Facturas

La página Invoices lista las facturas que la empresa con la que trabaja ha emitido a las entidades a las que está vinculado, es decir, las empresas en cuyo nombre actúa su cuenta, con lo que se ha pagado de cada una y lo que sigue pendiente.

Para abrirla, seleccione Invoices en el menú del portal, o el recuadro Outstanding Invoices de la página principal del portal. La página lleva el título Invoices, con What you have been billed, and what is still to pay debajo.

Qué facturas se listan

La lista muestra las facturas de todas las entidades a las que está vinculado, tanto si está vinculado a ellas como cliente como si lo está como transportista por carretera. Solo muestra las facturas que:

• la empresa ha aprobado: las facturas que aún se están preparando no aparecen;
• no están canceladas;
• tienen un total superior a cero. Las facturas rectificativas, que suelen tener un total negativo, y las facturas con un total de cero no aparecen.

La empresa también puede limitar las facturas que ve con filtros propios para su cuenta.

El portal no ofrece ningún extracto de su cuenta. Su contacto en la empresa puede enviarle un enlace al extracto de facturas, que también lista las facturas rectificativas: consulte Enlaces al extracto de facturas y a una factura.

Buscar una factura

1. Escriba parte del número de factura en Invoice Number, o parte de una referencia del expediente en Transport Document.
2. En Status, elija – All –, Outstanding o Paid.
3. Seleccione Search, o pulse Intro en uno de los cuadros.

Filtro	Encuentra
Invoice Number	Las facturas cuyo número contiene el texto.
Transport Document	Las facturas de un expediente cuya referencia del expediente contiene el texto. La referencia del expediente es el número de un envío, como un número de conocimiento de embarque.
Status	Outstanding: las facturas con un importe aún por pagar. Paid: las facturas a las que no les queda nada por pagar. – All –: ambas. Consulte Pendientes y pagadas.

El número de facturas encontradas aparece encima de la lista, por ejemplo 12 found. Si no hay ninguna coincidencia, la página indica No Invoices Found. Clear vacía los filtros y vuelve a buscar.

La página no conserva sus filtros: cuando vuelve a la lista desde una factura, muestra de nuevo todas sus facturas.

La lista

La lista muestra 25 facturas por página, empezando por la fecha de factura más reciente. Seleccione una fila para abrir la factura.

• Cuando hay más de una página, Previous y Next, bajo la lista, permiten pasar de una página a otra, y Page 2 of 5, por ejemplo, indica dónde se encuentra.
• Seleccione Invoice, Date, el encabezado de la referencia del expediente, Due o Total para ordenar la lista por esa columna, y vuelva a seleccionarlo para invertir el orden. Una flecha marca la columna por la que está ordenada la lista. Al ordenar, se vuelve a la primera página.

Columna	Muestra
Invoice	El número de factura.
Date	La fecha de la factura.
Referencia del expediente, por ejemplo Transport Document	La referencia del expediente del envío al que corresponde la factura. El encabezado usa el nombre que le da la empresa. Vacía en una factura que no corresponde a un único expediente.
Due	La fecha en que vence el pago.
Curr	La moneda de la factura.
Total	El total de la factura, impuestos incluidos, antes de cualquier ajuste, como un descuento.
Paid	Los pagos que la empresa ha registrado para la factura.
Outstanding	Lo que queda por pagar. Consulte Pendientes y pagadas.

Pendientes y pagadas

El importe pendiente de una factura es su total, menos cualquier ajuste (como un descuento), menos cualquier retención (el impuesto que usted retiene e ingresa en la administración tributaria) y menos los pagos que la empresa ha registrado. Es 0 cuando la empresa ha marcado la factura como pagada o la ha dado de baja por incobrable, sea cual sea el valor de Paid: un pago que no se registró en TrakIT también puede liquidar una factura.

Una factura con un importe pendiente superior a cero es Outstanding; cualquier otra factura es Paid. La misma regla se aplica en el filtro Status, la columna Outstanding, la etiqueta de la parte superior de una factura y el recuadro Outstanding Invoices de la página principal del portal, que cuenta las facturas pendientes entre todas las que lista esta página.

Si cree que un importe es incorrecto, póngase en contacto con la empresa: no puede registrar un pago en el portal.

Quién puede usar esta página

Invoices aparece en el menú del portal cuando su rol del portal tiene Read en la sección Invoices. También necesita un vínculo con al menos una entidad, como cliente o como transportista por carretera; sin él, la lista está vacía.

Sección	Permiso	Le permite
Invoices	Read	Abrir la página y el recuadro Outstanding Invoices, y ver y abrir las facturas de las entidades a las que está vinculado.

La empresa define su rol del portal y sus vínculos con entidades. Consulte Invoices y Configurar el portal externo.