Informes de flujo de trabajo

Un informe de flujo de trabajo es un archivo con las órdenes de trabajo de un flujo de trabajo, con las columnas que usted elija, que TrakIT envía por correo electrónico según una programación. Puede enviarse a un cliente, con las órdenes de trabajo de ese cliente, o a sus propios usuarios, con todas las órdenes de trabajo abiertas del flujo de trabajo. La página Workflow Reports lista estos informes y es donde se crea uno nuevo.

Para abrirla, seleccione Reports > Workflow. Para comparar las clases de informe, consulte Elegir la clase de informe.

Cada informe se configura en su propia página, Informe de flujo de trabajo:

• Un informe pertenece a un flujo de trabajo y tiene una fila por orden de trabajo (By Work Order) o una fila por expediente (By Job).
• Sus campos son las columnas del archivo.
• Sus suscripciones de cliente envían a un cliente las órdenes de trabajo de ese cliente, y sus suscripciones de usuario envían a sus propios usuarios todas las órdenes de trabajo abiertas del flujo de trabajo. Cada suscripción tiene su propio formato, su propia programación y sus propios destinatarios.
• El usuario que creó el informe es su propietario. Solo el propietario y los administradores del sistema pueden modificarlo.

Pestañas de grupos de flujos de trabajo

Si sus flujos de trabajo están organizados en más de un grupo de flujos de trabajo, aparece una pestaña por cada grupo, además de All. La lista y el filtro Workflows solo muestran los flujos de trabajo del grupo seleccionado.

Buscar un informe

1. Si la página muestra pestañas, seleccione el grupo de flujos de trabajo en el que buscar, o All.
2. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
3. Escriba o seleccione los filtros que necesite.
4. Seleccione Search.

El número de resultados aparece encima de la lista, por ejemplo Reports Found - 12. TrakIT recuerda sus filtros y el grupo de flujos de trabajo para la próxima vez que abra la página. Reset borra los filtros y vuelve a seleccionar todos los flujos de trabajo y todas las etiquetas.

Filtro	Encuentra
Workflows	Los informes de los flujos de trabajo seleccionados. La lista muestra los flujos de trabajo a los que tiene acceso, activos o no. El icono de marca los selecciona todos o ninguno.
Report Name	Cualquier parte del nombre del informe.
Report Type	Los informes By Work Order o By Job, o – Any Type –.
Report Owner	Cualquier parte del nombre del propietario.
Show Accessible Only	Solo los informes de los que es propietario, o que tienen una suscripción a la que se le ha dado acceso. No cambia nada para los administradores del sistema.
Subscription Title	Los informes con una suscripción de cliente cuyo nombre de cliente contiene el texto, o con una suscripción de usuario cuyo título lo contiene.
Modified By	Los informes modificados por última vez por el usuario, o con una suscripción modificada por última vez por él. Escriba cualquier parte del nombre o del identificador de usuario.
Recipients	Los informes con una suscripción que se envía a un destinatario que coincide: cualquier parte de una dirección de correo electrónico, del nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario, o del nombre o el código de un grupo de usuarios.
Scheduled (UTC)	Los informes con una suscripción programada para enviarse a esa hora, de 0 a 23, en UTC. — para cualquier hora.
Tags	Los informes con las etiquetas seleccionadas. [No Tags] incluye los informes sin etiquetas. El icono de marca las selecciona todas o ninguna.

La lista

La lista muestra 20 informes por página, ordenados por flujo de trabajo y nombre del informe. Seleccione una fila para abrir el informe.

Columna	Muestra
Workflow	El flujo de trabajo del informe.
Report Name	El nombre del informe. También encabeza el asunto de los correos electrónicos enviados a los clientes.
Report Owner	El usuario propietario del informe.
Report Type	By Work Order o By Job.
Fields	Cuántos campos (columnas) tiene el informe.
Customers	Cuántas suscripciones de cliente tiene.
Users	Cuántas suscripciones de usuario tiene.
Last Changed By	Quién modificó el informe por última vez, y cuándo.

Los informes inactivos aparecen en un color más claro. Solo los ve si es su propietario o si es administrador del sistema. Un informe en gris es uno del que no es propietario y al que no tiene acceso: puede abrirlo y ver cómo está configurado, y pedir a su propietario acceso a una suscripción (consulte Acceso de usuario).

Solo ve los informes de los flujos de trabajo a los que tiene acceso. Los informes de los flujos de trabajo archivados no se listan.

Crear un informe de flujo de trabajo

1. Seleccione Create.
2. En Create New Workflow Report, rellene los campos que se indican a continuación.
3. Seleccione Create.

Campo	Qué introducir
Workflow	El flujo de trabajo cuyas órdenes de trabajo lista el informe: uno de los flujos de trabajo activos a los que tiene acceso. Obligatorio.
Report Name	Hasta 50 caracteres. Obligatorio. Se incluye en el asunto de los correos electrónicos a los clientes.
File History	Si TrakIT conserva una copia de los archivos generados en la pestaña History del informe: No History, Sent Only o Sent or Previewed. Puede cambiarlo más adelante.
Report Type	By Work Order: una fila por orden de trabajo. By Job: una fila por expediente, con totales como el número de órdenes de trabajo o de TEU. No se puede cambiar más adelante.
Active	Activado de forma predeterminada. Un informe inactivo no se envía, y solo lo ven su propietario y los administradores del sistema.
Restricted	No se usa: TrakIT no guarda esta opción, por lo que no oculta el informe a los demás usuarios. Para controlar quién puede generar una suscripción, use el acceso de usuario.

TrakIT indica Report was created successfully y añade el informe a la lista, con usted como propietario. Un informe nuevo no tiene campos ni suscripciones: ábralo y añada sus campos y sus suscripciones.

Para crear un informe como uno existente, abra ese informe y duplíquelo: consulte Duplicar o eliminar el informe.

Mensajes

Mensaje	Qué hacer
Report Name contains possible html tags or disallowed text	Quite los signos < del nombre, y no lo empiece por =, + ni @.
Subscription filter contains possible html tags or disallowed text, y lo mismo para Recipients, Report Name, Report Owner y Modified By	Quite los signos < del filtro, y no lo empiece por =, + ni @.
Permission Denied	Su rol no puede crear informes de flujo de trabajo.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
WorkFlow Reports	Read	Abrir la página y ver los informes de los flujos de trabajo a los que tiene acceso.
WorkFlow Reports	Create	Crear informes, con Create.

Los administradores del sistema ven los informes de todos los flujos de trabajo, activos e inactivos.