Cuenta contable

La página View Account muestra una cuenta contable del plan de cuentas de una empresa: sus datos y su saldo y, según su tipo, los asientos contables contabilizados en ella o las cuentas que dependen de ella. Desde aquí se modifica o elimina la cuenta, y se añaden cuentas bajo una cuenta padre. La misma página, con el título Create new Account, es donde se crea una cuenta con Add New.

Para abrir una cuenta:

• seleccione su fila en la página Plan de cuentas;
• seleccione una cuenta en un asiento contable;
• en la página de una cuenta, seleccione su Parent, o una fila de su pestaña Sub-Accounts.

◄ Back to List le devuelve al plan de cuentas.

Una cuenta padre, que se muestra con un icono de carpeta, agrupa las cuentas que dependen de ella y muestra su total; no se puede contabilizar nada en ella. Una cuenta hija recibe contabilizaciones. Lo que muestra la página debajo de los datos depende de cuál de las dos sea:

Cuenta	Pestañas
Cuenta hija	Journal Entries y Files
Cuenta padre	Sub-Accounts

Para saber cómo se organiza el plan de cuentas, consulte Plan de cuentas. Para los términos, consulte el Glosario de contabilidad.

Datos de la cuenta

La parte superior de la página muestra el código y el nombre de la cuenta, y su estado: Active, o Disabled en una cuenta inactiva, que además aparece atenuada.

Campo	Muestra
Account Group	La categoría de la cuenta, como Assets. El propio grupo de cuentas se muestra en la lista de cuentas y al modificar la cuenta.
Parent	La cuenta padre, que puede seleccionar para abrirla, o - en una cuenta de primer nivel de su grupo.
Code	El código de la cuenta.
Sub-Accounts	En una cuenta padre: cuántas cuentas dependen directamente de ella.
Currency	En una cuenta hija: la moneda en la que se lleva. Es la moneda base de la empresa, salvo que la cuenta se lleve en una moneda extranjera.
Special Code	RE en la cuenta de resultados de ejercicios anteriores. No se muestra en las demás cuentas.
Updated	Hace cuánto tiempo se creó o se modificó por última vez la cuenta.
Balance	El saldo en la fecha de hoy, en la moneda base de la empresa, por ejemplo XOF 1,250,000. Una cuenta padre muestra el total de todas las cuentas que dependen de ella. En una cuenta que se lleva en una moneda extranjera, aparece primero el saldo en esa moneda, seguido de su contravalor en la moneda base entre corchetes, por ejemplo USD 5,000.00 [EUR 4,500.00].

Los saldos se muestran en el lado habitual de la cuenta: saldos deudores para el activo y los gastos, saldos acreedores para el pasivo, el patrimonio neto y los ingresos. Un importe negativo es un saldo del otro lado. Para los saldos en moneda extranjera, consulte Contabilidad multidivisa.

El icono del lápiz (Modify) y el icono de la papelera (Delete) están a la derecha, junto al saldo.

Modificar una cuenta

1. Seleccione el icono del lápiz (Modify). El título de la página cambia a Edit Account.
2. Cambie el Title, el Code, Active o el Special Code.
3. Seleccione Update, o Cancel para dejar la cuenta como estaba.

El Group, el Parent y, en una cuenta hija, la Currency se muestran, pero no se pueden cambiar. Tampoco el tipo de cuenta, padre o hija. Si alguno de ellos es incorrecto, vuelva a crear la cuenta con la configuración correcta y, después, desactive o elimine la incorrecta.

Campo	Reglas
Title	El nombre de la cuenta. Obligatorio, hasta 100 caracteres.
Code	Obligatorio, hasta 30 caracteres: letras, dígitos y . - / _. TrakIT elimina los espacios y guarda el código en mayúsculas. Un código solo se puede usar una vez en la empresa para cuentas que se llevan en la misma moneda.
Active	Desactívelo para que la cuenta quede inactiva. Consulte Cuentas inactivas.
Special Code	Déjelo vacío, o escriba RE en la cuenta de resultados de ejercicios anteriores. Consulte Resultados de ejercicios anteriores.

Cuentas inactivas

Solo puede desactivar una cuenta cuando su saldo es cero, teniendo en cuenta todos sus asientos, cualquiera que sea su fecha. En una cuenta padre, se trata del total de las cuentas que dependen de ella.

Una cuenta inactiva permanece en el plan, en gris, pero no se puede contabilizar nada en ella. Ya no se ofrece para los asientos contables ni como cuenta predeterminada, y los documentos cuyas contabilizaciones la usarían ya no se pueden finalizar ni aprobar: el mensaje indica One or more accounts are invalid, disabled, belong to another company, or cannot be posted to directly.

Por eso, antes de desactivar una cuenta, compruebe que no es una de las cuentas predeterminadas, la cuenta de banco o de caja de una forma de pago ni la cuenta contable de un concepto (consulte Configurar la contabilidad), y elija antes otra cuenta allí.

Para volver a usar la cuenta, active de nuevo Active.

Resultados de ejercicios anteriores

Al cerrar un ejercicio, el beneficio o la pérdida del ejercicio se traspasa a la cuenta activa cuyo Special Code es RE. Para marcarla, modifique la cuenta, escriba RE en Special Code y seleccione Update. Consulte Configurar la contabilidad.

La cuenta debe ser una cuenta hija de un grupo de Equity, que se lleve en la moneda base de la empresa. Solo una cuenta activa de la empresa puede tener el código: para trasladarlo a otra cuenta, bórrelo en la primera cuenta. RE es el único código especial.

Eliminar una cuenta

Seleccione el icono de la papelera (Delete). Cuando se elimina la cuenta, se abre la página del plan de cuentas.

Precaución

TrakIT elimina la cuenta en cuanto selecciona el icono de la papelera, sin pedirle confirmación.

Una cuenta solo se puede eliminar si nada hace referencia a ella: ningún asiento contable tiene un apunte en ella, ninguna cuenta depende de ella y ninguna factura dada de baja por incobrable la usa como cuenta de la baja. Si no, TrakIT indica Cannot delete account with references. Una cuenta que ya no se necesita pero tiene asientos puede desactivarse en su lugar, una vez que su saldo sea cero.

Al igual que al desactivar una cuenta, compruebe antes que no es una cuenta predeterminada, la cuenta de una forma de pago ni la cuenta contable de un concepto.

Crear una cuenta

Se llega a este formulario con Add New en la página Plan de cuentas. La cuenta se crea en la categoría de la pestaña en la que estaba. Para añadir una cuenta bajo una cuenta padre, también puede usar Añadir una subcuenta.

1. Elija el Account Type: Child para una cuenta que recibe contabilizaciones, Parent para una cuenta que agrupa otras.
2. Elija el Group: uno de los grupos de cuentas de la categoría.
3. Elija el Parent: la lista muestra las cuentas padre de ese grupo. Una cuenta hija necesita una. Para una cuenta padre, deje — para que sea una cuenta de primer nivel del grupo, o elija la cuenta padre de la que va a depender.
4. Escriba el Title y el Code. Las reglas son las de Modificar una cuenta.
5. Para una cuenta hija, elija la Currency. Deje [Company Currency] salvo que la cuenta se lleve en una moneda extranjera, como una cuenta bancaria en dólares estadounidenses. La lista muestra las Available Currencies de la empresa.
6. Deje Active activado.
7. Escriba un Special Code solo para la cuenta de resultados de ejercicios anteriores.
8. Seleccione Create.

Se abre la página de la nueva cuenta. Cancel le devuelve al plan de cuentas sin crear nada.

Compruebe el tipo, el grupo, la cuenta padre y la moneda antes de seleccionar Create: después no se pueden cambiar. Para saber para qué se puede usar y para qué no una cuenta que se lleva en una moneda extranjera, consulte Contabilidad multidivisa.

Pestaña Journal Entries

En una cuenta hija activa, la pestaña Journal Entries lista los apuntes de asientos contables contabilizados en la cuenta, en todos los ejercicios, primero los más recientes, 20 por página. El número de apuntes encontrados se muestra encima de la lista, o No Transactions Found.

Columna	Muestra
ID	El número del asiento contable.
Title	El título del asiento. Selecciónelo para abrir el asiento contable.
Date	La fecha de operación: la fecha en que el asiento cuenta en la contabilidad.
Reference	La referencia del asiento.
Debit, Credit	El importe del apunte, en la moneda base de la empresa, en su lado.
Moneda, por ejemplo USD	Solo en una cuenta que se lleva en una moneda extranjera: el importe del apunte en esa moneda.
Executed By	Quién contabilizó el asiento, y cuándo.

Un asiento con más de un apunte en la cuenta aparece una vez por cada apunte. Para saber de dónde procede un asiento, consulte la lista de títulos de la página Asientos contables.

Pestaña Files

La pestaña Files de una cuenta hija está vacía: no se pueden adjuntar archivos a una cuenta contable.

Pestaña Sub-Accounts

En una cuenta padre, la pestaña Sub-Accounts lista las cuentas que dependen directamente de ella. Las cuentas de niveles inferiores aparecen en las páginas de sus propias cuentas padre. El número de cuentas se muestra encima de la lista, o No Sub-Accounts Found.

Las cuentas padre tienen un icono de carpeta. Las cuentas inactivas aparecen en gris. Seleccione una fila para abrir la cuenta.

Columna	Muestra
Code	El código de la cuenta.
Name	El nombre de la cuenta.
Currency	La moneda en la que se lleva la cuenta: la moneda base de la empresa, o una moneda extranjera.
Balance	El saldo en la fecha de hoy, en la moneda base de la empresa. En una cuenta padre, el total de todas las cuentas que dependen de ella.
Updated By	Quién creó o modificó por última vez la cuenta, y hace cuánto tiempo.

Añadir una subcuenta

1. Seleccione Add… encima de la lista.
2. En Add Sub-Account, elija el Account Type: Child para una cuenta que recibe contabilizaciones, Parent para otro nivel de agrupación.
3. Escriba el Account Code, de hasta 20 caracteres. Las reglas son las de Modificar una cuenta.
4. Escriba el Account Name, de hasta 100 caracteres.
5. Para una cuenta hija, elija la Currency. Deje [Company Currency] salvo que la cuenta se lleve en una moneda extranjera. La lista muestra las Available Currencies de la empresa.
6. Seleccione Add.

La nueva cuenta está activa, en el mismo grupo de cuentas que esta cuenta, y aparece en la lista. Si no se puede crear, la ventana emergente permanece abierta con el motivo. Para dar a la nueva cuenta un código especial, ábrala y modifíquela.

El tipo y la moneda no se pueden cambiar después, así que compruébelos antes de seleccionar Add.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Name is required o Code is required	Escriba el nombre o el código.
Name contains possible Html tags or disallowed text	Quite los signos < del nombre, y no lo empiece por =, + ni @.
Code contains invalid characters	Use solo letras, dígitos y . - / _.
Code código is already used by account ‘nombre’	Elija otro código, o compruebe si la cuenta que necesita ya existe.
Please select account type o Please select the Account Type	Elija Parent o Child.
A child account must have a parent account	Elija un Parent, o convierta la cuenta en una cuenta padre.
Special code can only be RE (Retained Earnings) or left empty	Escriba RE o nada.
The Retained Earnings account must allow posting and be in the company base currency	Use una cuenta hija que se lleve en la moneda de la empresa.
The Retained Earnings account must be in an Equity group	Use una cuenta de la categoría Equity.
Cuenta is already this company’s Retained Earnings account - clear its Special code first	Borre primero el Special Code de esa cuenta.
Cannot disable an account with a non-zero balance	Deje antes el saldo a cero con un asiento contable.
Cannot delete account with references	La cuenta tiene asientos o cuentas que dependen de ella, o es la cuenta de la baja por incobrable de una factura. Desactívela en su lugar.
You do not have the permission to create, update o delete accounts	Su rol no lo permite: consulte más abajo.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita estos permisos en la sección Chart of Accounts:

Permiso	Le permite
Read	Abrir la página, y ver los datos, el saldo, los asientos contables y las subcuentas de la cuenta.
Create	Crear cuentas con Add New, y añadir subcuentas con Add….
Update	Modificar cuentas con Modify.
Delete	Eliminar cuentas.

Los iconos del lápiz y de la papelera aparecen para todos los que pueden abrir la página; sin el permiso, TrakIT rechaza el cambio con un mensaje.

Solo puede abrir y crear cuentas en las empresas a las que tiene acceso. Para una cuenta de otra empresa, TrakIT muestra Authorization Failed en lugar de la página. Los administradores del sistema pueden abrir las cuentas de todas las empresas.

Para abrir un asiento contable desde la pestaña Journal Entries, su rol también necesita Read en la sección Journal Entries.