Del expediente a la orden de trabajo cerrada

Esta guía sigue un expediente en TrakIT en el orden en que se hace el trabajo: crear el expediente y sus órdenes de trabajo, volver a encontrarlos, registrar eventos y datos, gestionar los documentos, vigilar los KPI (indicadores clave de rendimiento) y los retrasos, mantener informados a los interesados y, por último, cerrar las órdenes de trabajo. Está dirigida a los usuarios de operaciones. Cada paso enlaza con la página que lo describe en detalle, y explica lo que TrakIT hace por sí solo entre un paso y otro.

El ejemplo que se sigue es un expediente de importación con la referencia EXBL2610045, para el cliente Example Trading Co, transportado por Example Shipping Co, con dos contenedores, ABCU1234560 y ABCU2345677. TrakIT lo convierte en un expediente con dos órdenes de trabajo, una por contenedor.

Casi todo lo que se describe aquí depende del flujo de trabajo del expediente: qué campos muestran los formularios, qué eventos y campos de datos recibe cada orden de trabajo, cuáles de ellos son requeridos, qué pestañas tienen las órdenes de trabajo y qué hace TrakIT automáticamente. Esto lo configuran los administradores: consulte Diseñar un flujo de trabajo. Los menús que ve dependen de su rol y de cómo ha configurado TrakIT su empresa. Las rutas de esta página son las del menú estándar; consulte Moverse por TrakIT.

Estados de las órdenes de trabajo

Cada orden de trabajo tiene su propio estado, que se muestra arriba a la derecha de la página de la orden de trabajo. El expediente en sí no tiene ninguno; solo sus finanzas tienen un estado propio.

Estado	Significa	Cambia cuando
Active	Abierta y en curso.	Pasa a Abandoned cuando lleva un número de días sin ningún evento nuevo, a Closed cuando sus eventos y datos requeridos están completos o alguien la cierra, y a Cancelled cuando alguien la cancela.
Abandoned	Sigue abierta, pero su último evento tiene más antigüedad que los días de Abandoned After del flujo de trabajo, o que el valor predeterminado de su instalación. Los eventos meramente informativos no cuentan; una orden de trabajo sin eventos cuenta desde su creación. TrakIT lo comprueba cada seis horas.	Si tiene eventos o campos de datos requeridos, vuelve a Active cuando se registra un evento con fecha dentro de esos días. Se cierra o se cancela igual que una activa.
Closed	Completa. Sus eventos, datos, cabecera y observaciones ya no se pueden cambiar.	Pasa a Active cuando alguien la reabre.
Cancelled	No se llevará a cabo, con un motivo.	Pasa a Active cuando alguien la reabre.

Las órdenes de trabajo activas y abandonadas son las órdenes abiertas: casi todo lo que se describe en esta guía solo funciona con ellas. La página Expedientes las muestra de forma predeterminada.

1. Crear el expediente y sus órdenes de trabajo

Seleccione Operations > Jobs y después Create. Se abre la página Crear un expediente.
Elija el flujo de trabajo, por ejemplo su flujo de trabajo de importación marítima.
Rellene la cabecera del expediente: la referencia del expediente EXBL2610045 (o el número que genera el flujo de trabajo), el cliente, el transportista, etc.
Elija los Job Types y los Services, y rellene los datos del expediente que ya conozca.
En Work Orders, introduzca una fila por contenedor, en el formulario o pegadas desde Excel.
Seleccione Create.

Otras formas de crear órdenes de trabajo:

A partir de un PDF de conocimiento de embarque: AI PDF Extraction… rellena el formulario por usted, si su empresa lo ha configurado.
Muchos expedientes desde un archivo de Excel: Operations > Bulk Operations > Bulk Create. TrakIT importa el archivo en segundo plano y le envía los resultados por correo electrónico.
Más órdenes de trabajo en el mismo expediente: en Create New Job, introduzca la referencia del expediente y seleccione Add To Existing, o use Duplicate Work Order en una de sus órdenes de trabajo.

Cuando TrakIT crea una orden de trabajo, le asigna:

los eventos y campos de datos activos del flujo de trabajo que se aplican a sus servicios, su cliente y sus tipos de expediente, con sus valores predeterminados. Los datos del expediente que ha introducido se registran en todas las órdenes de trabajo del expediente;
los KPI activos del flujo de trabajo que se aplican a sus servicios;
un responsable: usted, la persona que ha elegido o el responsable del flujo de trabajo, según el ajuste WO Responsible del flujo de trabajo.

La lista de comprobación de documentos del expediente es la lista de comprobación del flujo de trabajo. Los usuarios que siguen las nuevas órdenes de trabajo del flujo de trabajo reciben un correo electrónico New Work Orders Created, y los que se han suscrito a Create Job, una notificación (consulte el paso 7). Las finanzas del expediente, con sus estimaciones, facturas y facturas de proveedor, siguen un camino aparte: consulte Del presupuesto al pago.

Quién: Create en la sección Work Orders, y Update Events & Data para introducir los datos del expediente. Solo puede elegir los flujos de trabajo a los que tiene acceso. La creación masiva necesita además los permisos indicados en su página.

2. Volver a encontrar el expediente

Operations > Jobs encuentra expedientes y órdenes de trabajo. Escriba la referencia del expediente o un número de contenedor en Number, y seleccione By Job o By Work Order. Special Conditions encuentra las órdenes de trabajo con huecos, como Empty/TBA Required Events o Missing Data; KPI Alert Status encuentra las que están en With Alerts.
Operations > Events & Data es una lista de tareas pendientes: lista los eventos y campos de datos de las órdenes de trabajo abiertas, y puede mostrar solo los que son propiedad de sus roles (My Roles) o los que vencen pronto (Event/Data Due Date).
La Búsqueda rápida encuentra una orden de trabajo por su número de contenedor, o por el valor de un dato, desde cualquier página.

Si parece que falta una orden de trabajo, revise WO Status en los filtros: puede estar cerrada o cancelada. Consulte también ¿Por qué no encuentro una orden de trabajo o un expediente?

3. Trabajar en el expediente y sus órdenes de trabajo

La página del expediente muestra lo que pertenece a todo el expediente: su cabecera, la lista de sus órdenes de trabajo, sus documentos y sus comentarios. Desde su pestaña Work Orders, Action… cambia varias órdenes de trabajo a la vez, por ejemplo su transportista por carretera o sus números de contenedor.

La página de la orden de trabajo muestra un contenedor: su cabecera, su menú de tareas y las pestañas que le da el flujo de trabajo. Para cambiar la cabecera, seleccione Modify Header (Modificar una orden de trabajo); Apply to Job copia un cambio en las demás órdenes de trabajo del expediente.

Algunos detalles pertenecen al expediente y son los mismos en todas sus órdenes de trabajo: el cliente, el cargador y el receptor, el tipo de expediente, las Remarks For Job, los documentos del expediente, la lista de comprobación de documentos y los comentarios. Los eventos y campos de datos que se aplican al expediente se registran a la vez en todas sus órdenes de trabajo abiertas. Todo lo demás, como el contenedor, el número de precinto, los demás eventos y datos, los KPI y el estado, pertenece a cada orden de trabajo.

4. Registrar eventos y datos

Los eventos son los pasos del flujo de trabajo, registrados con una fecha y una hora, por ejemplo Discharged o Delivered. Los campos de datos contienen valores como un número de declaración aduanera. Use la forma que mejor se adapte a la cantidad de trabajo:

Forma	Más adecuada para
La pestaña Events y la pestaña Data de la orden de trabajo	Una orden de trabajo. Apply To Job registra el mismo valor en todas las órdenes de trabajo abiertas del expediente, y el icono Edit Multiple WO da a cada orden de trabajo su propio valor.
Operations > Events & Data	Muchos campos de distintas órdenes de trabajo y flujos de trabajo, por ejemplo todo lo que va con retraso para su rol.
Actualización masiva	Muchas órdenes de trabajo a partir de un archivo de Excel.
Correo electrónico	Fechas de eventos, o un archivo de actualización masiva, enviados por correo electrónico: consulte Actualizar TrakIT por correo electrónico.
Aplicación móvil y otros sistemas	El personal de campo registra eventos, datos y fotos en la aplicación móvil o en la aplicación de TrakIT independiente; otros sistemas usan la API de integración, por ejemplo `SaveSeqData`.

En el ejemplo, los dos contenedores se descargan juntos: en cualquiera de las dos órdenes de trabajo, registre Discharged con Apply To Job seleccionado. Cada contenedor se entrega en un día distinto, así que registre Delivered en cada orden de trabajo por separado.

Se aplican las mismas reglas sea cual sea la forma que use: eventos en el orden del flujo de trabajo, ninguna fecha futura para los pasos ya realizados, valores de la lista del campo, observaciones donde se exigen, etc. Cuando se rechaza un valor, la fila indica el motivo: consulte Cuando un valor no se guarda. Use TBA (pendiente de confirmar) para un paso que ocurrirá pero que aún no tiene fecha, y NA (no aplicable) para uno que no ocurrirá: NA cuenta como valor, TBA no.

Algunos eventos también se rellenan solos: a partir de los movimientos de patio, del seguimiento de transportistas, cuando se genera un formulario con un evento desencadenante, o mediante una acción del flujo de trabajo.

Qué pone en marcha el guardado

Guardar un evento o un campo de datos puede poner en marcha varias cosas, todas configuradas en el flujo de trabajo (consulte también Qué ocurre después de guardar):

Acciones. Se ejecutan las acciones del campo: un correo electrónico al cliente, un mensaje, otro campo rellenado, un formulario enviado, un servicio añadido o la orden de trabajo cerrada. Las acciones On Change se ejecutan al guardar; las acciones On Date/Time se ejecutan hasta unos 30 minutos después de su hora. More Info en los detalles de eventos y datos muestra lo que se ha ejecutado.
Cálculos. Se vuelven a calcular los campos de datos calculados y los KPI del expediente.
Estado. Una orden de trabajo abandonada que tiene eventos o campos de datos requeridos vuelve a estar activa con un evento nuevo reciente, y una orden de trabajo cuyos eventos y datos requeridos están ahora completos se cierra (consulte el paso 8).
Personas. Los usuarios que siguen el campo reciben una Event/Data Update Notification, y los usuarios nombrados en sus instrucciones del flujo de trabajo, un correo electrónico con lo que deben hacer a continuación. Cuando cambia el último evento que pueden ver los usuarios externos, el cliente puede recibir un correo electrónico de actualización de estado, si su entidad tiene activado Status Updates.
Seguimiento de retrasos. Un evento que inicia o detiene el seguimiento añade el contenedor a la lista de Seguimiento de retrasos, o lo quita de ella, en unos 5 minutos.
Finanzas. El evento de reconocimiento de ingresos y gastos del flujo de trabajo define la fecha de reconocimiento de las finanzas del expediente.

Cada cambio queda registrado en la pestaña Audit Log de la orden de trabajo, o en la del expediente para los cambios aplicados a todo el expediente.

Quién: Update Events & Data en la sección Work Orders. Además, cada evento y campo de datos puede estar oculto o ser de solo consulta para su rol. Las actualizaciones masivas necesitan Upload en la sección Bulk Updates.

5. Gestionar los documentos

En la pestaña Documents de una orden de trabajo:

Suba los documentos que reciba con Add Documents. Elija la referencia del expediente como ámbito para un documento de todo el expediente, como el conocimiento de embarque, o This Work Order Only. Elija Allow Access en External Access para un documento que el cliente pueda ver.
Controle lo que el expediente aún necesita en la Document Checklist: vincule cada documento a su elemento de la lista de comprobación y defina el estado del elemento. La lista de comprobación es la misma en todas las órdenes de trabajo del expediente.
Pida los documentos que faltan con Request Documents. Con los enlaces de subida, el destinatario puede subir cada documento sin iniciar sesión. El documento se añade al expediente, su elemento de la lista de comprobación recibe el estado Requires Validation y usted recibe un correo electrónico: revíselo y defina el estado final.
Genere documentos, como una orden de entrega, desde la pestaña Forms. El PDF se añade a los documentos, salvo que el flujo de trabajo indique otra cosa, y el flujo de trabajo puede registrar un evento cuando se genera.

Si el flujo de trabajo envía recordatorios de documentos, los clientes reciben un recordatorio diario mientras haya elementos de la lista de comprobación en un estado pendiente, como Pending. Para encontrar documentos de todos los expedientes, use Operations > Documents. Cómo se diseñan los formularios se explica en Configurar las plantillas de documentos.

Quién: los permisos de documentos de la sección Work Orders, como Upload Document, Update Document Checklist y Generate Form: consulte la página de la orden de trabajo.

6. Vigilar los KPI y los retrasos

Un KPI mide el tiempo entre dos eventos de una orden de trabajo frente a un objetivo, por ejemplo de Discharged a Delivered en 72 horas. TrakIT mantiene actualizados en segundo plano los KPI de las órdenes de trabajo abiertas.

La pestaña KPIs de la orden de trabajo muestra el objetivo y el tiempo empleado de cada KPI. Un icono de alerta rojo significa que supera su objetivo. Si el retraso tiene explicación, posponga la alerta con Snooze Till.
En Jobs, KPI Alert Status en With Alerts lista las órdenes de trabajo con alertas activas.
Los usuarios que se suscriben a un KPI reciben a diario un correo electrónico Work Order Alerts, poco después de las 05:00 UTC, con las órdenes de trabajo que superan el objetivo.
Para los KPI de muchas órdenes de trabajo, consulte los Informes de KPI.

En el caso de los contenedores, el flujo de trabajo también puede controlar cuánto tiempo pasan fuera, para la demora o la detención. En el ejemplo, Discharged podría iniciar el seguimiento y Empty Returned detenerlo. La página Seguimiento de retrasos muestra entonces los días libres, los días consumidos y los cargos de cada contenedor, y los usuarios pueden recibir a diario una Delay Notification antes de que se agoten los días libres. Cerrar la orden de trabajo no detiene el seguimiento: solo lo detiene el evento de fin, o una salida introducida manualmente en esa página. Cancelar la orden de trabajo quita sus contenedores que no han salido.

7. Mantener informados a los interesados

Los comentarios son la conversación del expediente: los mismos comentarios aparecen en el expediente y en todas sus órdenes de trabajo. En la pestaña Comments, Visible externally está seleccionado de forma predeterminada: el cliente ve entonces el comentario en el portal, y este se envía por correo electrónico a la dirección del cliente y a los usuarios del portal del cliente. Desmárquelo para un comentario interno. Los usuarios internos solo reciben aviso si están entre los Comment Recipients y se han suscrito a los comentarios.

Las observaciones de la cabecera de la orden de trabajo (Observaciones) son para notas que se quedan con la orden de trabajo: Internal Remarks, Remarks For Customer y Remarks For Job. Notify Users envía un cambio por correo electrónico a los usuarios que elija.

La mayoría de los demás correos electrónicos son suscripciones que cada usuario elige en System > Notifications:

Para recibir aviso de	Suscríbase en	Envío
Las nuevas órdenes de trabajo de un flujo de trabajo	Pestaña Workflow, WO Header	Cada 30 minutos, o a diario a las 05:05 UTC
Los cambios en los eventos y campos de datos	Pestaña Workflow, Events & Data	Unos 30 minutos después del cambio
Las alertas de KPI	Pestaña Workflow, KPIs	A diario, poco después de las 05:00 UTC
Los días libres que se agotan	Pestaña Workflow, Free Days	A diario a las 05:05 UTC
Las órdenes de trabajo creadas, con la cabecera guardada, cerradas, canceladas o restablecidas	Pestaña General, grupo Job	Cuando ocurre
Los comentarios	Pestaña Finance, fila Comments del grupo Jobs	Cuando ocurre

Los administradores también pueden suscribir a los usuarios a las nuevas órdenes de trabajo y a los días libres en el flujo de trabajo. El responsable recibe además a diario una lista de sus órdenes de trabajo abandonadas, si su instalación envía estas listas.

8. Cerrar las órdenes de trabajo

Una orden de trabajo se cierra de una de estas cuatro formas:

Por sí sola, cuando todos los eventos y campos de datos requeridos (marcados con una estrella) tienen un valor distinto de TBA. NA cuenta como valor. TrakIT lo comprueba cuando se guardan eventos, y una vez al día, a las 05:05 UTC, para todas las órdenes de trabajo abiertas. En la página de la orden de trabajo, guardar eventos o datos comprueba a la vez todas las órdenes de trabajo del expediente; cuando se cierra la orden de trabajo en la que está, el mensaje de guardado termina con and Work Order Closed.
Por un usuario: en el menú de tareas, Close or Cancel Work Order y después Close Work Order. Apply to all open WO in Job cierra también las demás órdenes de trabajo abiertas del expediente. En la página del expediente, Action… > Close Workorders cierra las órdenes de trabajo que seleccione, y la página Acciones masivas cierra una lista de órdenes de trabajo.
Por una acción del flujo de trabajo que cierra la orden de trabajo cuando se registra un evento.
Cuando lleva demasiado tiempo abandonada, si su instalación cierra las órdenes de trabajo abandonadas: cada domingo, las que tienen un último evento con más antigüedad que un número de días definido, de al menos 90.

Un usuario no puede cerrar una orden de trabajo cuyos artículos de almacén no están confirmados: confírmelos o elimínelos antes. Su empresa también puede tener comprobaciones propias que impidan cerrar una orden de trabajo y muestren su propio mensaje.

Una vez cerrada, los eventos, los datos, la cabecera y las observaciones de la orden de trabajo quedan bloqueados, y la mayoría de las tareas aparecen en gris. La pestaña Audit Log indica cuándo y cómo se cerró. Los usuarios suscritos a Close WO reciben aviso, salvo cuando la orden de trabajo se cierra sola o por estar abandonada. Cerrar las órdenes de trabajo no cierra las finanzas del expediente: consulte Del presupuesto al pago.

Quién: Close/Cancel en la sección Work Orders para cerrar a mano. El cierre automático no necesita ningún permiso.

9. Cancelar o reabrir

Cancele una orden de trabajo que no se llevará a cabo, por ejemplo un contenedor retirado de la reserva:

En el menú de tareas, seleccione Close or Cancel Work Order y después Cancel Work Order.
Elija el motivo en Reason for Cancellation e introduzca los detalles.
Seleccione Apply to all open WO in Job para cancelar todo el expediente.
Seleccione Yes.

Una orden de trabajo cancelada sale del seguimiento de retrasos, sus movimientos de patio dejan de estar vinculados a ella y la página del expediente la cuenta aparte, por ejemplo 1 (+1 cancelled). Cuando la cancela en su propia página, su responsable recibe un correo electrónico, salvo que sea usted. Una orden de trabajo con artículos de almacén confirmados no se puede cancelar. En cambio, una orden de trabajo creada por error se puede eliminar en las 96 horas siguientes, si no tiene documentos ni artículos confirmados.

Reabra una orden de trabajo cerrada o cancelada para volver a trabajar en ella: seleccione Re-open Work Order en el menú de tareas, y Reopen all closed WO in Job (o cancelled) para reabrir también las demás del expediente. Pasa a Active. No se puede reabrir mientras su contenedor esté en otra orden de trabajo activa del flujo de trabajo.

Si todos sus eventos y datos requeridos siguen teniendo valores, una orden de trabajo reabierta se vuelve a cerrar en la siguiente comprobación de TrakIT (consulte el paso 8), como muy tarde en la comprobación diaria. Es lo que se busca cuando se reabre solo para corregir un valor. Para mantenerla abierta, deje vacío o en TBA uno de sus eventos o campos de datos requeridos.

Quién: Close/Cancel para cancelar y Re-open para reabrir, en la sección Work Orders.

Solución de problemas

Problema	Qué revisar
Una orden de trabajo se ha cerrado sola	Sus eventos y datos requeridos estaban completos, una acción la cerró o llevaba demasiado tiempo abandonada. Consulte ¿Por qué mi orden de trabajo se ha cerrado sola?
Una orden de trabajo está en Abandoned	Registre su siguiente evento. Consulte ¿Por qué mi orden de trabajo ha pasado a Abandoned?
Un evento o un valor no se guarda	La fila indica el motivo: consulte Cuando un valor no se guarda y ¿Por qué un evento indica Out of sequence?
Falta un campo o aparece en gris en una orden de trabajo	Puede que no se aplique a los servicios, el cliente o el tipo de expediente de la orden de trabajo, o que su rol solo pueda verlo. Consulte ¿Por qué un campo es obligatorio? para las reglas que define el flujo de trabajo.
Items not committed al cerrar	Confirme los artículos de almacén de la orden de trabajo, o elimínelos.
Un contenedor no está en Delay Tracking	Consulte ¿Por qué un contenedor no está en la lista de Delay Tracking?

Adónde ir a continuación

Diseñar un flujo de trabajo: cómo configuran los administradores aquello en lo que se basa esta guía.
Del presupuesto al pago: la parte financiera del expediente.
Actualizar TrakIT por correo electrónico: registrar eventos y enviar documentos por correo electrónico.
Informes de operaciones e Informes de KPI: cómo van las órdenes de trabajo en conjunto.