Aprobación de ausencias

La página Leave Approvals es donde los responsables y los demás aprobadores resuelven las solicitudes de ausencia. Lista las solicitudes que esperan su decisión, muestra las ausencias de su equipo en un calendario y le permite ceder sus aprobaciones a otra persona mientras está ausente.

Para abrirla, seleccione HR > Leaves > Approval.

Los empleados solicitan ausencias en la página Mis ausencias. Para saber cómo funcionan los tipos de ausencia, las políticas y los saldos, consulte Ausencias.

La cola de aprobación

La lista de la parte superior muestra las solicitudes que esperan su decisión, de la más antigua a la más reciente:

• las solicitudes de los empleados de los que es aprobador, en el nivel en el que usted es el aprobador;
• las solicitudes que se le han escalado;
• las solicitudes que esperan a alguien que le ha delegado sus aprobaciones.

Columna	Muestra
Employee	El empleado que presentó la solicitud. Escalated (en rojo) si la solicitud se escaló; Delegated to you si la ve por una delegación.
Type	El tipo de ausencia.
Dates	El primer y el último día de la ausencia.
Days	Los días que cuenta la ausencia. Los fines de semana y los festivos no se cuentan (consulte Cómo se cuentan los días).
Reason	El motivo que dio el empleado, si lo hay.
Approve, Reject	Abren el cuadro de diálogo de decisión. Consulte Aprobar o rechazar una solicitud.

Cuando no hay nada pendiente, la página indica No leave applications are awaiting your decision.

La cola no muestra los documentos ni las notas que el empleado añadió a la solicitud.

Cuando una solicitud le llega como aprobador, TrakIT le envía un correo electrónico. A partir del segundo nivel de aprobación, también recibe un mensaje de chat (consulte Chat).

Aprobar o rechazar una solicitud

1. Seleccione Approve o Reject en la fila de la solicitud.
2. En Approve Leave o Reject Leave, compruebe el empleado, el tipo de ausencia, las fechas y el número de días.
3. Introduzca sus Comments (opcional) para aprobar, o el Reason for Rejection (obligatorio) para rechazar.
4. Seleccione Confirm.

Su decisión, con sus comentarios o su motivo, se añade a las notas de la solicitud, donde la ve el empleado.

Cuando rechaza, la solicitud queda Rejected (Decision recorded) y el empleado recibe un correo electrónico con su motivo.

Cuando aprueba:

• Si se aplica otro nivel de aprobación, la solicitud pasa al aprobador de ese nivel: TrakIT indica Approved - forwarded to level n for further approval, y la solicitud sigue en Pending para el empleado.
• Si no, la solicitud queda Approved (Decision recorded). TrakIT descuenta los días del saldo del empleado, marca los días en la asistencia del empleado como On Leave o Half Day Leave, y envía un correo electrónico al empleado.

Niveles de aprobación

La regla de política del tipo de ausencia indica si sus solicitudes requieren aprobación y cuántos niveles, de 1 a 3.

• El nivel 1 es siempre el Manager del empleado, tal como figuraba en su ficha de empleado cuando envió la solicitud. Si RR. HH. cambia el responsable del empleado, las solicitudes que siguen esperando en el nivel 1 pasan al nuevo responsable.
• Los niveles 2 y 3 proceden de la Approval Matrix de la empresa del empleado, en Configuración de ausencias. Una fila para el departamento del empleado se usa antes que una fila para toda la empresa. El aprobador es un usuario fijo, el responsable del responsable del empleado o un usuario de la empresa con el permiso Configure Leave Policy, según la fila.

Después de cada aprobación, TrakIT busca el siguiente nivel. Se salta un nivel cuando la matriz no tiene ninguna fila para él, cuando la solicitud tiene menos días que el Min. Days de la fila o cuando no se encuentra ningún aprobador. Cuando no queda ningún nivel, la solicitud se aprueba.

Escalado

Una solicitud que espera en el nivel 2 o 3 puede escalarse, si la fila de la matriz define Escalate After. Cuando el aprobador no la ha resuelto en ese número de horas desde que le llegó la solicitud, TrakIT la escala al propio responsable del aprobador o, si no tiene, a un usuario de la empresa con el permiso Configure Leave Policy. TrakIT lo comprueba cada 30 minutos, y escala una solicitud una sola vez.

Tanto el aprobador como la persona a la que se escaló reciben un mensaje de chat y un correo electrónico, y se añade una nota a la solicitud. La solicitud muestra entonces Escalated en las colas de ambos, y cualquiera de los dos puede resolverla. La persona a la que se escaló necesita el permiso Approve/Reject Leave para abrir esta página.

El nivel 1 nunca se escala.

Calendario del equipo

Bajo la cola, Team Calendar muestra un mes, de lunes a domingo, con las ausencias de los empleados cuyo Manager es usted. Cada día lista el empleado, el tipo de ausencia y (Half day) para un medio día. Se muestran tanto las ausencias pendientes como las aprobadas; los fines de semana y los festivos dentro de una ausencia, no.

Un día con dos o más personas ausentes muestra overlap en rojo, para que pueda ver antes de decidir si demasiadas personas de su equipo estarían ausentes al mismo tiempo.

El calendario se abre en el mes actual. Seleccione las flechas (Previous month, Next month) a ambos lados del nombre del mes para moverse. Se actualiza después de cada decisión.

El calendario solo muestra sus subordinados directos, no los demás empleados cuyas solicitudes le llegan en un nivel superior o por una delegación.

Delegaciones

Una delegación cede sus aprobaciones de ausencias a otro usuario durante un período, por ejemplo mientras usted mismo está ausente. Durante ese período, las solicitudes que esperan su decisión, incluidas las que se le han escalado, aparecen también en la cola de su delegado, marcadas como Delegated to you. Cualquiera de los dos puede resolverlas; la decisión se registra a nombre de quien la haya tomado.

Seleccione Delegations en la parte superior derecha para abrir el cuadro de diálogo Delegations. Lista las delegaciones que ha creado, con el Delegate, las fechas (From, To) y el Scope. Seleccione Close para cerrarlo.

Añadir una delegación

1. Seleccione Delegations.
2. En Add a Delegation, rellene los campos siguientes.
3. Seleccione Add Delegation.

Campo	Qué introducir
Delegate To	El usuario que le sustituye. La lista contiene los usuarios activos de su empresa y los que tienen acceso a ella, excepto usted.
From	El primer día de la delegación.
To	El último día de la delegación. No puede ser anterior a From.
Scope	Approvals o Both para ceder sus aprobaciones de ausencias. Tasks por sí solo no cede las aprobaciones de ausencias.

TrakIT indica Delegation saved successfully, y envía al delegado un mensaje de chat y un correo electrónico.

El delegado necesita el permiso Approve/Reject Leave para abrir esta página y resolver. Una delegación está activa de From a To, ambos incluidos, según la fecha en UTC.

Terminar una delegación

1. Seleccione Delegations.
2. Seleccione la papelera (End) en la fila de la delegación.
3. En End Delegation, seleccione Yes para confirmar.

La delegación desaparece de la lista (Delegation ended), y el delegado deja de ver sus solicitudes. Una delegación también se detiene por sí sola después de su fecha To, pero sigue en la lista hasta que usted la termine.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
A reason is required to reject	Introduzca un Reason for Rejection.
This application is no longer pending	El empleado la canceló, o se resolvió entretanto. Vuelva a cargar la página.
This application is not awaiting your decision o Unable to record the decision - it may already have been actioned	Otra persona la resolvió antes, por ejemplo su delegado o la persona a la que se escaló. Vuelva a cargar la página.
Approved, but the balance could not be updated: Insufficient leave balance	El empleado ya no tiene suficientes días, por ejemplo porque entretanto se aprobó otra de sus solicitudes. La solicitud sigue en su cola. Recházela, o pida a RR. HH. que compruebe el saldo del empleado y la regla de política del tipo de ausencia.
This application falls inside a closed payroll period. An HR administrator must re-open that period before it can be changed.	RR. HH. ha cerrado el período de nómina de esta ausencia. Pida a RR. HH. que lo reabra en Configuración de ausencias.
Select who to delegate to o Start date and end date are required	Rellene Delegate To, From y To.
You cannot delegate to yourself	Elija otro usuario.
End date cannot be before start date	Corrija las fechas.

Quién puede usar esta página

Su rol necesita el permiso Approve/Reject Leave en la sección Leave Management del grupo HR. Le permite:

• abrir la página y ver su cola y el calendario de su equipo;
• aprobar y rechazar las solicitudes que esperan su decisión;
• añadir y terminar sus propias delegaciones.

Lo necesitan todos los que aprueban ausencias: los responsables, los aprobadores de los niveles 2 y 3, los delegados y las personas a las que se escalan las solicitudes.