Informe avanzado

La página Advanced Report muestra un informe avanzado: su configuración y pestañas para sus campos, filtros, suscripciones e historial. El propietario del informe lo configura aquí; los demás usuarios pueden ver cómo está configurado y generar las suscripciones a las que se les ha dado acceso.

Para abrir un informe, selecciónelo en la página Informes avanzados. Back to List le devuelve a ella.

Nota

Algunas etiquetas se definen para su empresa, por lo que pueden no coincidir con las de esta página: el nombre de la referencia del expediente (por ejemplo Transport Document), el del ID de carga y los de los tipos de entidad como Customer.

Cómo funciona un informe avanzado

• Filas. Un informe By Work Order tiene una fila por orden de trabajo; un informe By Job tiene una fila por expediente, que combina sus órdenes de trabajo (consulte Informes By Job).
• Los campos son las columnas: datos de cabecera, eventos, datos, KPI (indicadores clave de rendimiento) y más. Un informe necesita al menos uno.
• Los filtros eligen las órdenes de trabajo. Los filtros de la pestaña Filters se aplican a todas las suscripciones; cada suscripción puede añadir los suyos. Un informe sin ningún filtro activo no se genera (No filters found).
• Las suscripciones indican cómo se genera y se entrega el informe: el formato de archivo, quién lo recibe o adónde se envía, y qué días y a qué horas.

A menos que se defina un filtro por la fecha de creación de la orden de trabajo (WO Created Date), un informe solo incluye las órdenes de trabajo cuyo último evento, o su creación si aún no tienen ningún evento, está dentro de los últimos 12 meses.

La parte superior de la página

El recuadro de la parte superior muestra el nombre y la descripción del informe. Es rosa cuando el informe está inactivo.

Campo	Muestra
Report Type	By Work Order o By Job.
Report Owner	El usuario propietario del informe.
History Mode	No History, Sent Only o Sent or Previewed: qué archivos generados se conservan en la pestaña History.
Auto disable	Yes si las suscripciones no utilizadas del informe se desactivan automáticamente: consulte Modificar el informe.

Debajo aparecen cuándo se creó el informe, y cuándo y quién lo actualizó por última vez.

• Las etiquetas clasifican el informe, y la lista de la página Informes avanzados se puede filtrar por ellas. El propietario y los administradores del sistema pueden añadir una: escriba en Add a Tag una etiqueta de al menos 3 letras o números, sin espacios, y pulse Intro. Para quitar una, seleccione la cruz que tiene al lado.
• El icono del bocadillo (Change Log) abre el registro de cambios del informe: notas sobre los cambios en el informe, que pueden añadir los administradores del sistema.

El propietario y los administradores del sistema ven también estos iconos en la parte inferior derecha del recuadro:

Icono	Qué hace
Lápiz (Modify Report)	Modifica la configuración del informe.
Signo más (Duplicate Report)	Copia el informe. Requiere el permiso Create.
Papelera (Delete Report)	Elimina el informe.

Modificar el informe

1. Seleccione el lápiz (Modify Report).

2. En Modify Report, cambie lo que necesite:

   Campo	Qué introducir
   Report Name	Hasta 100 caracteres. Obligatorio.
   Report Description	Opcional.
   Report Owner	El usuario propietario del informe. Puede elegir un usuario de su empresa; un administrador del sistema puede elegir cualquier usuario.
   File History	No History, Sent Only o Sent or Previewed. Consulte Pestaña History.
   Active	Desmárquelo para detener el informe: un informe inactivo no se envía y los demás usuarios dejan de verlo.
   Auto Disable	Desactiva las suscripciones del informe que no han generado ningún informe en 6 meses.

3. Seleccione Save.

TrakIT indica Report updated successfully. El tipo de informe no se puede cambiar.

Precaución

Si asigna el informe a otro propietario, pierde el derecho a modificarlo, y TrakIT se lo indica en rojo bajo Report Owner: Changing owner will revoke your access to this report. Después de guardar, TrakIT le devuelve a la lista.

Con Auto Disable activado, TrakIT comprueba cada domingo y desactiva cada suscripción cuyo último informe se generó hace más de 6 meses, tanto si se envió como si se previsualizó o se obtuvo a través de la API. Una suscripción que nunca ha generado un informe se deja como está.

Copiar el informe

1. Seleccione el icono del signo más (Duplicate Report).
2. Confirme. TrakIT advierte de que también se copian todos los campos y suscripciones, sin sus destinatarios.

TrakIT abre la copia, con el nombre del informe seguido de - Copy. Usted es su propietario. La copia tiene el mismo tipo de informe, modo de historial, campos, filtros del informe y suscripciones con sus filtros. Sus suscripciones no tienen destinatarios, ni usuarios con acceso, ni días de envío, por lo que no se envía nada hasta que vuelva a configurarlas.

Compruebe cada suscripción copiada antes de programarla: no se copia toda su configuración. Las etiquetas tampoco se copian.

Eliminar el informe

1. Seleccione la papelera (Delete Report).
2. Confirme.

Los campos, filtros y suscripciones del informe se eliminan con él, y esto no se puede deshacer. Necesita el permiso Delete.

Un informe con archivos en su pestaña History no se puede eliminar (Cannot delete report with history). Para detenerlo, desactívelo.

Pestaña Fields

La pestaña Fields lista los campos del informe: sus columnas, en el orden en que aparecen en el informe. El número junto al nombre de la pestaña indica cuántos hay.

Columna	Muestra
Field Name	El encabezado de la columna en el informe.
Source	De dónde procede el valor: consulte Orígenes.
Field Code	Para un campo de cabecera, su columna de la base de datos, como CONTNUM para el número de contenedor; si no, el código de evento, de datos, de partida o de activo. Un campo que el soporte de TrakIT ha escrito como expresión de base de datos muestra [ Custom Field ].
Option	Qué parte del valor se muestra, por ejemplo Date Only o Remarks Only.
Align	Left, Right o Center, si se ha definido.
Width	El ancho de la columna, si se ha definido.
Sort	La prioridad de ordenación, por ejemplo 1st Asc.
Separator	Group o Sheet, si el campo divide el informe.
Aggregate	Cómo se totaliza o se combina un campo de datos, si se ha definido.
ID	El ID del campo, que empieza por F.

El propietario y los administradores del sistema pueden cambiar el orden de las columnas arrastrando un campo por sus flechas (Re-Order). Para modificar o eliminar un campo, sitúan el puntero sobre el icono de menú al final de su fila y seleccionan Modify o Delete. Un informe siempre conserva al menos un campo (At least one field is required in the report.).

Añadir un campo

El propietario del informe y los administradores del sistema pueden añadir campos.

1. Seleccione Add Field.
2. En Add New Field, elija el Source. El resto de la ventana emergente depende de él: consulte Orígenes.
3. Elija o escriba el campo: por ejemplo el campo de cabecera, o el código de evento o de datos.
4. Elija la opción, si el origen tiene una, por ejemplo Event Date Only.
5. Compruebe el Field Name: el encabezado de la columna, de hasta 50 caracteres. Cuando elige el campo de una lista, se rellena con el nombre del campo.
6. Defina el formato que necesite: consulte Formato y ordenación.
7. Seleccione Add.

Para modificar un campo, abra su menú y seleccione Modify. En Edit Field, cambie lo que necesite y seleccione Save. El origen no se puede cambiar. Para eliminarlo, seleccione Delete en su menú y después Delete en Confirm Delete Field.

El mismo campo solo se puede añadir dos veces con una opción diferente (Field already exists!).

Orígenes

Origen	El campo muestra	Usted elige
Header	Un dato de la orden de trabajo o del expediente: por ejemplo la referencia del expediente, el cliente, el número de contenedor, el flujo de trabajo, el último evento, el estado o el ID de la orden de trabajo.	El Field de la lista.
Events	Un evento de la orden de trabajo o del expediente.	El Event Code y una opción.
Data	Un campo de datos de la orden de trabajo o del expediente.	El Data Code, una opción y, en algunos casos, una Aggregation.
Assets	Un activo de la orden de trabajo. Solo informes By Work Order.	El Asset Type y, después, en Asset Selection: Single Asset (y en Asset Data: Asset Name, Asset Serial, Asset Owner, Asset Value, Asset Responsible, Latest Location, o Asset Data con su Asset Code y una opción), Asset List o Asset Count.
Delay Tracking	Una cifra de seguimiento de retrasos de la orden de trabajo. Úselo solo en informes By Work Order: en los informes By Job, su columna queda vacía.	El Tracking Type y, en Select Data: Free Days, Actual Days o Total Cost.
KPIs	Un KPI de la orden de trabajo o del expediente.	El KPI en Field Name y, en KPI Option: Actual in Hours, Actual in Days, Target in Hours o Target in Days.
Accounts	El total de los importes reales del expediente con ese código de partida, de su expediente financiero. Solo informes By Job, y necesita Read en la sección Job Finance.	El Account Code, y Base Amount o Alternate Amount.
Special Data	Un enlace, o la ubicación del activo de la orden de trabajo.	En Select Option: Work Order Link, Asset Location Lat/Lng o Asset Location Map Link en un informe By Work Order; Job Link o Finance Link en un informe By Job. Los enlaces abren TrakIT y requieren iniciar sesión.
SQL Column	Un valor que el soporte de TrakIT escribe como expresión de base de datos. Solo el soporte de TrakIT puede añadirlo o modificarlo.	-

Las opciones de un campo de evento son:

• en un informe By Work Order: Event Date Only, Event Time & Date, Event Updated Time & Date (cuándo se introdujo por última vez), Event Updated By o Remarks Only;
• en un informe By Job: Latest Date, Earliest Date, Latest Time & Date, Earliest Time & Date, Event Updated By, Event Completed Count, Earliest Remark o Latest Remark. Consulte Informes By Job.

Las opciones de un campo de datos son Data Value, Remarks Only, Data Updated Time & Date y Data Updated By.

Un informe By Job ofrece menos campos de cabecera, ya que algunos, como el número de contenedor, pertenecen a una sola orden de trabajo. En su lugar, ofrece totales de las órdenes de trabajo del expediente, como Total WO, TEU, FEU, Total Weight, Total Volume, Average Weight, Average Volume, No. of 20’ y No. of 40’, y Work Order Ref., el ID de orden de trabajo más bajo del expediente.

Informes By Job

Un informe By Job tiene una fila por cada expediente con al menos una orden de trabajo que coincide con los filtros. Sus campos combinan las órdenes de trabajo del expediente:

• Los totales de cabecera, como Total WO o TEU, cuentan las órdenes de trabajo del expediente que coinciden con los filtros.
• Los eventos tienen en cuenta todas las órdenes de trabajo del expediente que no están canceladas, coincidan o no con los filtros. La opción elige lo que se muestra, por ejemplo la fecha más reciente, o Event Completed Count: cuántas de las órdenes de trabajo tienen el evento rellenado con un valor distinto de TBA.
• Los campos de datos tienen en cuenta las órdenes de trabajo del expediente que coinciden con los filtros y no están canceladas. Sin Aggregation, la columna muestra el valor cuando todas esas órdenes de trabajo tienen el mismo, y {Various} cuando difieren. Una Aggregation los combina en su lugar:

Agregación	La columna muestra
Sum, Average	El total o la media de los números. Solo para un código de datos de tipo número, moneda o calculado, con la opción Data Value. Un código de datos de nivel de expediente, que tiene el mismo valor en todas las órdenes de trabajo, cuenta una sola vez.
Minimum, Maximum	El valor más pequeño o más grande: los números como números, las fechas como fechas y el resto del texto por orden alfabético.
Per First WO, Per Last WO	El valor de la orden de trabajo del expediente con el ID más bajo o más alto.
Earliest Updated, Latest Updated	El valor de la orden de trabajo en la que se actualizó primero, o por última vez.
Count Distinct	Cuántos valores diferentes hay, sin contar los vacíos.
Count Empty	Cuántas de las órdenes de trabajo lo tienen vacío.

En un informe By Work Order, un campo de datos solo puede tener Sum, Minimum o Maximum: añaden una fila Totals al final del informe. En un informe By Job, estas tres también añaden la fila Totals. La fila Totals aparece en los informes CSV, HTML y Excel; en HTML y Excel, solo cuando el informe no tiene separador.

Mensaje	Qué hacer
Work Order reports can only use Sum, Minimum or Maximum	Elija una de ellas, o ninguna.
Sum needs the Data Value option (o Average …)	Defina la opción Data Value.
Sum needs a Number, Currency or Compute data code (o Average …)	Use otra agregación, como Count Distinct, para un código de texto o de fecha.

Formato y ordenación

Campo	Qué hace
Color Expression	Colorea el valor con una expresión corta que usa $VALUE$ y devuelve un nombre de color o un código hexadecimal. Empiece el color por bg- para colorear el fondo en su lugar. Por ejemplo: $VALUE$<50?'red':'green'; o $VALUE$=='Fail'?'bg-red':'bg-#ccffcc';. Se usa en los informes Excel, y en los informes HTML para los campos de evento y de datos. La expresión debe terminar al momento: una expresión que entra en bucle o tarda demasiado se rechaza al guardar el campo (Color Expression is invalid: …), y no da ningún color en el informe.
Column Width	El ancho en unidades de Excel, de 0 a 999. En los informes HTML, la columna tiene 8 píxeles de ancho por unidad.
Column Format	Cómo se muestran los números y las fechas, por ejemplo #,##0.00 o dd-MMM-yyyy.
Alignment	None, Left, Right o Center.
Separator	Divide el informe según el valor de este campo: Group añade una fila de encabezado gris antes de cada valor, y Sheet empieza una nueva hoja de cálculo de Excel, o una nueva tabla en HTML, para cada valor. El propio campo separador no se muestra como columna. Se ofrece para los campos de cabecera, de datos y de activo.
Sort Priority	First, Second o Third, y después Ascending o Descending en Sort Order.
Wrap Data	Permite que los valores largos pasen a varias líneas en los informes Excel. No se ofrece para eventos ni KPI.

• Un informe tiene como máximo un campo de cada prioridad de ordenación, un separador Group y un separador Sheet: dárselo a un campo se lo quita al campo que lo tenía.
• Las filas se ordenan primero por el separador Sheet, después por el separador Group y después por las prioridades de ordenación.
• Un separador no puede tener además una prioridad de ordenación (Cannot set Sort Priority if column is a separator.).
• Un informe Excel puede tener hasta 100 hojas de cálculo (More than 100 worksheets! Please check your Sheet Separator column.).

Mensaje	Qué hacer
Select Select Option: o Select KPI Option:	Elija una opción para el campo de evento, de datos o de KPI.
Code ‘…’ does not exist. o Code is invalid	Compruebe el código de evento o de datos. Los códigos no tienen espacios, comas ni comillas.
Account Code does not exist	Compruebe el código de partida.
Column Name must be specified	Escriba el Field Name.
Column Width must be between 0 to 999	Escriba un ancho menor.
Color Expression is invalid: …	Corrija la expresión.
You do not have the permission to add accounts	Su rol necesita Read en la sección Job Finance.

Pestaña Filters

La pestaña Filters contiene los filtros del informe: se aplican a todas las suscripciones del informe. Una suscripción puede añadir sus propios filtros además de estos: consulte Filtros de la suscripción. El número junto al nombre de la pestaña indica cuántos filtros del informe hay.

La lista muestra el Type de cada filtro, su Description, y cuándo y quién lo actualizó (Updated). Un filtro inactivo aparece en rojo y se ignora.

El propietario del informe y los administradores del sistema pueden añadir y modificar filtros; los demás usuarios solo pueden verlos.

Añadir un filtro

1. Seleccione Add Filter.
2. En Add Filter, elija el filtro en Select Filter.
3. Configúrelo como se describe a continuación.
4. Seleccione Add.

Cada tipo de filtro se puede añadir una sola vez al mismo informe o suscripción (This filter already exists.), excepto Event/Data Values.

Filtro	Conserva las órdenes de trabajo
Workflow	De los flujos de trabajo seleccionados. Company reduce la lista a los flujos de trabajo de una empresa.
Filtros de entidad: cliente, transportista, transportista por carretera, transportista por carretera de retorno, agentes, cargador, receptor	Cuya entidad de ese tipo es una de las seleccionadas. Country reduce la lista. [Not Assigned] representa las órdenes de trabajo sin ninguna entidad de ese tipo.
Job Type, Service, Cargo Type, Load Type	Con uno de los valores seleccionados.
Customer Group	Cuyo cliente pertenece a uno de los grupos seleccionados.
Status	Con uno de los estados seleccionados: Active, Abandoned, Cancelled o Closed.
Created By, Responsible	Creadas por los usuarios seleccionados, o bajo su responsabilidad.
Last Event	Cuyo último evento es uno de los seleccionados.
Country of Origin, Final Destination	Con origen o destino en los países seleccionados.
First Location, Location	Cuya primera ubicación, o alguna de cuyas ubicaciones, es una de las seleccionadas.
WO Created Date	Creadas dentro del periodo elegido en Select Date Filter, por ejemplo Created Last 3 Months o Created Between dos fechas. Añadirlo elimina el límite de 12 meses descrito en Cómo funciona un informe avanzado.
Event/Data Values	Con un valor de evento o de datos que cumple una condición: consulte más abajo.

Para un filtro con una lista, seleccione los elementos y después All selected para conservarlos, o All except selected para conservar todos los demás (excepto en Workflow). Cuando la lista tiene más de 5 elementos, no puede seleccionarlos todos (Cannot add filter with all selected): en ese caso, prescinda del filtro.

Event/Data Values

1. En Specify Event/Data Codes, escriba uno o varios códigos de evento o de datos, separados por comas. Si escribe varios, una orden de trabajo coincide cuando cualquiera de ellos cumple la condición.
2. En Value is, elija la condición, por ejemplo not empty/TBA, a date this month, a date within last un número de días, an exact match, from list (una lista de valores separados por comas) o a number in range. Escriba la fecha, el texto o el número que necesita la condición; la indicación que aparece junto a ella explica la condición.
3. Seleccione Negate Condition para conservar las órdenes de trabajo que no la cumplen.
4. Seleccione Include Closed WO para tener en cuenta también los valores de las órdenes de trabajo cerradas y canceladas. Esto puede hacer el informe mucho más lento. Sin esta opción, solo pueden coincidir las órdenes de trabajo activas y abandonadas, y la descripción termina con [Active WO Only].

Modificar, desactivar o eliminar un filtro

Un filtro no se puede modificar una vez añadido: para cambiarlo, elimínelo y vuelva a añadirlo.

1. Seleccione la fila del filtro.
2. En Filter Detail, desmarque Active para desactivar el filtro, o márquelo para volver a activarlo, y seleccione Update. O seleccione la cruz de la parte inferior izquierda (Delete Filter) para eliminarlo.

Filtros personalizados

Un [Custom Filter] es una condición que el soporte de TrakIT escribe directamente para la base de datos. Su descripción aparece en gris. Solo el soporte de TrakIT puede añadirlo, modificarlo o eliminarlo.

Pestaña Subscriptions

Una suscripción es una forma de generar y entregar el informe: su formato de archivo, sus destinatarios o su destino, su programación y sus propios filtros. Un informe puede tener muchas, por ejemplo una por cliente o por equipo.

Para buscar una suscripción, escriba parte de su título en Search Title y seleccione el embudo (Filter). La cruz (Clear Filter) vuelve a mostrarlas todas.

Columna	Muestra
Title	El título de la suscripción, con su descripción debajo.
Delivery Mode	Email, FTP o API.
Type	El formato de archivo: Form PDF, CSV, HTML, XLSX, TXT o JSON.
Template	La plantilla de formulario de un informe PDF, o la plantilla de Excel.
Zip	Yes si el archivo se envía comprimido en ZIP.
User Access	Cuántos usuarios pueden generarla ellos mismos. Consulte Acceso de usuario.
Recipient(s)	Para el correo electrónico, cuántos destinatarios tiene; para FTP, el servidor FTP.
Days	Los días en que se envía: días de la semana como MTWTF__ (de lunes a viernes), o fechas del mes como 1,15. Solo guiones bajos si no tiene días de envío.
Time	Las horas a las que se envía, en UTC, por ejemplo 6,14 Z.
Entity Type	Para una suscripción enviada por separado a varias entidades, su tipo y cuántas son.
Last Queued, Last Sent	Cuándo se puso por última vez en la cola de informes y cuándo se envió por última vez.
Highlights	Qué cambios se resaltan: Last Email, o Last 24 hrs, por ejemplo.
Last Gen	Cuánto tardó en generarse el último informe. En rojo por encima de 3 minutos.
Updated By	Quién modificó la suscripción por última vez, y cuándo.

Una suscripción inactiva aparece en rojo. Si no es el propietario, una suscripción en gris es una que no puede generar.

Qué puede hacer con una suscripción

Sitúe el puntero sobre el icono de menú al final de la fila de una suscripción. El propietario y los administradores del sistema ven:

Opción	Qué hace
Filters	Abre los filtros de la suscripción.
Recipients	Abre sus destinatarios.
User Access	Abre la lista de usuarios que pueden generarla.
Copy Subscription	La copia.
Send Now	La envía ahora. En gris cuando el informe está inactivo.
Preview	La genera ahora y descarga el archivo.
Modify	La modifica.
Delete	La elimina.

Los demás usuarios ven Preview en las suscripciones que pueden generar, y Request Access en las demás.

Crear una suscripción

El propietario del informe y los administradores del sistema pueden añadir suscripciones, una vez que el informe tiene al menos un campo.

1. Seleccione Add Subscription.
2. En Create New Subscription, rellene la configuración que se describe a continuación.
3. Seleccione Save.

Después, añada sus destinatarios si se envía por correo electrónico, y sus propios filtros si los necesita.

Título y modo de entrega

Campo	Qué introducir
Subscription Title	Hasta 100 caracteres. Obligatorio. El asunto de un informe enviado por correo electrónico es el nombre del informe seguido de este título entre paréntesis. Para incluir la fecha, escriba un formato de fecha entre dos caracteres |, por ejemplo Status |dd MMM yyyy|: TrakIT lo sustituye por la fecha en UTC cada vez que genera el informe.
Subscription Description	Opcional, hasta 2000 caracteres.
Delivery Mode	Email, FTP o Web API.
Content Type	Para el correo electrónico: Simple Message, y escriba el mensaje en Custom Message in Email (hasta 500 caracteres); o Message Template, y elija la plantilla en Email Template. El mensaje aparece en el correo electrónico encima del informe.
FTP Server	Para FTP: el servidor en el que se guarda el archivo, de entre los configurados para su instalación.
API Post URL	Para Web API: la dirección web a la que TrakIT envía el archivo, una dirección completa http:// o https:// en Internet. Se rechazan las direcciones de la red local o privada, y también una dirección que redirige a otra: indique la dirección final. Al guardar, TrakIT envía un pequeño archivo de prueba (TrakITAPITest.txt) a la dirección, y la suscripción solo se guarda si la dirección lo acepta.

Archivo del informe

Campo	Qué introducir
Report Type	Form Template PDF, Comma Separated Values (CSV), HTML File (HTM), Excel Spreadsheet (XLSX), Plain Text (TXT) o JSON.
Select Form Template	Para PDF y texto sin formato: la plantilla de formulario del informe que organiza los datos. Obligatorio.
Select Excel Template	Para Excel: opcionalmente, un diseño de Excel configurado para su instalación, en el que se escriben los datos.
Report Title As	Qué título muestra una plantilla de Excel: el Subscription Title, el Report Title o ambos (Report & Subscription Title).
Report Options	Para Excel: Apply Header Filter activa el filtrado en la fila de encabezado, y Transpose Data intercambia filas y columnas. Para HTML, la primera casilla se llama HTML in Email: el informe se incluye en el cuerpo del correo electrónico en lugar de adjuntarse.
Highlight Events/Data	Para Excel y HTML: resalta en rosa los valores de eventos y de datos introducidos Since last Report email (max 7 days), o en las últimas 6 a 48 horas.

Programación

Campo	Qué introducir
Report Frequency	Weekly, y marque los días en Send on Days; o Monthly, y escriba las fechas en Send on Dates, de 1 a 30, separadas por comas y en orden creciente, por ejemplo 1,10,20. Sin días ni fechas, la suscripción nunca se envía por sí sola: puede seguir previsualizándola o enviándola ahora.
At Hour(s)	Las horas a las que enviarla, en UTC, de 0 a 23, separadas por comas y en orden creciente, por ejemplo 6,12,18. Obligatorio cuando se definen días o fechas. El informe se pone en cola a esa hora, y puede generarse un poco más tarde si hay otros informes esperando.
Report Time Zone	La zona horaria en la que se muestran las horas de los eventos y de los datos. Empieza en la suya. Un filtro personalizado o una SQL Column que haya escrito el soporte de TrakIT también pueden usarla, como diferencia con respecto a UTC en minutos.

Opciones

Campo	Qué hace
Zip Report (.zip format)	Envía el archivo comprimido en ZIP. Seleccionado en una suscripción nueva. No se permite con HTML in Email. Un archivo que previsualiza no se comprime.
Show <Void> for non-existent fields	Muestra <Void> en una columna de evento o de datos cuando la orden de trabajo o el expediente no tiene ese evento o campo de datos.
Disable hyperlinks	Omite los enlaces, por ejemplo en los ID de orden de trabajo, en los informes Excel y HTML. Seleccionado en una suscripción nueva.
Enable API Access	Permite que otro sistema obtenga el archivo del informe a través de la API de TrakIT, con una clave de API (consulte AdvReport). Copy ID copia el ID de la suscripción que necesita la llamada: cópielo desde Modify, una vez guardada la suscripción. No se permite con un tipo de entidad.
Excel Auto Fit	Ajusta las columnas de Excel a su contenido.
Generate Empty Report	Genera y envía el informe, solo con los encabezados, cuando ninguna orden de trabajo coincide. Si no, no se genera ni se envía nada.
Active	Aparece al modificar una suscripción. Desmárquelo para dejar de enviar esta suscripción según su programación.

Al crear una suscripción, la casilla Restrict Access que hay bajo las opciones no tiene ningún efecto: quién puede generar una suscripción se define en Acceso de usuario.

Suscripciones por tipo de entidad

Una suscripción puede generarse por separado para varias entidades, por ejemplo un informe por cliente, cada uno solo con las órdenes de trabajo de ese cliente.

1. En Entity Type Subscription, elija el tipo de entidad, por ejemplo Customer.
2. En Entity Emails, para la entrega por correo electrónico, marque qué direcciones de correo electrónico de cada entidad reciben su informe: General, Finance y Management. Cuando están vacías para una entidad, se usan sus direcciones de correo electrónico generales.
3. En Entity List, marque las entidades, hasta 100. Search Entity reduce la lista, y el icono de verificación selecciona todas o ninguna.

El informe de cada entidad se filtra por esa entidad y se envía a los destinatarios de la suscripción y a las direcciones propias de la entidad. El nombre de su archivo termina con el código de la entidad. Las entidades inactivas se omiten.

Mensaje	Qué hacer
Please select Report Type	Elija un tipo de informe.
Please select a Form Template	Elija una plantilla para un informe PDF o de texto.
Template must be selected	Elija la plantilla de correo electrónico, o cambie a Simple Message.
Please select FTP Server	Elija el servidor FTP.
API Response: … o API Error: …	La API Post URL no ha aceptado el archivo de prueba. Compruebe la dirección con quien la gestiona.
The API URL must be a full http:// or https:// address	Introduzca la dirección completa, empezando por https:// o http://.
The API URL’s server could not be found	Compruebe el nombre del servidor en la dirección.
The API URL must be an internet address, not a local or private one	La dirección está en su red local o privada. Use una dirección en Internet.
Hour(s) must be specified	Escriba las horas, ya que hay días o fechas definidos.
Hour(s) specified are invalid. o Hours must be in increasing order.	Escriba horas de 0 a 23, de menor a mayor.
Day(s) specified are invalid. o Days must be in increasing order.	Escriba fechas de 1 a 30, de menor a mayor.
Cannot apply Header Filter With Transpose Data Option	Desmarque una de las dos.
Cannot Zip report if HTML In Email is selected	Desmarque Zip Report o HTML in Email.
Cannot enable API access when Entity Type is selected	Desmarque Enable API Access, o quite el tipo de entidad.
Cannot select more than 100 entities	Reparta las entidades entre dos suscripciones.
Subscription Title is required.	Escriba un título.
… contains html tags. o … contains possible html tags or disallowed text.	Quite caracteres como < del título, la descripción o el mensaje.

Modificar o eliminar una suscripción

Para modificar una suscripción, seleccione Modify en su menú, cambie la configuración en Modify Subscription y seleccione Save.

Para eliminarla, seleccione Delete en su menú y después Delete en Delete Subscription. Sus filtros y su acceso de usuario se eliminan con ella.

Filtros de la suscripción

Seleccione Filters en el menú de una suscripción para abrir Advanced Report Filters:

• Report Filters lista los filtros propios del informe, si los tiene. No se pueden modificar aquí, solo en la pestaña Filters.
• Subscription Filters lista los filtros de la suscripción. Añádalos, modifíquelos y elimínelos como en la pestaña Filters: consulte Añadir un filtro.

Cuando la suscripción no tiene ningún filtro WO Created Date, la lista termina con un Default filter en gris: Latest Events within last 12 months.

Para usar un filtro de la suscripción en todas las suscripciones, selecciónelo, seleccione después Transfer to Report Filter en Filter Detail y confirme. TrakIT lo traslada a los filtros del informe y quita el mismo filtro de las demás suscripciones del informe.

Seleccione Close cuando termine.

Destinatarios

Los destinatarios reciben el informe cuando se envía una suscripción por correo electrónico. Seleccione Recipients en el menú de una suscripción. La ventana emergente Set Recipients tiene tres líneas: To:, Cc: y Bcc:.

Para añadir un destinatario:

1. En el cuadro de la línea que quiera, escriba parte de un nombre, de un identificador de usuario o de una dirección de correo electrónico.
2. Elija un usuario o un grupo de usuarios de la lista, o elija lo que ha escrito para añadir una dirección de correo electrónico.

El destinatario se añade de inmediato (Recipient was added successfully). Para quitar uno, seleccione la x roja que tiene al lado.

• Un usuario externo se añade por su dirección de correo electrónico. Si su rol del portal lo permite, también puede descargar el informe desde la página Reports del portal.
• El correo electrónico de un grupo de usuarios llega a los destinatarios configurados para el grupo. Un grupo marcado como (archived) no llega a nadie.
• Los usuarios bloqueados no reciben el informe.
• Los destinatarios no necesitan acceso para generar el informe; para que puedan descargarlo ellos mismos, añádalos también en User Access.

Mensaje	Qué hacer
No matching user found	Compruebe el nombre, o escriba una dirección de correo electrónico completa.
Matching users profile is locked	La cuenta del usuario está bloqueada: no puede recibir informes.
… matching users were found for ‘…’. Please be more specific.	Escriba más letras del nombre, o elija el usuario de la lista.
Recipient already present	Ya es destinatario.

Los usuarios pueden ver los informes que reciben en Mis informes.

Acceso de usuario

Los usuarios a los que se da acceso a una suscripción pueden generarla ellos mismos: con Preview en esta página, y desde Mis informes. No la reciben cuando se envía; para ello, añádalos como destinatarios.

1. Seleccione User Access en el menú de la suscripción. La ventana emergente Set User Access lista los usuarios que tienen acceso.
2. En Add User, elija la empresa. Empieza en la suya; la lista muestra sus propias empresas (todas las empresas para un administrador del sistema).
3. Elija el usuario. Se añade de inmediato.

Para quitar un usuario, seleccione la X roja junto a su nombre.

El propietario siempre tiene acceso a todas las suscripciones del informe y no necesita que se le añada. Si se elige a sí mismo, TrakIT indica You already have access to this report.

Previsualizar una suscripción

Preview genera ahora el informe de la suscripción, con sus filtros, y descarga el archivo en una nueva pestaña del navegador. No se envía nada a sus destinatarios. Si el informe no se puede generar, la pestaña muestra The report could not be generated! con el motivo, por ejemplo No filters found o No data found for export. Please check filters.

Si el History Mode del informe es Sent or Previewed, el archivo también se conserva en la pestaña History.

Una suscripción no puede generarse dos veces a la vez. Si ya se está generando, TrakIT indica Report generation is already in progress, con la hora a la que empezó y quién la inició: vuelva a intentarlo en unos momentos.

Select Entity to Preview

Cuando el propietario o un administrador del sistema previsualiza una suscripción por tipo de entidad, Preview abre primero Select Entity to Preview:

1. Elija la Entity. El informe se filtra por esa entidad.
2. Seleccione Preview.

Si no elige ninguna, TrakIT indica Please select an entity to preview report.

Enviar ahora

1. Seleccione Send Now en el menú de la suscripción.
2. Confirme.

TrakIT pone la suscripción en la cola de informes (Report Queued Successfully), que la envía en breve, como haría según su programación. Send Now aparece en gris cuando el informe está inactivo. Una suscripción por tipo de entidad no se puede enviar de esta forma (A subscription with multiple entities cannot be queued directly): se envía según su programación.

Copiar una suscripción

Seleccione Copy Subscription en su menú. TrakIT añade una copia, cuyo título son los 23 primeros caracteres del título seguidos de - Copy (Subscription Copied). La copia conserva los filtros y las entidades, pero no tiene días ni horas de envío, ni destinatarios, ni usuarios con acceso. Compruebe su configuración antes de programarla: no se copia toda.

Solicitar acceso

En una suscripción que no puede generar, sitúe el puntero sobre el icono de menú y seleccione Request Access. TrakIT envía al propietario del informe un correo electrónico Report Access Request, con un botón Grant Access. Cuando el propietario selecciona Grant Access, en los 7 días siguientes a su solicitud, se le añade al acceso de usuario de la suscripción y recibe un correo electrónico Report Access Granted. El botón solo funciona para el propietario del informe o un administrador del sistema, con la sesión iniciada en TrakIT: cualquier otra persona que lo abra obtiene You do not have the permission to give access to this report.

Modificar varias suscripciones a la vez

El propietario y los administradores del sistema pueden modificar varias suscripciones juntas:

1. Seleccione la casilla de cada suscripción. El icono del encabezado selecciona todas o ninguna.
2. Seleccione Tasks y después Add Recipients, Modify Details o Modify Schedules.
3. Rellene la ventana emergente y seleccione Add o Save.

TrakIT modifica las suscripciones una por una e indica cuántas se han actualizado y cuántas no se han modificado. Las suscripciones siguen seleccionadas; una que no se ha podido modificar aparece en rojo: sitúe el puntero sobre ella para ver por qué. Mientras haya alguna que no se haya podido modificar, la ventana emergente permanece abierta.

Add Recipients

En Add Recipients, escriba los destinatarios que quiera añadir en To:, Cc: y Bcc:: identificadores de usuario, direcciones de correo electrónico o grupos de usuarios escritos como [G-CODE] con el código del grupo. Sepárelos con comas. Se añaden a los destinatarios existentes de cada suscripción seleccionada.

Mensaje	Qué hacer
Please enter any recipient to add	Escriba al menos un destinatario.
… list contains invalid recipient …	Use un identificador de usuario, una dirección de correo electrónico o un código de grupo.
… list contains locked user …	Quite el usuario bloqueado.
The recipient … specified more than one time.	Escriba cada destinatario una sola vez, y en uno solo de los tres cuadros.

Modify Subscriptions

Modify Details y Modify Schedules abren los dos Modify Subscriptions. Marque la casilla de cada ajuste que quiera cambiar: los demás se quedan como están en cada suscripción.

• Modify Details: Delivery Mode (con el mensaje personalizado, el servidor FTP o la URL de envío de la API), y Report Type (con sus opciones de informe, su plantilla y su resaltado; JSON no se ofrece aquí). Los ajustes funcionan como en Crear una suscripción.
• Modify Schedules: Report Frequency (con los días o las fechas), At Hour(s) y Report Time Zone.

Si no marca ninguna casilla, TrakIT indica Select a field to modify.

Cómo se envían las suscripciones

Dos veces por hora, TrakIT busca las suscripciones pendientes de envío: el informe y la suscripción están activos, la suscripción tiene días de envío y al menos un filtro, hoy es uno de sus días o fechas, y la hora actual (UTC) es una de sus horas. Una suscripción se pone en cola una vez por hora. Las suscripciones pendientes pasan a la cola de informes, que las genera y las envía una tras otra; una suscripción por tipo de entidad se pone en cola una vez por cada una de sus entidades.

Cuando se envía una suscripción:

• Email: el asunto del correo electrónico es el nombre del informe, con el título de la suscripción entre paréntesis. Muestra el título, el mensaje y el nombre y el tamaño del archivo adjunto, o el propio informe con HTML in Email. Se envía a los destinatarios y, en una suscripción por tipo de entidad, también a las direcciones de la entidad.
• FTP: el archivo se guarda en el servidor FTP.
• Web API: el archivo se envía a la URL de envío de la API.

No se envía nada cuando ninguna orden de trabajo coincide (salvo que Generate Empty Report esté seleccionado), o cuando una suscripción por correo electrónico no tiene destinatarios. La cola de informes muestra el motivo.

Cada domingo, los administradores del sistema reciben una lista de los informes que tardaron más de un minuto en generarse en la última semana, para que se puedan revisar sus filtros o sus campos. Las suscripciones que no han generado ningún informe durante el número de meses definido en la política de conservación de datos de su instalación se eliminan automáticamente.

Pestaña History

La pestaña History lista los archivos conservados del informe, del más reciente al más antiguo, 20 por página. Aparece cuando el informe conserva historial, o todavía tiene archivos de antes. Con No History, indica [History is disabled] en rojo.

Columna	Muestra
(iconos)	Descargar el archivo, o previsualizarlo en el navegador.
Title	Para un archivo enviado, el nombre del informe con el título de la suscripción entre paréntesis. Para una vista previa, el título de la suscripción.
File Name	El nombre del archivo.
File Size	Su tamaño, en KB.
Recipients	Las direcciones To: y Cc: a las que se envió por correo electrónico, Delivered to FTP, Posted to API con la dirección, o Download By User Only para una vista previa.
Initated By	System para un archivo enviado por programación o con Send Now, o el usuario que lo previsualizó, y cuándo.

Qué archivos se conservan depende del History Mode: Sent Only conserva los archivos enviados, y Sent or Previewed también los que han generado los usuarios. Un archivo enviado se conserva sin comprimir, aunque se haya enviado comprimido. Los archivos del historial se eliminan automáticamente después del número de meses definido en la política de conservación de datos de su instalación.

Quién puede usar esta página

Sección	Permiso	Le permite
Advanced Reports	Read	Abrir la página y ver cómo está configurado el informe; previsualizar las suscripciones a las que se le ha dado acceso; solicitar acceso a las demás. Solo puede abrir un informe inactivo si es su propietario.
Advanced Reports	Create	Copiar los informes de los que es propietario.
Advanced Reports	Delete	Eliminar los informes de los que es propietario.
Job Finance	Read	Añadir campos Accounts.

Modificar un informe (su configuración, etiquetas, campos, filtros, suscripciones, destinatarios y acceso de usuario) corresponde a su propietario y a los administradores del sistema. Un administrador del sistema puede abrir, modificar, copiar y eliminar cualquier informe.