Glosario y preguntas frecuentes de contabilidad

Esta página explica los términos contables que se usan en TrakIT y responde a preguntas habituales. Para una visión general del módulo, consulte Contabilidad. Para los términos generales de TrakIT, consulte el Glosario; para las preguntas sobre el resto de TrakIT, consulte las Preguntas frecuentes generales.

Glosario

Término	Significado
Concepto	Un tipo de cargo, como el flete o la manipulación, que se usa en presupuestos, expedientes financieros, facturas, facturas de proveedor y asientos internos. Puede vincularse a una cuenta contable, que recibe entonces sus contabilizaciones. No debe confundirse con una cuenta contable.
Cuentas a pagar	Lo que la empresa debe a sus proveedores. Las facturas de proveedor abonan en la Default AP Account; los pagos cargan en ella.
Cuentas a cobrar	Lo que los clientes deben a la empresa. Las facturas cargan en la Default AR Account; los cobros abonan en ella.
Moneda base	La moneda en la que se lleva la contabilidad de una empresa: su Default Currency.
Tipo de contabilización	El tipo de cambio al que se contabiliza una factura o factura de proveedor. Sus ajustes y su baja por incobrable, y los cobros y pagos que la liquidan, usan el mismo tipo para ella.
Plan de cuentas	La lista de las cuentas contables de una empresa, en cinco categorías (Assets, Equity, Liabilities, Revenue y Expense), cada una dividida en grupos.
Cuenta hija	Una cuenta contable que recibe contabilizaciones. Siempre depende de una cuenta padre.
Asiento de cierre	El asiento Year-End Closing que se contabiliza al cerrar un ejercicio. Deja a cero las cuentas de ingresos y de gastos y lleva el resultado a resultados de ejercicios anteriores.
Debe, haber	Los dos lados de un asiento contable: cada apunte está en el debe o en el haber. El debe aumenta el activo y los gastos; el haber aumenta el pasivo, el patrimonio neto y los ingresos. En todo asiento, el debe es igual al haber.
Cuentas predeterminadas	Las cuentas contables que usan las contabilizaciones automáticas, elegidas en Auto-Posting Default Accounts en la página del plan de cuentas.
Moneda del documento	La moneda de una factura, factura de proveedor, cobro, pago, asiento interno o asiento contable.
Contabilidad por partida doble	Registrar cada importe dos veces, en el debe de una cuenta y en el haber de otra, para que la contabilidad siempre cuadre.
Finalizar	El paso que confirma una factura, factura de proveedor, cobro o pago. En una empresa que lleva su contabilidad en TrakIT, también contabiliza el documento.
Ejercicio	Un periodo contable de una empresa, normalmente de un año. Cada asiento contable pertenece a uno. Consulte Ejercicios.
Cuenta en moneda extranjera	Una cuenta hija que se lleva en una moneda distinta de la moneda base, como una cuenta bancaria en dólares estadounidenses. Conserva a la vez su saldo en moneda y su contravalor en moneda base.
Revalorización de divisas	Actualizar los saldos en otras monedas al tipo de cambio de una fecha elegida y contabilizar la diferencia como ganancia o pérdida no realizada.
Asiento contable	Un registro de la contabilidad: dos o más apuntes en cuentas contables cuyo debe es igual a su haber. El libro diario es la lista de todos los asientos.
Cuenta contable	Una cuenta del plan de cuentas, como una cuenta bancaria, las cuentas a cobrar o los ingresos por flete.
Saldos de apertura	Los saldos que tenían las cuentas cuando la empresa empezó a llevar su contabilidad en TrakIT, contabilizados el primer día de su primer ejercicio.
Cuenta padre	Una cuenta contable que agrupa otras cuentas y muestra su total. No se puede contabilizar nada en ella. Tiene un icono de carpeta.
Contabilizar	Registrar en la contabilidad como asiento contable.
Diferencia de cambio realizada	La ganancia o pérdida que se produce cuando un cobro o pago en moneda extranjera liquida facturas o facturas de proveedor contabilizadas a otro tipo.
Resultados de ejercicios anteriores	La cuenta de patrimonio neto que recibe el beneficio o la pérdida de cada ejercicio cuando se cierra. Tiene el Special Code RE.
Contraasiento	Un asiento con los mismos apuntes que un asiento anterior en lados opuestos, que lo anula. TrakIT contabiliza uno cuando se restablece un documento contabilizado.
Tipo de liquidación	El tipo de cambio de la tabla en la fecha de operación de un cobro o pago.
Código especial	Un código que marca una cuenta que TrakIT necesita encontrar. El único es RE, para resultados de ejercicios anteriores.
Diferencia de cambio no realizada	La ganancia o pérdida que resulta de actualizar a un tipo posterior los saldos en otras monedas, contabilizada por la revalorización de divisas.
Retención soportada	El impuesto que un cliente deduce de una factura e ingresa en la administración tributaria por usted. Va a la Withheld Tax Account.
Retención practicada a pagar	El impuesto que usted deduce de la factura de un proveedor y debe a la administración tributaria. Va a la cuenta Withholding Tax Payable.
Baja por incobrable	Dar de baja el saldo pendiente de una factura que no se va a pagar, contra una cuenta que usted elige.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi factura no ha generado un asiento contable?

Una factura solo se contabiliza cuando selecciona Finalize: aprobarla no la contabiliza. Además, solo se contabiliza si la empresa lleva su contabilidad en TrakIT, es decir, si su sistema financiero es TrakIT y tiene un plan de cuentas. Las facturas finalizadas antes de eso no se contabilizan en ese momento. Consulte Contabilización automática.

¿Por qué no puedo finalizar un documento?

Cuando la empresa lleva su contabilidad en TrakIT, finalizar contabiliza el documento. Si no se puede hacer la contabilización, por ejemplo porque ningún ejercicio abierto cubre la fecha del documento o falta una cuenta predeterminada, el documento no se finaliza y el mensaje indica por qué. Consulte Cuando la contabilización falla.

¿Puedo editar o eliminar un asiento contable?

No. Un asiento contabilizado no se puede modificar ni eliminar. Para corregir un asiento que contabilizó a mano, contabilice otro asiento en sentido contrario. Para corregir el asiento de un documento, restablezca el documento: TrakIT revierte su asiento y contabiliza uno nuevo cuando el documento se vuelve a finalizar.

He restablecido un documento y lo he vuelto a finalizar. ¿Está dos veces en la contabilidad?

No. El diario muestra el asiento original, su contraasiento y el asiento nuevo. El original y su contraasiento se anulan entre sí, así que solo cuenta el asiento nuevo.

¿Cómo corrijo un documento de un ejercicio cerrado?

Su asiento no se puede revertir, así que el documento no se puede restablecer. Contabilice en su lugar un asiento de corrección con fecha en un ejercicio abierto, a mano o, para una factura, con una factura rectificativa con fecha en un ejercicio abierto.

¿Por qué no puedo elegir una cuenta en un asiento contable?

La lista solo ofrece las cuentas hijas activas de la empresa. Las cuentas padre nunca reciben contabilizaciones. Una cuenta que se lleva en moneda extranjera solo aparece en los asientos en su propia moneda.

¿Puedo cambiar la moneda base?

No una vez que la empresa tiene un ejercicio abierto o algo contabilizado en su contabilidad.

¿Puedo modificar o eliminar un ejercicio?

No. Una vez creado, un ejercicio no se puede modificar ni eliminar, y una vez cerrado no se puede volver a abrir. Compruebe la fecha de inicio antes de crear el primer ejercicio.

¿Por qué no se cierra el ejercicio?

Por orden de probabilidad: su fecha de fin aún no ha pasado; no se ha creado el ejercicio siguiente; o ninguna cuenta activa tiene el Special Code RE. El mensaje le indica cuál de ellos. Consulte Ejercicios.

El balance de situación no cuadra. ¿Qué debo comprobar?

Lea las advertencias que aparecen debajo. Si hay ejercicios anteriores todavía abiertos, ciérrelos: su beneficio aún no ha llegado a resultados de ejercicios anteriores. Si el propio libro mayor no cuadra, compruebe el balance de sumas y saldos y comunique la diferencia a su administrador.

¿Por qué la cuenta de pérdidas y ganancias de un ejercicio cerrado sigue mostrando un beneficio?

La cuenta de pérdidas y ganancias excluye el asiento de cierre del ejercicio, de modo que un ejercicio cerrado sigue mostrando su resultado.

¿Por qué aparece una cuenta inactiva en el balance de sumas y saldos?

Tenía saldo en la fecha del informe. Una cuenta solo se puede desactivar cuando su saldo es cero, pero en una fecha anterior todavía podía tenerlo.

¿Modifica Mark as Paid la contabilidad?

No. Solo un cobro reduce lo que el cliente debe en la contabilidad.

¿Afectan los presupuestos o las estimaciones a la contabilidad?

No. Solo pasan a la contabilidad las facturas, facturas de proveedor, cobros y pagos finalizados, los asientos internos aprobados, las bajas por incobrables y los asientos contables. Para el camino de un presupuesto hasta las facturas y los pagos, consulte Del presupuesto al pago.

¿Puede un cobro en euros pagar una factura en dólares estadounidenses?

No. Un cobro o pago solo se puede asignar a facturas o facturas de proveedor en su propia moneda.

¿De dónde proceden las diferencias de cambio de mi cuenta de pérdidas y ganancias?

Los cobros y pagos en otras monedas contabilizan diferencias realizadas, y la revalorización de divisas contabiliza diferencias no realizadas. Ambas van a la FX Gain/Loss Account. Abra esa cuenta en la página del plan de cuentas para ver cada asiento. Consulte Contabilidad multidivisa.

¿Cuándo debo ejecutar la revalorización de divisas?

Al final de cada periodo sobre el que informe y, siempre, a fecha del último día del ejercicio antes de cerrarlo. Ejecutarla de nuevo en el mismo ejercicio sustituye la ejecución anterior.

¿Quién puede hacer qué?

Consulte Contabilidad.