Flujo de trabajo

La página Workflow muestra un flujo de trabajo y todo lo que tiene configurado: sus eventos y campos de datos, las partidas con las que empiezan sus expedientes, sus KPI (indicadores clave de rendimiento), servicios y tipos de expediente, formularios, lista de comprobación de documentos, campos de cabecera, costes de retraso, las pestañas que muestran sus órdenes de trabajo, sus almacenes y patios, a quién se avisa de sus órdenes de trabajo, y sus mediciones. El título de la página es Workflow Definitions, como el de la lista.

Para abrirla, seleccione Admin > Workflow Definitions y después el flujo de trabajo en la lista. ◄ Workflow List le devuelve a la lista. Puede abrir un flujo de trabajo al que tenga acceso; los administradores del sistema pueden abrir cualquier flujo de trabajo. Para configurar un flujo de trabajo nuevo paso a paso, consulte Diseñar un flujo de trabajo.

La cabecera

El recuadro Header de la parte superior muestra el nombre del flujo de trabajo y su configuración en tres grupos, General, Operations y Finance. Seleccione Header para plegar o desplegar el recuadro; TrakIT recuerda su elección. Para saber qué significa cada opción y cómo cambiarla, consulte Configuración del flujo de trabajo.

En la parte superior derecha del recuadro:

el estado: Active, Disabled o Archived;
WO Count: cuántas órdenes de trabajo tiene el flujo de trabajo;
el icono del bocadillo (Change Log), que abre el registro de cambios del flujo de trabajo: notas sobre los cambios en el flujo de trabajo, que pueden añadir los administradores del sistema.

Debajo del recuadro, una línea indica quién cambió el flujo de trabajo por última vez y cuándo. Los iconos de la parte inferior derecha:

Icono	Qué hace
Copiar (Duplicate Workflow)	Duplica el flujo de trabajo.
Lápiz (Edit Workflow)	Abre la configuración del flujo de trabajo para cambiarla. Consulte Configuración del flujo de trabajo.
Papelera (Delete Workflow)	Abre la configuración del flujo de trabajo para eliminar el flujo de trabajo. Consulte Configuración del flujo de trabajo.

Duplicar un flujo de trabajo

Seleccione el icono de copiar (Duplicate Workflow).
En Duplicate Workflow, que indica que la copia estará inactiva, seleccione Create.

TrakIT crea la copia y la abre. La copia está inactiva, y archivada si el flujo de trabajo lo está. Su nombre es el nombre del flujo de trabajo con _D añadido, y su código es DUPL. Cambie ambos en la configuración de la copia antes de duplicar otro flujo de trabajo: dos flujos de trabajo no pueden tener el mismo código ni el mismo nombre, y TrakIT indica entonces Unable to duplicate workflow - Workflow Code/Name is already in use.

La copia tiene:

la configuración, los campos de cabecera y las pestañas de las órdenes de trabajo del flujo de trabajo;
sus eventos y campos de datos, con su configuración principal y sus servicios;
sus partidas predeterminadas y permitidas;
sus costes de retraso y sus KPI, sin los servicios a los que están limitados;
sus formularios, sin sus requisitos, eventos desencadenantes, servicios ni opciones de adjuntar;
sus mediciones y sus servicios permitidos;
los usuarios que tienen acceso al flujo de trabajo.

Vuelva a configurar en la copia lo siguiente, que no se copia:

el acceso por rol, los clientes, los tipos de expediente, los requisitos, las acciones, las instrucciones del flujo de trabajo, los disparadores del seguimiento de retrasos y otras opciones de los eventos y campos de datos: compruebe cada uno en Definiciones de eventos y datos;
los tipos de expediente de las partidas predeterminadas y permitidas y de los KPI, y los grupos de partidas, las observaciones y las monedas de las partidas predeterminadas;
la lista de comprobación de documentos y los correos electrónicos de recordatorio, los tipos de expediente permitidos, los almacenes y patios, los tipos de artículo, los disparadores de movimiento de patio, y los usuarios de la pestaña WO Creation y de Expiry Notifications.

Para comparar la copia con el flujo de trabajo, use Comparar flujos de trabajo.

Pestañas

Las pestañas que hay debajo de la cabecera son Events, Data, Finance, KPIs, Services/Job Type, Forms, Documents, Header Fields, Delay Tracking, WO Tabs, Warehouses & Yards, WO Creation y Measurements. TrakIT recuerda la pestaña que usó por última vez. Cuando vuelve de la página de un campo de datos, abre la pestaña Data.

Si su rol puede actualizar flujos de trabajo:

Para cambiar o eliminar una fila de una lista, sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de su fila y seleccione Modify o Delete.
Las listas con un icono de flechas (Re-Order) al principio de cada fila se pueden ordenar: arrastre una fila por el icono y suéltela en su nuevo lugar. El orden se guarda de inmediato.

Sin ese permiso, ve las pestañas pero no puede cambiarlas.

Pestaña Events

La pestaña Events lista los eventos del flujo de trabajo: los pasos de sus órdenes de trabajo, cada uno registrado con una fecha y una hora, como una llegada o una entrega. Para saber cómo los registran los usuarios, consulte la pestaña Events de la orden de trabajo y Eventos y datos.

Para acotar la lista, use los cuadros de la parte superior derecha:

Services: solo los eventos limitados a ese servicio. Los eventos para todos los servicios se ocultan.
Filter: Has Actions o Has Validation.
Search: parte del nombre, la información o el código de un evento. Seleccione el icono del embudo (Search).

El icono de la cruz (Clear Search) vacía los tres cuadros. TrakIT los recuerda, por separado para las pestañas Events y Data. Total Found cuenta los eventos listados.

Columna	Muestra
Icono de flechas	Arrástrelo para ordenar los eventos: las órdenes de trabajo los listan en este orden. Aparece mientras el cuadro de búsqueda está vacío.
Event Name	El nombre del evento y, después, su información en gris, sobre el color del evento. Un icono de reproducir marca el evento inicial, y una estrella un evento obligatorio.
Icono de rayo	Cuántas acciones tiene el evento.
Code	El código del evento, que usan los KPI, los formularios y las acciones.
Workflow	Cuántas instrucciones del flujo de trabajo tiene el evento.
External Access	Visible o Updatable para los usuarios externos. Vacío cuando no pueden verlo.
Apply to Job	Yes para un evento que se aplica a todo el expediente.
Info	Yes para un evento meramente informativo.
Delay Tracking	Yes si el evento inicia o detiene el seguimiento de retrasos.
Customers	All, o Only o Except y el número de clientes, en rojo.
Services	All, o el número de servicios a los que está limitado el evento, en rojo.
Job Types	All, o Only o Except y el número de tipos de expediente, en rojo.
Roles Assigned	All, o Custom en rojo cuando el acceso se define por rol.
Owner Role	El rol propietario del evento, si lo hay.
Requires	Lo que debe rellenarse antes: Header y el nombre del campo de cabecera, o Event o Data y su código. Consulte Requerir un campo de cabecera.

Los eventos inactivos aparecen en rojo. Seleccione una fila para abrir el evento y cambiarlo; Create añade al flujo de trabajo un evento nuevo a partir de un evento maestro. Ambas cosas se describen en Definiciones de eventos y datos.

Export descarga los eventos del flujo de trabajo en un archivo Excel, con más columnas, como la descripción, el estado, el nombre externo y la configuración del evento. Tiene en cuenta el texto de Search, pero no Services ni Filter.

Pestaña Data

La pestaña Data lista los campos de datos del flujo de trabajo, como números de referencia, nombres o importes, y funciona como la pestaña Events. Para saber cómo los rellenan los usuarios, consulte la pestaña Data de la orden de trabajo.

Las diferencias:

La lista tiene una columna Data Type, como texto, número, fecha o entidad, y no tiene columna Info ni Delay Tracking.
Filter ofrece también Is Computed y Has Item List.
Create añade un campo de datos nuevo a partir de un campo de datos maestro.
La exportación tiene columnas propias de los campos de datos, como el formato de los datos, el valor predeterminado y cuántos elementos se pueden elegir.

Pestaña Finance

La pestaña Finance configura, para cada empresa, las partidas con las que empiezan los expedientes del flujo de trabajo y, si el flujo de trabajo las limita, las partidas que pueden usar sus expedientes.

Las partidas predeterminadas son las partidas que TrakIT añade cuando un usuario inicializa las estimaciones de un expediente, una orden de trabajo o un presupuesto a partir del flujo de trabajo. Consulte Inicializar las partidas y Finanzas de la orden de trabajo.
Las partidas permitidas solo se listan cuando la opción Allowed Master Accounts del flujo de trabajo está en Selected Accounts Only (aparece como Allow Master Accounts en la cabecera). Solo esos conceptos se pueden usar entonces en los expedientes del flujo de trabajo. Consulte Partidas permitidas.

En Select Company, elija la empresa. Empieza en la empresa responsable del flujo de trabajo. La lista muestra las empresas a las que tiene acceso; los administradores del sistema las ven todas.
Las listas muestran las partidas predeterminadas de esa empresa y, si las hay, sus partidas permitidas.

Default Accounts lista las partidas por tipo: Income Accounts, Expense Accounts y Disbursement Accounts. Las partidas inactivas, o cuyo concepto está inactivo, aparecen en rojo. Para ver qué partidas están limitadas a un servicio, elíjalo en Highlight Services: se resaltan en amarillo.

Columna	Muestra
Category	La categoría del concepto.
Account	El concepto, con el grupo de partidas encima, en rojo, si lo hay.
Detail	El texto que se añade al nombre de la partida.
Code	El código del concepto.
Applies	Cómo se calcula la cantidad, por ejemplo per WO. Consulte Campo Applies.
Default Amount	La tarifa predeterminada, con su moneda.
Default Entity	El tipo de entidad indicado en el concepto, si lo hay.
Taxes	Los impuestos predeterminados.
Services, Job Types	All, o a cuántos servicios o tipos de expediente está limitada la partida.
Created	Cuándo se añadió la partida.

Añadir una partida predeterminada

El flujo de trabajo necesita antes una moneda base. De lo contrario, TrakIT indica Please set the primary currency of the workflow before adding accounts.

Elija la empresa en Select Company.
En Default Accounts, seleccione Add.
En Add Default Account, rellene los campos siguientes.
Seleccione Create.

Campo	Qué introducir
Type	Income, Expense o Disbursement. Obligatorio.
Master	El concepto: los conceptos activos de la empresa de ese tipo, o solo los permitidos si el flujo de trabajo los limita. Obligatorio.
Detail	Hasta 50 caracteres, que se añaden al nombre de la partida. No se puede añadir dos veces el mismo concepto con el mismo detalle.
Applies To	Cómo se calcula la cantidad en el expediente: per Job, per WO, per m3, per Kg, per TEU, per 20’, per 40’, for WO o Manual. Consulte Campo Applies.
Account Group	Uno de los grupos de partidas de la empresa, si es necesario.
Default Amount	La tarifa predeterminada y su moneda: una de las monedas de la empresa, empezando por la moneda base del flujo de trabajo. Déjelo vacío para no tener tarifa predeterminada.
Services	All, o Selected y marque los servicios: la partida solo se añade entonces a los expedientes que tienen uno de ellos.
Job Types	All, o Selected y marque los tipos de expediente.
Taxes	Los impuestos predeterminados. La lista muestra los impuestos del país de la empresa que corresponden al tipo de partida. Cada clase de impuesto se puede marcar una vez.
Default Internal Remarks	Hasta 500 caracteres.
Default External Remarks	Hasta 300 caracteres, que se imprimen debajo de la línea de la partida en la factura.
Active	Desmárquelo para dejar fuera la partida cuando se inicializan las estimaciones.

Los servicios y tipos de expediente que ya no están permitidos en el flujo de trabajo aparecen en rojo, con [Disabled].

Para cambiar una partida, seleccione Modify en el menú de su fila: la ventana es Modify Account, donde no puede cambiar el tipo ni el concepto. Para eliminar una, seleccione Delete y después Delete en Confirm Delete Account.

Mensaje	Qué hacer
Account is required	Elija el concepto.
Default Amount must be a number	Introduzca un número, o deje el importe vacío.
Selected Account/Detail combination has already been added.	Use otro detalle, o cambie la partida existente.
Cannot add the same type of tax more than once	Marque un impuesto de cada clase.
Select at least one Service, Select at least one Job Type	Marque al menos uno, o elija All.

Partidas permitidas

Cuando la opción Allowed Master Accounts del flujo de trabajo está en Selected Accounts Only, la lista Allow Only Below Accounts aparece junto a las partidas predeterminadas. Solo esos conceptos pueden ser partidas predeterminadas o añadirse a los expedientes del flujo de trabajo, y solo en los expedientes con los servicios y tipos de expediente que permiten. Consulte Añadir o modificar una partida.

Para permitir una partida:

En Allow Only Below Accounts, seleccione Add.
En Allowed Account, elija el Type y el Master.
Elija los Services y los Job Types para los que está permitida: All, o Selected y márquelos.
Marque sus Taxes predeterminados. Una partida de un expediente que no tiene una partida predeterminada correspondiente los recibe cuando se restablecen sus impuestos.
Seleccione Save.

Para cambiar los servicios, los tipos de expediente o los impuestos, seleccione Modify en el menú de la fila. Para quitar una partida, seleccione Delete en el menú de la fila y después Delete. Una partida que también es una partida predeterminada no se puede quitar: TrakIT indica Cannot remove account present in default accounts.

Copy Financials

Copy Financials copia las partidas predeterminadas de la empresa seleccionada en otro flujo de trabajo. Aparece cuando la empresa tiene partidas predeterminadas.

En Select Recipient Workflow, elija el flujo de trabajo. La lista ofrece los flujos de trabajo activos a los que tiene acceso.
Seleccione Copy.

Las partidas se añaden a las que el flujo de trabajo de destino ya tiene para la empresa. El flujo de trabajo de destino debe tener una moneda base, y su opción Allowed Master Accounts debe estar en All Accounts. Las partidas conservan sus servicios solo si el flujo de trabajo de destino es del mismo tipo, y sus impuestos solo si existen en el país del flujo de trabajo de destino y corresponden a la partida. Los grupos de partidas y las observaciones no se copian.

Mensaje	Qué hacer
Please set currency on destination workflow	Defina la moneda base del flujo de trabajo de destino.
Please set ‘Allow Master Accounts’ to All for destination workflow	Cambie la opción Allowed Master Accounts del flujo de trabajo de destino.
Unable to copy accounts. Check if destination workflow already has same accounts for this company.	Quite las partidas que el flujo de trabajo de destino ya tiene, o añada a mano las que faltan.

Pestaña KPIs

Un KPI mide el tiempo entre dos eventos de una orden de trabajo, y puede generar una alerta cuando está por encima, o por debajo, de un objetivo. Los usuarios ven los KPI en la pestaña KPIs de la orden de trabajo, se suscriben a sus alertas en Notificaciones y obtienen informes sobre ellos en los Informes de KPI.

La pestaña KPIs lista los KPI del flujo de trabajo. Los KPI inactivos aparecen en rojo. Para ver qué KPI están limitados a un servicio, elíjalo en Highlight Services: se resaltan en amarillo.

Columna	Muestra
KPI	El nombre del KPI, tomado de su KPI base.
From, To	Los códigos de los eventos desde los que y hasta los que mide.
Completed, Not Completed	Los códigos que deben, o no deben, estar rellenados para que haya una alerta.
Target	El objetivo, en horas.
Business Hours	Yes para un KPI que se cuenta en horario laboral.
Exclude	Yes para un KPI que se deja fuera de los informes.
Changed By	Quién cambió el KPI por última vez.
Country Code	El país cuyos festivos omite un KPI en horario laboral.
Services, Job Types	A cuántos servicios o tipos de expediente está limitado el KPI.

Una nueva orden de trabajo recibe los KPI activos del flujo de trabajo que se aplican a sus servicios. Los Job Types de un KPI solo se tienen en cuenta cuando se restablecen los eventos y los datos de una orden de trabajo.

El menú de la fila tiene también Refresh All WO: TrakIT vuelve a calcular el KPI en todas las órdenes de trabajo activas y abandonadas del flujo de trabajo, en segundo plano, e indica KPI Refresh started in the background. Solo puede ejecutarse un recálculo a la vez por flujo de trabajo. El soporte de TrakIT también puede calcular todos los KPI del flujo de trabajo de una vez.

Export descarga los KPI en un archivo Excel.

Crear o modificar un KPI

Seleccione Create New, o seleccione Modify en el menú de la fila de un KPI.
En New KPI Definition o Edit KPI Definition, rellene los campos siguientes.
Seleccione Create o Save.

Campo	Qué introducir
Base KPI	El KPI, de las definiciones de KPI de Admin > Masters > Master Tables. Obligatorio.
From Event(s)	El código del evento desde el que se mide, o varios códigos separados por comas. CREATED es la creación de la orden de trabajo. Con varios códigos, elija qué fecha cuenta: First Found (el primer código, en el orden indicado, que tiene una fecha), Earliest o Latest.
Use current date if unavailable	Mide desde la hora actual hasta que el evento tiene una fecha.
To Event(s)	El código o los códigos del evento hasta el que se mide, con las mismas opciones. Con Use current date if unavailable, el KPI sigue corriendo hasta que el evento tiene una fecha. No puede usar la fecha actual para los dos.
In Business Hours	Solo cuenta el horario laboral. Elija el Country cuyos festivos se omiten y la Zone, la zona horaria. Consulte Festivos por país.
Active	Desmárquelo para dejar de calcular el KPI.
Exclude From Reports	Deja el KPI fuera de los informes de KPI y de los paneles.
Hours exceed o Hours are less than, y hours	El objetivo, en horas enteras. Con Hours exceed, se genera una alerta cuando el KPI está por encima del objetivo; con Hours are less than, cuando está por debajo. Deje las horas vacías para no tener alertas.
Alert Despite Completion	Sigue generando la alerta una vez que los dos eventos tienen fecha. De lo contrario, no hay alerta una vez completado el KPI.
Completed Events/Data	Códigos de eventos o campos de datos, separados por comas, que deben estar todos rellenados, con un valor distinto de TBA, para que haya una alerta.
Not Completed Events/Data	Códigos que deben estar todos vacíos, o en TBA, para que haya una alerta.
Services, Job Types	All, o Selected y márquelos.

Los códigos pueden contener letras, números y guiones bajos, y deben ser códigos de eventos o campos de datos del flujo de trabajo; de lo contrario, TrakIT indica, por ejemplo, Code ‘ETA2’ does not exist. Completed Events/Data y Not Completed Events/Data también aceptan estos nombres de campos de cabecera. Un campo de cabecera cuenta como realizado cuando tiene un valor, y como no realizado cuando está vacío.

Nombre	Campo de cabecera
`TRANSID`	Transporter
`RETTRANSID`	Return Transporter
`AGENTID`	Bond Agent
`CLAGENTID`	Clearing Agent
`SEALNUM`	Seal Number
`ORGCNTRY`	Country of Origin
`DESTCNTRY`	Final Destination

En Additional Actions:

Apply KPI to existing open work orders where KPI is missing añade el KPI a las órdenes de trabajo activas y abandonadas del flujo de trabajo que no lo tienen y que corresponden a sus servicios.
Cuando cambia un KPI, Update Target Days in existing open work orders da también a esas órdenes de trabajo el nuevo objetivo. De lo contrario, conservan el objetivo que tenían.

Para eliminar un KPI, seleccione Delete en el menú de su fila y después Delete en Confirm Delete KPI Definition. Un KPI que tienen órdenes de trabajo no se puede eliminar (Cannot delete KPI in use), salvo que marque Force Delete KPI (Permanently delete from all Work Orders): TrakIT lo quita entonces, con sus valores, de todas las órdenes de trabajo y de las suscripciones de los usuarios. Para conservar los valores, desmarque Active en su lugar.

Copy KPIs

En Copy KPIs, elija el flujo de trabajo en Select Recipient Workflow. La lista ofrece los flujos de trabajo activos a los que tiene acceso.
Seleccione Copy.

TrakIT copia todos los KPI en el flujo de trabajo de destino, que no debe tener todavía ningún KPI: de lo contrario, indica Selected Workflow already has KPIs. Los servicios a los que están limitados los KPI no se copian. Compruebe las copias: sus códigos de evento deben existir en el flujo de trabajo de destino.

Pestaña Services/Job Type

La pestaña Services/Job Type elige los servicios que pueden tener las órdenes de trabajo del flujo de trabajo y los tipos de expediente que pueden tener sus expedientes.

Allowed Services lista los servicios de flujo de trabajo del mismo tipo que el flujo de trabajo (importación, exportación, ida y vuelta o sin envío) que están disponibles para su empresa responsable.
Allowed Job Types lista los tipos de expediente disponibles para esa empresa.

Ambos se configuran en Admin > Masters > Master Tables (Workflow Services y Job Types). Los seleccionados aparecen primero, en Selected Services o Selected Job Types; los demás están en Available Services o Available Job Types, en gris. El encabezado los cuenta, por ejemplo Allowed Services: 3 of 8.

Marque los servicios o tipos de expediente que quiera permitir y desmarque los demás. También puede seleccionar una fila.
Seleccione Save debajo de la lista.

Solo los servicios y tipos de expediente permitidos se pueden elegir en las órdenes de trabajo y los expedientes del flujo de trabajo. Las demás columnas cuentan dónde se usa cada uno en el flujo de trabajo: por Event/Data, Accounts, KPIs y Forms. Puede quitar un servicio o tipo de expediente que esté en uso: en las demás pestañas aparece entonces en rojo, con [Disabled].

Pestaña Forms

La pestaña Forms lista los formularios que los usuarios pueden generar a partir de las órdenes de trabajo y los expedientes del flujo de trabajo, en la pestaña Forms de la orden de trabajo. Los formularios se configuran en Admin > Form Definitions: consulte Definiciones de formularios y Configurar las plantillas de documentos.

Columna	Muestra
Form Name, Description	El formulario. Los formularios inactivos aparecen en rojo: los usuarios no pueden generarlos.
Trigger Event	El evento que se registra cuando se genera el formulario.
Requires	Lo que debe rellenarse antes de poder generar el formulario: Header y el nombre del campo de cabecera, Event o Data y su código, o Custom. Consulte Requerir un campo de cabecera.
Attach to WO	Yes, o No en rojo cuando el PDF generado no se añade a los documentos.
Services	All, o a cuántos servicios está limitado el formulario.
Global	Yes para un formulario global.

Los formularios globales están disponibles en todos los flujos de trabajo. Aparecen aquí, pero no puede cambiarlos ni quitarlos en esta pestaña.

Añadir un formulario

Seleccione Add New.
En Add New Form, elija el formulario en Select Form. La lista ofrece los formularios activos de orden de trabajo y de expediente que no son globales y que todavía no están en el flujo de trabajo.
Rellene los demás campos siguientes.
Seleccione Save.

Campo	Qué hace
Requires	– No Requirement –, o Header, Event o Data y, después, el campo de cabecera, el evento o el campo de datos en la lista de debajo. El formulario solo se puede generar entonces una vez rellenado con un valor distinto de TBA; de lo contrario, la orden de trabajo indica por qué. Un requisito Custom lo configura el soporte de TrakIT.
Trigger Event Code	Opcional: el código de uno de los eventos del flujo de trabajo. Cuando se genera el formulario, TrakIT fija ese evento en la fecha y la hora actuales en cada orden de trabajo para la que es el formulario, con la observación de que se generó el formulario.
Do Not Attach To Work Order	El PDF generado se descarga, y no se añade a los documentos de la orden de trabajo ni del expediente.
Allow Deletion From Work Order	Permite a los usuarios eliminar el PDF generado de los documentos. De lo contrario, no se puede eliminar. No está disponible con Do Not Attach To Work Order.
Services	All, o Selected y marque los servicios: el formulario solo se ofrece entonces en las órdenes de trabajo que tienen uno de ellos.

Para cambiar la configuración de un formulario, seleccione Modify en el menú de su fila: la ventana es Modify Form Properties. Para quitar el formulario del flujo de trabajo, seleccione Delete: se quita de inmediato, y TrakIT indica Form removed from Workflow.

Mensaje	Qué hacer
Please select a form	Elija el formulario.
Trigger Event Code specified does not exist	Introduzca el código de uno de los eventos del flujo de trabajo, o déjelo vacío.
Select at least one Service	Marque al menos un servicio, o elija All.

Pestaña Documents

La pestaña Documents configura la lista de comprobación de documentos del flujo de trabajo: los documentos que necesitan sus expedientes. La lista de comprobación aparece en la pestaña Documents de las órdenes de trabajo, igual en todas las órdenes de trabajo de un expediente, donde los usuarios registran el estado de cada documento. La pestaña también configura correos electrónicos de recordatorio para los documentos que aún faltan.

Checklist lista los documentos, en el orden en que los muestran los expedientes.

Columna	Muestra
Document	El nombre del documento, con su descripción debajo.
Requirement	Original o Copy.
Mandatory	Yes para un documento obligatorio, marcado con una estrella en los expedientes.
Expr.	Una marca de verificación si el elemento tiene una expresión de nombre de archivo.
Created	Hace cuánto tiempo se añadió el elemento.

Los elementos desactivados aparecen en rojo.

Añadir un elemento de la lista de comprobación

Seleccione Add Document.
En Add New Requirement, rellene los campos siguientes.
Seleccione Add.

Campo	Qué introducir
Document Name	Hasta 200 caracteres. Obligatorio, y distinto de los demás elementos del flujo de trabajo.
Description	Hasta 500 caracteres.
Requirement Type	Original o Copy. Obligatorio.
File Name Expression	Una expresión regular. Un documento subido a un expediente sin elemento de la lista de comprobación se vincula a los elementos cuya expresión coincide con su nombre de archivo.
Mandatory	Marca el documento como obligatorio.

El elemento aparece de inmediato en la lista de comprobación de todos los expedientes del flujo de trabajo.

Para cambiar un elemento, seleccione Modify en el menú de su fila: en Update Requirement, puede cambiarlo todo excepto el nombre, y activar Disabled para retirar el elemento de las listas de comprobación de los expedientes que aún no lo han usado. Para eliminar un elemento, seleccione Delete y después Delete en Confirm Delete Requirement: se quita de todos los expedientes, con sus estados.

Mensaje	Qué hacer
Document Name is required, Requirement Type is required	Rellénelos.
Document has already been added.	Use otro nombre.
Regular Expression is not valid	Corrija la expresión de nombre de archivo.

Correos electrónicos de recordatorio

Reminder Emails envía a los clientes recordatorios de los documentos que sus expedientes aún necesitan. Un expediente recibe el recordatorio si:

tiene una orden de trabajo activa o abandonada y un cliente, y el cliente está en la lista del recordatorio;
uno de sus elementos de la lista de comprobación tiene registrado un estado que sigue pendiente: Pending, Partial, Incorrect, Requested, Have Draft, Have Telex, Need Stamp, o Have Copy para un documento exigido en original. Los elementos cuyo estado nunca se registró en el expediente no cuentan.

TrakIT comprueba cada 5 minutos y envía el recordatorio durante la hora elegida, en la zona horaria predeterminada del flujo de trabajo, los días elegidos, una vez al día. Cada expediente recibe un correo electrónico: el formulario elegido, rellenado para la última orden de trabajo abierta del expediente, con el nombre del formulario como asunto. Se envía a las direcciones de correo electrónico generales del cliente, con el responsable de la orden de trabajo en copia. No se envía ningún recordatorio a los clientes inactivos ni con formularios inactivos.

Para añadir un recordatorio:

Seleccione Add Reminder.
En Add Document Reminder, introduzca un Title, distinto de los demás recordatorios del flujo de trabajo.
Elija el Form: el contenido del correo electrónico. La lista ofrece los formularios disponibles en el flujo de trabajo.
En Send on Days, marque los días.
En Send Time, introduzca la hora, de 0 a 23. La zona horaria aparece al lado.
En Customer IDs, introduzca los ID de los clientes, separados por comas, o * para todos los clientes.
Seleccione Add.

La lista muestra de cada recordatorio el Title, el Form, los Days (sus iniciales, con _ para los días no elegidos), la Time, los Customers (All o cuántos), Added By y Last Sent. Seleccione una fila para cambiar el recordatorio, o la cruz (Delete Reminder) para eliminarlo de inmediato.

Mensaje	Qué hacer
Title is required, Email template selection is required, Customer IDs are required	Rellénelos.
Send Time must be in range 0 to 23	Introduzca una hora entera.
ID ‘…’ is not numeric	Introduzca los ID de los clientes, los números de las entidades.
Title specified has already been used.	Use otro título.

Pestaña Header Fields

La pestaña Header Fields elige qué campos tiene la cabecera de las órdenes de trabajo del flujo de trabajo, cuáles son obligatorios y cuáles ven los usuarios externos.

Columna	Significa
Header Field	El campo: la referencia del expediente, las entidades (cliente, cargador, receptor, transportista, agentes, transportista por carretera y transportista por carretera de retorno), Location List, Country of Origin, Final Destination, Yard Position, Cargo Type, Job Type, Incoterms, Shipper Container, Commodity, Container Number, el ID de carga, Load Type, Weight, Volume y Seal Number.
Visible	El campo está en la cabecera de la orden de trabajo y en los formularios que crean o cambian órdenes de trabajo.
Mandatory	El campo debe rellenarse cuando se crea una orden de trabajo en TrakIT y cuando se guarda su cabecera. TrakIT indica entonces, por ejemplo, Seal Number is required. La API de integración no lo comprueba: consulte `CreateJob` y `UpdateWOHeader`.
External	Los usuarios externos ven el campo en la cabecera de la orden de trabajo, y el cargador y el receptor también en la página del expediente. Los transportistas por carretera solo ven una parte de estos campos, nunca el cliente, el cargador ni el receptor.

Marque las casillas. Desmarcar Visible desmarca también Mandatory y External.
Seleccione Save.

TrakIT indica Header Fields updated successfully. La referencia del expediente siempre está visible, también para los usuarios externos. Location List, Yard Position y Shipper Container no se pueden hacer obligatorios.

Los campos de cabecera

Los campos de cabecera son los mismos en todos los flujos de trabajo.

Nivel indica dónde se guarda el valor. Un campo de nivel Expediente tiene un valor para todo el expediente, el mismo en todas sus órdenes de trabajo. Un campo de nivel Orden de trabajo tiene un valor en cada orden de trabajo; algunos se pueden aplicar a la vez a todas las órdenes de trabajo del expediente, como muestra Modificar una orden de trabajo.
Ocultar y Obligatorio indican si el flujo de trabajo puede ocultar el campo o hacerlo obligatorio en esta pestaña.

Campo	Nivel	Qué contiene	Ocultar	Obligatorio
Bond Agent	Orden de trabajo	El agente de fianzas: una entidad.	Sí	Sí
Cargo Type	Expediente	El tipo de mercancía, como Full Container Load (FCL), Less than Container Load (LCL) o Break-Bulk.	Sí	Sí
Carrier	Orden de trabajo	El transportista, como la naviera: una entidad.	Sí	Sí
Clearing Agent	Orden de trabajo	El agente de aduanas: una entidad.	Sí	Sí
Commodity	Orden de trabajo	La mercancía. Si el flujo de trabajo tiene una lista de mercancías, una de la lista.	Sí	Sí
Container No.	Orden de trabajo	El número de contenedor. La pestaña lo lista como Container Number.	Sí	Sí
Country of Origin	Orden de trabajo	Un país.	Sí	Sí
Customer	Expediente	El cliente: una entidad.	Sí	Sí
Final Destination	Orden de trabajo	Un país.	Sí	Sí
Incoterms	Expediente	Uno o varios Incoterms, como FOB o CIF.	Sí	Sí
Internal Remarks	Orden de trabajo	Observaciones para uso interno.	No	No
Job Type	Expediente	Los tipos de expediente del expediente. Un expediente puede tener más de uno.	Sí	Sí
Load Type	Orden de trabajo	El código del tipo de carga, por ejemplo `22G1`.	Sí	Sí
Location List	Orden de trabajo	Las ubicaciones a las que va la orden de trabajo, por orden. Consulte Lista de ubicaciones.	Sí	No
Manifest	Orden de trabajo	El ID de carga, para una carga sin contenedor.	Sí	Sí
Receiver	Expediente	El receptor: una entidad.	Sí	Sí
Remarks For Customer	Orden de trabajo	Observaciones para el cliente, separadas de las observaciones internas.	No	No
Remarks For Job	Expediente	Observaciones sobre el expediente, compartidas por todas sus órdenes de trabajo.	No	No
Responsible Person	Orden de trabajo	El usuario responsable de la orden de trabajo.	No	No
Return Transporter	Orden de trabajo	El transportista por carretera de retorno: una entidad del tipo transportista por carretera.	Sí	Sí
Seal Number	Orden de trabajo	El número de precinto.	Sí	Sí
Shipper	Expediente	El cargador: una entidad.	Sí	Sí
Shipper Container	Orden de trabajo	Si el contenedor es propiedad del cargador.	Sí	No
Transport Document	Expediente	La referencia del expediente, por ejemplo el número del conocimiento de embarque.	No	Sí
Transporter	Orden de trabajo	El transportista por carretera: una entidad.	Sí	Sí
Volume	Orden de trabajo	El volumen, en metros cúbicos.	Sí	Sí
Weight	Orden de trabajo	El peso, en kilogramos.	Sí	Sí
Yard Position	Orden de trabajo	La posición del contenedor en un patio de contenedores.	Sí	No

Remarks For Job, Internal Remarks, Remarks For Customer y Responsible Person no están en la pestaña: todas las órdenes de trabajo los muestran.

Un campo oculto no aparece en las páginas de la orden de trabajo y del expediente, en las páginas que crean un expediente y modifican una orden de trabajo, en la plantilla de creación masiva ni entre los campos de cabecera que ofrecen los informes de flujo de trabajo del flujo de trabajo.

Etiquetas definidas para su instalación

Un flujo de trabajo no puede cambiar el nombre de un campo de cabecera. Algunas etiquetas se definen para toda la instalación, por lo que las suyas pueden ser distintas de las de la tabla:

Transport Document: el nombre de la referencia del expediente, y su forma abreviada, como T/D. Los define el soporte de TrakIT.
Manifest: la configuración Default Name for Load. La define un administrador del sistema en Configuración de la aplicación.
Bond Agent, Clearing Agent, Customer, Carrier, Receiver, Shipper y Transporter: los nombres de los tipos de entidad y, para Return Transporter, el segundo nombre del tipo de entidad de transportista por carretera. El soporte de TrakIT mantiene los tipos de entidad: consulte Quién configura TrakIT.

Las demás etiquetas son las mismas en todas las instalaciones.

Pestaña Delay Tracking

La pestaña Delay Tracking define los días libres y los cargos de los contenedores del flujo de trabajo en la lista de Seguimiento de retrasos, y a quién se avisa antes de que se agoten los días libres. Esa página explica cómo se hace el seguimiento de los contenedores, cómo se eligen los días libres y las tarifas, y cómo se calculan los cargos.

Qué eventos inician y detienen el seguimiento, para cada tipo de seguimiento, se define en cada evento: consulte Definiciones de eventos y datos. La pestaña Events los muestra en su columna Delay Tracking.

Días libres y cargos

Free Days and Charges lista las definiciones de costes de retraso.

Columna	Muestra
Tracking Type	Por ejemplo, demora o detención.
Transportista	El transportista, o – All Carriers –. El encabezado usa el nombre que su instalación da a los transportistas.
Job Type, Service	El tipo de expediente y el servicio, o todos.
Size, Type	El tamaño del contenedor, 20 o 40, y el tipo ISO, o – Any –.
Free Days	Los días libres.
Slab Days, Slab Rates	Los días y las tarifas diarias de cada tramo.
Final Rate	La tarifa diaria después del último tramo.

Para añadir una definición:

Seleccione Create New.
En New Delay Cost Definition, rellene los campos siguientes.
Seleccione Save.

Campo	Qué introducir
Tracking Type	El tipo de seguimiento, de Delay Tracking en Admin > Masters > Master Tables. Obligatorio.
Transportista	Un transportista de la empresa del flujo de trabajo, o vacío para todos los transportistas.
Container Size	20’ o 40’.
ISO Type	El tipo ISO del contenedor, como R - Reefer, o – Any –.
Job Type, Service	Un tipo de expediente y un servicio del flujo de trabajo, o todos.
Free Days	Obligatorio, 0 o más.
Slab Days, Slab Rates	En Demurrage Rates: los días de cada tramo y sus tarifas en USD por día, separados por comas, por ejemplo `7,7,14` y `10,15,20`, con el mismo número de valores en cada uno. Cada tramo es de 1 a 99 días, y cada tarifa de 1 a 999.
Thereafter	La tarifa en USD por día después del último tramo. Obligatoria, mayor que 0.

En Additional Actions, Apply to Active Containers in Tracking List da también los nuevos días libres y tarifas a los contenedores del flujo de trabajo que siguen en seguimiento y a los que corresponde la definición. De lo contrario, solo los reciben los contenedores que empiezan el seguimiento más adelante.

Para cambiar una definición, seleccione Modify en el menú de su fila, cambie los campos en Edit Delay Cost Definition y seleccione Save. Para eliminar una, seleccione Delete y después Delete.

Mensaje	Qué hacer
Tracking Type is required	Elija el tipo de seguimiento.
Free Days must be a numeric value, Rate Thereafter must be numeric value	Introduzca números.
Final Rate must be a positive value	Introduzca una tarifa Thereafter mayor que 0.
Slab Days and Rates must correspond.	Introduzca tantas tarifas como tramos.
Slab Days or Rates are invalid.	Mantenga los tramos entre 1 y 99 días y las tarifas entre 1 y 999.
Definition for selected Tracking Type, … is already defined.	Cambie la definición existente. Cada combinación de tipo de seguimiento, transportista, tipo de expediente, servicio, tamaño y tipo ISO puede tener una definición.

Copy Costs

Copy Costs sustituye las definiciones de costes de retraso de otro flujo de trabajo por las de este flujo de trabajo.

En Select Recipient Workflow, elija el flujo de trabajo. La lista ofrece los flujos de trabajo activos a los que tiene acceso.
Seleccione Copy y después confirme.

Primero se eliminan todas las definiciones del flujo de trabajo de destino. Las copias se aplican a todos los servicios. TrakIT indica Definitions copied successfully.

Notificaciones de caducidad

Expiry Notifications lista los usuarios que reciben el correo electrónico diario Delay Notification de los contenedores del flujo de trabajo, y cuántos días antes de que se agoten los días libres se les avisa (Days Before, 0 para el día de caducidad). Los usuarios también pueden elegirlo ellos mismos: consulte Notificaciones, que describe el correo electrónico.

Seleccione Add User.
En Add User Email Notification, escriba el nombre del usuario en User to notify y elija el usuario. La lista ofrece los usuarios con acceso al flujo de trabajo.
En Select Notifications, elija On Expiry Day, One Day Before, Two Days Before, Five Days Before o One Week Before.
Seleccione Add.

Añadir un usuario que ya está en la lista cambia su elección. Para que un usuario deje de recibir los correos electrónicos, seleccione la cruz (Remove) al final de su fila.

Pestaña WO Tabs

La pestaña WO Tabs elige qué pestañas muestran las órdenes de trabajo del flujo de trabajo: Events, Data, Items, Documents, KPIs, Forms, Comments, Photos y Yard Moves.

Marque las pestañas que quiera mostrar y desmarque las demás. Se necesita al menos una.
Seleccione Save.

TrakIT indica Tab setting updated successfully. Una orden de trabajo se abre en su pestaña Events, o en la primera pestaña que se muestra si el flujo de trabajo no tiene pestaña Events. Items muestra también la pestaña Items en los expedientes del flujo de trabajo, y Yard Moves añade la zona y la posición a la plantilla de Creación masiva.

Pestaña Warehouses & Yards

La pestaña Warehouses & Yards elige los almacenes, los patios de contenedores y los tipos de artículo que pueden usar las órdenes de trabajo del flujo de trabajo, y los eventos que rellenan los movimientos de patio. Cómo encajan en la configuración del almacenaje se describe en Configurar el almacenaje.

Available Warehouses & Yards lista los almacenes y patios de la empresa responsable del flujo de trabajo. Marque los que pueden usar las órdenes de trabajo y seleccione Save. Si no hay ninguno marcado, pueden usar cualquier almacén. Marcar un patio de contenedores permite también vincular sus movimientos a las órdenes de trabajo del flujo de trabajo.
Available Item Types: marque los tipos de artículo que pueden usar las órdenes de trabajo y seleccione Save. Si no hay ninguno marcado, pueden usar todos los tipos de artículo.

TrakIT indica Updated successfully.

Yard Move Triggers lista los eventos que rellenan los movimientos de los patios de contenedores. Cuando un movimiento del tipo del disparador, lleno o vacío, se realiza estando vinculado a una de las órdenes de trabajo del flujo de trabajo, o se vincula a una después de realizarse, TrakIT rellena el evento con la fecha y la hora del movimiento. Un movimiento solo rellena un evento: añada como máximo un disparador por tipo de movimiento, lleno o vacío. Consulte Vincular movimientos a órdenes de trabajo.

Columna	Muestra
Move Type	El tipo de movimiento, y Full o Empty.
Event	El evento que se rellena.
Overwrite	Yes si el movimiento sustituye un valor que el evento ya tiene.

Para eliminar un disparador, seleccione la cruz (Delete Move Trigger) al final de su fila. Se elimina de inmediato.

Añadir un disparador de movimiento

En Yard Move Triggers, seleccione Add….
En Add Move Trigger, elija el Move Type, como Gate-In o Stuffing.
Elija Full o Empty.
Elija el Event que se rellenará con la fecha y la hora del movimiento.
Active Overwrite si el movimiento debe sustituir un valor que el evento ya tiene.
Seleccione Add.

TrakIT indica Move Trigger saved successfully, o Trigger type is already defined si el evento ya tiene un disparador para ese tipo de movimiento.

Pestaña WO Creation

La pestaña WO Creation lista los usuarios que reciben correos electrónicos sobre las órdenes de trabajo del flujo de trabajo: cuando se crean órdenes de trabajo, cuando se pasan a otra referencia del expediente o a otro flujo de trabajo, o cuando se cambian sus servicios. Los usuarios también pueden elegir estos correos electrónicos ellos mismos: consulte Notificaciones, que los describe.

Columna	Muestra
User Name	El usuario.
WO Creation	Immediate o Daily.
Update T/D, Update WF, Update Services	Yes si se avisa al usuario cuando las órdenes de trabajo cambian de referencia del expediente, de flujo de trabajo o de servicios.

Para que un usuario deje de recibir los correos electrónicos, seleccione Delete en el menú de su fila.

Añadir un usuario

Seleccione Add User.
En Add User For Notification, escriba el nombre del usuario en User to Notify y elija el usuario.
En Select Notification Type, elija Immediate Notification o Daily Notification para las órdenes de trabajo nuevas.
Active los interruptores de los demás correos electrónicos: Update seguido del nombre de la referencia del expediente, Update WF y Update Services.
Seleccione Add.

El usuario debe tener acceso al flujo de trabajo: de lo contrario, TrakIT indica User does not have access to workflow. Añadir un usuario que ya está en la lista cambia sus elecciones.

Pestaña Measurements

La pestaña Measurements elige los tipos de medición que los usuarios registran en las órdenes de trabajo del flujo de trabajo, en el registro de mediciones de la orden de trabajo. Los tipos de medición los configura el soporte de TrakIT; si no hay ninguno, la pestaña indica No Measurements defined.

En Applicable Measurements, marque los tipos de medición y desmarque los demás.
Seleccione Save.

TrakIT indica Measurements updated successfully.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección WorkFlow Definitions:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página de un flujo de trabajo al que tiene acceso y ver todas sus pestañas.
Update	Cambiar la configuración del flujo de trabajo en todas las pestañas, ordenar las listas, copiar partidas, KPI y costes de retraso en otros flujos de trabajo, y abrir la configuración del flujo de trabajo con Edit Workflow.
Delete	Abrir la configuración del flujo de trabajo para eliminarlo, con Delete Workflow.
Duplicate	Duplicar el flujo de trabajo.
Export	Exportar los eventos, los campos de datos y los KPI.

Los administradores del sistema pueden abrir cualquier flujo de trabajo. Cualquiera que pueda abrir la página puede leer el registro de cambios; solo los administradores del sistema pueden añadirle notas.