Expediente

La página del expediente de la aplicación móvil muestra un expediente en su teléfono o tableta: sus datos, las órdenes de trabajo que agrupa y lo que pertenece al expediente en su conjunto, como sus documentos y comentarios. Su título es el nombre corto que da su empresa a la referencia del expediente seguido de la referencia, por ejemplo T/D ABC123.

Para abrir un expediente, seleccione su tarjeta en la página Expedientes, o la referencia del expediente en una de sus órdenes de trabajo. La flecha para volver, en la parte superior izquierda (Back to Jobs), le devuelve a la lista de expedientes.

Es el equivalente para teléfono de la página Expediente de la versión para ordenador. Para hacer más, por ejemplo cambiar varias órdenes de trabajo a la vez, añadir etiquetas, vincular un presupuesto o ver el seguimiento de transportistas, use la página del expediente en TrakIT en un ordenador.

Datos del expediente

El recuadro de la parte superior lista los datos del expediente. Los campos que aparecen dependen del flujo de trabajo, y los campos sin valor se omiten.

Campo	Muestra
Workflow	El flujo de trabajo del expediente.
Job ID	El número del expediente en TrakIT.
WO Count	El número de órdenes de trabajo, más el número de canceladas, por ejemplo 3 (+1 cancelled).
Cliente, cargador, receptor	Las entidades. Las etiquetas son los nombres que da su empresa a estos tipos de entidad.
Total Weight, Total Volume	Los totales de las órdenes de trabajo, en kilogramos y metros cúbicos.
Job Type, Cargo Type, Commodity, Incoterms	Los datos del expediente.
Quotation	El presupuesto vinculado al expediente.
Workflow Serial	El número de serie del expediente en su flujo de trabajo, si lo tiene.

Debajo de los campos, Created muestra cuándo se creó el expediente, en su zona horaria.

Pestañas

Las pestañas que hay debajo de los datos son Work Orders y, después, Documents, Items, Comments y Audit Log si el flujo de trabajo y sus permisos lo permiten. En una pantalla estrecha, deslice las pestañas hacia los lados para verlas todas. La página se abre en Work Orders.

Cada pestaña se carga la primera vez que la selecciona, y se vuelve a cargar después de que cambie algo en ella. Para ver los cambios que otras personas hayan hecho desde entonces, vuelva a cargar la página.

Pestaña Work Orders

La pestaña Work Orders lista las órdenes de trabajo del expediente como tarjetas, con su número total junto al encabezado Work Orders. Lo que muestra una tarjeta se configura para su empresa, por ejemplo el ID de la orden de trabajo, el número de contenedor, el flujo de trabajo y el cliente.

• Las órdenes de trabajo canceladas aparecen atenuadas, y las cerradas en gris.
• Seleccione una tarjeta para abrir la orden de trabajo.

No work orders significa que el expediente no tiene ninguna.

Pestaña Documents

La pestaña Documents lista los documentos del expediente en su conjunto. Los documentos añadidos a una orden de trabajo están en la pestaña Documents de esa orden de trabajo, no aquí.

Cada tarjeta muestra el título del documento, el nombre y el tamaño de su archivo, los elementos de la lista de comprobación a los que está vinculado, y quién lo subió y cuándo.

Marca	Significa
Ext	El documento tiene acceso externo: los usuarios externos, como el cliente, pueden verlo.
Cancelled	El documento está cancelado. Su tarjeta aparece atenuada.
Fixed	El documento no se puede eliminar, por ejemplo algunos documentos generados a partir de formularios.
(external) después de quien lo subió	Lo subió un usuario externo. System significa que lo añadió TrakIT.

Los botones de una tarjeta:

• View abre el documento en una pestaña nueva del navegador, y el icono de descarga (Download) lo guarda en su teléfono. Los documentos limitados a roles que usted no tiene no muestran ninguno de los dos.
• Cancel cancela el documento, y Reinstate vuelve a activar uno cancelado. TrakIT le pide que confirme: seleccione Yes. Al cancelarlo también se quitan el acceso externo del documento y sus vínculos con la lista de comprobación.
• El icono de la papelera (Delete) elimina el documento definitivamente, después de que confirme con Yes. Si lo subió otra persona, esa persona recibe un correo electrónico. Los documentos Fixed no se pueden eliminar.

El flujo de trabajo también puede impedir que se cancele, se vuelva a activar o se elimine un documento: TrakIT muestra entonces el motivo. Para cambiar los detalles de un documento, enviar documentos por correo electrónico o gestionar la lista de comprobación de documentos, use la pestaña Documents del expediente en un ordenador.

Subir documentos

1. Seleccione Add Document.
2. Seleccione Upload File para elegir archivos, o Upload from Gallery para elegir fotos o vídeos. Puede elegir varios a la vez.
3. En Upload Document, revise los archivos de la lista. Para un solo archivo, cambie el Title si hace falta: empieza siendo el nombre del archivo sin su extensión. Cuando sube varios archivos, cada uno recibe como título el nombre de su archivo, sin la extensión.
4. Para que los usuarios externos, como el cliente, puedan ver los documentos, seleccione External Access.
5. En Document Checklist, si aparece, seleccione los elementos de la lista de comprobación a los que corresponden los documentos y, después, elija su nuevo estado en la lista que aparece. El estado actual de un elemento, si lo tiene, figura entre paréntesis después de su nombre. Déjelos todos sin marcar si los documentos no corresponden a ningún elemento de la lista de comprobación.
6. Seleccione Upload.

Los documentos se añaden a todo el expediente, así que aparecen en todas sus órdenes de trabajo. TrakIT sube los archivos uno a uno. Cuando se han subido todos, lo indica. Si algunos no se han podido subir, en su lugar lista cada uno de ellos con el motivo: vuelva a subirlos. Si no se ha podido subir ninguno, la ventana emergente sigue abierta.

• Cada archivo puede tener hasta 20 MB, de los tipos de archivo que acepta su instalación.
• Si no elige elementos de la lista de comprobación, TrakIT vincula los documentos a los elementos cuyo patrón de nombre coincide con el nombre del archivo, como en un ordenador.
• TrakIT rechaza un archivo cuando el expediente ya tiene un documento con el mismo título, nombre de archivo y tamaño (Document with same title, file name and size already exists).
• TrakIT recuerda el estado de la lista de comprobación que eligió para la próxima subida.

Pestaña Items

Si el flujo de trabajo usa artículos de almacén, la pestaña Items lista los artículos de todas las órdenes de trabajo del expediente. Cada tarjeta muestra:

• el nombre y el código del artículo, y su cantidad y unidad;
• su orden de trabajo (seleccione WO y el número para abrir la orden de trabajo) y su número de contenedor;
• su peso, volumen, número de serie y código SA;
• su zona y su ubicación de almacenamiento, si el flujo de trabajo usa almacenes;
• su referencia, en gris cuando es la referencia del movimiento de almacén, y sus observaciones;
• quién lo cambió por última vez, y cuándo.

Los totales de pesos y volúmenes están al final. La pestaña es de solo lectura: para añadir o confirmar artículos, consulte Items en la página de la orden de trabajo en un ordenador.

Pestaña Comments

La pestaña Comments contiene los comentarios del expediente, empezando por los más recientes. Son los mismos comentarios que en cada una de las órdenes de trabajo del expediente, en un ordenador y en la aplicación móvil.

Cada comentario muestra su texto, quién lo publicó y cuándo, y su estado: Active, Pending, Resolved o Cancelled. Si su rol puede actualizar comentarios, el estado es una lista: elija otro estado para cambiarlo. [Visible to Customer] en rojo marca un comentario que el cliente puede ver. Un comentario de voz muestra Audio comment (play it on the desktop): escúchelo en TrakIT en un ordenador.

La pestaña muestra 10 comentarios al principio. Seleccione Load more al final para ver los siguientes.

Publicar un comentario

1. Escriba el comentario en Add a comment.
2. Para que el cliente pueda verlo, seleccione Visible to Customer. El cliente ve entonces el comentario en el portal y lo recibe por correo electrónico. Déjelo sin marcar para un comentario interno.
3. Seleccione Post.

Publicar un comentario le añade a los destinatarios de comentarios del expediente, y los demás destinatarios reciben aviso de él: consulte Quién recibe aviso de los comentarios nuevos. Solo puede cambiar los destinatarios en un ordenador.

Puede eliminar su propio comentario en los 30 minutos siguientes a su publicación: seleccione el icono de la papelera (Delete) en el comentario y, después, Yes.

Pestaña Audit Log

La pestaña Audit Log lista lo que se ha hecho con el expediente y sus órdenes de trabajo, empezando por lo más reciente: el tipo de cambio, cuándo se produjo, los detalles y quién lo hizo. Una entrada sobre una orden de trabajo termina con WO y su número.

La pestaña muestra 50 entradas al principio. Seleccione Load more al final para ver las siguientes. Para filtrar o exportar el registro, use la pestaña Audit Log del expediente en un ordenador.

Mensajes

Si la página muestra Invalid Resource con Job not found or no permission, el expediente no existe, o pertenece a un flujo de trabajo al que no tiene acceso. Consulte En la aplicación móvil.

Los demás mensajes aparecen durante unos segundos en un recuadro en la parte superior de la pantalla.

Mensaje	Qué hacer
File size cannot exceed 20MB	Reduzca el tamaño del archivo, o divídalo.
Invalid File Extension o Cannot upload this file type	Suba un archivo de un tipo que acepte su instalación.
File is empty or zero size	Elija otro archivo.
Comments can only be deleted within 30 minutes of posting	El comentario es demasiado antiguo para eliminarlo. En su lugar, publique un comentario nuevo para corregirlo.
Unable to reach the server	Compruebe la conexión a internet de su teléfono y vuelva a intentarlo.
User Login Required	Su sesión ha terminado. Vuelva a cargar la página para iniciar sesión de nuevo.

Quién puede usar esta página

Su usuario necesita el modo de acceso PWA (consulte Acceso de los usuarios), y usted debe tener acceso al flujo de trabajo del expediente. Su rol necesita Read en la sección Work Orders para abrir la página; sin él, la página muestra Authorization Failed. Lo demás necesita estos permisos en la misma sección:

Permiso	Le permite
View Document List	Ver la pestaña Documents.
Upload Document y Allow Shared Document	Ver Add Document y subir documentos al expediente.
Allow External Access to Document	Seleccionar External Access al subir documentos.
View Document Checklist	Vincular los documentos subidos a elementos de la lista de comprobación.
Preview/Download Internal Document, Preview/Download External Document	Ver y descargar documentos sin acceso externo y con acceso externo.
Cancel Document, Reinstate Document	Cancelar documentos, y volver a activar los cancelados.
Delete Document	Eliminar documentos.
View Comments	Ver la pestaña Comments.
Add Comments	Publicar comentarios.
Update Comments	Cambiar el estado de un comentario.
Delete Comment	Eliminar sus propios comentarios.
View Audit Log	Ver la pestaña Audit Log.

La pestaña Items no necesita ningún permiso propio: aparece si el flujo de trabajo usa artículos.