, seleccione Enable API Access en sus opciones y copie su identificador con Copy ID; para un informe de consulta, pida al soporte de TrakIT que ponga API Access en Yes.
Pida al soporte de TrakIT una clave de API autorizada a obtener el informe.
Llame a AdvReport con el identificador de la suscripción, o a QueryReport con el identificador del informe.

Cada llamada genera el informe en ese mismo momento, con sus filtros y su formato, y aparece en la cola de informes como API Call. Un informe avanzado debe estar activo. Los parámetros de un informe de consulta enviados con la llamada se guardan con el informe y también los usan sus envíos programados: si el informe también se envía de forma programada, pida al soporte de TrakIT un informe aparte para la API.

Quién puede hacer qué

Tarea	Necesita
Crear informes de flujo de trabajo	Create en la sección WorkFlow Reports, y acceso al flujo de trabajo.
Crear informes avanzados	Create en la sección Advanced Reports. Los campos de partidas también necesitan Read en Job Finance.
Abrir informes de consulta	Read en la sección Query Reports. Solo el soporte de TrakIT los crea.
Cambiar un informe, sus suscripciones, sus destinatarios y el acceso de usuario	Ser su propietario, o administrador del sistema.
Ver la cola de informes y el resumen de suscripciones	Read en la sección Report Queue.
Ejecutar informes interactivos	Generate Report en la sección Interactive Reports.
Configurar servidores FTP, ver el mapa de calor de informes, omitir o volver a poner en cola informes	Los administradores del sistema.

Consulte también Roles y permisos.