Grupo de usuarios

La página User group muestra un grupo de usuarios: su configuración, sus miembros, las solicitudes para unirse a él y lo que se ha hecho en él. El propietario del grupo y los administradores del sistema lo gestionan aquí: cambian su configuración, añaden y quitan miembros, resuelven las solicitudes para unirse, lo pasan a otro propietario y lo archivan.

Para abrir un grupo, seleccione su nombre en la página Grupos de usuarios. El encabezado es el nombre del grupo, tras su icono. ◄ Back to User Groups le lleva de vuelta a la lista.

Puede abrir un grupo visible y un grupo privado del que es miembro. Un grupo oculto solo se abre para su propietario y los administradores del sistema: sus demás miembros solo pueden salir de él, desde la lista.

Los detalles del grupo

Campo	Muestra
Code	El código del grupo, y la referencia que usan para él las acciones de eventos y datos en sus listas de destinatarios, por ejemplo [G-OPS].
Company	La empresa del grupo. Solo sus usuarios pueden ser miembros.
Type	Operational, Project, Department o Notification-only.
Visibility	Visible, Private o Hidden: consulte Visibilidad.
Owner	El propietario del grupo, con You si es usted.
Email	La dirección de correo electrónico propia del grupo, o -.
Email Recipients	Adónde van los correos electrónicos del grupo: consulte Lo que recibe un grupo.
Created	Cuándo se creó el grupo.
Description	La descripción, o -.

Para el propietario y los administradores del sistema, una nota sobre los detalles indica dónde se nombra el grupo como destinatario, por ejemplo Named as a recipient in 2 reports, 1 event/data action. Cuenta las suscripciones a informes, los recordatorios, las acciones de eventos y datos y los disparadores de geovalla: consulte Dónde puede ser destinatario un grupo.

Los botones bajo los detalles dependen de quién sea usted:

Botón	Quién lo ve	Qué hace
Edit	Propietario, administradores del sistema	Cambia la configuración del grupo.
Transfer Ownership	Propietario, administradores del sistema	Pasa el grupo a otro miembro.
Archive, Reactivate	Propietario, administradores del sistema	Archiva el grupo, o lo vuelve a activar.
Request to Join	Usuarios de la empresa del grupo, en un grupo visible del que no forman parte	Pide al propietario que le añada.
Withdraw Request	Usuarios con una solicitud pendiente	Retira su solicitud.
Leave	Miembros distintos del propietario	Le saca del grupo, después de que confirme.

Modificar el grupo

1. Seleccione Edit.
2. En Edit User Group, cambie el Name, el Type, la Visibility, el Email, los Email Recipients o la Description. Admiten los mismos valores que cuando crea un grupo.
3. Seleccione Save.

TrakIT indica The group was saved. El Code y la Company no se pueden cambiar: las acciones de eventos y datos nombran el grupo por su código, y sus miembros pertenecen a su empresa.

Si otra persona cambió el grupo mientras usted lo modificaba, TrakIT indica The group was changed meanwhile. Reload the page and try again.

Icono del grupo

El propietario y los administradores del sistema pueden dar al grupo una imagen, que se muestra en la lista y en esta página. Sin ella, el grupo muestra el símbolo de su tipo.

1. Seleccione el icono del grupo, o el símbolo de su tipo, junto al nombre en el encabezado.
2. En Group Icon, arrastre una imagen al cuadro, o seleccione Select File. Debe ser un PNG, JPEG o GIF de al menos 128 × 128 píxeles, y de 20 MB como máximo.
3. Arrastre el círculo sobre la parte de la imagen que quiera mostrar, y cambie su tamaño con el tirador de su parte inferior derecha.
4. Seleccione Crop & Save.

Para volver al símbolo del tipo, abra Group Icon y seleccione Remove Group Icon y, después, confirme.

Pestaña Members

La pestaña Members lista los miembros del grupo, con su número en el nombre de la pestaña. El propietario está marcado como Owner.

Columna	Muestra
Member	El nombre y el identificador de usuario del usuario.
Email	La dirección de correo electrónico del usuario.
Company	La empresa del usuario.
Added	Cuándo se añadió el usuario, y quién lo añadió.
Status	Active, o por qué el usuario no recibe nada del grupo: Locked - not sent to, Now in seguido de otra empresa y - not sent to, External user - not sent to o User no longer exists.

Los miembros que no reciben nada aparecen en gris, y una nota sobre la lista indica cuántos hay.

Seleccione Export para descargar los miembros como archivo Excel, con su identificador de usuario, su nombre, su correo electrónico, su empresa, su papel en el grupo (Owner o Member), cuándo y quién los añadió, y su estado.

Añadir miembros

1. Seleccione Add Members.
2. En Add Members, marque los usuarios que quiera añadir. Escriba un nombre, un identificador de usuario o una dirección de correo electrónico en el cuadro de búsqueda para acotar la lista.
3. Seleccione Add.

TrakIT indica cuántos miembros se han añadido y, si no se ha podido añadir algún usuario, por qué. La lista ofrece los usuarios internos cuya propia empresa es la empresa del grupo, que no están bloqueados y que aún no son miembros. Cada nuevo miembro recibe un mensaje de chat que le indica que se le ha añadido. Añadir a un usuario que había pedido unirse también elimina su solicitud.

Quitar un miembro

Seleccione la cruz al final de la fila del miembro (Remove from the group) y, después, confirme en Remove Member. El usuario recibe un mensaje de chat. El propietario no se puede quitar: transfiera primero el grupo a otro miembro.

Transferir la propiedad

1. Seleccione Transfer Ownership.
2. En Transfer Ownership, elija el miembro que será el propietario del grupo. La lista ofrece los miembros que aún reciben lo que se envía al grupo.
3. Seleccione Transfer y, después, confirme.

El nuevo propietario gestiona el grupo a partir de ese momento, y recibe un correo electrónico y un mensaje de chat. Si usted era el propietario, sigue siendo miembro: después puede salir del grupo. Salvo que sea administrador del sistema, deja de gestionarlo. Cuando un administrador del sistema transfiere un grupo, el propietario anterior recibe un mensaje de chat.

Para hacer propietario a alguien que aún no es miembro, añádalo primero.

Pestaña Requests

El propietario y los administradores del sistema ven la pestaña Requests, con el número de solicitudes para unirse que están pendientes. Cada solicitud muestra el usuario, su correo electrónico y su empresa, la Note que añadió y cuándo la hizo.

• Seleccione Approve para hacer miembro al usuario. TrakIT comprueba que el usuario aún puede serlo: si no, rechace la solicitud.
• Seleccione Decline y, después, confirme, para rechazarla.

Se avisa al usuario por correo electrónico y por mensaje de chat en ambos casos. Archivar el grupo descarta las solicitudes pendientes.

Pestaña Action Log

La pestaña Action Log lista lo que se ha hecho en el grupo, de lo más reciente a lo más antiguo: cuándo se creó, se cambió o se renombró, los miembros añadidos, quitados o que salieron, las solicitudes para unirse y las decisiones sobre ellas, los cambios de propietario y de icono del grupo, el archivado y la reactivación, y las exportaciones de sus miembros. Cada entrada muestra el Time, quién lo hizo (By), la Action y su Detail. La pestaña muestra las 500 últimas entradas.

Archivar o reactivar

Archive un grupo que ya no se necesita:

1. Seleccione Archive.
2. Lea la confirmación, Archive Group: indica dónde se nombra el grupo como destinatario, y cuántas solicitudes para unirse se descartarán.
3. Seleccione Yes.

Un grupo archivado no llega a nadie: los informes, los recordatorios, las acciones de eventos y datos y los disparadores de geovalla que lo nombran dejan de enviarle, pero lo mantienen en sus listas. El grupo pasa a la pestaña Archived de la lista, su página muestra cuándo y quién lo archivó, y no se puede cambiar. Los miembros pueden seguir saliendo de él.

Para volver a usarlo, seleccione Reactivate. El grupo vuelve a enviar a sus miembros.

Pedir unirse al grupo

En un grupo visible de su propia empresa:

1. Seleccione Request to Join.
2. Añada una Note para el propietario, si lo desea, de hasta 300 caracteres.
3. Seleccione Send Request.

La solicitud llega al propietario, que la resuelve en la pestaña Requests. Para retirarla, seleccione Withdraw Request y, después, confirme.

Para salir de un grupo, seleccione Leave y, después, confirme. Si el grupo es privado u oculto, vuelve a la lista, y solo su propietario o un administrador del sistema pueden añadirle de nuevo. El propietario no puede salir: primero transfiere el grupo, o lo archiva si es su único miembro.

Quién puede usar esta página

Todos los usuarios internos pueden abrir los grupos visibles para ellos, pedir unirse a ellos y salir de ellos. Gestionar un grupo no necesita ningún permiso en un rol: está abierto al propietario del grupo y a los administradores del sistema.

Quién	Puede
Cualquier usuario interno	Abrir los grupos visibles y los grupos privados de los que forma parte, ver los miembros y el registro de acciones, exportar los miembros, pedir unirse y salir.
El propietario del grupo	Todo lo anterior, y modificar el grupo, cambiar su icono, añadir y quitar miembros, resolver las solicitudes, transferir la propiedad, y archivar o reactivar el grupo.
Los administradores del sistema	Todo lo que puede el propietario, en todos los grupos.

Un usuario que es propietario de un grupo no se puede eliminar hasta que el grupo tenga otro propietario: consulte Eliminar un usuario.