Documentos financieros

La página Finance Documents lista en un solo lugar los documentos financieros de todos sus expedientes: los documentos de los expedientes financieros, incluidos los documentos que TrakIT genera para las facturas, y los archivos adjuntos a facturas, facturas de proveedor, cobros, pagos y presupuestos. Desde aquí puede previsualizar documentos, exportar la lista y enviar por correo electrónico o descargar varios documentos a la vez.

Para abrirla, seleccione Finance > Documents.

Nota

Las etiquetas de las referencias del expediente se definen para su empresa, por lo que pueden ser distintas de las de esta página, por ejemplo Transport Document y su forma abreviada T/D.

Buscar documentos

1. Seleccione Filters para abrir el panel de filtros, si está cerrado.
2. Escriba o seleccione los filtros que necesite.
3. Seleccione Search.

El número de resultados aparece encima de la lista, por ejemplo Documents - 125 Found. TrakIT recuerda la mayoría de sus filtros para la próxima vez. Reset los borra y marca todos los flujos de trabajo, todas las empresas y todos los usuarios, así como Without Workflow.

Filtro	Encuentra
Title, File Name	Los documentos por título o por nombre de archivo, según lo que indique Search Mode.
Search Mode	Cómo se comparan Title y File Name: Partial Match (contiene el texto), Exact Match o Not Containing.
Document Upload Date	Los documentos añadidos entre las fechas From y To. La flecha junto a la etiqueta ofrece periodos como This Month.
Show Cancelled	Muestra también los documentos cancelados.
Referencia del expediente	Los documentos de los expedientes cuya referencia contiene el texto.
Entity	Los documentos cuya entidad tiene un nombre que contiene el texto: la entidad de la factura, factura de proveedor, cobro, pago o presupuesto.
Invoice/Bill/Payment	Los documentos de una factura, factura de proveedor, cobro, pago o presupuesto cuyo número contiene el texto.
Document Source	A qué pertenece el documento: Bill, Invoice, Credit Note, Debit Note, Payment, Receipt o Quotation. Other encuentra los documentos de los expedientes financieros que no están vinculados a ninguna factura.
Payment Status	Outstanding: los documentos de las facturas y facturas de proveedor que no están totalmente pagadas. Fully Paid: los documentos de las facturas y facturas de proveedor totalmente pagadas o marcadas como pagadas, y los documentos que no están vinculados a ninguna factura ni factura de proveedor. Aparece cuando Document Source está vacío o es Bill, Invoice, Credit Note o Debit Note.
Invoice/Bill Date	Los documentos de las facturas, facturas de proveedor y presupuestos con fecha entre las dos fechas. Un documento que TrakIT generó para una factura toma la fecha de la factura una vez aprobada esta.
Workflows	Los flujos de trabajo que se incluyen. El icono de verificación los marca todos o ninguno.
Without Workflow	Incluye también los documentos sin flujo de trabajo, como los documentos de facturas de proveedor, cobros y pagos.
Companies	Las empresas que se incluyen. Aparece si tiene acceso a más de una empresa; si no, la página muestra los documentos de su empresa.
Added By	Los usuarios que añadieron los documentos.

Solo ve los documentos de los flujos de trabajo que tiene asignados y los documentos sin flujo de trabajo, salvo que sea administrador del sistema. Si un administrador ha limitado los documentos que puede ver, el panel de filtros muestra Custom Filters Active.

La lista

La lista muestra 20 documentos por página, los más recientes primero. Seleccione el encabezado de la columna Title, Job ID, Entity, referencia del expediente o Invoice/Bill/Payment para ordenar por ella.

Columna	Muestra
Casilla	Selecciona el documento, para enviarlo por correo electrónico o descargarlo. El icono de verificación del encabezado selecciona todos los documentos de la página, o ninguno.
Icono de lupa	Abre una vista previa del documento.
Company	La empresa a la que pertenece el documento.
Title, File Name, Size (KB)	El documento.
Job ID	El expediente. Selecciónelo para abrir el expediente financiero.
Entity	La entidad de la factura, factura de proveedor, cobro, pago o presupuesto.
Referencia del expediente	La referencia del expediente, en su forma abreviada, por ejemplo T/D. Selecciónela para abrir el expediente.
Inv/Bill Date	La fecha de la factura, factura de proveedor o presupuesto.
Invoice/Bill/Payment	El número de la factura, factura de proveedor, cobro, pago o presupuesto. Selecciónelo para abrirlo.
Added, Added By	Cuándo se añadió el documento, en su zona horaria, y quién lo añadió.

Los documentos cancelados, que se muestran con Show Cancelled, aparecen en rojo. No se pueden previsualizar, enviar por correo electrónico ni descargar.

Exportar

Seleccione Export para descargar los documentos que coinciden con sus filtros como archivo Excel, con las columnas de la lista. Los documentos cancelados aparecen en rojo. Una exportación puede contener hasta 5000 documentos; si hay más, acote los filtros.

Enviar documentos por correo electrónico

1. Marque la casilla de cada documento que quiera enviar. Solo puede seleccionar documentos de la página actual.
2. Seleccione Email…. El cuadro Email Documents muestra el número de documentos seleccionados y su tamaño total.
3. Elija los destinatarios:
   • Si todos los documentos seleccionados pertenecen a la misma entidad, se listan las direcciones de correo electrónico de la entidad, cada una marcada como General, Finance o Management. Marque las direcciones que quiera usar.
   • Internal Users: escriba un nombre para añadir usuarios de TrakIT de su empresa.
   • Additional Emails: otras direcciones, separadas por espacios, comas o puntos y comas.
4. Para enviar enlaces de descarga en lugar de adjuntar los archivos, seleccione Use document links instead. Los enlaces funcionan durante 7 días. Debe usar enlaces cuando los documentos suman más de 20 MB.
5. Seleccione Send.

El correo electrónico tiene el asunto Documents y lista cada documento con su título, nombre de archivo, tamaño y quién lo añadió.

Descargar un archivo zip

1. Marque la casilla de cada documento que quiera descargar. Solo puede seleccionar documentos de la página actual.
2. Seleccione Download Zip…. El cuadro Download Zip File muestra el número de archivos seleccionados y su tamaño total, que puede llegar a 100 MB.
3. En Select File Name Prefix, elija qué se añade delante de cada nombre de archivo, en este orden:
   • Date/Time (yyMMdd-HHmm): cuándo se añadió el documento.
   • Document ID.
   • Entity Name.
   • La referencia del expediente. La etiqueta se define para su empresa.
4. Seleccione Download.

El archivo zip se descarga con el nombre ZipDocs_ seguido de su identificador de usuario y la fecha y la hora.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Job Finance	View All Documents	Abrir la página y exportar la lista.
Job Finance	Access Income Accounts	Ver los documentos de ingresos, como los de facturas y cobros, y enviar por correo electrónico o descargar documentos.